會展現(xiàn)場管理課件

1、29 七月 20221第九章會展現(xiàn)場管理第1頁，共38頁。知識結(jié)構(gòu)一、展會現(xiàn)場管理布展、展中、撤展二、展覽配套效勞搭建、物流、會展旅游、其他配套效勞三、會展危機管理第2頁，共38頁。一、會展現(xiàn)場管理1、展前布展管理展臺搭建展會開幕式和其他相關(guān)現(xiàn)場布置第3頁，共38頁?，F(xiàn)場管理的原那么找出能夠出現(xiàn)的效果并作精細(xì)剖析。努力在不確定要素里找出盡量確定的要素。要有預(yù)案和預(yù)備力氣。1、盡量應(yīng)用效勞鏈外包效勞，停止監(jiān)控。2、指定專人在專門時間擔(dān)任專項任務(wù)，明前分工、分清職責(zé)、責(zé)任到人。3、關(guān)于重點任務(wù)，實行雙重核對制度。4、對重要環(huán)節(jié)，擔(dān)任人應(yīng)及早提出留意效果，實時監(jiān)視。5、注重對暫時人員的短期培訓(xùn)。第4

2、頁，共38頁。 展覽會現(xiàn)場管理對成功地辦好一屆展覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意水平，直至影響整個展覽會的質(zhì)量。第5頁，共38頁。2、展中現(xiàn)場管理階段展會開幕式的組織管理觀眾注銷注冊效勞參展商現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)和效勞媒體接待與采訪公關(guān)和重要接待效勞現(xiàn)場安保任務(wù)現(xiàn)場清潔任務(wù)知識產(chǎn)權(quán)維護任務(wù)有關(guān)信息搜集與整理商談下一屆展會的協(xié)作、代理事宜第6頁，共38頁。一、觀眾注銷和入場管理觀眾注銷處為了提高任務(wù)效率，絕大少數(shù)展會組織者都傾向于把預(yù)先注銷的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分紅兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾注銷處辦好相關(guān)手續(xù)就可

3、以換取胸卡，后者那么要在主辦方人員的指點下填寫注銷表，然后再到注銷處操持手續(xù)。為了消磨人們在注銷處的等候時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動布置。 第7頁，共38頁。二、展覽會現(xiàn)場廣告管理 在這次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告支出的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等。但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必需制定明白、一致的廣告政策，做到對一切參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓一切參展商都了解，而不應(yīng)復(fù)雜地依據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決議能否給予其優(yōu)惠。

4、第8頁，共38頁。三、參展商行為管理 參展商行為管理的主要任務(wù)依據(jù)是參展合同。在布展尤其是某參展商需求停止特裝時、展開和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應(yīng)和參展商停止有效的溝通，確保它們的行為契合參展合同尤其是場館的運用規(guī)則。必要時主辦單位可以采用強迫性措施，以維護絕大少數(shù)參展商的合理利益和保證整個展覽會的順利停止。第9頁，共38頁。四、平安管理 自911事情后，平安效果被提上世界展覽業(yè)開展的重要議程，時至明天，平安的辦會/展環(huán)境曾經(jīng)成為現(xiàn)代城市開展展覽業(yè)的重要競爭力。展覽會現(xiàn)場的平安管理主要觸及三個方面，即偷盜、火災(zāi)和衛(wèi)生。為此，展會主辦單位需求和消防、衛(wèi)生和公安等部門自動聯(lián)絡(luò)，積極爭取這些

5、部門的支持。第10頁，共38頁。五、交通、物流管理 對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽會片面控制的至關(guān)重要的局部，理想上，交通也屬于物流的范圍，只不過這里的交通主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的規(guī)劃，如展品運輸車輛、巴士往復(fù)于地鐵或機場與場館之間、Taxi、停車場等。 展覽會現(xiàn)場的物流管理任務(wù)十分繁瑣，哪怕是看似復(fù)雜的停車場事務(wù)，也要充沛思索到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需求。第11頁，共38頁。關(guān)于大型展覽活動而言，現(xiàn)場交通與物流管理的擔(dān)任人至少應(yīng)該掌握：一份相關(guān)聯(lián)絡(luò)人名單；場館地圖；展品抵達場館的時間；現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖；緊急狀況應(yīng)對方案；現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點，包括平安和志愿者。第12頁，共

6、38頁。六、餐飲管理餐飲效勞是展覽會質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。 展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會時期餐飲區(qū)的運營權(quán)暫時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并經(jīng)過合同條款對其菜單、份量和價錢等停止嚴(yán)厲的約束，以確保現(xiàn)場餐飲效勞的質(zhì)量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲效勞地下招標(biāo)的方法值得自創(chuàng)。還有一點需求強調(diào)，在展會餐飲區(qū)，餐飲效勞人員還應(yīng)該對簡易飯盒等餐具停止及時清算，為參展商和專業(yè)觀眾營建一個良好的就餐環(huán)境。 第13頁，共38頁。七、證件管理 通常來說，在一次展覽會中，主辦機構(gòu)至少要印制 6種證件，區(qū)分發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、任務(wù)人員包括主辦機構(gòu)、承辦機構(gòu)和協(xié)辦機構(gòu)的相關(guān)任務(wù)人員、籌撤展人員、媒體

7、記者及與會嘉賓包括指導(dǎo)和演講嘉賓。 另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會運用停車證。假設(shè)展覽會擬出售門票，主辦單位需求事前向稅務(wù)部門報告，在征得贊同前方可印制和出售門票。第14頁，共38頁。八、參展商和觀眾贊揚處置 在展覽會舉行進程中，不可防止地會存在一般參展商和專業(yè)觀眾會對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套效勞等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出贊揚，有些那么直接到問詢處贊揚，這時迫切需求有一個專門的機構(gòu)來處置各種贊揚。 例如，在第二屆中國深圳消費商品推銷大會上，組委會在總效勞臺設(shè)立了問詢贊揚處，擔(dān)任回答參展商和觀眾的問詢，并處置各種贊揚，收到了比擬好的效果。 第15頁，共38

8、頁。九、舊事管理 普通來說，國際 1 萬平方米以上的展覽會都會在現(xiàn)場設(shè)立舊事中心或舊事辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。舊事中心的硬件設(shè)備和人員裝備應(yīng)依據(jù)展會規(guī)模等實踐狀況決議。另外，展覽會主辦單位往往會布置專門的舊事主管，擔(dān)任一致發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的舊事主管必需擅長言辭，舉止落落小氣，并十分熟習(xí)展覽會的相關(guān)狀況。第16頁，共38頁。十、知識產(chǎn)權(quán)維護任務(wù) 主辦方應(yīng)在現(xiàn)場設(shè)立專門辦公室，并延聘專職律師咨詢?；驹敲矗簣詻Q支持應(yīng)用展覽侵犯知識產(chǎn)權(quán)。用證據(jù)講話。原告方如有異議，有申辯權(quán)益，但須提供證據(jù)。否那么暫時撤下有疑問的展品。雙方應(yīng)在展后訴諸法律處置。

9、第17頁，共38頁。十一、現(xiàn)場保潔管理 現(xiàn)場保潔區(qū)分由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工擔(dān)任。展覽場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔任務(wù)由場館方擔(dān)任，如通道、廁所、餐廳等。展臺內(nèi)的清潔按誰搭建、誰擔(dān)任保潔原那么來擔(dān)任。特裝搭建商應(yīng)在撤展時將展臺內(nèi)的裝修渣滓清算帶走。第18頁，共38頁。展覽會布展和撤展管理第19頁，共38頁。一、布展管理布展任務(wù)普通在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。譬如，大型汽車展或機械展往往需求近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需求一兩天的時間。關(guān)于主辦單位而言，布展就是對展覽會現(xiàn)場環(huán)境停止規(guī)劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關(guān)任務(wù)停止協(xié)諧

10、和管理，從而為展覽會正式開幕做好預(yù)備的準(zhǔn)備階段。 第20頁，共38頁。表1 布展時期的主要任務(wù)內(nèi)容第21頁，共38頁。表2 布展時期的主要任務(wù)內(nèi)容注：以上任務(wù)范圍包括室外場地第22頁，共38頁。特殊搭建 租用光地的參展商均為特殊搭建展臺，無論是由指定單位搭建還是自行搭建，均需在規(guī)則日期前將展臺設(shè)計黑色效果圖、平面圖和所用資料防火證明報給主辦單位，以便及時上報消防部門批預(yù)備案。一切的搭建資料必需采用不燃或阻燃資料；未經(jīng)贊同的方案，消防部門不允許在展館內(nèi)搭建。 不委托指定搭建單位而自行搭建的參展商，展覽館規(guī)則需交納以下兩項費用方能準(zhǔn)入搭建進館前向指定搭建單位交納。特殊搭建管理費，凈面積200元/平

11、方米/展期；搭建押金3000元/展臺。施工人員施工證，暫時施工證50元/張。進館前一天或當(dāng)天在二樓現(xiàn)場效勞處操持。第23頁，共38頁。2、展臺清潔展覽會開幕前和展覽會開放時期，參展商要堅持自己展臺清潔，每天閉館前請展商把廢棄物品放在走廊廢物箱里。3、展臺搭建本卷須知關(guān)于租用光地的參展商，布展時，任何物品離空中高度不得超越4米，并且不能超越所租展臺的占地界限，如超越4米那么必需經(jīng)過消防驗收方可搭建。需求停止展臺特殊搭建的參展商，請在規(guī)則日期前將設(shè)計效果圖復(fù)印兩份交主辦單位審閱以獲同意。關(guān)于租用規(guī)范展位的參展商，不允許私自拆搭展臺。 第24頁，共38頁。二、展覽配套效勞一展覽搭建效勞1、承建商的選

12、擇2、展會承建商的職責(zé) 為參展商的提供規(guī)范攤位和特裝展臺的搭建，會展拱門、指示牌及名錄牌等的制造，展具租賃等效勞，以及緊急加裝、撤展等效勞。3、如何調(diào)查展位承建商具有較為片面的知識和技術(shù)有豐厚的閱歷提供合理的價錢熟習(xí)展覽場地及其設(shè)備提供展位維護保養(yǎng)效勞第25頁，共38頁。配套效勞管理在布展和撤展時期，展會主辦單位應(yīng)該為參展商往往還包括一些媒體記者提供相關(guān)配套效勞，如出門證管理、餐飲效勞、保安效勞和消防管理等。但是，許多展覽會的組織者尚未注重布展和撤展時期的餐飲效勞，以為還沒有正式展開，這些事情應(yīng)由參展商自己處置。 第26頁，共38頁。二展覽物流效勞確定展會物流效勞商1、報關(guān)代理效勞2、國際運輸

13、代理效勞3、海外運輸代理效勞第27頁，共38頁。展品運輸?shù)幕卷樞?、運前：仔細(xì)挑選運輸商2、運中：嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)運輸商3、進館：迅速有序搬進場4、展后：妥善處置參展品展覽會運輸代理商管理第28頁，共38頁。 對運輸商的現(xiàn)場管理絕大少數(shù)狀況下，展覽會主辦單位都對運輸商實行運輸車輛出入證管理。罕見的規(guī)則有：需求進入裝卸區(qū)或展館的車輛須事前到展館物業(yè)管理處操持運輸車輛出入證，憑證裝卸貨物；假設(shè)參展商自備貨車運送展品到現(xiàn)場，請?zhí)嵩缗c大會指定運輸代理商聯(lián)絡(luò)卸貨進館事宜；存儲和運送展品的紙板箱、板條箱、包裝資料和集裝箱等不得存儲在展館內(nèi)，參展商應(yīng)和大會指定運輸代理商聯(lián)絡(luò)寄存事宜。第29頁，共38頁。三會展旅游

14、確定會展旅游代理四展覽其他配套效勞媒體與廣告效勞租賃效勞后勤效勞票務(wù)和接待效勞第30頁，共38頁。一、專業(yè)觀眾入場的基本順序1、填寫注銷表2、操持證件3、反省門票4、支付觀賞指南5、收費贈送或出售會刊6、觀賞引導(dǎo)專業(yè)觀眾管理與現(xiàn)場效勞 第31頁，共38頁。二、對專業(yè)觀眾的效勞1、現(xiàn)場咨詢2、商業(yè)搭對效勞3、餐飲、休息和文娛效勞商業(yè)搭對效勞的基本內(nèi)容包括：觀眾停止在線登錄時，選擇感興味的展品類別，展會組織者將依據(jù)他們的興味提供相應(yīng)的參展商名單和產(chǎn)品信息；專業(yè)觀眾在展覽會網(wǎng)站上閱讀參展商名單，尋覓他們感興味的參展商和產(chǎn)品；觀眾隨即可商定與公司某一參展代表的現(xiàn)場談判等。第32頁，共38頁。表2 撤展時期的主要現(xiàn)場管理任務(wù) 二、撤展管理第33頁，共38頁。三、會展危機管理一會展危機的類型二會展危機管理的基本順序三會展危機預(yù)防措施四會展危機處置及恢復(fù)對策第34頁，共38頁。一會展危機的類型： 可控制的、不可控制的1、社會要素引發(fā)的危機：經(jīng)濟衰退、通貨收縮、游行示威、罷工罷市、政治騷動以及恐懼要挾、戰(zhàn)爭涉及等。2、運作要素引發(fā)的危機：運營不善、管理不當(dāng)、財力缺乏、協(xié)作者嚴(yán)重失誤或中途參與等，形成混亂和失控。3、自然要素引發(fā)的危機：地震、海嘯、颶風(fēng)或暴雨、洪水等。4、平安要素引發(fā)的危機：政府活動招致的路途封鎖、區(qū)域控制、偷盜、搶劫、爆炸、突發(fā)性食物中毒、踩踏損傷，以及