檔案室管理細(xì)則

1、第 PAGE13 頁(yè) 共 NUMPAGES13 頁(yè)檔案室管理細(xì)則檔案室存放著重要文件，需要完善的管理制度對(duì)檔案室管理工作進(jìn)行規(guī)范化，那么，以下是第一WTT給大家整理收集的檔案室管理細(xì)則，供大家閱讀參考。檔案室管理細(xì)則1(一)檔案工作制度1、檔案工作是行政管理工作的一部分，須有一名校領(lǐng)導(dǎo)分管。2、檔案人員應(yīng)及時(shí)將上級(jí)檔案部門(mén)的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向，領(lǐng)導(dǎo)本校檔案工作。3、檔案工作由校辦公室負(fù)責(zé)，對(duì)各處室的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在檔案移交時(shí)檢驗(yàn)案卷質(zhì)量。4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本校各類檔案應(yīng)集中存放在校綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理。5、根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)

2、合學(xué)校檔案工作的實(shí)際適用本校實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，定期活動(dòng)。7、編制各種檢索工具、參考工具，積極為學(xué)校管理提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。8、檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高思想覺(jué)悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，使學(xué)校檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。(二)檔案工作人員崗位責(zé)任制1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)檔案法和中華人員共和國(guó)保密法規(guī)定的各項(xiàng)條款，依法辦事;認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。2、指導(dǎo)各部門(mén)的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時(shí)做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質(zhì)量。3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工

3、作，熟悉所保管的檔案情況。4、做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工作和參考資料做到調(diào)卷及時(shí)迅速、準(zhǔn)確無(wú)誤。5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光等安全防護(hù)工作，維護(hù)國(guó)家的檔案不受損失。6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密和內(nèi)容，確保檔案機(jī)密的安全。(三)檔案資料歸檔制度1、凡是在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查閱利用價(jià)值的各種文件資料均屬歸檔范圍。2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務(wù)之一，應(yīng)列入各部門(mén)兼職檔案員的職責(zé)范圍，建立崗位責(zé)任制，學(xué)校檔案

4、室做好指導(dǎo)和監(jiān)督的同時(shí)搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。3、各處室在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，均應(yīng)整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，不得分散在部門(mén)或個(gè)人手中。4、每年三月底以前，處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案，并將上一年度檔案材料移交檔案室。5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)、填寫(xiě)案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作。6、部門(mén)移交案卷時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收，移交時(shí)應(yīng)履行移交手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)。(四)檔案庫(kù)房管理制度1、努力創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫(kù)房管理更趨科學(xué)化。2、庫(kù)房由檔案人員負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)每天檢查門(mén)窗電的開(kāi)關(guān)情況。3、庫(kù)

5、房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4、明確各類檔案的界限，實(shí)行分類分柜存放保管。5、庫(kù)房必須具有專用櫥柜，并被有必要的安全保護(hù)設(shè)施，以確保檔案的安全。6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫(kù)房，查閱檔案不得在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行。7、庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放其他物品，以保證庫(kù)房的整潔。(五)檔案保密保衛(wèi)制度1、保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)。2、檔案室設(shè)專用檔案庫(kù)房，配置專用檔案櫥柜存放檔案。3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。4、檔案庫(kù)房和檔案櫥柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。5、檔案人

6、員不得將、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場(chǎng)所。6、不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。7、非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房，不得在庫(kù)房中接待親友。(六)檔案資料借閱制度根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。1、外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，一般應(yīng)有二人。查閱機(jī)、絕密或組織、人事方面的文件，必須是黨員。2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)同意，不準(zhǔn)私自帶走。3、凡查閱利用本單位重要的機(jī)密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。4、學(xué)校檔案嚴(yán)格控制借出

7、，如確因工作需要，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間一般不得超過(guò)三天。借閱期間，要確保檔案的安全。5、凡摘抄本校檔案材料，應(yīng)寫(xiě)明年代、卷號(hào)、張?zhí)?，并認(rèn)真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復(fù)制，須經(jīng)經(jīng)辦部門(mén)同意。6、利用檔案者，必須注意保守機(jī)密，不得任意瀉漏和向外公布。7、查閱檔案,必需注意保護(hù)檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。批注、勾畫(huà)、污損，更不得拆卷抽取;撕毀原件，違者將依據(jù)檔案法規(guī)定追究責(zé)任。8、對(duì)利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型事例，利用者責(zé)任向檔案室提供信息反饋。(七)檔案銷毀制度1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊(cè)，并撰寫(xiě)包

8、括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告。3、銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期，并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開(kāi)。(八)檔案保管制度1、檔案庫(kù)房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號(hào)，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，2、 認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房的八防措施。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品，庫(kù)房?jī)?nèi)外放置滅火器材，以應(yīng)急需;庫(kù)房門(mén)窗要裝置防盜設(shè)備，及時(shí)關(guān)開(kāi)、上鎖，鑰匙由專人專柜保管，不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫(kù)房?jī)?nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;

9、注意觀測(cè)庫(kù)房溫濕度，盡量控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);每年四月份放置一次殺蟲(chóng)劑，并視情況及時(shí)采取措施，防止鼠咬蟲(chóng)蛀。3、對(duì)檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng)，防止銹蝕，保持美觀清潔。4、檔案人員每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查，并作記錄。(九)檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度檔案統(tǒng)計(jì)，是掌握情況，分析p 和研究檔案工作問(wèn)題的一種有利工具。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作，特制度如下統(tǒng)計(jì)制度。1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)上級(jí)檔案部門(mén)需要的各種報(bào)表的填報(bào)工作。2、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。檔

10、案的登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，做好各項(xiàng)原始材料的登記，主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級(jí)部門(mén)的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。4、上級(jí)檔案部門(mén)需要的各類報(bào)表，要按時(shí)間要求，準(zhǔn)確無(wú)誤地報(bào)出，所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。5、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行，隨時(shí)保證檔案與帳目相符;每年底對(duì)本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)，形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。6、統(tǒng)計(jì)人員要依據(jù)統(tǒng)計(jì)的

11、數(shù)字及報(bào)表中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，進(jìn)行調(diào)查、綜合分析p 、對(duì)比，從中找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。檔案室管理一、文書(shū)檔案歸檔制度1、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但

12、原件必須歸檔。7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行、，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

13、1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。四、部門(mén)立卷制度1、凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。2、各部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證

14、立卷質(zhì)量。五、檔案保管制度1、各門(mén)類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。4、庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在1424，相對(duì)濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，

15、確保安全。六、檔案保密規(guī)則1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。七、檔案借閱制度1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持