Office高級(jí)應(yīng)用教程第6章制作批量處理課件

1、學(xué)習(xí)目標(biāo)熟練掌握將數(shù)據(jù)源附加到數(shù)據(jù)文檔，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。熟練掌握對(duì)數(shù)據(jù)文檔進(jìn)行組合的操作。 熟練掌握使用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行郵件合并操作。第6章 制作批量處理文檔第1頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:202本章主要內(nèi)容 制作邀請(qǐng)函一 制作信封 二案例制作并發(fā)送“成績(jī)單”郵件三四疑難解析（問(wèn)與答）與練習(xí)題第2頁(yè)，共41頁(yè)。在日常工作中，經(jīng)常需要發(fā)送一些信函或邀請(qǐng)函之類的郵件給客戶或合作伙伴。邀請(qǐng)函中的活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、落款以及邀請(qǐng)函的頁(yè)面布局和文檔的模板等，這些部分都是固定的內(nèi)容；而客戶的姓名和稱謂等就屬于變化的數(shù)據(jù)，往往存儲(chǔ)在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)或者Excel表格中。圖6-1是一封邀請(qǐng)函效

2、果圖，由一頁(yè)A4紙對(duì)折打印而成2022/8/4 7:2036.1 制作邀請(qǐng)函圖6-1 “邀請(qǐng)函”最終效果第3頁(yè)，共41頁(yè)。6.1.1 編輯主文檔與數(shù)據(jù)源步驟1：?jiǎn)?dòng)Word2010程序，在空白文檔的第一頁(yè)輸入“邀請(qǐng)函”三個(gè)字，打開(kāi)“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，在【頁(yè)面布局】組中單擊“分隔符”“下一頁(yè)”分節(jié)符，在第二頁(yè)上輸入如圖6-2所示的內(nèi)容。圖6-2 “邀請(qǐng)函”內(nèi)容第4頁(yè)，共41頁(yè)。圖6-3 設(shè)置“書籍折頁(yè)”步驟2：打開(kāi)“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊【頁(yè)面布局】級(jí)的“紙張大小”，選擇“A4”。步驟3：?jiǎn)螕簟卷?yè)面設(shè)置】組的右下角箭頭按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡的“頁(yè)碼范圍”中選擇“書籍折頁(yè)

3、”，如圖6-3所示。步驟4：打開(kāi)【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面背景”組的“頁(yè)面邊框”，在打開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話框的“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡中設(shè)置“藝術(shù)型”邊框，如圖6-4所示。第5頁(yè)，共41頁(yè)。步驟5：光標(biāo)定位于第一頁(yè)，設(shè)置“邀請(qǐng)函”文字大小為“初號(hào)”，“水平居中”，打開(kāi)【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡，單擊【頁(yè)面設(shè)置】組的“文字方向”選擇“垂直”，“紙張方向”選擇“橫向”；單擊【頁(yè)面設(shè)置】組中右下角箭頭按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，在“版式”選項(xiàng)卡的“頁(yè)面垂直對(duì)齊方式”中選擇“居中”。通過(guò)以上操作步驟，我們就完成了如圖6-2所示的邀請(qǐng)函文檔中固定內(nèi)容的部分，接下來(lái)要對(duì)文檔變化的部分進(jìn)行編輯。62022/8/4

4、 7:20注 意圖6-4 設(shè)置頁(yè)面邊框第6頁(yè)，共41頁(yè)。72022/8/4 7:20圖6-5 客戶資料“通訊錄.xlsx”6.1.2 完成郵件合并本例中，公司的客戶名單全部保存在Excel工作薄文件“通訊錄.xlsx”中，部分內(nèi)容如圖6-5所示。步驟1：選擇數(shù)據(jù)源：打開(kāi)【郵件】選項(xiàng)卡，在“開(kāi)始郵件合并”組的“選擇收件人”下選擇“使用現(xiàn)有列表”，在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇客戶資料文件“通讀錄.xlsx”單擊“打開(kāi)”按鈕，在“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表，本例選擇“Sheet1$”后單擊“確定”按鈕。步驟2：插入域：將光標(biāo)定位于第二頁(yè)文字“尊敬的”之后，打開(kāi)【郵件】選項(xiàng)卡，在“編寫和插

5、入域”組的“插入合并域”下選擇“姓名”，如圖6-6所示。圖6-6 插入域第7頁(yè)，共41頁(yè)。82022/8/4 7:20步驟3：插入IF域：打開(kāi)【郵件】選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組的“規(guī)則”下選擇“如果那么否則”，在打開(kāi)的“插入 Word 域：IF”對(duì)話框中對(duì)域名“職稱”規(guī)則進(jìn)行設(shè)置，如圖6-7所示。圖6-7 插入IF域第8頁(yè)，共41頁(yè)。9步驟4：預(yù)覽與合并：打開(kāi)【郵件】選項(xiàng)卡，單擊【預(yù)覽結(jié)果】組的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕后，可以對(duì)合并后的各條記錄進(jìn)行查看；單擊“完成”組的“完成并合并”，選擇“編輯單個(gè)文檔”，在打開(kāi)的“合并到新文檔”對(duì)話框中，選擇“全部”后單擊“確定”按鈕，如圖6-8所示。圖6-8 合

6、并文檔第9頁(yè)，共41頁(yè)。6.2 制作信封2022/8/4 7:2010圖6-9 信封最終效果日常工作中，經(jīng)常需要通過(guò)學(xué)習(xí)郵局向不同的對(duì)象郵寄一些信函，例如投遞廣告、發(fā)送會(huì)議通知、寄送成績(jī)單等等，每個(gè)信封上的郵編、地址和收件人都各不相同。我們對(duì)上一個(gè)設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函案例跟蹤的每個(gè)對(duì)象制作一個(gè)信封以便進(jìn)行郵寄，設(shè)計(jì)效果如圖6-9所示。第10頁(yè)，共41頁(yè)。 6.2.1 數(shù)據(jù)預(yù)處理2022/8/4 7:2011在開(kāi)始信封制作之前，我們需要對(duì)地址簿文件進(jìn)行預(yù)處理。由于我們?cè)诒景咐且ㄟ^(guò)信封制作向?qū)?lái)完成信封各項(xiàng)信息的選擇和填寫的，無(wú)法自行插入域，因此可以在“通訊錄.xlsx”文件中增加一列“稱呼”，該列中的

7、各項(xiàng)數(shù)據(jù)通過(guò)Excel的函數(shù)對(duì)性別進(jìn)行判斷后，自動(dòng)將性別為“女”的填充為“女士”，性別為“男”的填充為“先生”。修改后的“通訊錄.xlsx”如圖6-10所示。圖6-10 增加“稱呼”一列后的客戶資料第11頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:2012圖6-11 信封樣式圖6-12 生成方式6.2.2 制作信封步驟1：選擇領(lǐng)土樣式：選擇一個(gè)國(guó)內(nèi)信封或國(guó)際領(lǐng)土樣式，并對(duì)是否打印“左上角處郵政編碼框”、“右上角處貼郵票框”、“書寫線”和“右下角處郵政編碼字樣”等選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，如圖6-11所示。步驟2：選擇生成信封的方式和數(shù)量：可以生成單個(gè)信封，也可以生成批量信封。在本案例中，我們要基于“通訊錄.xls

8、x”文件生成信封，選擇“基于地址簿文件，生成批量信封，如圖6-12所示。第12頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:2013圖6-13 收信人信息 步驟3：從文件中獲取并匹配收信人信息：?jiǎn)螕簟斑x擇地址簿”按鈕，在“打開(kāi)”對(duì)話框中找到“通訊錄.xlsx”文件，要注意在查找文件時(shí)需要選擇文件的類型。接著對(duì)收信人信息與地址簿中的對(duì)應(yīng)項(xiàng)進(jìn)行匹配，在本安例中，收信人的姓名、地址和郵編分別與“通訊錄.xlsx”文件中的姓名、地址和郵編進(jìn)行匹配，如圖6-13所示。步驟4：填寫寄信人信息，如圖6-14所示。至此，我們完成了制作信封所需的所有信息的填寫工作。單擊“下一步”按鈕，在新出現(xiàn)“信封制作向?qū)А睂?duì)話框中單擊

9、“完成”按鈕，就完成了信封的制作，我們可以在Word中對(duì)文檔進(jìn)行查看編輯和保存。圖6-14 寄信人信息第13頁(yè)，共41頁(yè)。6.3 案例制作并發(fā)送“成績(jī)單”郵件2022/8/4 7:20146.3.1 學(xué)習(xí)任務(wù)“成績(jī)單”是班主任工作中經(jīng)常會(huì)使用到的文檔格式之一，在“成績(jī)單”文檔創(chuàng)建好之后，還需要以郵件形式發(fā)送給全班同學(xué)。最終效果成績(jī)單如圖6-15所示。素材文檔見(jiàn)“第6章成績(jī)單.xls ”圖6-15 “成績(jī)單”最終效果第14頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:20156.3.2 知識(shí)點(diǎn)（目標(biāo)）（1）將數(shù)據(jù)源附加到數(shù)據(jù)文檔。（2）編輯數(shù)據(jù)。（3）組合數(shù)據(jù)文檔。（4）郵件合并。（5）“郵件合并向?qū)А薄?/p>

10、6.3.3 操作思路及實(shí)施步驟步驟1：創(chuàng)建表格：?jiǎn)?dòng)Word 2010程序，在空白文檔的第一行輸入“成績(jī)單”3個(gè)字，單擊【插入】/【表格】工具組中的“表格”按鈕，插入一個(gè)2*6的表格。分別在表格的第一列的各行中插入“姓名”、“數(shù)學(xué)”、“語(yǔ)文”、“科學(xué)”、“體育”和“總分”字樣。對(duì)表格的格式進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。步驟2：選擇數(shù)據(jù)源：?jiǎn)螕簟距]件】/【開(kāi)始郵件合并】工具組中的“選擇收件人”按鈕，在彈出的列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”，在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇“成績(jī)單.xlsx”，單擊“打開(kāi)”按鈕，在“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表“Sheet1$”后單擊“確定”按鈕步驟3：插入合并域：將光標(biāo)定位于

11、表格第2列第1行的單元格中，單擊【郵件】/【編寫和插入域】工具組中的“插入合并域”按鈕，在彈出的列表中選擇“姓名”。以同樣的方法將“數(shù)學(xué)”、“語(yǔ)文”、“科學(xué)”、“體育”等域插入到表格中第2列相應(yīng)的位置。第15頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:2016步驟4：表格計(jì)算：通過(guò)求和函數(shù)對(duì)各位學(xué)生的總分進(jìn)行計(jì)算。將光標(biāo)定位在表格第二列的最后一行單元格中，單擊【布局】/【數(shù)據(jù)】工具組中的“公式”按鈕，打開(kāi)的“公式”對(duì)話框，在“粘貼函數(shù)”的下列表中選擇“SUM”，在公式一欄的SUM函數(shù)括號(hào)中填入“above”，表示對(duì)該行上方的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和，也可以直接在總分一欄輸入“=SUM(above) ”。步驟5：

12、完成合并和發(fā)送電子郵件：?jiǎn)螕簟距]件】/【預(yù)覽結(jié)果】工具組中的“預(yù)覽結(jié)果”按鈕，對(duì)合并結(jié)果進(jìn)行預(yù)覽，最后單擊【郵件】/【完成】工具組中的“完成并合并”按鈕，在彈出的列表中選擇“發(fā)送電子郵件”，在打開(kāi)的“合并到電子郵件”對(duì)話框中，設(shè)置“收件人”為“郵箱”，在“主題行”輸入“成績(jī)單”。選擇發(fā)送記錄的范圍后單擊“確定”，這樣我們就完成了對(duì)所有學(xué)生的成績(jī)單生成和電子郵件發(fā)送工作。第16頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:20176.3.4 任務(wù)總結(jié)通過(guò)本案例的練習(xí)，讀者主要從以下幾方面掌握Word中郵件合并的操作：（1）數(shù)據(jù)源的創(chuàng)建及編輯。（2）將數(shù)據(jù)源附加到Word文檔，并只選擇想要處理的記錄。（3）

13、插入合并域。（4）使用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行操作。本章小結(jié)本章主要介紹Word 中與郵件合并相關(guān)的基本操作。討論了如何使用功能區(qū)“郵件”選項(xiàng)卡中的各個(gè)郵件合并工具，來(lái)執(zhí)行開(kāi)始郵件合并、將數(shù)據(jù)附加到數(shù)據(jù)文檔、插入合并域以及完成數(shù)據(jù)合并等操作。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)熟練掌握上述基本操作。第17頁(yè)，共41頁(yè)。疑難解析（問(wèn)與答）18問(wèn)：什么是郵件合并？它的具體作用是什么？答： 郵件合并是在批量處理“郵件文檔”時(shí)使用的，就是在主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送文檔相關(guān)的一組通信資料（即數(shù)據(jù)源，包括Excel表格數(shù)據(jù)、Outlook聯(lián)系人和Access數(shù)據(jù)表等），批量生成所需的郵件文檔，除了可以批量處理與郵件相

14、關(guān)的信函和信封等文檔，還可以批量制作工資單、標(biāo)簽、通知單和成績(jī)單等,在提高工作效率上有很大的幫助。問(wèn)：如何在郵件合并文檔中插入Word域？答：如果要在郵件合并文檔中插入Word域，可以單擊“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫和插入域”選項(xiàng)組中的“規(guī)則”按鈕，從彈出的菜單中選擇要使用的Word域。第18頁(yè)，共41頁(yè)。一、判斷題1在word2010中的郵件合并，除需要主文檔外，還需要已制作好的數(shù)據(jù)源支持。2如果希望保存合并結(jié)果供將來(lái)使用，可使用“打印文檔”選項(xiàng)完成合并。3使用“郵件合并”批量生成各種數(shù)據(jù)，主要包括信函文檔的創(chuàng)建，數(shù)據(jù)輸入和數(shù)據(jù)源與信函文檔的合并三個(gè)步驟。二、選擇題1給每位同學(xué)發(fā)送一份開(kāi)學(xué)安全需知

15、，用（ ）命令最簡(jiǎn)便。（A）復(fù)制 （B）信封 （C）標(biāo)簽 （D）郵件合并習(xí)題第19頁(yè)，共41頁(yè)。2當(dāng)單擊【郵件】/【完成】工具組中的“完成并合并”按鈕，在彈出的列表中不包括下面哪個(gè)選項(xiàng)（ ）。（A）編輯單個(gè)文檔（B）打印文檔（C）發(fā)送電子郵件（D）保存文檔3在Word2010中，可以通過(guò)（ ）功能區(qū)對(duì)不同版本的文檔進(jìn)行比較和合并。（A）頁(yè)面布局 （B）引入 （C）審閱 （D）視圖三、操作題1使用郵件合并功能向用戶發(fā)送產(chǎn)品續(xù)保說(shuō)明書郵件?？蛻艏八?gòu)產(chǎn)品信息表見(jiàn)素材。第20頁(yè)，共41頁(yè)。圖6-16 “產(chǎn)品續(xù)保說(shuō)明書”插入域后的樣稿第21頁(yè)，共41頁(yè)。2022/8/4 7:20222這是一份應(yīng)聘通知

16、，希望將這份通知單傳給多位不同的收件人。每個(gè)被邀請(qǐng)者的姓名、出生地及生日都不相同。應(yīng)聘者信息表見(jiàn)素材。圖6-17“應(yīng)聘通知”郵件合并主文檔第22頁(yè)，共41頁(yè)。23 3現(xiàn)在有一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)公司想通過(guò)計(jì)算機(jī)上機(jī)考試從一大批應(yīng)聘人員中進(jìn)行初次篩選，第位人員要打印一張準(zhǔn)考證，而應(yīng)應(yīng)聘人員考試信息表已經(jīng)制好，詳見(jiàn)素材。請(qǐng)利用郵件合并功能快速生成準(zhǔn)考證。圖6-18“準(zhǔn)考證”郵件合并主文檔第23頁(yè)，共41頁(yè)。24步驟3：在彈出的“樣式”任務(wù)窗格中，單擊右下角的“選項(xiàng)”按鈕，彈出“樣式窗格選項(xiàng)”對(duì)話框，在“選擇要顯示的樣式”下拉列表中選擇“所有樣式”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。通過(guò)這個(gè)操作可以列出文檔中所有的樣式。

17、如圖6-30所示。步驟4：返回“樣式”任務(wù)窗格，然后在“樣式”列表框中使用滾動(dòng)條查看樣式名稱。接下來(lái)的操作和使用“快速樣式”相同，選中標(biāo)題文字后在“樣式”任務(wù)窗格選擇“標(biāo)題”選項(xiàng)即可以設(shè)置樣式。同樣在文檔中設(shè)置“標(biāo)題1”和“標(biāo)題2”樣式，效果和使用“快速樣式”方法設(shè)置的效果相同。 圖6-30“樣式”窗格選項(xiàng)第24頁(yè)，共41頁(yè)。1.創(chuàng)建新樣式在剛才的文檔編輯中，內(nèi)置樣式“標(biāo)題1”在文檔中字體為二號(hào)，偏大，我們通過(guò)創(chuàng)建一個(gè)新的樣式來(lái)替代“標(biāo)題1”，并應(yīng)用到文檔中，具體操作步驟如下。步驟1：選擇【開(kāi)始】選項(xiàng)卡，在功能區(qū)中選擇“樣式”工具組中的“樣式對(duì)話框啟動(dòng)器”按鈕 ，彈出“樣式”任務(wù)窗格。步驟2：

18、在“樣式”任務(wù)窗格的最下側(cè)單擊“新建樣式”按鈕 ，彈出“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框，如圖6-31所示。這里我們給新的樣式取名為“新標(biāo)題1”，在名稱欄中輸入“新標(biāo)題1”。步驟3：在對(duì)話框的最下側(cè)選擇“格式”按鈕下的三角按鈕，在彈出的列表中選擇需要設(shè)置的內(nèi)容，這里我們選擇“字體”，彈出“字體”對(duì)話框，設(shè)置字體的格式如下圖6-32所示。設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，返回“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框。設(shè)置的效果如圖6-33所示。 注意勾選中“添加到快速樣式列表”復(fù)選框。6.2.2 創(chuàng)建新樣式圖6-31 “根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”對(duì)話框第25頁(yè)，共41頁(yè)。步驟4：設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，生成新

19、樣式。因?yàn)樵趧?chuàng)建中勾選了“添加到快速樣式列表”復(fù)選框，因此新樣式“新標(biāo)題1”已添加到快速樣式庫(kù)中，同時(shí)在“樣式”任務(wù)窗格中也增加了新建的樣式“新標(biāo)題1”。如圖6-34所示。圖6-33 “新標(biāo)題1”樣式設(shè)置完成后圖6-32 “字體”對(duì)話框第26頁(yè)，共41頁(yè)。步驟5： 接下來(lái)的操作和套用內(nèi)置樣式相同，選中文字后，單擊相應(yīng)的樣式“新標(biāo)題1”進(jìn)行樣式的應(yīng)用。應(yīng)用新樣式后的效果如圖6-35所示。圖6-35 應(yīng)用新樣式“新標(biāo)題1”后的效果圖6-34 “新標(biāo)題1”樣式添加后的效果第27頁(yè)，共41頁(yè)。2.更改樣式步驟1：首選選擇需要更改樣式屬性的文本。這里我們選擇文本“1、房地產(chǎn)市場(chǎng)分析的層次”。步驟2：選擇

20、【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下的【樣式】工具組，在“快速樣式庫(kù)”中右鍵單擊“標(biāo)題2”，在彈出的快捷菜單中選擇“修改”命令，如圖6-36所示，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框。如圖6-37所示。 圖6-37“修改樣式”對(duì)話框圖6-36 選擇“修改”菜單項(xiàng)第28頁(yè)，共41頁(yè)。 步驟3：在對(duì)話框中，將“字體”的格式設(shè)置為“微軟雅黑”，“小四”，“傾斜”，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。如圖6-38所示。步驟4：無(wú)需對(duì)文檔中所有的二級(jí)標(biāo)題應(yīng)用修改后的樣式“標(biāo)題2”，只要應(yīng)用過(guò)“標(biāo)題2”樣式的文字會(huì)自動(dòng)進(jìn)行更新，修改為新樣式的格式。效果如圖6-39所示。步驟5：保存文檔。圖6-39 應(yīng)用修改后的“標(biāo)題2”樣式的效果圖6-38 “修

21、改樣式”對(duì)話框第29頁(yè)，共41頁(yè)。圖6-40“ 打印機(jī)”設(shè)備選擇1.選擇打印設(shè)備步驟1：選擇【文件】/【打印】菜單項(xiàng)，在中間的“打印機(jī)”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“打印機(jī)”按鈕，在打開(kāi)的列表中選擇需要的打印機(jī)名稱，如圖6-40所示。6.2.3打印文檔第30頁(yè)，共41頁(yè)。2.設(shè)置打印范圍如果一篇文檔有多頁(yè)內(nèi)容，默認(rèn)情況下，單擊【文件】/【打印】菜單項(xiàng)右邊區(qū)域中的“打印”按鈕后，會(huì)打印文檔的全部?jī)?nèi)容。如圖6-41所示。步驟1：打開(kāi)編輯好的文檔，首先將光標(biāo)定位在需要打印文檔的第2頁(yè)中。再單擊【文件】/【打印】菜單項(xiàng)，在中間的“設(shè)置”選項(xiàng)區(qū)域中有多個(gè)選項(xiàng)。如圖6-42所示。圖6-42 “打印”設(shè)置 圖6-41 “

22、打印”按鈕第31頁(yè)，共41頁(yè)。3.設(shè)置雙面打印(1)設(shè)置打印份數(shù)默認(rèn)情況下，在打印文檔時(shí)，每頁(yè)只打印一份。如果需要一次打印多份文檔，可以在“打印”按鈕右側(cè)的打印份數(shù)微調(diào)按鈕中設(shè)置份數(shù)即可。如圖6-44所示。圖6-44 打印份數(shù)“微調(diào)”按鈕（2） 打印預(yù)覽在打印之前，應(yīng)先預(yù)覽效果。通過(guò)預(yù)覽，可以查看文檔打印出來(lái)后的實(shí)際效果。如果對(duì)預(yù)覽的效果不滿意，可以返回到編輯界面重新編輯和修改，直到滿意后再進(jìn)行打印輸出。查看預(yù)覽的操作步驟如下。第32頁(yè)，共41頁(yè)。選擇【文件】/【打印】選項(xiàng)卡，在窗口最右側(cè)區(qū)域顯示的文檔內(nèi)容就是打印預(yù)覽效果。此時(shí)可以通過(guò)調(diào)整滾動(dòng)條和縮放按鈕查看瀏覽文檔。如圖6-45所示，“房地

23、產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告”文檔的第2頁(yè)打印預(yù)覽的效果。圖6-45 “打印“預(yù)覽效果第33頁(yè)，共41頁(yè)。6.3.1 學(xué)習(xí)任務(wù)6.3.2 知識(shí)點(diǎn)（目標(biāo)）6.3.3 操作思路及實(shí)施步驟步驟1：?jiǎn)?dòng)Word，打開(kāi)素材文檔“6.3素材-財(cái)務(wù)部工作計(jì)劃”。步驟2：?jiǎn)螕簟卷?yè)面布局】選項(xiàng)卡，在下方功能區(qū)中單擊“頁(yè)面設(shè)置”組中的“紙張大小”按鈕下方的小三角，在彈出的下拉列表中選擇“A4”。步驟3：再單擊“頁(yè)邊距”按鈕下方的小三角，在彈出的下拉列表框中單擊“窄”，設(shè)置窄頁(yè)邊距。步驟4：在“頁(yè)面背景”工具組中單擊“水印”按鈕下方的小三角，在彈出的下拉列表中選擇“自定義水印”菜單欄。在“水印”對(duì)話框中輸入文字水印“財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部文

24、件”,其他設(shè)置保持默認(rèn)值單擊“確定”按鈕。步驟5：接下來(lái)在“頁(yè)面背景”工具組中單擊“頁(yè)面邊框”按鈕，在彈出的“邊框和底紋”對(duì)話框選擇“方框”,“樣式”選擇“雙實(shí)線”，單擊“確定”按鈕。請(qǐng)注意及時(shí)保存文檔。步驟6：選擇【插入】/【文本】工具組中的“首字下沉”，在彈出的下拉列表中選擇“首字下沉選項(xiàng)”，在彈出的“首字下沉”對(duì)話框中，位置選擇“下沉”下沉行數(shù)選擇“2”，設(shè)置首字下沉2行，單擊“確定”按鈕。第34頁(yè)，共41頁(yè)。步驟7：選擇【開(kāi)始】/【樣式】工具組，在內(nèi)置樣式“標(biāo)題”按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的下拉列表中選擇“修改”。彈出“修改樣式”對(duì)話框，設(shè)置字體為“二號(hào)”，紅色，加粗，單擊“確定”按鈕

25、。返回編輯文檔區(qū)，選中文檔標(biāo)題文字“財(cái)務(wù)部工作計(jì)劃”，應(yīng)用剛才修改的樣式“標(biāo)題”。步驟8： 在文檔中選擇文本“東易日盛集團(tuán)有限公司”，應(yīng)用樣式“副標(biāo)題”。步驟9：選擇【開(kāi)始】/【樣式】工具組，在內(nèi)置樣式“標(biāo)題1”按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的下拉列表中選擇“修改”。彈出“修改樣式”對(duì)話框，設(shè)置字體為“小三”，單擊“確定”按鈕。返回編輯文檔區(qū)，選中一級(jí)標(biāo)題文字“一、理順工作思路，做好財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作”，應(yīng)用剛才修改的樣式“標(biāo)題1”。將文檔中所有的一級(jí)標(biāo)題文字應(yīng)用樣式“標(biāo)題1”。步驟10：同樣的操做方法，選擇【開(kāi)始】/【樣式】工具組，在內(nèi)置樣式“標(biāo)題2”按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的下拉列表中選擇“修改”

26、。彈出“修改樣式”對(duì)話框，設(shè)置字體為“四號(hào)”，單擊“確定”按鈕。返回編輯文檔區(qū)，選中文檔二級(jí)標(biāo)題文字“1、搭建集團(tuán)公司財(cái)務(wù)組織構(gòu)架，明確崗位及職責(zé)”，應(yīng)用剛才修改的樣式“標(biāo)題2”。將文檔中所有的二級(jí)標(biāo)題文字應(yīng)用樣式“標(biāo)題2”。步驟11：編輯完畢，保存文檔。第35頁(yè)，共41頁(yè)。6.3.4 任務(wù)總結(jié)通過(guò)本案例的練習(xí)，從以下幾個(gè)方面介紹了對(duì)Word文檔進(jìn)行排版所涉及的知識(shí)內(nèi)容：（1）文檔的頁(yè)面設(shè)置。頁(yè)面設(shè)置包括了很多的設(shè)置，有紙張的選擇，紙張的版式，頁(yè)面的大小和頁(yè)邊距等。（2）文檔的水印設(shè)置。本文檔的水印都以文字水印為例進(jìn)行講解，在實(shí)際應(yīng)用還有圖片水印。（3）文檔的頁(yè)面背景中設(shè)置了頁(yè)面邊框等操作。（

27、4）文檔的首字下沉的設(shè)置。（5）文檔中套用內(nèi)置樣式的方法，可以修改快速樣式庫(kù)中的樣式，并應(yīng)用修改過(guò)的樣式。第36頁(yè)，共41頁(yè)。本章小結(jié)本章主要介紹Word 2010的文檔排版的初級(jí)操作，包括文檔的頁(yè)面大小和頁(yè)邊距的選擇，文檔頁(yè)面背景的設(shè)置，首字下沉的設(shè)置，還有文檔的批注、修訂、更改等審閱工具的用法；套用內(nèi)置樣式的用法，以及自己創(chuàng)建新樣式和更改已有樣式的操作方法，最后還介紹了文檔的打印操作。對(duì)于本章的基本操作，應(yīng)熟練掌握，為后續(xù)的長(zhǎng)文檔排版打下基礎(chǔ)。第37頁(yè)，共41頁(yè)。問(wèn)：如果“打印機(jī)”下拉列表中沒(méi)有需要的打印機(jī)名稱，怎么辦？答：如果“打印機(jī)”下拉列表中沒(méi)有目標(biāo)打印機(jī)，可以在Windows系統(tǒng)中

28、先安裝打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序，然后在“打印機(jī)”下拉列表中選擇“添加打印機(jī)”命令，在彈出的“查找打印機(jī)”對(duì)話框中查找打印機(jī)設(shè)備。問(wèn)：怎樣通過(guò)樣式來(lái)選擇相同格式的文本？答：對(duì)文檔應(yīng)用樣式后，可以快速選定應(yīng)用同一樣式的所有文本。具體操作方法如下：在“樣式”任務(wù)窗格中，單擊某樣式右側(cè)的下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇“選擇所有N個(gè)實(shí)例”命令即可。其中的N 表示當(dāng)前文檔中應(yīng)用該樣式的實(shí)例個(gè)數(shù)。問(wèn)：怎樣在文檔中插入封面？答：在編輯報(bào)告時(shí)，為了使文檔更加完整，可以使用Word 2010提供的封面樣式庫(kù)。具體方如下：在文檔中的任意位置單擊光標(biāo)，選擇【插入】選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)”工具組中的“封面”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的封面樣式。所選樣式的封面將自動(dòng)插入到文檔的首頁(yè)，此時(shí)我們只需在提示輸入信息的相應(yīng)位置輸入相關(guān)內(nèi)容即可。問(wèn)：怎么選擇適合的背景圖片？設(shè)置的背景能打印出來(lái)嗎？答：在選擇背