小貸公司檔案管理制度(3篇)

1、第PAGE15頁共NUMPAGES15頁小貸公司檔案管理制度第一章總則為加強信貸檔案管理，信貸檔案做到妥善歸檔、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)_小額貸款有限責任公司(以下簡稱本公司)研究，特制定本制度。第一條概念信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍(見附1)。信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。第二條管理部門在貸款

2、本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由風險管理部指定專(兼)職信貸檔案管理人員負責信貸檔案管理，并負責本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交綜合管理部歸檔。第三條分類根據(jù)信貸檔案形成特點，可按照信貸資產(chǎn)質(zhì)量五級分類辦法進行檔案分類管理，按季調(diào)整其五級分類形態(tài)。第四條保管期限信貸檔案的保管期限分貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前后二種。各類信貸檔案的保管期限如下：1、正在執(zhí)行中的小企業(yè)流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應按照五級分類管理辦法及時調(diào)整進行管理。2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的信貸檔案的保管期限為_年(從貸款本息

3、結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算)。第二章操作程序第五條整理立卷每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應及時將信貸檔案材料向風險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，風險部對本公司執(zhí)行中信貸業(yè)務(wù)檔案集中管理，貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案材料，風險管理部在規(guī)定的時間內(nèi)整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。信貸檔案的整理立卷要求如下：1、信貸檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進行排列。2、每個案卷，均應編制信貸檔案卷內(nèi)目錄(見附件2)。3、將案卷按照“信貸項目客戶信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然

4、后區(qū)分不同的客戶，再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進行排列。4、按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目。(1)合同編號。(2)項目類別。(3)客戶名稱。小企業(yè)類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，信貸檔案管理員應隨時進行補充歸檔。信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應對缺件原因作出書面說明。第六條移交歸檔1、各類信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應在放貸時由信貸業(yè)務(wù)員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交風險部檔案管理人員，經(jīng)

5、雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務(wù)部留存，一份隨資料進入檔案。2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應于次月_日前，將上月執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案整理完畢，移交綜合管理部。第七條檔案資料的使用辦理檔案借閱時，應嚴格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負責登記借閱人員姓名、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。_公司內(nèi)部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)風險部負責人批準。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱人出具借條，經(jīng)主管副總批

6、準后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。_公司外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準。查閱時，本公司人員在場陪同，嚴禁將原件借出。第八條清退銷毀對于保管期滿的信貸檔案，應由綜合管理部、風險管理部、信貸業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。小貸公司檔案管理制度（二）永衡咨詢有限公司管理制度第一章人事任用一、招聘標準l、公司對招聘員工本著精益

7、求精的原則，無才無德者堅決不聘，有才無德者堅決不聘，真正做到任人唯賢，量才錄用。2、公司招聘員工的主要原則，乃視其對該職位是否合適而定，并以該職位的崗位責任書為考核的原則。二、招聘計劃1、公司目前保持。業(yè)務(wù)員_名，催收員_名，視公司業(yè)務(wù)需要可作適當調(diào)整。三、面試流程1、應聘人員必須先正確填寫公司員工入職登記表后再面試，面試人員將從個人性格、業(yè)務(wù)能力、個人素質(zhì)等各方面對應聘人員進行評定，在員工入職登記表上做好相應的記錄。2、面試結(jié)果分為?？梢凿浻谩⒒亟^、備用等三種情況。經(jīng)由總經(jīng)理根據(jù)面試情況挑選出應聘人員并最終確定錄用人員。四、錄用、報到l、經(jīng)總經(jīng)理批準錄用人員，由前臺統(tǒng)一通知其報到及需攜帶資料

8、。2、新員工應先至公司前臺報到，并按要求辦理相關(guān)手續(xù)。五、轉(zhuǎn)正及淘汰制度l、試用期規(guī)定。試用過程是公司招聘人員的必要環(huán)節(jié)。實行優(yōu)勝劣汰的原則。試用期為_個月，具體由各崗位及各人能力來定。2、所有員工因工作業(yè)績不達標，總經(jīng)理找其面談實行調(diào)崗或直接淘汰出局。第二章人事管理一、考勤制度1、工作時間工作實行五天工作制：周一至周五全天，周末和國家法定假日休息(為確保公司正常經(jīng)常，周末實行輪班制，具體參照周末值班制度)，每天上班時間為：上午：9：30-18：00，中午無工作內(nèi)容可適當自行安排休息。2、考勤管理員工考勤由公司前臺統(tǒng)一登記，每月最后一日做好匯總并交能公司財務(wù)，財務(wù)根據(jù)考勤情況計發(fā)當月工資。3、

9、請假需要請假的員工在征得公司管理人員同意后方可請假，在請假期間工資作相應的扣除。未經(jīng)公司同意擅自休假計為曠工，曠工將按其曠工小時數(shù)以_%的比例扣發(fā)曠工者當日工資曠工三日以上(含三日者)，公司作作自行離職處理，一切后果當事人自負。4、遲到、早退員工無故遲或早退(9：30-18：00)樂捐_元/次。凡一個月內(nèi)達三次(含三次)無故遲到、早退將給予當事人口頭警告或書面警告的處分并扣發(fā)_元工資。第三章薪酬、福利制度一、薪酬發(fā)放實行多勞多得的原則，具體內(nèi)容明細如下：1、業(yè)務(wù)員薪酬構(gòu)成：實行底薪+提成制(提成：計算方式為成交金額的_%+_%)，分為三個等級：a、三級。當月業(yè)績?yōu)開萬元以內(nèi)，底薪為_元。b、二

10、級：當月業(yè)績?yōu)開萬元_萬元之間，底薪為_元。c、三級：當月業(yè)績?yōu)開萬元以上，底薪為_元。注。業(yè)務(wù)員在三個月內(nèi)累計業(yè)績未完成_萬以內(nèi)的，實行淘汰制。二、催收員工資構(gòu)成：實行底薪+獎勵+提成制(提成：罰息+違約金的_%)。注。催收員工作效率達不到公司要求的，經(jīng)總經(jīng)理培訓及溝通后，工作效率仍不能滿足公司發(fā)展的，直接調(diào)往業(yè)務(wù)部工作。三、薪酬發(fā)放1、薪酬發(fā)放時間為每月_日發(fā)放上一個月工資(考勤月為每月_日至30或_日)2、員工必須在公司指定銀行開戶，薪酬統(tǒng)一發(fā)放在銀行卡賬戶上。四、獎金計劃公司所有正式員工均有資格享受公司的各項獎金計劃。獎金計劃是根據(jù)個人、崗位等具體核定設(shè)計的。公司有權(quán)根據(jù)經(jīng)營業(yè)績，隨時

11、對獎金計劃的設(shè)計、發(fā)放、對象等作出調(diào)整。第四章會議制度一、業(yè)務(wù)員必須每天準時參加公司的早會、晚會以及公司_的其他會議和月度、年度總結(jié)會，無特殊情況不得缺席，缺席者罰款_元/次(早會時間暫定上午9：30，下午17：30)。二、催收員必須準時參加公司周例會以及月度、年度總結(jié)會，無特殊情況不得缺席，缺席者罰款_元/次(周早會時間暫定周一上午9：30，周五下午17：30)。小貸公司檔案管理制度（三）_貸后管理制度第一章總則第一條為規(guī)范貸后管理，防范信貸風險根據(jù)貸款通則、貸款管理責任制度、貸款操作規(guī)程實施細則等有關(guān)法規(guī)制定本制度。第二條貸后管理是指從貸款發(fā)放后至貸款本息收回或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為

12、。貸后管理內(nèi)容包括信貸檔案管理、客戶維護和貸后檢查、貸后風險預警及處置、貸款本息收回、不良貸款管理、貸款風險責任認定、貸款管理責任移交、貸款總結(jié)評價等。第三條貸后管理堅持規(guī)范管理流程、明確工作職責、健全約束機制、及時預警風險、有效控制風險的原則。第四條貸款責任人包括貸款發(fā)放責任人和貸款管理責任人。貸款發(fā)放責任人是指貸款發(fā)放過程中履行調(diào)查、_、審批等職責并對形成貸款風險需承擔相應責任的相關(guān)人員。貸款管理責任人是指貸款發(fā)放后履行搜集整理信貸資料、客戶維護、貸后檢查、貸后風險預警及處置、本息收回、不良貸款管理、貸款總結(jié)評價等日常管理工作職責的公司信貸崗位人員。第二章信貸檔案管理第五條信貸檔案以客戶為

13、單位建立內(nèi)容包括客戶及擔保人基本情況(含評級授信情況)、貸前調(diào)查、貸時_、貸款審批、貸款發(fā)放、貸后檢查、本息收回、呆帳核銷等過程中形成的與貸款有關(guān)的資料。第六條信貸檔案管理內(nèi)容包括信貸檔案資料的搜集、整理、立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、移交、銷毀等。第七條公司是信貸檔案管理的責任機構(gòu)要指定專職或兼職人員進行信貸檔案管理。第八條具體管理制度信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度執(zhí)行。第九條公司信貸檔案資料應真實完整、合法有效。第十條對信貸檔案管理情況每年進行一次專項檢查。第三章客戶維護和貸后檢查第十一條客戶維護內(nèi)容包括收集客戶意見提供宏觀政策和市場信息推介公司金融產(chǎn)品提供結(jié)算便利、做好客戶咨詢服務(wù)幫助客戶合理安排資金促

14、進客戶提升經(jīng)營水平等。第十二條公司對重點客戶和優(yōu)良客戶要指定專人負責維護每季至少進行一次回訪。重點客戶包括經(jīng)董事會會審批的客戶、行業(yè)龍頭客戶及本公司貸款余額最大十戶。重點客戶回訪內(nèi)容主要是提供最新經(jīng)濟金融政策和市場行業(yè)信息掌握客戶生產(chǎn)經(jīng)營狀況做好客戶咨詢服務(wù)幫助客戶安排資金促進客戶提升經(jīng)營水平等。優(yōu)良客戶包括近三年在公司借款均能按期還本付息的客戶。優(yōu)良客戶回訪主要內(nèi)容是了解客戶服務(wù)需求提供優(yōu)先便捷服務(wù)推介公司金融產(chǎn)品拓寬合作領(lǐng)域等。貸款管理責任人對管轄客戶每半年至少進行一次回訪做好客戶的咨詢服務(wù)工作幫助客戶解決實際困難等。第十三條信貸員將回訪的情況每次以文字記錄并歸入信貸檔案回訪總結(jié)材料分別于

15、每年的_月_日和_月_日前報信貸管理部門。第十四條貸后檢查分為貸后管理檢查和信貸資金跟蹤檢查。(一)貸后管理檢查是指貸款發(fā)放后貸款管理機構(gòu)對貸后管理工作情況進行的檢查基本內(nèi)容包括信貸制度建設(shè)及執(zhí)行、貸款臺賬與統(tǒng)計準確性、信貸檔案資料真實完整性、操作程序規(guī)范性、貸后風險預警及處置及時性、不良貸款管理等情況。(二)信貸資金跟蹤檢查是指貸款管理責任人對客戶履行借款合同、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、經(jīng)營效益等情況進行的檢查基本內(nèi)容包括客戶是否按規(guī)定用途使用貸款、客戶及擔保人的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、抵(質(zhì))押物的完整性和安全性、客戶資金等情況。第十五條貸后管理檢查的重點(一)實行審貸分離的貸款重點檢查貸款“三查”、審貸分離制

16、度執(zhí)行及信貸檔案資料真實完整性等情況。(二)農(nóng)戶小額信用貸款重點檢查對客戶調(diào)查的真實性、資信評級和核定信用額度的合理性、貸款流程的合規(guī)性。(三)實行審貸分離的貸款和農(nóng)戶小額信用貸款之外的貸款重點檢查信貸檔案資料真實完整性、操作程序規(guī)范性。第十六條信貸資金跟蹤檢查重點(一)實行審貸分離的貸款重點檢查客戶和擔保人的生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)狀況、內(nèi)部重大事項(包括資產(chǎn)、負債、機構(gòu)、體制等)變動、按約使用信貸資金、抵押物的完整性和安全性、客戶資金回籠及歸社等情況。(二)農(nóng)戶小額信用貸款重點檢查客戶個人信譽、資金使用、生產(chǎn)經(jīng)營狀況等情況。(三)實行審貸分離的貸款和農(nóng)戶小額信用貸款之外的貸款重點檢查客戶履行借款合同

17、、經(jīng)營效益到期償債能力等情況。第十七條公司對經(jīng)董事會會同意后發(fā)放的貸款每年將_一次檢查。公司貸款管理責任人對所管轄貸款必須堅持壹萬元(含)以下的每年、壹萬元(不含)以上至伍萬元(含)以下的每半年、伍萬元(不含)以上的每季至少要進行一次信貸資金跟蹤檢查并將檢查情況及時歸入信貸檔案保管。第四章貸后風險預警及處置第十八條貸后風險預警是指公司在貸款發(fā)放后通過多種渠道獲悉客戶經(jīng)營環(huán)境因素已發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生重大變化可能會對客戶正常生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生不利影響進而影響貸款本息的按期收回及時發(fā)出貸后風險預警提示?？蛻艚?jīng)營環(huán)境因素分為內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境因素和外部經(jīng)營環(huán)境因素。內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境因素包括客戶信譽程度、企業(yè)高層變動、經(jīng)營

18、管理及財務(wù)狀況、重大訴訟事件等情況。外部經(jīng)營環(huán)境因素是指國家宏觀政策、產(chǎn)業(yè)政策、市場行情、自然災害等情況。第十九條在客戶經(jīng)營外部環(huán)境因素發(fā)生重大變化時信貸員應及時發(fā)出貸后風險預警信號提醒并督促公司采取應對措施。第二十條公司在發(fā)現(xiàn)貸后風險預警信號或收到貸后風險預警提示后應積極制定應對措施并督促貸款管理責任人落實。第二十一條貸后檢查人員在檢查中發(fā)現(xiàn)客戶內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境因素發(fā)生變化時在向公司報告的同時應及時向有關(guān)人員發(fā)出貸后風險預警信號。第二十二條貸款管理責任人在客戶維護和貸后檢查中發(fā)現(xiàn)客戶內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境因素變化或收到貸后風險預警提示后應及時提醒客戶采取措施并與客戶協(xié)商提前歸還貸款或補充擔保;對客戶挪用信

19、貸資金、擅自處置抵押物等違約行為應及時采取要求限期糾正、補充擔保等風險防范措施并按有關(guān)規(guī)定采取停止發(fā)放新貸款、加罰利息、提前收回已發(fā)放貸款、降低信用等級或取消授信額度等信貸制裁措施。第五章貸款本息的收回第二十三條客戶提前還貸的應向貸款管理責任人提出申請其中法人客戶應提出書面申請。第二十四條貸款管理責任人應按月建立到期貸款登記簿在短期貸款到期前_個星期、中長期貸款到期前_個月內(nèi)向客戶發(fā)送貸款到期通知書提示并督促客戶在到期日前籌措還款資金。第二十五條貸款管理責任人對客戶申請展期且符合展期規(guī)定的在收回全部貸款利息后方可為其辦理展期手續(xù)。第六章不良貸款管理第二十六條公司會計人員對到逾期貸款應嚴格按照不

20、良貸款的認定標準及時調(diào)整貸款形態(tài)進行帳務(wù)處理并與貸款管理責任人的臺賬進行核對以確保不良貸款數(shù)據(jù)的真實可靠。第二十七條貸款管理責任人對貸款余額_萬元(含)以上的不良貸款每季都應發(fā)出逾期貸款催收通知書并取得回執(zhí);對貸款余額_萬元以下、_萬元(含)以上的不良貸款每半年應發(fā)出逾期貸款催收通知書并取得回執(zhí);對貸款余額_萬元以下的不良貸款每年應發(fā)出逾期貸款催收通知書并取得回執(zhí)。同時要約見客戶(客戶為法人企業(yè)的還應約見其主要經(jīng)營管理人)談話要求其制訂還款計劃落實還款資金。第二十八條符合轉(zhuǎn)貸條件的按有關(guān)規(guī)定及時辦理轉(zhuǎn)貸手續(xù)。以物抵債、權(quán)利抵扣的按抵債資產(chǎn)管理有關(guān)規(guī)定及時處置。不良信貸資產(chǎn)重組和置換的按不良信貸

21、資產(chǎn)處置有關(guān)規(guī)定處理。第二十九條對當年新增不良貸款單筆金額在_萬元(不含)以上且逾期_天以上的信貸員應在次月_日前向公司報告詳細說明客戶基本情況、不良形成原因、貸款責任認定與劃分以及清收處置措施等;對不良貸款絕對額當季上升在_萬元(含)以上或不良貸款占比上升的應在季后_日前向公司報告詳細說明原因、責任落實情況及處置措施等。第三十條公司對新增單筆金額在_萬元(不含)以上且逾期_天以上的不良貸款當季新增_萬元(含)以上或不良貸款占比上升的公司要求信貸主管向總經(jīng)理、董事長當面匯報并按照稽核管理制度進行處罰。第三十一條信貸員對新發(fā)生不良貸款應在次月_日前向公司書面報告逐筆說明貸款客戶基本情況、不良貸款

22、形成原因、貸款責任認定與劃分及清收處置措施等。第七章貸款風險責任的認定第三十二條貸款風險責任的認定是指對貸款責任人工作失職的責任認定。第三十三條公司成立貸款風險責任認定小組負責貸款風險責任認定。董事長擔任組長董事、監(jiān)事、總經(jīng)理、風險、信貸、稽核、財務(wù)等部門負責人為小組成員。第三十四條貸款風險責任認定小組主要對經(jīng)信貸管理委員會審批通過后進入不良形態(tài)的貸款、公司貸款風險責任認定不能形成決議的貸款、反映公司責任認定有失公正公平的貸款、涉及公司主要負責人責任認定的貸款進行認定。對貸款風險責任認定不能形成決議的貸款、反映縣聯(lián)社貸款風險責任認定小組責任認定有失公正公平的貸款、涉及主要負責人責任認定的貸款可

23、報董事會進行認定。第三十五條公司總經(jīng)理對貸款管理責任人日常管理工作失職進行責任認定。第三十六條實行審貸分離的貸款貸款形成風險或損失后由相應的貸款發(fā)放責任人和貸款管理責任人承擔。(一)貸款調(diào)查人對調(diào)查內(nèi)容真實性、調(diào)查行為規(guī)范性以及調(diào)查報告結(jié)論承擔調(diào)查責任。(二)貸款_人對貸款業(yè)務(wù)合法合規(guī)性、貸款手續(xù)完備性、資料完整性承擔_責任。(三)貸款審批人(小組、委員會)作為信貸業(yè)務(wù)決策者應在審閱貸款調(diào)查和貸款_報告的基礎(chǔ)上作出貸與不貸、貸多貸少的判斷承擔審批責任。(四)貸款管理責任人對日常貸后管理工作承擔管理責任。具體貸款風險責任劃分按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十七條農(nóng)戶小額信用貸款等單項信貸業(yè)務(wù)品種的風險責任認定按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十八條除實行審貸分離和單項信貸業(yè)務(wù)品種中已明確了風險責任認定之外的貸款由貸款發(fā)放人承擔_%的責任。第三十九條免責事項。(一)因自然災害等難以預見且不可抗拒的客觀因素致使貸款形成風險或損失相關(guān)貸款發(fā)放責任人和貸款管理責任人及時采取了積極補救措施仍無可挽回的相關(guān)責任人和貸款管理責任人免責。(二)貸款調(diào)查人提供虛假、偽造調(diào)查資料誤導_(批)判斷的致使貸款形成風險或