秘書辦公室人際關(guān)系

1、第 PAGE5 頁 共 NUMPAGES5 頁秘書辦公室人際關(guān)系秘書辦公室人際關(guān)系：定位在工作中，每個人都要有清晰的角色意識，這就需要準確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個方面。自我定位是在自我評價的基礎(chǔ)上進行的，即認識自身條件(優(yōu)勢和劣勢)，以此為基礎(chǔ)確定自己所處的位置和所扮演的角色。對于秘書來說，自我定位時主要應(yīng)考慮以下問題：1.秘書崗位的職責(zé)是什么?企業(yè)或組織對秘書崗位的要求有哪些?2.秘書崗位與其他崗位的關(guān)系是怎樣的?3.秘書崗位在整個部門或組織的運轉(zhuǎn)中應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用?秘書在日常工作中要按照組織規(guī)則和程式進行自我定位，以符合秘書的角色要求和領(lǐng)導(dǎo)的期待。比如陪同領(lǐng)導(dǎo)宴請客戶，秘書應(yīng)

2、該扮演怎樣的角色，發(fā)揮什么作用，怎樣說話才符合自己的身份對這些問題認識越清晰，定位才會越準確，行事才會越得體。再比如陪同領(lǐng)導(dǎo)出席會議，這時秘書的角色是隨行人員。如果會議中領(lǐng)導(dǎo)突然因事退席，這時秘書的角色就不再是隨行人員，而是組織或部門的代表。此時秘書應(yīng)及時調(diào)整角色位置，代表領(lǐng)導(dǎo)進行溝通協(xié)調(diào)，而不是仍以秘書的身份說話辦事。秘書辦公室人際關(guān)系：換位怎樣才能做到定位準確呢?最好的辦法是換位，也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位，定位的準確性就會大大提高。對于秘書來說，這個“他人”應(yīng)該是對自己的行為結(jié)果最具影響力的人，一般是領(lǐng)導(dǎo)、同事或客戶。換位思考就是將心比心地考慮對方的感受

3、，善于發(fā)現(xiàn)對方的利益或需要。如果能進一步找到雙方利益的交集，就可避免分歧，為實現(xiàn)共同的目標愉快合作。秘書主要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，尤其需要換位思考，想領(lǐng)導(dǎo)所想，主動配合領(lǐng)導(dǎo)，如此才能減少工作的盲目性。如果想當然行事，很有可能好心辦壞事。比如，有些秘書一廂情愿地希望領(lǐng)導(dǎo)采納自己的建議，如果領(lǐng)導(dǎo)不采納，就覺得自己不被重視，以后再也不提建議了。實際上，即使秘書的建議是對的，領(lǐng)導(dǎo)也不一定都會采納，因為兩者看問題的角度不同。領(lǐng)導(dǎo)必須高瞻遠矚，平衡全局和各部門之間的關(guān)系，還要考慮具體實施的時間、地點是否合適。秘書的建議也許是對的，但如果從全局考察難以行得通，領(lǐng)導(dǎo)就不會采納。秘書應(yīng)該認識到，進言是與領(lǐng)導(dǎo)平等坦誠地進行

4、交流，因此要端正心態(tài)，即使建議被否定，仍然要主動與領(lǐng)導(dǎo)交流溝通，以服從大局為重。只有不斷吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)請教，勇于接受正確的意見，才能不斷得到鍛煉和成長。很多時候，秘書并不是無法滿足領(lǐng)導(dǎo)的期望和要求，而是沒有搞清楚領(lǐng)導(dǎo)的真正需要，所以換位思考就顯得非常重要。換位思考后再行動，才能獲得有效結(jié)果。對于秘書來說，換位思考時大致應(yīng)做到以下幾點：1.了解領(lǐng)導(dǎo)的工作目標和工作步驟，以及領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作過程和工作成果的要求，做到主動配合與適應(yīng);2.了解領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心的需要和期待，并給予精神上的支持和情緒上的回應(yīng);3.了解領(lǐng)導(dǎo)的成長背景、個性氣質(zhì)和人格特點，給予最恰當?shù)幕?、支持和幫?4.及時、有效地與領(lǐng)導(dǎo)

5、溝通，準確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖;5.注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的身體語言和神情舉止，體會領(lǐng)導(dǎo)的真實想法和內(nèi)心感受。秘書辦公室人際關(guān)系：越位在定位和換位過程中如果出現(xiàn)錯誤，比如不能擺正自己的位置，不能準確認識自己的角色，就有可能發(fā)生越位的情況。秘書工作中典型的越位表現(xiàn)有以下幾種：1.領(lǐng)導(dǎo)尚未下命令、作指示便搶先表態(tài)或擅作決定;2.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)直接指揮部門或同事，傳達指令，發(fā)號施令;3.擅自代表領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)，下達領(lǐng)導(dǎo)指示時隨意解釋或承諾;4.到基層調(diào)研時把自己當成領(lǐng)導(dǎo)，對基層工作指手劃腳;5.不遵守保密原則，透露內(nèi)部消息;6.自我膨脹，盛氣凌人，表現(xiàn)出“一人之下，眾人之上”的優(yōu)越感。之所以出現(xiàn)上述越位現(xiàn)象，主要原因有以

6、下幾點：1.熱衷于權(quán)力，把領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)當作自己擁有的權(quán)力隨意發(fā)揮和利用;2.對領(lǐng)導(dǎo)缺乏尊重，對權(quán)力缺乏敬畏，認為有能力就應(yīng)該展示出來，有個性就可以表現(xiàn)出來，為所欲為;3.不會換位思考，不能準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，不了解領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)心感受;4.憑熱情魯莽從事，無視職場規(guī)則和制度;5.不善于處理人際關(guān)系，憑本能行事;6.功利主義，片面追求短期利益和有形效益，忽視甚至無視長期利益和無形效益;7.缺乏自信，因而處處都要證明自己的聰明，以顯示自己的價值。秘書越位的后果，輕者與領(lǐng)導(dǎo)和同事出現(xiàn)溝通障礙，令人生厭;重者影響領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，破壞領(lǐng)導(dǎo)的形象，危及企業(yè)或組織的聲譽。因此，秘書應(yīng)有意識地調(diào)適心態(tài)，提高職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。要正確認識自己的角色，既不能因處于配角地位而被動畏縮，也不能因強調(diào)主動服務(wù)而跨線越位。要掌握秘書工作規(guī)律，拿捏好分寸，明白什么情況下什么事應(yīng)該先請示后行動，什么情況下什么事可以先行動后匯報，什么情況下什么事不用請示就可以自行解決，也就是明確什么條件下自己是配角，什么條件下自己可以是主角或代理主角。總之，秘書要有強烈的角色意識和自覺的服務(wù)觀念，否則就不可能與領(lǐng)導(dǎo)保持正常的角色關(guān)系，也就談不上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該經(jīng)常自我反省，全面了解自己和自己的工作崗位;被領(lǐng)導(dǎo)批評或同事誤解時不喪失理智，能及時有效地控制情緒，保持冷靜的頭腦和開朗的心態(tài);按照領(lǐng)導(dǎo)指示腳踏實地工作，不狂