復旦大學管理學院存貨管理規(guī)定

1、復旦大學管理學院存貨管理規(guī)定第一章 總則第一條 為了明確學院各部門和相關(guān)崗位在存貨領(lǐng)用以及庫存管理中的職責和權(quán)限、加強資產(chǎn)安全管理、避免庫存商品的重復采購，特制定本制度。第二條 本制度適用于學院統(tǒng)一采購的各類存貨。第三條 本制度內(nèi)所提及的存貨管理工作由采購與后勤保障中心主導，其他部門應在工作中予以配合。采購與后勤保障中心內(nèi)應對存貨采購、倉庫管理職能的人員分設兩崗，兩項職能不可由相同的人員兼任。第二章 學院統(tǒng)一采購存貨的出入庫管理納入管理的范圍1、根據(jù)采購制度，在國內(nèi)市場上采購總額大于5000元人民幣的存貨。2、采購存貨的經(jīng)費來源為學院采購與后勤保障中心。第二條 存貨入庫管理1、采購人員收到供應

2、商到貨通知后，需提前請倉庫管理員確認存貨存放庫位。2、請購部門、倉庫管理員和采購人員共同對存貨進行驗收。具體驗收工作包括以下內(nèi)容：核對實物規(guī)格、型號，供應商信息，需與采購合同或者訂單一致。需觀察包裝完好程度，并清點實物數(shù)量。樣品比對，并進行實物質(zhì)量檢查。請購部門、倉庫管理員和采購人員對符合要求的到貨進行簽收，填寫采購到貨抽檢情況表（附件1）。對于不符要求的到貨，請采購人員與供應商進行進一步溝通，協(xié)商退回。倉庫管理員應按實際驗收結(jié)果進行存貨簽收。采購人員根據(jù)符合要求的到貨，在管家婆系統(tǒng)中提出入庫申請。倉庫管理員根據(jù)實際清點的到貨數(shù)量，在系統(tǒng)中對入庫申請進行確認，并制作入庫確認單（附件2）一式三份

3、，由請購部門、倉庫管理員、采購人員簽字。一份由倉庫管理員留存，另兩份交采購人員分別做留存和送交財務部入賬之用。第三條 存貨出庫管理 1、存貨領(lǐng)用經(jīng)辦人在提出申領(lǐng)需求前，需與倉庫管理人員聯(lián)系，確認領(lǐng)用存貨的庫存和領(lǐng)用時間。2、存貨領(lǐng)用經(jīng)辦人填寫存貨領(lǐng)用表（附件3），經(jīng)所在部門負責人簽字后交倉庫管理員領(lǐng)用存貨。領(lǐng)用出庫時領(lǐng)用人需確認檢驗領(lǐng)用數(shù)量、單價、金額、存貨外觀質(zhì)量等。領(lǐng)用人與倉庫管理員都需簽字確認。存貨領(lǐng)用表原件由倉庫管理員保留。3、對于批量領(lǐng)用分批使用的存貨，領(lǐng)用人應該記錄存貨的使用情況，以備核查。4、倉庫管理員根據(jù)收到的存貨領(lǐng)用表錄入管家婆系統(tǒng)做庫存出庫。5、財務部每半年從管家婆系統(tǒng)中獲

4、取各部門的存貨領(lǐng)用清單，并按部門和具體領(lǐng)用人員進行匯總。在與倉庫管理員確認后，倉庫管理員將部門的存貨領(lǐng)用信息通過郵件方式發(fā)送給各領(lǐng)用部門。6、各領(lǐng)用部門當于10個工作日內(nèi)填寫費用報銷單，并按規(guī)定費用報銷流程完成費用報銷工作。7、財務部出納審核費用報銷單，會計據(jù)此將各個部門的存貨領(lǐng)用費用錄入賬務系統(tǒng)。第三章 存貨盤點第一條 盤點原則1、原則上存貨盤點為年終盤點，年終盤點應采取全面盤點方式。由倉庫管理員執(zhí)行，財務部派員監(jiān)盤。2、盤點期間原則上暫停收發(fā)存貨。3、 盤點存貨時，參加盤點的人員應依據(jù)盤點實際數(shù)量在盤存表（附件4）上作詳實記錄。4、盤存表不得隨意更改涂寫，更改需在更改處簽名。盤點結(jié)果須經(jīng)所

5、有參加盤點的人員簽名確認，一經(jīng)確認不得更改。第二條 學院統(tǒng)一采購存貨的盤點流程1、由財務部根據(jù)管家婆系統(tǒng)中的記錄制作盤存表，并會同倉庫管理員進行現(xiàn)場盤點。雙方根據(jù)盤點結(jié)果，填寫盤存表，并簽字確認。2、盤點完畢后，倉庫管理員應匯總并編制存貨盤點差異表（附件5），填列盤點盈虧數(shù)量及金額。對于盤虧或毀損的存貨應注明原因，經(jīng)采購與后勤保障中心負責人簽字后，附盤存表，一并呈交財務部審核。3、財務部對存貨盤點差異表及盤存表進行審核并簽字認可。審核后的存貨盤點差異表及盤存表由采購與后勤保障中心上報分管院長審批。倉庫管理員根據(jù)審批結(jié)果在管家婆系統(tǒng)中進行賬務處理，并同時保留存貨盤點差異表及盤存表的審批原件。4、

6、倉庫管理員在管家婆系統(tǒng)中更新信息后通知財務部核對，財務部核對完畢后進行相應的帳務處理。第四章 超期存貨的處理第一條 倉庫管理員每年末對于庫齡達3年以上無人領(lǐng)用的庫存存貨進行匯總，并列示超期存貨處理意見匯總表（附件6），送交采購與后勤保障中心負責人進行復核。第二條 采購與后勤保障中心負責人會同各請購部門共同確認存貨狀態(tài)，復核后共同簽署具體的處理意見，交財務部審核。第三條 財務部進行審核并簽字認可，審核后由采購與后勤保障中心上報分管院長審批。第四條 根據(jù)分管院領(lǐng)導的批示，指定具體處理人員，填制存貨領(lǐng)用表領(lǐng)用超期庫存存貨，并會同相關(guān)經(jīng)辦人員進行處理。存貨領(lǐng)用表原件由倉庫管理員保留。第五條 倉庫管理員

7、根據(jù)存貨領(lǐng)用表，在管家婆系統(tǒng)中錄入領(lǐng)用記錄。倉庫管理員在管家婆系統(tǒng)中更新信息后通知財務部核對，財務部核對完畢后進行相應的帳務處理。第六條 如處理過程中產(chǎn)生相應的費用或收入，需報財務部入賬。原則上產(chǎn)生的相關(guān)費用及收入由相應部門自行承擔。第五章 附 則第一條 存貨管理流程內(nèi)形成所有文檔必須存檔備查。第二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。 若有修改或補充，日后將以補充文件的形式另行發(fā)布。 二一七年六月擬附件：復旦大學管理學院采購到貨抽檢情況表復旦大學管理學院入庫確認單復旦大學管理學院存貨領(lǐng)用表復旦大學管理學院盤存表復旦大學管理學院存貨盤點差異表復旦大學管理學院超期存貨處理意見匯總表附件1復旦大學管理學院附件2復旦大學管理學院入庫確認單請購部門 入庫日期 系統(tǒng)編號 序號存貨名稱規(guī)格型號入庫數(shù)量用途12345678910采購人簽字： 請購部門經(jīng)辦人簽字：倉庫管理員簽字：注：倉庫管理員需要根據(jù)管家婆系統(tǒng)生成的入庫記錄，填寫系統(tǒng)編號。附件3 復旦大學管理學院存貨領(lǐng)用表日期部門經(jīng)費來源序號存貨名稱數(shù)量單價金額12345678910用途備注經(jīng)辦人： 系主任/部門主任：倉庫管理員：附件4復旦大學管理學院盤存表序號存貨名稱規(guī)格型號實盤數(shù)量1234567891011121314151617181920倉庫管理員： 監(jiān)盤人：盤點日期：分管院長：附件5：復旦大學管理學院存貨盤點差異表倉庫管理員： 采購