職業(yè)學院檔案資料管理辦法

1、第4頁 共4頁職業(yè)學院檔案資料管理方法職業(yè)學院檔案資料管理方法為使我校檔案、資料管理標準化，標準化，充分發(fā)揮檔案資料在教學、科研、管理等各項工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、高等學校檔案管理方法及學校的相關(guān)要求，特制定本方法。一、目的任務檔案資料的搜集與管理工作是學校的重要根底工作之一。學校在教育教學中形成的有保存價值的文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料,是學校辦學的珍貴歷史記錄。學校檔案按照統(tǒng)一管理，分級負責的原那么，對學校在招生、教學、科研、管理中形成的文書檔案由學校綜合檔案室統(tǒng)一管理。不準分散保存，確保檔案完好、準確、平安，更好地為教育教學效勞。二、管理機構(gòu)及職責1學校成立

2、檔案管理工作指導小組，由院長任組長，院辦主任為副組長，成員由院辦及相關(guān)職能部門的負責人組成。在院辦下設學校綜合檔案室，裝備專職檔案管理人員。各系部、處設一名兼職檔案管理員,負責部門的文檔資料搜集、整理、移交，學校各單位應當在每學期期末第十九周前移交檔案，學校綜合檔案室在第二十周完成整理歸檔工作。2綜合檔案室的主要職責：1對學校各系部處形成的文件材料，教育教學活動中產(chǎn)生的文字、聲像、圖片的搜集、整理、立卷、歸檔。2編制年度檔案工作統(tǒng)計表，對不同保管期的檔案進展鑒定；對無保存價值、保管期限已到的檔案,報檔案管理工作指導小組批準后進展清理銷毀。3嚴格執(zhí)行保密制度，維護檔案的真實性、歷史性、完好性與平

3、安。4及時辦理上級業(yè)務主管部門及指導交辦的有關(guān)檔案業(yè)務工作。5檔案專兼職人員要認真學習貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法、高等學校檔案管理方法及上級的相關(guān)規(guī)定，不斷進步檔案的科學管理程度，做好檔案管理工作。三、立卷歸檔流程。1、形成與積累。學校各職能部門和教學單位均為立卷單位，分工歸口立卷。每個職能部門應根據(jù)本部門歷年文件材料形成的規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生的內(nèi)容，參照附件，編制案卷目錄。各兼職檔案人員在平時要嚴格按文書處理制度做好資料的搜集工作，根據(jù)案卷目錄分別歸卷。2、立卷。立卷的原那么：按內(nèi)容、時間、重要程度和材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)絡，適當照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面反映學

4、校各方面真實相貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原那么。各部門兼職檔案員按文檔卷類目將文件收齊歸卷，并對文件進展調(diào)整，檢查是否搜集齊全完好、案卷之間材料歸卷是否統(tǒng)一、各案卷中材料保存價值是否有差異。案卷材料數(shù)量一般不超過20_頁，對同一問題材料數(shù)量多的，宜酌情適當分卷，內(nèi)容單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。3、卷內(nèi)材料。卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的順序排列；檔案材料紙張一律用A4紙，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面；對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進展加邊、修補和裱糊，

5、對較大的表格，要適當?shù)卣郫B；撤除文件材料上的金屬物；按順序排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側(cè)的下角；擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過50字，一般包括責任者、時間、文件主要內(nèi)容、文種和保存期限等；各卷均要填寫卷內(nèi)目錄及備考表；裝訂要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。4、驗收歸檔。學校各職能部門搜集、整理的檔案材料按學期移交，各級檔案材料于每學期期末第十九周之前完成交接驗收工作。移交檔案時，移交雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否齊全完好，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應回絕接收，并限期改正補交；移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、分類方法及搜集的內(nèi)容。學校搜集檔案資料的內(nèi)容按高等學校檔案實體分類法的要求并結(jié)合我校的實際進展搜集。見附表五、檔案的借閱。凡因工作需要必須查閱學校檔案，均應按規(guī)定辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記