融資租賃公司檔案管理辦法

1、XXX有限公司檔案管理辦法XXX有限公司檔案管理辦法XXXXXXXX有限公司檔案管理制度于2018年04月03日制訂，本管理辦法自 2018年04月03日起正式實(shí)施。版本編制人/修訂人艾更描述日期1.0楊柯初始制定2018.04.031 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxX限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法目 錄 TOC o 1-5 h z 第一章總則3第二章名詞解釋3第三章職責(zé)權(quán)限4第四章檔案管理流程4第五章檔案管理內(nèi)容5- -第六章電子檔案歸檔7第七章獎(jiǎng)懲 7第八章附則8,附件92 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxx

2、Xt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法正文內(nèi)容第一章總則第一條 目的 為規(guī)范XXXXXXXX有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”、“XXXXXX”）檔案資料的管理，使檔案在暫存、打包、郵寄、保管、借閱、調(diào)檔、交接等環(huán)節(jié)減少錯(cuò)誤、提高工 作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 適用范圍 本辦法適用公司融資租賃業(yè)務(wù)的檔案管理，包含租前審核、租后管理、結(jié)清資料的歸檔。第三條 管理要求 檔案管理要求真實(shí)、完整、規(guī)范、及時(shí)和保密。第二章名詞解釋第四條檔案本辦法涉及的檔案是指承租人所提交及簽署的所有紙質(zhì)資料及對(duì)應(yīng)電子資料，其中紙質(zhì)資料包含但不限于：承租人進(jìn)件資料、車(chē)

3、輛資料、合同資料等；電子資料除上述紙質(zhì)資料掃描件外，還包括評(píng)估、信審、放款等各審批節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)和郵件截屏。第五條 承租人資料 是指承租人身份證復(fù)印件、銀行卡復(fù)印件、銀行流水、個(gè)人征信報(bào)告原件等業(yè)務(wù)受理資料。如承租人是法人的，則包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、開(kāi)戶(hù)許可證復(fù)印件、 稅務(wù)登記證復(fù)印件等資料。第六條 車(chē)輛信息資料是指車(chē)輛登記證、車(chē)輛鑰匙、保險(xiǎn)單據(jù)、購(gòu)車(chē)發(fā)票、車(chē)輛評(píng)估照片等和車(chē)輛相關(guān)的資料或物件。第七條 合同資料 是指主合同、抵押合同、業(yè)務(wù)申請(qǐng)表、車(chē)輛交接單、保險(xiǎn)變更等相關(guān)文件。第八條暫存管理指城市服務(wù)部對(duì)承租人所提交及簽署的資料進(jìn)行暫時(shí)性存放、保管等行為3 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxx

4、xX限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法第九條郵寄管理指城市服務(wù)部對(duì)承租人基于此次業(yè)務(wù)所提交或簽署的資料進(jìn)行分類(lèi)、打包、郵寄等行為第三章職責(zé)權(quán)限第十條職責(zé)權(quán)限一、城市服務(wù)部客服崗（一）客服崗負(fù)責(zé)對(duì)承租人信息資料、車(chē)輛資料、合同資料等進(jìn)件及放款資料的收集、暫存、郵寄，對(duì)承租人檔案的真實(shí)性、完整性及合規(guī)性負(fù)責(zé)；（二）對(duì)承租人的電子檔案進(jìn)行維護(hù)、管理，對(duì)承租人電子檔案的真實(shí)性、完整性及安 全性負(fù)責(zé)。二、公司資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗（一）負(fù)責(zé)對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)檔案管理工作進(jìn)行日常督導(dǎo)， 負(fù)責(zé)所有紙質(zhì)和電子檔案的保存、 管理、維護(hù)等工作。對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、

5、合規(guī)性負(fù)責(zé)；（二）負(fù)責(zé)檔案管理制度、流程的制定、修訂及監(jiān)督實(shí)施。三、公司服務(wù)督導(dǎo)崗負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)檔案管理工作的監(jiān)督檢查， 對(duì)城市服務(wù)部進(jìn)行督導(dǎo)、檢查、盤(pán)點(diǎn)、考核, 對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。第四章檔案管理流程第十一條歸檔時(shí)效 公司各城市服務(wù)部客服崗及權(quán)證管理崗需嚴(yán)格按照 XXXXXX檔案歸檔資料清單（見(jiàn)附件1）,于每月5號(hào)前完成上一個(gè)月檔案的全部歸檔工作；第十二條歸檔流程承租人檔案歸檔流程詳見(jiàn)附件24 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法第十三條 租賃期滿(mǎn)后資料退還 承租人租賃期滿(mǎn)之后

6、，需在10個(gè)工作日內(nèi)將機(jī)動(dòng)車(chē)登記 證、車(chē)輛備用鑰匙、保險(xiǎn)單據(jù)原件（如有）等車(chē)輛資料退還給承租人。第十四條權(quán)證退還流程圖（詳見(jiàn)附件3）第五章檔案管理內(nèi)容第十五條 合同簽署要求城市服務(wù)客服崗在與承租人簽約時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)簽約要求 執(zhí)行：（一）主合同、抵押合同、車(chē)輛交接單、業(yè)務(wù)申請(qǐng)表等合同相關(guān)文件需保留原件；（二）簽字不能潦草無(wú)法識(shí)別；合同資料的填寫(xiě)項(xiàng)不得缺失、更改，不得代簽；（三）簽名與手印不可重疊；（四）承租人郵寄地址需詳細(xì)能準(zhǔn)確定位。第十六條資料完整及合規(guī)性要求簽約完成后應(yīng)按公司進(jìn)件標(biāo)準(zhǔn)檢查承租人資料完整性及合規(guī)性，紙質(zhì)檔案應(yīng)與上傳審核通過(guò)的電子版檔案內(nèi)容一致，不得將無(wú)效合同郵寄至權(quán)證管理

7、崗。第十七條 檔案暫存管理 檔案檢驗(yàn)完成后郵寄前，應(yīng)在當(dāng)天下班前將檔案裝進(jìn)檔案袋保存， 不同承租人的檔案資料分別裝進(jìn)不同的檔案袋，檔案袋上需用黑色簽字筆清楚工 整填寫(xiě)承租人姓名、合同編號(hào)、產(chǎn)品名稱(chēng)、簽署地、業(yè)務(wù)所屬大區(qū)、簽約日期。不得在檔案袋上填寫(xiě)除以上規(guī)定信息外的其他信息，且檔案袋上的信息必須與袋 內(nèi)檔案一致，不得存在錯(cuò)誤編號(hào)或錯(cuò)別字。第十八條歸檔要求公司承租人的檔案資料由資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗歸檔，以確保檔案的安全性。城市客服崗針對(duì)歸檔部門(mén)不同的產(chǎn)品名稱(chēng)需分開(kāi)檔案袋存放郵寄，并附上郵寄明細(xì)表（詳見(jiàn)附件4）5 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄

8、襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法第十九條郵寄分類(lèi)要求郵寄需要按照合同簽署時(shí)間打包郵寄。如有后補(bǔ)的承租人檔案不能混在一個(gè)包裹中郵寄。第二十條郵寄時(shí)間要求 城市服務(wù)部客服崗在每周一郵寄上周已放款成功的承租人檔案，按郵寄明細(xì)表順序排列，在郵寄前應(yīng)檢查檔案的完整性及合規(guī)性， 核實(shí)無(wú)誤后在 合同郵寄明細(xì)表（見(jiàn)附件4）中經(jīng)辦人處簽字確認(rèn)，將檔案及紙質(zhì)版合同郵寄明細(xì)表裝入質(zhì)量和密封性完好的箱內(nèi)一并郵寄。第二十一條 郵件提前告知 寄合同前需按照流程向上一級(jí)發(fā)送電子檔 合同郵寄明細(xì)表（見(jiàn) 附件4）,告知資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗郵寄內(nèi)容，以便權(quán)證管理崗能及時(shí)對(duì)合同 進(jìn)行查收、歸檔。（郵件格式見(jiàn)附件

9、5）第二十二條檔案存放放檔案的柜子要用專(zhuān)業(yè)的檔案柜，柜內(nèi)需保證清潔干燥應(yīng)做到六防一 控。六防指：防火、防盜、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠，一控指：控制濕度。第二十三條檔案柜鑰匙保管檔案柜鑰匙由公司資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗保管，所有檔案的入柜、出柜需由權(quán)證管理崗操作，此責(zé)任人對(duì)檔案的安全性負(fù)直接責(zé)任。第二十四條檔案借調(diào)或借閱檔案屬于公司機(jī)密，承租人的檔案借調(diào)或借閱只針對(duì)承租人本人、公司工作人員。若是承租人本人有此需求，應(yīng)通過(guò)城市服務(wù)部客服崗發(fā)送郵 件申請(qǐng)，經(jīng)城市服務(wù)部城市經(jīng)理同意后，轉(zhuǎn)發(fā)至資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人并抄送權(quán)證管 理崗，待資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人審批同意后方可借調(diào)或借閱； 若是公司工作人員由于 工作需要，需借

10、調(diào)或借閱檔案的，需由需求人本人發(fā)送郵件申請(qǐng)，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé) 人同意后，轉(zhuǎn)發(fā)至資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人并抄送權(quán)證管理崗，待資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人審 批同意后方可借調(diào)或借閱。第二十五條借調(diào)或借閱記錄單借調(diào)人需按權(quán)證管理崗發(fā)放的制式的檔案借調(diào)及借閱審批記錄單（附件6）認(rèn)真填寫(xiě)所借資料、用途說(shuō)明、借調(diào)或借閱期限，借調(diào)或借6 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法閱人必須按期歸還所借檔案資料，最長(zhǎng)借調(diào)或借閱期限為七個(gè)工作日，如超過(guò)期限，請(qǐng)?jiān)俅翁顚?xiě)辦理借調(diào)手續(xù)。借調(diào)或借閱檔案嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人。第六章電子檔案歸檔第二十六條 電子檔

11、案 是指承租人從進(jìn)件、評(píng)估、考察（如有）、審批、抵押、到放款所有流 程環(huán)節(jié)中的資料掃描件，即客服崗發(fā)送給信審的“城市 +客戶(hù)姓名+產(chǎn)品類(lèi)型金 額”壓縮包及客服崗發(fā)送給運(yùn)營(yíng)支持崗的“客戶(hù)姓名 +合同編號(hào)”壓縮包，需以“城市服務(wù)部-承租人姓名-產(chǎn)品名稱(chēng)-合同編號(hào)”的命名要求，以壓縮包的形式 進(jìn)行保存。第二十七條電子檔案管理城市服務(wù)部均配備移動(dòng)硬盤(pán)：城市服務(wù)部客服崗需在當(dāng)天下班前 將成功簽約承租人的電子版檔轉(zhuǎn)存至移動(dòng)硬盤(pán)， 硬盤(pán)由城市服務(wù)部客服崗進(jìn)行保 管。第二十八條監(jiān)督檢查公司資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗對(duì)城市服務(wù)部的電子檔案管理情況進(jìn)行不 定期的抽調(diào)、檢查，并可要求各地上傳電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)、查驗(yàn)；公司運(yùn)

12、營(yíng)管理 部服務(wù)督導(dǎo)崗應(yīng)對(duì)城市服務(wù)部的電子檔案資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督。第二十九條資料后補(bǔ)對(duì)于承租人簽約前有需后補(bǔ)的資料，在資料補(bǔ)齊后必須及時(shí)將掃描件 歸入到此承租人的電子檔壓縮包。第七章獎(jiǎng)懲第三十條如違反本管理辦法將按員工合規(guī)手冊(cè)中相關(guān)規(guī)定對(duì)直接經(jīng)辦人和上一級(jí)管理者追究相關(guān)責(zé)任。7 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法第八章附則第三十一條 本管理辦法自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜及理解歧義，最終解釋權(quán)歸XXXXXX資產(chǎn)管理部所有。8 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授

13、權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法附件1XXXXXX檔案歸檔資料清單融資租賃存檔資料類(lèi)別名稱(chēng)簽訂份數(shù)（份）里祖人笛 存（份）及廣官理都笛仔 （份）鄴奇及科 請(qǐng)勾連備注合同資料汽車(chē)融資租賃業(yè)務(wù)主合同2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)汽車(chē)抵押合同2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)車(chē)輛交接單2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)租賃支付表2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)所有權(quán)轉(zhuǎn)移證明租金調(diào)整通知書(shū)（非必需）2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)2原+1復(fù)1原1原+1復(fù)承租人資料融資租賃業(yè)務(wù)申請(qǐng)表1原+1復(fù)/1原+1復(fù)身份讓+銀行卡復(fù)印件（簽名 +手 ?。?原/1原征信報(bào)告（非必需）1原/1原通話(huà)詳單或手抄聯(lián)系方式1原1

14、原銀行流水（非必需）1復(fù)/1復(fù)社保/公積金/房產(chǎn)資料（非必需）1復(fù)/1復(fù)其他增信材料1復(fù)/1原車(chē)輛資料機(jī)動(dòng)車(chē)登記證1原+1復(fù)/1原+1復(fù)有內(nèi)容貢 復(fù)印車(chē)輛評(píng)估報(bào)告1原+1復(fù)1原+1復(fù)備用鑰匙1原/1原行駛證1復(fù)/1復(fù)交強(qiáng)險(xiǎn)保單1原/1原商業(yè)險(xiǎn)保單1原/1原人車(chē)合照1原/1原承諾函1原/1原股東擔(dān)保決議書(shū)1原/1原連帶責(zé)任保證書(shū)1原/1原丑保人（如 有）個(gè)人擔(dān)保身份證/臨時(shí)身份證復(fù)印件1復(fù)/1復(fù)戶(hù)口本/居住證復(fù)印件1復(fù)/1復(fù)收入類(lèi)證明（非必需）一1復(fù)/1復(fù)征信報(bào)告1原/1原銀行流水1原/1原公司擔(dān)保營(yíng)業(yè)執(zhí)照1復(fù)/1復(fù)企業(yè)資產(chǎn)類(lèi)證明1原/1原法定代表人/實(shí)際控制人/公司對(duì) 公銀行流水1原/1原自然

15、人/公司連帶責(zé)任擔(dān)保函1原/1原（原件表示為“原”，復(fù)印件表示為“復(fù)”）9 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxX限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法附件2融資租賃業(yè)務(wù)檔案歸檔流程圖融資租賃業(yè)務(wù)檔案歸檔流程客服崗權(quán)證管理崗開(kāi)虻青五落理木隹?jī)?nèi)所稗承運(yùn)入精安費(fèi)同郎怦建其，獲不粉競(jìng)由;需赳央材料下周一幣寄至權(quán)WT現(xiàn)屬井也送帝青部件收到快遞，技華度歸檔材料清單歸楂完成國(guó)復(fù)的也端認(rèn)無(wú)課域荒10 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法附件3結(jié)清承租人

16、權(quán)證退還流程圖結(jié)清承租人權(quán)證退還流程圖開(kāi)始客服崗城市經(jīng)理權(quán)證管理崗資產(chǎn)安全部負(fù)責(zé)人般回轉(zhuǎn)回收到！V明圖復(fù)的推 考研也工后，珊 認(rèn)結(jié)清款礁已成功 比理，在也件基 虹上境趨由證退 還中酒任到快遞.檢查快澧費(fèi)叫無(wú)俁回復(fù)ET怦珊認(rèn)勝劑.號(hào)我餐記隹.*ff 氈起L保建金（如 喜；寄出.向客源 崗發(fā)逆快三R息甑 怦.無(wú)誤京證退還承芽人11 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法附件4合同郵寄明細(xì)表廳P服務(wù)部承租人姓名合同編號(hào)簽約日期備注12345678910經(jīng)辦人簽名：日期：12 / 14本頁(yè)內(nèi)容知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬 xxxxxxxXt限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可，不得復(fù)制抄襲，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)追究法律責(zé)任。XXX有限公司檔案管理辦法附件5郵寄合同郵件報(bào)備格式發(fā)件人城市服務(wù)部客服崗收件人公司資產(chǎn)管理部權(quán)證管理崗抄送資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人/服務(wù)督導(dǎo)崗/大區(qū)資產(chǎn)安全崗/對(duì)應(yīng)城市經(jīng)理主題【合同郵寄】城市+份數(shù)+寄出日期正文（XX服務(wù)部）于（時(shí)間