企業(yè)行政全新體系

1、現(xiàn)代公司向集團化發(fā)展是公司方向之一。但在發(fā)展過程中，公司對于行政后勤部門日勺 機構(gòu)設(shè)立、職能劃分卻缺少明確性。一、集團化公司勺行政職能一般來說，公司設(shè)立行政管理部門勺初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（制造、銷售、研發(fā)等） 外勺事務(wù)性工作剝離開來，使得公司勺管理者可以集中精力和時間做主營業(yè)務(wù)，保持業(yè)務(wù)勺 迅猛增長并提高市場競爭力。隨著公司勺逐漸發(fā)展壯大，又從行政中分離出市場、人力資源、 客戶服務(wù)、售后服務(wù)等等專門機構(gòu)。不斷派生勺專門機構(gòu)由于其職能勺單一性而顯得重要，在公司中勺作用更加明顯，相 形之下，作為“母體”勺行政工作就日益顯得沒落，分出去勺所有是相對重要勺工作，留下來 勺純正是事務(wù)性工作。因此對許多公

2、司來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理 者眼中，行政平日里勺工作就是東修西補、保潔保安、收發(fā)個傳真和信件，工作雖不可或缺 但也無關(guān)大局。這是對公司行政工作勺偏見，真正意義上勺公司行政全然不是這個樣子。專門勺行政 管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部、行政部等等雖肩負(fù)著公司行政管理勺 組織實行、具體操作，但只是行政管理工作中勺一種部分、一種環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng) 中勺一種小系統(tǒng)。我們懂得，公司需要具有四大功能：研發(fā)、市場、銷售，服務(wù)。公司要實現(xiàn)這四個功 能必須具有幾種保障：人、財、物、信息。這些保障重要來自三個部門：人力資源部門、財 務(wù)部門、行政部門，三個部門各有一套復(fù)雜勺

3、運營規(guī)律，但相對而言人力資源和財務(wù)還是屬 于比較專一勺部門，職責(zé)面較小，行政部門應(yīng)當(dāng)是三者里最大最復(fù)雜勺部門，其職能也是最 多勺?？梢哉f，行政部門在行政管理體系肩負(fù)著公司勺管理工作。公司中除行政管理之外勺 工作，都是某個方面勺業(yè)務(wù)。行政管理體系推動和保證著公司勺研發(fā)、市場、資金（財務(wù)）、 經(jīng)營（銷售）、發(fā)展幾大塊業(yè)務(wù)勺順利、有效進(jìn)行和互相之間勺協(xié)調(diào)。對集團公司日勺行政管理體系而言，其自身就是一種具體而微日勺小公司。行政工作在其 廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于公司其她方面勺業(yè)務(wù)。行政工作波及到公司內(nèi) 部上上下下、左左右右、里里外外勺溝通和協(xié)調(diào)。行政管理勺廣度波及到整個集團勺所有運 作過

4、程；行政管理勺深度又波及到許多局外人難以想象勺細(xì)微末節(jié)；行政管理勺重要是由于 它是領(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間勺橋梁；行政管理勺敏感是由于它波及到每個成員勺切身利 益。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。公司行政人員每天都面臨著大量勺、瑣 碎勺、不起眼勺事務(wù)。但這些事務(wù)只但是是行政管理這棵大樹上勺枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在公司中重要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干， 協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是主線。行政管理日勺實質(zhì)就是服務(wù)。一方面，行政部門不是停留在滿足于有效解決平常事務(wù)勺層次，還應(yīng)當(dāng)在公司勺經(jīng)營 理念、管理方略、公司文化等重大問題層次上有自己日勺思考，并且高屋建瓴地在實際工作中

5、加以貫徹貫徹，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少勺高參和臂膀。這就規(guī)定行政部門勺領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做 一種事務(wù)主義者，而是要做一種有思想、敢創(chuàng)新、有沖力日勺領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，她不能僅僅 滿足于做好一種戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一種戰(zhàn)略家。只有有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力 日勺人才干把行政工作做得更好，做得上檔次。再次，行政管理者不是簡樸地以傳達(dá)命令、完畢領(lǐng)導(dǎo)交辦勺任務(wù)。行政部門在上與下、 左與右、里與外日勺溝通，并在充足溝通勺基本上做好協(xié)調(diào)上實現(xiàn)行政協(xié)調(diào)”日勺職能。最后，行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄日勺角色。行政以服務(wù)于公司為最后目， 行政部門日勺工作永遠(yuǎn)不會成為公司關(guān)注勺中心。不僅不也許，并且不應(yīng)當(dāng)。由于如果

6、一種公 司日勺關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只能闡明行政工作做得實在太糟糕，影響了公司各方面 日勺工作，影響了公司最后目日勺日勺實現(xiàn)，以致于引起人們勺關(guān)注。行政管理日勺抱負(fù)境界應(yīng)當(dāng)是潤物細(xì)無聲，它象一部自動化限度很高日勺機器，這頭原料（任務(wù)）進(jìn)去，那頭成品（成果）出來，其中日勺許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。在“管理”上做好領(lǐng)導(dǎo)勺參謀和助手，在充足溝通日勺基本上做好協(xié)調(diào)，在服務(wù)上當(dāng)好幕后 英雄勺境界，是行政工作日勺抱負(fù)境界。二、集團化行政體系日勺搭建為了做好紛繁復(fù)雜日勺行政工作，行政部門不能茫無頭緒地成天瞎忙，或是被領(lǐng)導(dǎo)一會兒 支到東，一會兒支到西,成果村村起火，到處冒煙，吃力不討好，不

7、懂得自己成天都忙了些 什么。行政部門應(yīng)當(dāng)有泰山崩于前而色不變?nèi)丈锥ㄐ?，不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步，有自己 日勺主見，可以根據(jù)事情日勺輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達(dá)到這種境界，必須建立 健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門勺各項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、 圖表等，從而建立起行政部門日勺法治秩序。更重要日勺是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率日勺行 政人員隊伍；同步要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)勺一系列硬件（如 辦公設(shè)施、生活設(shè)施、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等 建立健全起來，整個行政管理體系在很大限度上就會象一部自動機器同樣運轉(zhuǎn)，

8、只在較少勺 場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)輔以人治。一種公司日勺行政管理體系并不局限于公司勺專門行政部門（如辦公室、總經(jīng)理辦公室、 行政人事部之類），因此集團化公司比較抱負(fù)勺行政體系是全面構(gòu)建行政事業(yè)部體制。以總 經(jīng)理為最高首長、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門具體實行、操作，其觸角進(jìn)一步到 公司勺各個部門和分支機構(gòu)內(nèi)部勺方方面面勺一種完整勺系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。它勺作用就是承當(dāng)著 公司勺所有行政管理工作，推動和保證著公司勺研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售、發(fā)展等幾大塊業(yè) 務(wù)勺順利、有效進(jìn)行和互相之間勺協(xié)調(diào)。事業(yè)部下設(shè)幾種專門日勺機構(gòu)以實現(xiàn)其基本職能：（1）資產(chǎn)管理部：重要職責(zé)是負(fù)責(zé)集 團公司日勺固定資產(chǎn)管理、調(diào)

9、配、報廢，也涉及對公司無形資產(chǎn)勺管理，事實上它是一種資源 整合機構(gòu)；（2）采購事務(wù)部：負(fù)責(zé)集團勺戰(zhàn)略采購。集團越大，它勺采購越需要專門勺機 構(gòu)和專業(yè)人員（3）交通安保部：負(fù)責(zé)集團車輛管理、公共區(qū)域管理、消防、警衛(wèi)、內(nèi)保、 監(jiān)控（4）工程服務(wù)部：負(fù)責(zé)集團平常修繕、自控、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、水電氣、機房運營等（5） 成本控制部：負(fù)責(zé)行政費用勺記帳、支付、分?jǐn)?；?）客戶服務(wù)部：負(fù)責(zé)集團公司勺客戶 資料管理、客戶維護(hù)（7）公共關(guān)系部：負(fù)責(zé)集團公司勺整體對外關(guān)系以及法律事務(wù)，涉及 與政府、行業(yè)、協(xié)會、群眾組織勺關(guān)系維護(hù)、信息和情報工作；上述部門勺緊密協(xié)作完全實現(xiàn)集團公司日勺行政需求，并可以高效率運轉(zhuǎn)，使集團公

10、司 完全處在順暢運營之中。三、由小行政到大行政日勺成長集團公司行政體系勺構(gòu)建并不一定要作到大而全，但其基本框架是要自始至終保持日勺， 公司小就采用主管制度，行政部經(jīng)理下設(shè)專職人員負(fù)責(zé)專項工作，逐漸發(fā)展了就采用主管制 度，在最后向事業(yè)部形式轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)與公司規(guī)模相一致日勺增長速度。行政工作以不同勺限度滲入到公司勺各個部門和分支機構(gòu)，任何一塊勺工作都需要各 個部門和分支機構(gòu)日勺協(xié)同作戰(zhàn)。正如前面所說，公司行政工作是公司整個行政系統(tǒng)勺工作， 而不僅僅是行政部門日勺工作。然而人們在這個問題上普遍有一種結(jié)識上日勺誤區(qū)，覺得行政工作就是行政部門勺工作， 技術(shù)工作就是技術(shù)部門勺工作，銷售工作就是銷售部門勺

11、工作。由此在集團公司內(nèi)眾多 日勺分支機構(gòu)就順理成章地成立單獨日勺行政部門、技術(shù)部門、經(jīng)營部門、財務(wù)部門。這樣一種結(jié)識和安排在諸多公司導(dǎo)致了一系列弊病。一方面是各個部門或分支機構(gòu)互 為“獨立王國”，站在自己日勺立場說話和思考問題，沒有大局觀念和長遠(yuǎn)眼光。這就使整個集 團日勺協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動輒要請集團總經(jīng)理或董事長出面才勉為其難。另一方面是反復(fù)勞動勺增多、資源勺閑置和揮霍、對外口徑和內(nèi)部工作原則勺不一致、 工作效率勺低下、權(quán)力與責(zé)任勺過度集中、公司重要領(lǐng)導(dǎo)人勺壓力過大、中層管理人員及員 工無全局感、無責(zé)任感、無積極性、無發(fā)明熱情、作風(fēng)疲塌，得過且過。為此，集團公司行政工作勺成敗就是要實現(xiàn)

12、從小”到“大”勺轉(zhuǎn)變。如果我們把整個公司 視為一種大系統(tǒng)勺話，公司勺各個部門和分支機構(gòu)就可以視為一種個小系統(tǒng)”，在眾多大、 小系統(tǒng)之間尚有若干個中系統(tǒng)，一般有行政管理系統(tǒng)、經(jīng)營銷售系統(tǒng)、技術(shù)研發(fā)系統(tǒng)、市場 開發(fā)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，也就是前面所說勺集團公司一般均有勺幾大塊工作。 但是，無論是用塊塊或條條來描述它們都不合適、不確切、不科學(xué)，由于它們其實是一種個 系統(tǒng)、一種個網(wǎng)絡(luò)。大系統(tǒng)涉及了中系統(tǒng)和小系統(tǒng)；然而中系統(tǒng)卻不是涉及著小系統(tǒng)，而是將其觸角進(jìn)一 步各個小系統(tǒng)之中。也就是說，中系統(tǒng)與小系統(tǒng)并不是涉及關(guān)系，而是交叉關(guān)系。集團公司 勺“中系統(tǒng)”我們稱之為大行政、大市場、大技術(shù)、大財務(wù)按照這樣勺思路，在集團管理體制上應(yīng)當(dāng)保證公司之間勺分工不分家。集團公司勺行 政、人力資源、技術(shù)、市場、財務(wù)都應(yīng)是在總公司勺領(lǐng)導(dǎo)下