2022年文書管理制度

1、第PAGE6頁共NUMPAGES6頁2022年文書管理制度第一章總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進行，促進與提高_管理工作的效率，特制定本制度。第二條所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算等一切的公文和用書。第三條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長辦公室負責(zé)。其他部門的文書管理，也應(yīng)參照本制度。第二章文件的收發(fā)和催辦第四條對文件、信凼的處理，必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級機關(guān)、兄弟單位發(fā)來的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。第五條文件登記后，機要秘書應(yīng)即編號登記并在文件首頁加蓋

2、收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。第六條學(xué)院外出開會人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機要秘書登記，按文件的要求進行傳閱不得個人保存。第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報后應(yīng)立即指定專人辦理。如關(guān)系到二個以上業(yè)務(wù)部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天(特殊情況除外)。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門經(jīng)辦人員要征得院長辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。第八條各部門要指定專人負責(zé)收交、保管文件并負有催辦、督促、

3、保密、檢查的責(zé)任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負責(zé)并備查考。第九條機要員對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門對學(xué)院統(tǒng)一編號的文件要及時處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。第三章文件的借閱和清退第十條各部門有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級的文件，需經(jīng)院長辦公室處長同意后方可借閱。第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。第十二條嚴(yán)格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外，實行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度

4、將上年的文件進行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫出書面報告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。第四章文件的保管和歸檔第十三條凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：(1)上級機關(guān)來文，上級對學(xué)院報告、申請的批復(fù)；(2)學(xué)院發(fā)出的報告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、_、各類年報等；(3)學(xué)院黨代表會、團代會、學(xué)代會、學(xué)院黨政辦公會、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會、學(xué)院行政辦公例會、學(xué)院中層干部擴大會及各種專業(yè)會議記錄；(4)參加上級召開的各種會議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會上匯報發(fā)言材料等；(

5、5)反映學(xué)院先進人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；(6)反映學(xué)院有關(guān)獎懲的材料；(7)學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡報；(8)向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料等；(9)上級部門直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長辦公室由機要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。第五章文件立卷與銷毀第十四條立卷要求(1)文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；(2)按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時間順序排列，列好案卷目錄，清點案卷無誤后方可歸檔；(3)立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；(4)要堅持平時立卷與年終立

6、卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔；(5)上年度形成的文件材料，要求在下年度_月份以前整理完。_月份正式向檔案室移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。第十五條文件的銷毀(1)對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，院長辦公室機要員應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)；(2)經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由機要員和院辦主任在場負責(zé)銷毀。第六章文件傳閱第十六條傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。第十七條閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不影響他人傳閱，當(dāng)天閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應(yīng)責(zé)

7、成有關(guān)部門和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。第十八條閱文時不得抄錄全文，以防_。第十九條不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續(xù)。第二十條文件閱完后，應(yīng)送交機要員，避免橫傳，以便保管。第二十一條對于緊急文件要速閱速辦。2022年文書管理制度（二）根據(jù)金屬非金屬礦山安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范要求，為了保證標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)效力與效率、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量，制定本制度。一、建立文件控制的管理制度1、制定文件與資料的識別與控制制度，確保企業(yè)安全規(guī)章制度產(chǎn)生，使用、評審、修訂和控制的效力與效率。2、企業(yè)應(yīng)定期代號不定期對安全規(guī)章制度進行了評審，必要時予以修訂

8、或廢除。3、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件制定、評審與修訂過程應(yīng)有員工參與。4、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)分發(fā)到相應(yīng)的員工。5、標(biāo)準(zhǔn)化文件要求：標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)應(yīng)做到文件需求響應(yīng)及時，文件產(chǎn)生的流程暢通、用戶界面良好，文件分發(fā)充分，確保文件系統(tǒng)效力與效率；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權(quán)、準(zhǔn)批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性，確保系統(tǒng)文件控制效力；記錄控制系統(tǒng)包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等，以確保記錄控制系統(tǒng)效力；保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量。二、根據(jù)安全生產(chǎn)管理需求制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文主要安全生產(chǎn)規(guī)章制度包括：1、安全生產(chǎn)檢查制度2、安全教育培訓(xùn)制度3、重大危險源監(jiān)控制度4、重大隱患整改制度5、危險物品和物料管理制度6、職業(yè)危害預(yù)防制度7、特種作業(yè)管理與審批制度8、特殊工種管理制度9、事故與事件管理制度10、設(shè)備和設(shè)施安全管理制度11、安全生產(chǎn)檔案管理制度12、安全生產(chǎn)獎懲制度三、有效保留安全生產(chǎn)記錄安全生產(chǎn)記錄包括：1、管理評審報告2、事故、事件記錄3、風(fēng)險評價信息4、培訓(xùn)記錄5