2022年成本合約部檔案管理制度

1、第PAGE10頁(yè)共NUMPAGES10頁(yè)2022年成本合約部檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，特制定本制度。2、部門(mén)檔案，是指部門(mén)接收、制作、載錄以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)部門(mén)工作有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、承辦人員應(yīng)保證檔案資料的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。二、資料的收集管理1、部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的管理。2、文件的收集由部門(mén)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審閱后歸檔。三、歸檔內(nèi)容歸檔內(nèi)容1、對(duì)

2、外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。2、各種重要的會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3、本部門(mén)牽頭與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。4、本部門(mén)參與會(huì)簽的各種文件，包括招投標(biāo)文件、工程變更、簽證、工作聯(lián)系單等與成本相關(guān)的各種文件材料。5、本部門(mén)的各種預(yù)結(jié)算以及審計(jì)材料，與協(xié)作單位業(yè)務(wù)對(duì)接的各種材料。四、歸檔要求檔案質(zhì)量總的要求是。遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，分類(lèi)建立檔案目錄，便于保管、利用及查閱。類(lèi)別歸檔具體要求合同1、所簽訂合同的份數(shù)及頁(yè)碼應(yīng)齊全完整；2、與合同相關(guān)的資料一起存檔；3、按年度建立合同檔案；4、按編號(hào)排序，

3、便于查找公文公文完整；按年度歸檔；保留收發(fā)憑證并一并歸檔；與公文有關(guān)的資料一并歸檔預(yù)結(jié)算資料齊全完整；與合同及各項(xiàng)簽證一并歸檔；按數(shù)序編號(hào)；按年度歸檔其他資料齊全完整；關(guān)聯(lián)性資料一并歸檔；按年度歸檔；按順序編號(hào)歸檔五、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、部門(mén)檔案只有內(nèi)部人員可以借閱，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2、建立檔案出入臺(tái)賬，建立借、查、閱登記簿；檔

4、案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。2022年成本合約部檔案管理制度（二）一、工作職責(zé)(一)參與工程招、投標(biāo)工作，編制送達(dá)投標(biāo)

5、書(shū)。(二)根據(jù)施工圖編制施工概、預(yù)算，施工主要機(jī)具、設(shè)備、材料數(shù)量、并提出產(chǎn)值計(jì)劃。(三)參預(yù)各項(xiàng)工程承包、發(fā)包訂貨及增補(bǔ)類(lèi)的合同文書(shū)，并在合同批準(zhǔn)生效后監(jiān)督其執(zhí)行情況。(四)配合有關(guān)部門(mén)增補(bǔ)洽商合同事宜。(五)對(duì)經(jīng)營(yíng)文件、臺(tái)帳單據(jù)及原始資料的歸檔管理。(六)竣工后，負(fù)責(zé)與建設(shè)單位、審計(jì)單位決算審核工作。(七)在公司的領(lǐng)導(dǎo)下探索新的經(jīng)營(yíng)渠道、運(yùn)行機(jī)制和發(fā)展新的經(jīng)營(yíng)理念，努力拓展建筑市場(chǎng)。二、工程招、投標(biāo)管理(一)接到招投標(biāo)文件后預(yù)算部門(mén)應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件的要求，認(rèn)真審圖。(二)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)概、預(yù)算人員提供數(shù)據(jù)，認(rèn)真討論、分析、提出報(bào)價(jià)方案，由公司領(lǐng)導(dǎo)_進(jìn)一步研究報(bào)價(jià)決策，使之最后

6、定案。(三)報(bào)價(jià)和誤差率(定額、缺項(xiàng)、新工藝、新材料和設(shè)備價(jià)，招標(biāo)文件未注明外)不得低于標(biāo)底_%，不得高于標(biāo)底。(四)按招標(biāo)文件的時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)送報(bào)招標(biāo)單位。(五)投標(biāo)書(shū)字跡要工整(用仿宋體)，填寫(xiě)內(nèi)容齊全，加蓋公章；投標(biāo)文件要有目錄，封袋要規(guī)范，要蓋齊縫章，并派專(zhuān)人送達(dá)在招標(biāo)文書(shū)規(guī)定時(shí)間之前辦理完畢。(六)工程接到中標(biāo)通知書(shū)后由成本合約部起草工程承包范圍，合同條款應(yīng)內(nèi)容齊全，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，合同經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可對(duì)外辦理簽訂。(七)合同簽字生效后，在主管和總經(jīng)理的主持下，向各部門(mén)及履行合同單位進(jìn)行全面交底。三、承包合同管理(一)工程承包合同的基本條件和內(nèi)容：1.工程名稱(chēng)和地點(diǎn)。2.承包方式，范圍和內(nèi)容

7、。3.開(kāi)竣工日期。4.工程質(zhì)量、保修期和保修條件。5.工程價(jià)款的支付、結(jié)算方式和竣工驗(yàn)收辦法。6.工程造價(jià)。7.設(shè)計(jì)文件及概、預(yù)算技術(shù)資料提供的日期。8.材料、設(shè)備供應(yīng)方式。9.雙方協(xié)作的事項(xiàng)。10.獎(jiǎng)懲條款。11.其它。(二)工程中特殊情況需要明確的問(wèn)題，應(yīng)在承包合同中明確以利雙方共同履行。(三)承包合同必須采取書(shū)面形式(合同的附件)，合同的附件主要包括：1.工程概算和中標(biāo)通知書(shū)。2.甲方供應(yīng)的材料、設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量和到貨的時(shí)間表。3.甲方分包工程的質(zhì)量要符合國(guó)家、地方規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)間應(yīng)滿(mǎn)足現(xiàn)場(chǎng)要求，建立應(yīng)明確配合費(fèi)用。4.建筑法不允許甲方支解單項(xiàng)工程和提供材料。這是考慮甲、乙雙方關(guān)系

8、，但是要在合同附加協(xié)議中明確，凡支解分包的單項(xiàng)要服從整體的管理。(四)簽定承包合同的原則：1.遵守國(guó)家法律、法令，符合國(guó)家政策。2.符合平等互利、協(xié)商一致的原則。3.所承包的工程，必須在開(kāi)工前簽定承包合同。4.當(dāng)事人雙方，均應(yīng)有法人資格和履行合同的能力。5.施工圖和技術(shù)資料要齊全。6.施工的準(zhǔn)備條件基本具備。(五)承包合同工期確定，確定合同工期要根據(jù)工期定額和業(yè)主及總包單位，總工期的要求并確定獎(jiǎng)懲條款，搶工期的工程要提出搶工費(fèi)。(六)延長(zhǎng)合同工期的原則：1.凡屬甲方責(zé)任，未按合同規(guī)定提供施工圖、技術(shù)資料、材料、設(shè)備或其它原因，如結(jié)構(gòu)變更、增加面積造成工程拖延，可補(bǔ)辦工期順延手續(xù)。2.發(fā)生不可抗

9、拒力，而造成工期順延的，可辦理延長(zhǎng)手續(xù)。(七)在承包合同的實(shí)施期間，應(yīng)按職責(zé)分工，將發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出解決問(wèn)題的建議和辦法，使合同的履行率不斷提高。(八)承包合同正本兩份，副本四份，甲乙雙方各持正本一份，副本兩份，公司留合同正本一份，由綜合辦公室存檔，并轉(zhuǎn)成本合約部、工程部、項(xiàng)目部各一份副本(或復(fù)印件)，便于掌握?qǐng)?zhí)行。四、分包合同管理(一)施工隊(duì)伍的選擇應(yīng)選管理水平較高，技術(shù)力量較強(qiáng)，資質(zhì)合格證件齊全的隊(duì)伍，并有兩支以上隊(duì)伍參與競(jìng)標(biāo)，自己家施工，也同樣選擇兩個(gè)以上項(xiàng)目經(jīng)理部進(jìn)行競(jìng)標(biāo)，優(yōu)勝劣汰。(二)人工費(fèi)應(yīng)由成本合約部根據(jù)定額人工費(fèi)及市場(chǎng)價(jià)格測(cè)定，增加管理費(fèi)用及經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)一次性包

10、死。(三)合同內(nèi)容：1.質(zhì)量要求。2.安全文明施工的現(xiàn)場(chǎng)要求。3.工期要求。4.結(jié)構(gòu)裝修水電不是同一支隊(duì)伍，施工應(yīng)注明施工范圍，界線、配合條件。5.材料節(jié)約，周轉(zhuǎn)材料使用另行簽訂合同(由計(jì)材科施工前辦理)，內(nèi)部、外施同樣要求先辦手續(xù)后施工。6.臨設(shè)要明確，采取一次包死，或執(zhí)行定額人工費(fèi)的辦法。7.違約責(zé)任，獎(jiǎng)懲條款。8.爭(zhēng)議的處理。五、概、預(yù)算編制管理(一)建筑_工程概、預(yù)算和施工圖預(yù)算的編制依據(jù)1.工程部提供的會(huì)審施工圖紙(含詳圖和圖集)一次性洽商或初審變更。2.施工_設(shè)計(jì)或施工方案。3.現(xiàn)行的建筑_概、預(yù)算定額和材料預(yù)算的價(jià)格以及有關(guān)收費(fèi)定額，并參考市場(chǎng)價(jià)格。(二)建筑_工程的概、預(yù)算及施

11、工圖預(yù)算的內(nèi)容和形式：1.預(yù)算封面。一般均應(yīng)填寫(xiě)建設(shè)單位、單位工程名稱(chēng)、結(jié)構(gòu)類(lèi)型、建筑面積、工程造價(jià)、單位造價(jià)、編制人、編制日期。2.編制說(shuō)明。簡(jiǎn)述編制依據(jù)、編制過(guò)程、工程的主要材料做法、檐高等，說(shuō)明本概、預(yù)算包含的范圍(外線工程要注明起止樁號(hào)，要有附圖)，材料調(diào)補(bǔ)價(jià)的截止日期及其他需要說(shuō)明的內(nèi)容。3.工程概預(yù)算書(shū)。4.工程費(fèi)用總表。5.經(jīng)濟(jì)分析總表。6.材料大分析及匯總表。7.暫估價(jià)的設(shè)備明細(xì)表。8.需訂合同的設(shè)備明細(xì)表。9.單位工程所需的全部材料預(yù)算書(shū)。(三)概、預(yù)算及施工圖預(yù)算的編制要求。1.計(jì)算工程量，工程量是編制工程預(yù)算的原始數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按照定額中各有關(guān)規(guī)定計(jì)算，計(jì)算條理要清楚，數(shù)字要

12、準(zhǔn)確，即將廢除定額制，按“工程量清單”，計(jì)價(jià)辦法，逐步過(guò)渡到與國(guó)際貫例接軌。目前公司承接的外墻保溫及涂料工程要算展開(kāi)面積。2.預(yù)算表格要格式化，專(zhuān)表專(zhuān)用，預(yù)算書(shū)的子目?jī)?nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全、正確、清潔、字跡清晰，單價(jià)套用合理價(jià)位，小計(jì)、合計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，預(yù)算員要學(xué)習(xí)微機(jī)應(yīng)用，而且熟練，否則不能勝任預(yù)算員崗位。3.按預(yù)算定額計(jì)算書(shū)，分部工程的材料用量及匯總表，預(yù)算書(shū)項(xiàng)目，凡定額范圍已經(jīng)包括的內(nèi)容，不允許單獨(dú)列項(xiàng)，既要防止少算、漏算又要防止巧列名目，高估冒算，預(yù)算的誤差率應(yīng)控制在_%以?xún)?nèi)。(四)編制概、預(yù)算及施工預(yù)算的時(shí)間要求(以接到被批準(zhǔn)的施工圖時(shí)間為準(zhǔn))，按下列時(shí)間提預(yù)算(按日歷天數(shù)計(jì)算)指全包工程。_公

13、共建筑(五)變更洽商辦理及申報(bào)1.為了正確使用反映工程造價(jià)，合理及時(shí)匯報(bào)企業(yè)收入，如有增減必須先辦洽商，有變更洽商必須增減預(yù)算，不簽洽商增減預(yù)算不予施工的原則。2.實(shí)行投標(biāo)包干的工程，既做包干以外的洽商增減帳，以及與甲方結(jié)算又要做包干范圍內(nèi)的洽商增減帳，以便內(nèi)部換算。3.變更洽商的記錄要完整，力求詳盡，數(shù)量、規(guī)格尺寸和改變理由，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，必要有附圖，包括由洽商變更引起相關(guān)的其他損失和處理方法，包括現(xiàn)場(chǎng)必須采取保護(hù)措施(如高壓線防護(hù)埋地電纜、靠近道路或民房保護(hù))，所發(fā)生的費(fèi)用洽商。4.洽商變更要經(jīng)甲方簽認(rèn)后，統(tǒng)一編號(hào)，應(yīng)在三日內(nèi)上報(bào)公司經(jīng)營(yíng)科，方便及時(shí)編制增減預(yù)算和工料增減數(shù)量，編制要求與施

14、工圖預(yù)算項(xiàng)目。(六)暫估價(jià)的辦理及申報(bào)1.凡屬于新技術(shù)、新材料以及材料預(yù)算價(jià)格的缺項(xiàng)，編制預(yù)算的可按暫估價(jià)(或甲方指定價(jià))列入預(yù)算，待竣工結(jié)算時(shí)按實(shí)際調(diào)整竣工結(jié)算，不得以暫估作為結(jié)算價(jià)。2.凡屬于甲方確認(rèn)的材料設(shè)備價(jià)格必須以書(shū)面形式取得甲方簽認(rèn)方可購(gòu)入，并申報(bào)部門(mén)經(jīng)理調(diào)整預(yù)算。六、竣工結(jié)算(一)竣工結(jié)算是落實(shí)企業(yè)收入，決定工程成本的最終階段，各項(xiàng)目部及時(shí)提供竣工結(jié)算依據(jù)。(二)竣工結(jié)算應(yīng)具備條件：1.工程項(xiàng)目已取得“單位工程竣工驗(yàn)收證明書(shū)”。2.概算書(shū)、變更洽商，增減預(yù)算已經(jīng)編完，并達(dá)到建設(shè)單位簽認(rèn)。_分包工程結(jié)算特殊材料，加工定貨以及調(diào)整鋼筋定額含量等已經(jīng)落實(shí)定案。4.概算中的暫估價(jià)、暫定價(jià)項(xiàng)目已按實(shí)際發(fā)生價(jià)格調(diào)整，其他應(yīng)收的費(fèi)用(如：加工費(fèi)、技術(shù)措施費(fèi)、現(xiàn)