XX公司接待流程及標準(圖示)

1、 公司商務接待流程及標準一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。二、范圍本標準適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、權(quán)責1、公司綜合辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的組織和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務，提供后勤保障。大型商務接待活動可由公司領(lǐng)導牽頭成立臨時工作組專題負責。2、公司各部門在接到重要來訪預約后，可報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應提前 2 天告知辦公室。3、未經(jīng)批準，任何部門不得擅自安排商務接待活動。特殊情況

2、下，可先行電話匯報，經(jīng)批準后執(zhí)行，并與2 日后補齊手續(xù)。四、接待原則1、對等接待、各負其責、相互配合的原則。接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務一流的原則。接待工作應規(guī)范服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思路、情感、業(yè)務的交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。3、統(tǒng)一標準、嚴格控制原則，按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行嚴格控制使用。商務接待費用原則上不得超過限額。五、接待標準一級接待標準：政府主要領(lǐng)導、行業(yè)主要領(lǐng)導及其他公司特邀貴賓。陪同人員：

3、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、相關(guān)部門負責人，必要時預約董事長陪同。1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、接待部門負責人根據(jù)情況在機場、高速路口、車站迎接，不需要去的可在集團總部迎接。在公司總部迎接，要注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應當由

4、尊而卑，按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3 秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。)2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、接待部門負責人陪同，由專業(yè)人員講解公司基本情況，到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。3、座談：辦公室確保公司環(huán)境和室內(nèi)衛(wèi)生良好、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。4、用餐標準：不設定標準，辦公室根據(jù)

5、情況合理安排。5、下榻賓館標準：四星級以上。6、用車標準：公司高級車輛，或租用高級車輛。7、交通標準：按來賓要求訂購，公司可承擔相關(guān)費用。8、辦公室根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提安排游覽路線及娛樂項目，公司可承擔相關(guān)費用。9、安保：按一級標準提前準備，布設形象崗、固定崗、巡視崗。其中門前巡視崗負責公司門口秩序、引導客人停車、為客人開關(guān)車門。場區(qū)巡視崗負責提前對參觀路線進行巡視，及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。參觀過程有保安全程陪同。10、禮品：不設定標準，辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標準：地方政府一般領(lǐng)導、行業(yè)組織一般領(lǐng)導、合作單位主要領(lǐng)導、公司特邀人員。陪同人員：副總經(jīng)理、

6、相關(guān)部門負責人，必要時預約總經(jīng)理出席。1、迎接：由接待對口部門在約定地點迎接、引帶來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由專業(yè)人員沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。3、座談：會務人員確保公司環(huán)境和室內(nèi)衛(wèi)生良好、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標準：根據(jù)情況，隨機上報決定。5、住宿標準：三星級或準四星級酒店：6、用車標準：公司轎車或租用中級車輛。7、交通標準：按來賓要求訂購，公司可承擔相關(guān)費用。8、安保標準：根據(jù)情況布設形象崗、固定崗、巡視崗。其中門前巡視崗負責公司門口秩序及引導客人停車，場區(qū)巡視崗負責

7、提前對參觀路線進行巡視，及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。9、禮品：辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品，費用500 元以下。三級標準：政府部門具體辦事人員、普通商務考察人員、技術(shù)人員、合作單位管理人員陪同人員：相關(guān)對口的部門負責人，必要時預約公司主管領(lǐng)導出席。1、參觀：相關(guān)對口的部門負責人及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。2、座談：會務人員確保辦公樓環(huán)境及室內(nèi)衛(wèi)生、洗手間清潔，將公司簡歷或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標準：根據(jù)情況，匯報決定。4、住宿標準：可按來賓要求預定，公司一般不負擔相關(guān)費用。5、用車標準：商務車或出租車。6

8、、交通標準：按來賓要求訂購，公司一般不承擔相關(guān)費用。7、安保標準：根據(jù)情況布設固定崗、巡視崗。及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。禮品：不夠買。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候在公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出

9、。座談時： 客人落座后， 5 分鐘內(nèi)為來賓上茶， 要以雙手奉茶， 先客人， 后主人， 先領(lǐng)導，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、接待 前期計劃、準備1、擬定計劃： 辦公室在接到公司領(lǐng)導通知或相關(guān)部門來訪預約時，應了解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎上確定接待標準，擬定接待計劃，排出日程安排表。2、確認時間：辦公室根據(jù)來賓情況按計劃落實會晤時間及場所，通知參加會晤 的領(lǐng)導、陪同人員3、住宿安排：辦公室根據(jù)來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、 香煙、 用餐標準； 來賓需

10、要住宿的提前按接待標準預約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準備相關(guān)資料、水果、香煙等。4、會議室布置：桌椅擺放： 根據(jù)會議類型、 性質(zhì)、 人數(shù)， 結(jié)合會議室具體情況安排會場布局，主客桌要安排恰當，會議用桌要平整，無污垢，無破損，椅子要趕緊整潔，椅子左右距離合適，桌椅各成直線。如與會人數(shù)較多，需提前準備好椅子，在會議室根據(jù)來賓的數(shù)量進行準備，要求擺放前后排插孔擺放。2）桌牌：根據(jù)與會人員名單提前將桌牌打好，并確認擺放位置。3）鮮花：根據(jù)來賓的級別而定， 提前 3 小時準備到位，鮮花需根據(jù)要求擺放到 講臺上。4）電器設備：包括電腦、投影儀、翻閱 / 激光筆、話筒，按規(guī)定位置擺放，確保物品干凈整潔，無破

11、損，能夠正常使用。投影儀正確擺放，確保投影儀不歪斜，對正投影幕，應提前 1 小時調(diào)試完畢；提前調(diào)試好音量及效果；各種設備都有備用。會前五分鐘檢查設備設施是否能夠正常使用。5）茶水、點心準備：確定點心、水果品種、數(shù)量及費用，提前一天完成購買；會議前 1 個小時，將點心、水果（洗凈）放在托盤上放置在指定位置；準備好放果皮的托盤和紙巾，放于指定位置；將茶水杯或礦泉水擺放會議桌的所定位置（通常夏季擺放礦泉水，春秋冬三級擺放茶水）；會前 5 分鐘泡好茶水、咖啡并擺放好。6）空調(diào)：夏天將空調(diào)提前30 分鐘打開，保持室內(nèi)涼爽。7）會議室衛(wèi)生：保潔員在會議前 1 個小時做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生情況，各

12、個地方都要打掃到位，保證會議室內(nèi)外無異味、無雜物。8）會議資料準備：辦公室落實會議需要匯報材料，演示材料，并于會議前半個小時按照客人的數(shù)量提前準備好宣傳資料并擺放整齊。5、參觀準備（ 1） 指定參觀方案： 來賓來訪前一周制定參觀路線方案， 明確參觀路線、 解說人、 準備好解說詞。（ 2）參觀用品準備：辦公室根據(jù)來賓信息準備橫幅，歡迎牌，指示牌。（ 3）注意事項提醒：在公司各個顯眼的地點張貼注意事項。（ 4） 5S 檢查：在來賓到達的前一天對周邊環(huán)境及辦公場所進行全方面的整理、整頓、清潔、清掃、安全檢查。（ 5） 檢查及演練： 一級接待在來賓到達的前一天進行一次參觀演練， 確保一切準備工作已落實

13、到位。6、車輛準備（ 1）確定接 / 送機司機、車輛安排、接/ 送機人。2）物品準備：接機牌、日程安排表、襄陽市地圖。3）需在地圖上標出訪問時所要到達的地點。如無法安排車輛的應通知來賓并告之坐車方式， 特別是飛機的， 可通知其坐機場專線或打出租車。5）訪問期間的用車安排： 確定司機、 車輛安排及用車時間點，并將信息告知司機。司機接受用車任務后，按要求接送。7、餐飲娛樂安排1）確認餐飲娛樂項目負責人，由餐飲娛樂項目負責人預訂餐館、娛樂場所， 交付定金。在預訂前應對餐館/ 娛樂場所的位置、交通、特色、價格等方面進行考察。2）據(jù)來賓情況，酌情安排用餐標準、酒水，與餐館方確認菜譜（菜譜重需有一兩道菜是

14、根據(jù)客人口味安排的）。3）確定宴請時間、地點、出席者名單、座位安排。4）根據(jù)出席者的職務安排好座位，必要時需制作臺卡；5）向宴請出席者發(fā)布具體通知，包括宴請的時間、地點、出席人物、車輛安排等。6）就餐過程中， 接待人員可以適當?shù)貛託夥眨?促進雙方的感情交流（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結(jié)帳不要當來客面，出外結(jié)帳）。8、旅游安排1）根據(jù)來賓的需求，制定旅游計劃。2）提前確認旅行社。3）確定旅游路線以及景點安排。4）確認旅游用車，車牌號，座位等信息。5）聯(lián)系好餐館，保證旅游期間的用餐。6）提醒客人注意自己的貴重物品并根據(jù)天氣的變化情況提醒客人增減衣物。7）備好小藥箱，外出旅游時需要準備好

15、放在車上。、安保準備：提前獲知客人到達確切時間，在客人達到前半小時，做好保安崗位安排及有關(guān)場地清理。10、其他準備1） 橫幅、 歡迎牌、 指示牌： 確定橫幅、 歡迎牌、 指示牌的內(nèi)容， 交由領(lǐng)導審核，通過審核后及時聯(lián)系制作，于接待前一天與制作方交接完畢。2）禮品：制定禮品標準，呈公司領(lǐng)導審批，領(lǐng)導審批后進行購買，并包裝好。在來賓離開前，將禮品送給來賓2）攝影：確定攝影負責人，攝影地點、座位安排及攝影時間；4）檢查環(huán)境衛(wèi)生：通知各個部門整理好各自的區(qū)域衛(wèi)生。轉(zhuǎn)賬 / 現(xiàn)金預支： 接待過程中需要支出費用的， 各項目負責人制定費用預算，填寫現(xiàn)金預支單或用款申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后，持表單到財務部預支。

16、（6）票務安排：根據(jù)客人要求，預訂回程飛機票、火車票、汽車票等。八、注意事項接待中凡涉及機要事務、秘密文電、重要會議等，相關(guān)人員要特別注意保密。接 待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像 的場合，應向來賓提前說明。九、信息反饋接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提 取其中對公司有價值的信息交有關(guān)部門領(lǐng)導。十、商務接待中的座次安排（圖）（一）關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。2、主席臺座次排列，領(lǐng)導為單數(shù)時，主要領(lǐng)導居中， 2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位 置，3號領(lǐng)導在1

17、號領(lǐng)導右手位置；領(lǐng)導為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導 依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置。3、幾個機關(guān)的領(lǐng)導人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不 生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導同 志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職 務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主 人一方領(lǐng)導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使 主客都感到較為得體。4、對上主席臺的領(lǐng)導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領(lǐng)導同志 到會場后，

18、要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人 數(shù)很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出 現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時7 5 3 f 2 4 67 5 3 12 46 8主局臺 A , 目物（二）關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手， 其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而 aEo（三）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右 排列。（四）關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機