行政前臺工作職責(zé)

1、第 頁行政前臺工作職責(zé)行政前臺接待9:00-9:05每天早上早幾分鐘到公司或者下午下班前幾分鐘，打掃衛(wèi)生，保持所在區(qū)域的物品擺放整齊，衛(wèi)生干凈；查看網(wǎng)絡(luò)及監(jiān)控是否運(yùn)作正常（如有問題，及時(shí)聯(lián)系解決）一、9:05-9:10晨會二、9:10-9:40擺放鞋套，收拾整理換鞋區(qū)，接待引流托班及親子學(xué)員（負(fù)責(zé)前臺外工作）三、收發(fā)快件并轉(zhuǎn)交1.收到快遞時(shí)，應(yīng)快速、仔細(xì)辨認(rèn)收件人或收件單位，屬于機(jī)構(gòu)順豐急件應(yīng)及時(shí)拆封并送到收件人手上。若收件人是園長應(yīng)盡快送至其辦公室；2.熟悉目前與公司有業(yè)務(wù)往來的快遞公司，及時(shí)更新快遞公司聯(lián)系人及其聯(lián)絡(luò)方式，并熱情接待每日前來送、取件的快遞員。3.收到快遞時(shí)，快速、仔細(xì)辨認(rèn)收

2、件人或收件單位，并及時(shí)通知收件人前來領(lǐng)取，并做好簽收登記。若收件人是集團(tuán)總裁或其他高管，應(yīng)盡快送至其辦公室；4.日常工作過程中會物業(yè)保安會時(shí)不時(shí)的遞交一些公司的信件或者資料，前臺人員要做好保管工作，并及時(shí)遞交給上層主管，切記避免遺失；四.來訪接待1. 接待來訪者接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)情況判斷是否需要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。若有正當(dāng)訪問理由或已預(yù)約，應(yīng)快速聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請來訪者到家長休息區(qū)等候，并給客人倒水或飲料。2.拜訪園長：詢問一下其是否有預(yù)約/聯(lián)系、哪個(gè)單位的、做什么的、其貴姓、和哪位聯(lián)系的，電話通知園長，一定要先問明來意做好登記，先尋問了園長再做決定。（做好陌拜登

3、記）2. 接待咨詢者若訪問對象是第一次來機(jī)構(gòu)參觀的潛在會員家長，前臺需要做好來訪接待，換鞋后經(jīng)過消毒燈環(huán)節(jié)到機(jī)構(gòu)坐下，倒完水后去并告知家長會請課程顧問過來做詳細(xì)的解答，前臺會根據(jù)來訪本上對應(yīng)的課程顧問名單，通知課程顧問做進(jìn)一步的深入接待客戶。3. 接聽電話接聽電話時(shí)，應(yīng)先說“您好，蒙特梭利”。接聽電話時(shí)使用文明禮貌用語，并記錄電話信息（詳細(xì)信息需要登記在來電本上）并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員（注：不可隨意將園長或其他高管的聯(lián)系電話透漏給他人）。接聽對方電話結(jié)束語需加上“請問還有什么可以幫助您的嗎？”當(dāng)對方確定沒有的時(shí)候，掛機(jī)；負(fù)責(zé)公司電話記錄、分轉(zhuǎn)等服務(wù)；4. 接待推銷人員上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員

4、上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷，會影響他人工作。五、日常服務(wù)工作1. 所有合作或者是客戶（包含正在洽談的家長客戶），都需要及時(shí)上茶，并注意禮儀禮貌用語等，譬如說“天冷，喝杯水暖和一下”等等2. 對于家長的意見或者投訴，要及時(shí)記錄在案，合適的時(shí)間遞交給機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人員，盡量先以安撫家長為主； 3.負(fù)責(zé)檢查和關(guān)閉前臺以及家長休息區(qū)的電腦空調(diào)是否正常關(guān)閉等；4.接聽來電過程中，如果家長是回電（之前機(jī)構(gòu)員工有打電話沒有打通的），首先告知其機(jī)構(gòu)的全稱，并告知家長是機(jī)構(gòu)的老師去電的，但是具體的情況先了解好之后再回電，跟其要到機(jī)構(gòu)家長的聯(lián)系方式等信息，不可給到家長含糊其辭的回復(fù)；5.接待試聽課家長

5、以及寶貝：機(jī)構(gòu)每天基本都會有潛在客戶到機(jī)構(gòu)試聽課，課程顧問會提前把填寫好的試聽表放在前臺，在接待第一次到機(jī)構(gòu)試聽的寶寶的時(shí)候，做好日常接待工作的同時(shí)，還需要根據(jù)實(shí)際情況通知課程顧問，如果說課程顧問在忙，要根據(jù)試聽表上的對應(yīng)的試聽課程送到對應(yīng)的教室，然后找機(jī)會告知課程顧問，寶貝的情況；6.對于家長提出的疑難問題或者是比較敏感的問題，前臺人員需要提高警惕，務(wù)必跟公司規(guī)定相吻合；7前臺人員必須對機(jī)構(gòu)所有會員都認(rèn)識，如果有新寶寶報(bào)名，最遲第三次就能叫出寶寶的名字，新上崗的前臺，2個(gè)月內(nèi)要記住所有的會員；8.觀察機(jī)構(gòu)陌生面孔，機(jī)構(gòu)都是會員制管理，如果說機(jī)構(gòu)有陌生面孔出現(xiàn)，務(wù)必做好登記工作；9.如果機(jī)構(gòu)有

6、寶寶啼哭，或者發(fā)生爭執(zhí)，應(yīng)該積極主動向前了解情況，并進(jìn)行處理。六.負(fù)責(zé)前臺電話的接聽及其轉(zhuǎn)接，做好來電的咨詢工作，認(rèn)真記錄重要事項(xiàng)并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，以免延誤事情。 1.接到找同事的電話及時(shí)告知。如果客戶打過來電話不知道找哪位，留其單位，電話及其姓名，做什么的，在公司群里公布一下，讓其盡快聯(lián)系客戶。2.接到找公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，詢問其是哪里的、做什么的，貴姓及其聯(lián)系方式，轉(zhuǎn)接給園長。如果是推銷（比如企業(yè)培訓(xùn)，高層會議，電視臺雜志社采訪等情況）的委婉拒絕。3.接到咨詢課程的客戶，詳細(xì)詢問是哪里的、是否有顧問老師聯(lián)系過、貴姓及其聯(lián)系方式。按照陌拜轉(zhuǎn)交相對應(yīng)的老師。然后備檔，做好來電客戶信息的各項(xiàng)登

7、記及其保密，電腦要時(shí)常更換密碼。4.接到關(guān)于市場方面的，一般有市場部負(fù)責(zé)，告知市場部電話溝通。5.關(guān)于招聘方面的及時(shí)按照話術(shù)溝通，并做好信息登記。6.9:00-18:00 收發(fā)的快遞做好記錄，以備發(fā)件人查詢快件，簽收的快件讓收件人及時(shí)取走，讓其簽收。7.在需要面試的期間，配合機(jī)構(gòu)總監(jiān)做好應(yīng)聘者的接待及信息登記工作。8.17:30之后，下班前把本天的來電客戶信息以及招聘信息進(jìn)行整理發(fā)給機(jī)構(gòu)總監(jiān)。9.17:55之后，下班時(shí)檢查一樓燈具、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)等設(shè)備的電源關(guān)閉。水電照明的檢查，發(fā)現(xiàn)損壞或異常情況立即內(nèi)上報(bào)；本著開源節(jié)流的原則督促改進(jìn)用水用電浪費(fèi)現(xiàn)象，由前門當(dāng)班文員負(fù)責(zé)所在樓層區(qū)域的燈光正常照明，當(dāng)班前臺巡查樓層區(qū)域內(nèi)所有照明，保證正常照明，大功率照明關(guān)閉；下班后，關(guān)閉所有區(qū)域照明和關(guān)閉電源。 七、行政前臺日常事務(wù)1.保證前臺電子設(shè)備的正常使用前臺有電腦、電話等電子設(shè)備，若設(shè)備