會計檔案管理專題講座

1、甘肅省檔案案干部培訓訓系列講座座之四會計檔案案管理講座主講 趙趙海林二 O OO 五 年 五 月 本講座主要要是講有關(guān)關(guān)會計檔案案和會計檔檔案管理的的知識與方方法，以達達到正確的的理解和掌掌握規(guī)范的的操作方法法為目標。 第一講 會計與會會計基礎(chǔ)工工作 認識會計與與會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作，對對于做好會會計檔案工工作具有特特別重要的的意義。會計會計是伴隨隨人類生產(chǎn)產(chǎn)實踐和經(jīng)經(jīng)濟管理的的客觀需要要而產(chǎn)生的的一項管理理活動。人人們進行生生產(chǎn)，必然然會關(guān)心自自己的勞動動成果，關(guān)關(guān)心用多少少勞動時間間，消耗多多少物資，對對比投入產(chǎn)產(chǎn)出情況，這這就需要把把生產(chǎn)過程程的經(jīng)濟活活動記錄下下來，會計計活動便由由此產(chǎn)生。因

2、此，會會計是隨著著生產(chǎn)力的的發(fā)展，逐逐漸從生產(chǎn)產(chǎn)職能中分分離出來的的一種管理理職能。其其本質(zhì)就是是對一定單單位的經(jīng)濟濟事項進行行確認、計計量、記錄錄和分析、報告，并通通過所提供供的會計數(shù)數(shù)據(jù)做出預測，參參與決策，實實行監(jiān)督，以以實現(xiàn)最優(yōu)優(yōu)經(jīng)濟效益益的一種管管理活動。由此可見見，會計是是管理國民民經(jīng)濟活動動的一種重重要工具，會會計管理就就是對機關(guān)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位位的經(jīng)濟活活動進行綜綜合、連續(xù)續(xù)、系統(tǒng)的的核算和監(jiān)監(jiān)督，并以以此為主要要依據(jù)，對對經(jīng)濟活動動進行定量量的分析、預測和控控制。會計的基本本職能是會會計核算和和會計監(jiān)督督。會計核核算是會計計工作的核核心和重點點，其基本本內(nèi)涵是：以貨幣為為計

3、量單位位，運用專專門的會計計方法，對對生產(chǎn)經(jīng)營營活動或預預算執(zhí)行過過程及其結(jié)結(jié)果進行連連續(xù)、系統(tǒng)統(tǒng)、分類、綜合、全全面的記錄錄、計算、分析，定定期編制并并提供財務務會計報告告和其它一一系列內(nèi)部部管理所需需要的會計計資料，為為經(jīng)營決策策和宏觀經(jīng)經(jīng)濟管理提提供依據(jù)。在市場經(jīng)經(jīng)濟條件下下，會計活活動已經(jīng)滲滲透到了生生產(chǎn)經(jīng)營和和業(yè)務活動動的全過程程，包括對對經(jīng)濟業(yè)務務事項的事事前預測、事中控制制和事后核核算。會計計核算的基基本要求，一一是要以實實際發(fā)生的的經(jīng)濟業(yè)務務事項為依依據(jù)，二是是會計資料料必須符合合國家統(tǒng)一一的規(guī)定，嚴嚴禁生成和和提供虛假假會計資料料。會計核核算的內(nèi)容容主要包括括：款項和和有價證

4、券券的收付；財物的收收發(fā)、增減減和使用；債權(quán)債務務的發(fā)生和和結(jié)算；資資本、基金金的增減；收入、支支出、費用用、成本的的計算；財財務成果的的計算和處處理；其它它新出現(xiàn)的的經(jīng)濟業(yè)務務事項。會會計核算的的年度是公公歷1月11日至12月331日，以以人民幣為為本位幣，以以人民幣“元”為單位。會計監(jiān)督是是我國經(jīng)濟濟監(jiān)督體系系的重要組組成部分，它它通過核算算對經(jīng)濟活活動依法進進行檢查，使經(jīng)濟活動按照國家和企業(yè)的既定方向和目標健康發(fā)展。會計的對象，最基本的就是資金活動情況，如企業(yè)里的經(jīng)營資金、行政事業(yè)單位的預算資金、建設項目資金等等。這種資金運動的具體體現(xiàn)，就是企業(yè)、事業(yè)和黨政機關(guān)、社會團體在不斷地發(fā)生著的

5、各種各樣的經(jīng)濟業(yè)務活動。而對于這每一項經(jīng)濟業(yè)務，會計人員都要根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，通過專門的會計核算方法，進行逐項記錄和系統(tǒng)整理，如填制和審核會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表等。二、會計基基礎(chǔ)工作會計基礎(chǔ)工工作是會計計工作的基基本環(huán)節(jié)，是是經(jīng)濟管理理工作的重重要基礎(chǔ)，與與會計檔案案形成的質(zhì)質(zhì)量和會計計檔案管理理的水平聯(lián)聯(lián)系緊密。我國國十分重視視會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作，頒頒布會計計法，把把包括會計計檔案管理理在內(nèi)的會會計基礎(chǔ)工工作納入了了法制軌道道。制定了了一系列規(guī)規(guī)章、制度度，用以規(guī)規(guī)范會計基基礎(chǔ)工作。19844年4月，財財政部發(fā)布布了會計計人員工作作規(guī)則，對對建立會計計人員崗位位責任制、使用會計計科

6、目、填填制會計憑憑證、登記記會計賬簿簿、編制會會計報表、管理會計計檔案、辦辦理會計交交接等問題題，做出了了具體規(guī)定定。19996年6月月又根據(jù)形形勢發(fā)展的的需要和以以往的經(jīng)驗驗總結(jié)，制制定發(fā)布了會計基基礎(chǔ)工作規(guī)規(guī)范，對會計基基礎(chǔ)工作的的管理、會會計監(jiān)督、單位內(nèi)部部會計管理理制度建設設等做出了了全面的規(guī)規(guī)范，這一方面為為廣大會計計人員開展展會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作提出出了準則，使使加強和改改進會計基基礎(chǔ)工作有有了明確的的目標和具具體努力方方向；一方方面，為各各級財政管管理部門、檔案行政政管理部門門監(jiān)督檢查查會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作、會會計檔案管管理工作提提供了政策策依據(jù)和考考核標準。根據(jù)會計工工作的法律律法規(guī)、標標

7、準規(guī)范和和會計學的的理論，會會計基礎(chǔ)工工作的基本本內(nèi)容可以以歸納為以以下8個方方面：（一）審核核原始憑證證；（二）根據(jù)據(jù)審核無誤誤的原始憑憑證或原始始憑證匯總表表，填制記記賬憑證（包包括收款憑憑證、付款款憑證、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證和和通用憑證證）； （三三）根據(jù)記記賬憑證逐逐項登記現(xiàn)現(xiàn)金日記賬賬和銀行存存款日記賬賬； （四四）根據(jù)原原始憑證、原始憑證證匯總表或或記賬憑證證，逐項登登記各種明明細分類賬賬；（五）定期期根據(jù)記賬賬憑證編制制記賬憑證證匯總表；（六）根據(jù)據(jù)記賬憑證證或記賬憑憑證匯總表表或現(xiàn)金日日記賬和銀銀行存款日日記賬，登登記總分類類賬；（七）按照照要求將總總分類賬與與日記賬、明細分類類賬定期進

8、進行核對；（八）根據(jù)據(jù)總分類賬賬、明細分分類賬定期期編制會計計報告。為了從源頭頭上確保會會計檔案的的質(zhì)量，這這里我根據(jù)據(jù)財政部印印發(fā)的會計基礎(chǔ)礎(chǔ)工作規(guī)范范專門講講一下對會會計基礎(chǔ)工工作的要求求。首先，關(guān)于于會計憑證證的填制要要求。原始憑證證必須具備備：憑證名名稱、填制制憑證日期期、填制憑憑證單位的的名稱、公公章和填制制人姓名、經(jīng)辦人簽簽名蓋章、接受憑證證單位名稱稱和經(jīng)濟業(yè)業(yè)務的內(nèi)容容、數(shù)量、單價、金金額。原始始憑證不得得涂改挖補補。記賬憑憑證必須具具備：填制制日期、順順序編號、經(jīng)濟業(yè)務務摘要、會會計科目、金額、所所附原始憑憑證張數(shù)及及填制人、稽核人、記賬人、會計主管管的簽名或或蓋章。其次、關(guān)于

9、于會計賬簿簿的登記要要求?，F(xiàn)金日記記賬和銀行行存款日記記賬必須采采用訂本式式賬簿，不不得用銀行行對賬單或或者其它方方法代替。啟用會計計賬簿時應應在賬簿封封面上寫明明單位名稱稱和賬簿名名稱，在賬賬簿扉頁上上應當附上上啟用表并并按要求填填寫蓋章。啟用訂本本式賬簿應應當從第一一頁到最后后一頁順序序編定頁號號。使用活活頁式賬頁頁，應當按按賬戶順序序編定頁號號，并須定定期裝訂成成冊。裝訂訂后再按實實際使用的的賬頁順序序編定頁號號，并加具具目錄，記記明每個賬賬戶的名稱稱和頁次。編頁號時時，賬頁正正面有記載載編寫在右右上角，背背面有記載載編寫在左左上角，不不得有缺號號、重號、跳頁現(xiàn)象象。第三、關(guān)于于財務報告

10、告的編制要要求。財務報告告包括會計計報表及其其說明。會會計報表包包括會計報報表主表、會計報表表附表、會會計報表附附注。會計計報表應當當根據(jù)登記記完整、核核對無誤的的會計賬簿簿記錄和其其它有關(guān)資資料編制，做做到數(shù)字真真實、計算算準確、內(nèi)內(nèi)容完整、說明清楚楚、項目齊齊全。財務務報告要依依次編定頁頁碼，加具具封面，裝裝訂成冊，加加蓋公章。封面上應應當注明：單位名稱稱、單位地地址、財務務報告所屬屬年度、季季度或月度度，報出日日期，并由由單位領(lǐng)導導人、總會會計師、會會計主管人人員、簽名名或蓋章。第二講 會計檔案案會計檔案既既是會計核核算、會計計監(jiān)督成果果的載體，也也是檔案的的一個重要要門類，屬屬于檔案家

11、家族中的專專門檔案。會計檔案及及其特點會計檔案就就是會計部部門根據(jù)國國家有關(guān)規(guī)規(guī)定，使用專專門的方法法和技術(shù)，在在核算和監(jiān)監(jiān)督資金活活動的過程程中形成的的作為歷史史記載保存存起來并對對以后查考考研究有價價值的會計計核算材料料。簡而言言之，會計計檔案就是是在核算和和監(jiān)督經(jīng)濟濟業(yè)務活動動的過程中中形成的具具有利用價價值的原始始會計核算算專業(yè)材料料。會計檔檔案具有以以下四個特特點： （一一）內(nèi)容直直接反映財財政經(jīng)濟活活動。會計計檔案是經(jīng)經(jīng)濟活動和和財務收支支過程中的的產(chǎn)物，直直接反映企企業(yè)、事業(yè)業(yè)、行政單單位的經(jīng)濟濟業(yè)務活動動，具有很很強的專業(yè)業(yè)性。（二）各類類材料之間間內(nèi)容聯(lián)系系緊密，不可分割割。

12、會計檔案案的形成，是是先有憑證證，再依據(jù)據(jù)憑證登記記賬簿，再再依據(jù)賬簿簿編制會計計報表，一一環(huán)扣一環(huán)環(huán)，聯(lián)系緊緊密，缺一一不可。所所發(fā)生的經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務，都都要用數(shù)字字反映在憑憑證、賬簿簿和報表上上，不能有有分文誤差差。這說明明會計檔案案具有極強強的連續(xù)性性和嚴密性性。（三）會計計核算專業(yè)業(yè)材料形成成的內(nèi)部性性和形成渠渠道的專一一性。歸檔之前前的會計核核算專業(yè)材材料除部分分外來原始始憑證外，都都是由會計計人員經(jīng)手手辦理的；除會計報報表要按規(guī)規(guī)定定期編編報外，賬賬簿、憑證證不存在收收發(fā)問題。（四）會計計檔案主要要分為會計計憑證、會計賬簿簿、會計報告告三大類。它們雖然然在內(nèi)容上上聯(lián)系緊密密，但外觀觀形

13、式差異異大，區(qū)別別明顯，這這就在整理理保管方面面形成了與與其它檔案案迥然不同同的方法和和要求。二、會計檔檔案的作用用會計檔案具具有三個方面的的重要作用用：（一）經(jīng)濟濟決策參考考作用。即即會計檔案案能夠以數(shù)數(shù)據(jù)的形式式作為重要要依據(jù)之一一，提供有有關(guān)領(lǐng)導和和部門在進進行決策時時予以參考考。如國家家各級領(lǐng)導導層通過會會計部門提提供的專項項或綜合的的數(shù)字，可可從宏觀上上了解經(jīng)濟濟業(yè)務活動動的情況，分分析預算執(zhí)執(zhí)行情況，進進而發(fā)現(xiàn)問問題、總結(jié)結(jié)經(jīng)驗，以以獲得科學學決策的可可靠依據(jù)；財政部門門利用會計計檔案可以以尋找生財財、用財、聚財之道道，提高資資金運用的的經(jīng)濟效益益，促進國國民經(jīng)濟的的良性循環(huán)環(huán)；企

14、業(yè)利利用會計檔檔案，可以以為挖掘潛潛力、改善善經(jīng)營管理理、提高經(jīng)經(jīng)濟效益提提供科學依依據(jù)。（二）經(jīng)濟濟事項憑證證作用。會會計檔案除除了偽造、涂改的以以外，一般般都具有原原始記錄性性質(zhì)和無可可辯駁的法法律證明效效力。通過過查閱會計計檔案，可可以審計個個人或單位位執(zhí)行財經(jīng)經(jīng)紀律的問問題，可以以證明一個個人、一個個單位、一一個地區(qū)乃乃至一個國國家經(jīng)濟、財產(chǎn)權(quán)益益的合法與與否。在一一定情況下下，會計檔檔案還可以以和其它檔檔案相互佐佐證，共同同發(fā)揮作用用。（三）史料料研究作用。這可可具體體現(xiàn)現(xiàn)在兩個方方面：一是是會計檔案案從一個側(cè)側(cè)面反映了了國家財政政經(jīng)濟發(fā)展展的歷史面面貌，有關(guān)關(guān)部門和人人員可以將將其

15、作為研研究我國財財政經(jīng)濟發(fā)發(fā)展歷程的的寶貴史料料加以利用用；一是會會計檔案反反映了我國國會計工作作的原理和方法，通通過對會計計檔案的系系統(tǒng)開發(fā)利利用，可以以使會計理理論研究獲獲得豐富的的素材和各各種典型實實例，推動動會計學的的發(fā)展。三、會計檔檔案的分類類及形成（一）會計計檔案的分分類。正確地給給會計檔案案分類的意意義，在于于正確地認認識會計檔檔案，進而而科學地整整理、保管和開開發(fā)利用會會計檔案。從檔案管管理的角度度出發(fā)，按按照外觀形形式和用途途的不同，會會計檔案可可分為四大大類：1、會計憑憑證類。會會計憑證是是會計人員員在核算經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務活活動中形成成的用以載載明經(jīng)濟業(yè)業(yè)務、分清清經(jīng)濟責任任并作

16、為記記賬依據(jù)的的書面證明明。它由原原始憑證和和記賬憑證證構(gòu)成。原原始憑證是是在一項經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)發(fā)生時或發(fā)發(fā)生后，由由當事人從從他處直接接取得或由由會計人員員自行填制制的具有法法律效力的的書面證明明。他既是是證明經(jīng)濟濟業(yè)務活動動實際情況況和機關(guān)單位位或個人經(jīng)經(jīng)濟責任的的憑據(jù)，又又是會計人人員登記賬賬簿的原始始根據(jù)，如如銀行收款款通知單、職工工資資單、購貨貨發(fā)票等。記賬憑證證是會計人人員根據(jù)原原始憑證填填制的用來來登記賬簿簿的會計憑憑證。在實實際工作中中，收支業(yè)業(yè)務小的單單位一般使使用一種通通用記賬憑憑證，收支支業(yè)務量大大的單位考考慮到管理理的方便，則分別使用收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2、會計

17、賬賬簿類。會會計賬簿是是以會計憑憑證為依據(jù)據(jù)，以數(shù)字字形式全面面、系統(tǒng)地地記錄反映映一個單位位或某一方方面經(jīng)濟業(yè)業(yè)務活動的的專用載體體。它由“賬簿啟用用表”、賬戶目錄錄、賬頁并并加封面封封底構(gòu)成。通過賬簿簿可以獲得得經(jīng)濟活動動總括的和和明細的核核算材料，分析考核資資金活動或或預算完成成情況，了了解財物增增減情況，并并為編制會會計報告提提供系統(tǒng)的的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)據(jù)。根據(jù)用用途的不同同，會計賬賬簿分為日日記賬、總總賬、明細細賬、輔助助賬和固定定資產(chǎn)卡片片。根據(jù)結(jié)結(jié)構(gòu)的不同同，會計賬賬簿可以分分為訂本式式、活頁式式和卡片式式三種。按按照規(guī)定，現(xiàn)現(xiàn)金日記賬賬和銀行存存款賬必須須采用訂本本式賬，并并不得用銀銀

18、行對賬單單或其它東東西代替。3、財務報報告類。財務報告過過去稱為會會計報表，它它是以統(tǒng)一一的貨幣計計量單位為為標準，把把一定時間間內(nèi)的經(jīng)濟濟業(yè)務活動動情況，按按照一定的的要求進行行匯總整理理，用以概概括地反映映一定時期期內(nèi)經(jīng)濟活活動或生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營成果果的一種表表格式文件件。編制財財務報告，是是為了把日日常分散的的會計核算算專業(yè)材料料，加以歸歸納整理，形形成完整系系統(tǒng)的會計計核算指標標體系，用用以概括、全面地反反映一個單單位、一個個建設項目目在一定時時間內(nèi)的經(jīng)經(jīng)濟活動的的綜合情況況和結(jié)果，財務報告的的種類，從從檔案管理理的角度考考慮，主要要是按照時時間分為月月度、季度度和年度（又又稱決算），其其中

19、年度財財務報告最最為重要。4、其它類類。會計檔案案中的其它它類主要有有：會計移移交清冊、會計檔案案保管清冊冊、會計檔檔案銷毀清清冊以及銀銀行余額調(diào)調(diào)節(jié)表、銀銀行對賬單單。會計移移交清冊是是會計人員員新老交替替或調(diào)出調(diào)調(diào)入時，相相互之間辦辦理交接手手續(xù)造具的的關(guān)于各種種會計核算算材料及有有關(guān)數(shù)據(jù)的的目錄和憑憑據(jù)，其作作用在于嚴嚴格會計交交接工作手手續(xù)，明確確經(jīng)濟責任任，保證會會計工作和和會計檔案案的連續(xù)性性和完整性性；會計檔檔案保管清清冊是由會會計人員編編制的一種種關(guān)于會計計檔案的目目錄，通過過它既可以以了解一個個單位歷年年會計檔案案形成的種種類和數(shù)量量，有可將將其作為一一種基本的的檢索工具具，

20、供查閱閱調(diào)取會計計檔案使用用；會計檔檔案銷毀清清冊是在銷銷毀經(jīng)過鑒鑒定已無保保存價值的的會計檔案案材料時，由由會計部門門或檔案部部門編制的的銷毀會計計檔案的目目錄，這也也是管理會會計檔案以以備日后查查考的重要要依據(jù)。（二）會計計檔案的形形成。根據(jù)據(jù)會計賬務務處理的一一般過程，結(jié)結(jié)合檔案形形成的一般般規(guī)律，會會計檔案的的形成可以以分為十個步步驟：1、經(jīng)濟業(yè)業(yè)務發(fā)生；2、由當事事人從他人人或他單位位取得原始始憑證，或或由會計人人員根據(jù)工工作需要實實事求是地地自制原始始憑證；3、（根據(jù)據(jù)審核無誤誤的原始憑憑證填制原原始憑證匯匯總表）；4、根據(jù)原原始憑證或或原始憑證證匯總表填填制記賬憑憑證；5、（根據(jù)

21、據(jù)記賬憑證證填制記賬賬憑證匯總總表）；6、根據(jù)記記賬憑證或或記賬憑證證匯總表登登記會計賬賬簿；7、按照要要求將總分分類賬與日日記賬、明明細賬等進進行相互核核對，簡稱稱對賬；8、根據(jù)總總賬、明細細賬定期編編制財務報告；9、定期（憑憑證按月、賬簿和財財務報告按按年）按要要求整理好好各種會計計核算專業(yè)業(yè)材料，并并編制目錄錄，妥善保管管；10、由會會計部門（或或會計人員員）按要求求定期向本本單位綜合合檔案室（館館）移交會會計檔案，也也即歸檔。以上“3”和“5”根據(jù)單位位會計業(yè)務務繁簡程度度和工作量量大小的不不同，有的的單位有，有有的單位沒沒有。若對以上十十個步驟進進行分析歸歸納，可將將會計檔案案的形成

22、分分為相對獨獨立而又緊緊密聯(lián)系的的四個階段段，即：會會計憑證形形成階段、會計賬簿簿形成階段段、會計報報告形成階階段和各種種會計核算算專業(yè)材料料整理歸檔檔會計檔案案最終形成成階段。在會計檔案案形成的過過程中，每每一個環(huán)節(jié)都是是在前一個個環(huán)節(jié)的基基礎(chǔ)上，并并以前一個個環(huán)節(jié)為依依據(jù)形成的的。在這一一過程中，會會計人員使使用了憑證證的填制和和審核、賬賬簿的設置置登記和核核對、報表表的編報和和審批等一一套專門方方法，這是是保證會計計檔案系統(tǒng)統(tǒng)、連續(xù)、真實、可可靠的基本本手段。會會計人員應應當嚴格遵遵守會計核核算規(guī)定，確確保形成高高質(zhì)量的會會計檔案。第三講 會計檔案案的鑒定 整整理與管理會計檔案的的鑒定與

23、銷銷毀（-）、鑒鑒定會計檔檔案的意義義與內(nèi)容鑒定會計檔檔案，就是是按照國家家有關(guān)規(guī)定，科學地地確定會計計核算專業(yè)業(yè)材料的收收集范圍、可靠程度度、價值大大小、存期期長短的一一項工作。這是一項項政策性、科學性很很強的工作作，應當從從生產(chǎn)建設設、科學研研究、工作作查考和政政治斗爭等等方面的實實際需要出出發(fā)，全面面、歷史、發(fā)展地考考查會計檔檔案的價值值，準確地地判定會計計檔案的保保管期限，慎慎重地把不不需保存的的材料剔除除銷毀，確確保會計檔檔案的質(zhì)量量，充分發(fā)發(fā)揮會計檔檔案在國民民經(jīng)濟與社社會發(fā)展中中的重要作作用。 及及時準確地地鑒定會計計檔案，對對于提高會會計檔案管管理水平具具有重要意意義。通過過鑒

24、定，可可以發(fā)現(xiàn)應應歸檔材料料是否齊全全完整，以以便及時采采取補救措措施；可以以發(fā)現(xiàn)內(nèi)容容不真實的的材料，以以便及時妥妥善處理，提提高會計檔檔案的質(zhì)量量；可以掌掌握會計檔檔案保存利利用價值的的有無和大大小，以便便及時地剔剔除那些無無保存價值值的材料，節(jié)節(jié)省人力、物力和財財力，而使使有利用價價值的會計計檔案得到到更好的保保管和利用用。鑒定會計檔檔案的內(nèi)容容一般有五五個方面：1、材料料是否屬于于會計檔案案的范圍；2、材料料所載內(nèi)容容是否真實實可靠，形形成的程序序和手續(xù)是是否完備；3、應歸歸檔的會計計核算專業(yè)業(yè)材料是否否齊全完整整；4、材材料是否有有保管利用用價值，有有多大的價價值，應當當保管多少少年

25、；5、已經(jīng)超過過規(guī)定保管管期限的會會計檔案是是否還有利利用價值，有有利用價值值的應當根根據(jù)具體情情況適當延延長保管期期限，無利利用價值的的應當按規(guī)規(guī)定登記造造冊，報批批銷毀。（一）鑒定定會計檔案案的方法與與步驟1、會計核核算專業(yè)材材料范圍的的鑒定會計核算專專業(yè)材料的的范圍在整整理工作開始時就應應徹底劃清清。會計核核算專業(yè)材材料是會計計部門形成成的，但會會計部門形形成的文件件材料并不不都屬于會會計檔案的的范圍。按按照性質(zhì)和和作用的不不同，會計計部門形成成的文件材材料可以分分為兩大部部分：一部部分是會計計憑證、會會計賬簿、財務報告等等核算專業(yè)業(yè)材料，一一部分是財財務預算、會會計工作的的計劃與總總結(jié)

26、、財務務會計規(guī)章章制度、財財務會計工工作調(diào)研報報告、經(jīng)濟濟活動分析析報告等。在這兩部部分材料中中，前者屬屬于會計檔檔案的范圍圍，后者則則屬于文書書檔案的范范圍，二者者既有緊密密聯(lián)系，又又有根本區(qū)區(qū)別。聯(lián)系系是：二者者都是圍繞繞著財務工工作產(chǎn)生的的；區(qū)別是是：會計核核算專業(yè)材材料是在具具體的會計計核算過程程中形成的的直接記錄錄和核算經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務活活動特別是是資金運動動的，而預預算、計劃劃、制度等等則是管理理性、研究究性的文件件材料，它它一般不直直接涉及具具體的資金金運行事項項。正由于于上述原因因，會計計檔案管理理辦法明明文規(guī)定，預預算、計劃劃、制度等等文件材料料，執(zhí)行文文書檔案的的管理辦法法。2、

27、會計核核算專業(yè)材材料可靠程程度的鑒定定鑒定會計核核算專業(yè)材材料的可靠靠程度，包包括兩個方面面的內(nèi)容：第一一、根據(jù)國國家有關(guān)規(guī)規(guī)定，結(jié)合合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的的實際情況況，鑒定所所載內(nèi)容是是否真實、準確、完整整、規(guī)范，有有無偽造、涂改或經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務不不合法等問問題。如果果發(fā)現(xiàn)問題題，會計人人員應當及及時找有關(guān)關(guān)單位或個個人進行核核對，直至至報告單位位領(lǐng)導處理理。第二、根據(jù)有關(guān)關(guān)規(guī)定，鑒鑒定會計核核算專業(yè)材材料的各項項手續(xù)是否否完備。如如發(fā)票有無無制發(fā)者的的蓋章或簽簽名，有無無經(jīng)辦人的的簽字或蓋蓋章，有無無單位領(lǐng)導導的簽批手手續(xù)；裝訂訂好的會計計憑證有無無封簽、騎騎縫章和會會計主管的的簽字蓋章章

28、；賬簿啟啟用表是否否按照要求求填寫蓋章章等。如果果發(fā)現(xiàn)漏洞洞，會計人人員應當按按照有關(guān)規(guī)規(guī)定及時彌彌補。 3、會計核核算專業(yè)材材料完整程程度的鑒定定 鑒定會計計核算專業(yè)業(yè)材料的完完整程度，應穿插在整理階段進行，這主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一、嚴格按照時間順序排列全部會計核算專業(yè)材料，檢查其是否有缺年短月、丟卷少冊、丟張少頁的問題。如有此類現(xiàn)象，應當及時查找彌補。確實補不上的應查明原因，分清責任，并報領(lǐng)導處理。第二、檢查會計核算專業(yè)材料是否有蟲蛀鼠咬、受潮霉爛、字跡褪色的問題。如發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象，應查明原因，及時堵塞漏洞，消除隱患，并對受損材料進行妥善處理。4、會計檔檔案價值鑒鑒定的兩個個階段第一

29、、歸檔檔前的鑒定定。包括兩兩個方面的的內(nèi)容：一是是剔除沒有有歸檔價值值的材料，按按規(guī)定登記記銷毀；二二是逐卷逐逐冊確定會會計檔案的的保管期限限。第二、檔案案室的鑒定定。檔案室室鑒定會計計檔案的工工作內(nèi)容主主要是：判判定哪些會會計檔案保保管期限已已滿，保管管期限已滿滿的是否有有繼續(xù)保存存的必要。對有有繼續(xù)保存存必要的確確定出繼續(xù)續(xù)保存的時時間，對已已無保存必必要的按規(guī)規(guī)定剔除銷銷毀。檔案案室的會計計檔案鑒定定工作應會會同會計部部門共同進進行。（三）會計計檔案保管管期限的確確定根據(jù)財政部部、國家檔檔案局19998年88月聯(lián)合發(fā)發(fā)布的會會計檔案管管理辦法第八條的的規(guī)定，會會計檔案的的保管期限限分為永

30、久久、定期兩兩種，其中中定期又分分為3年、5年、110年、115年、225年五個個檔次。凡凡是反映本本單位經(jīng)濟濟業(yè)務活動動情況，在在經(jīng)濟建設設和科學研研究等各項項工作中需需要長遠利利用的會計計檔案，應應當永久保保存。凡是是在一定時時間內(nèi)對經(jīng)經(jīng)濟建設、科學研究究、工作查查考有利用用價值的會會計檔案，應應當予以定定期保管。各種會計計檔案的保保管期限均均從會計年年度終了的的第一天算算起。各種種會計檔案案的保管期期限具體如如下：第一、永久久保管的會會計檔案：1、財政總總決算、行行政單位和和事業(yè)單位位的決算、稅收年報報（決算）、會計檔案案保管清冊冊、會計檔檔案銷毀清清冊；2、企業(yè)和和其它組織織的年度財財

31、務報告（決決算，包括括文字分析析）、會計計檔案保管管清冊、會會計檔案銷銷毀清冊。第二、保管管25年的的會計檔案案：1、行政單單位、事業(yè)業(yè)單位的現(xiàn)現(xiàn)金出納賬賬和銀行存存款賬；2、稅收會會計的稅收收日記賬（總總賬）和稅稅收票證分分類出納賬賬、現(xiàn)金出出納賬和銀銀行存款賬賬；3、企業(yè)和和其它組織織的現(xiàn)金出出納賬和銀銀行存款賬賬。第三、保管管15年的的會計檔案案：1、財政總總預算的撥撥款憑證及及其它會計計憑證、總總賬、明細細分類分戶戶賬或登記記簿、會計計移交清冊冊；2、行政單單位和事業(yè)業(yè)單位的各各種會計憑憑證、日記記賬、總賬賬、明細分分類分戶賬賬或登記簿簿、會計移移交清冊；3、稅收會會計的各種種完稅憑證

32、證和繳庫退退庫憑證、農(nóng)牧業(yè)稅稅結(jié)算憑證證、總賬、明細分類類分戶賬或或登記簿、會計移交交清冊；4、企業(yè)和和其它組織織的各種會會計憑證、日記賬、總賬、明明細分類分分戶賬或登登記簿（除除過現(xiàn)金出出納賬和銀銀行存款賬賬）、會計計移交清冊冊。第四、保管管10年的會會計檔案：1、財政總總預算會計計收到的國國家金庫編編送的各種種報表及繳繳庫退庫憑憑證、各收收入機關(guān)編編送的報表表、行政單單位和事業(yè)業(yè)單位編送送的年度報表、稅收年報報（決算）、國家金庫庫年報（決決算）、基基本建設撥撥款貸款年年報（決算算）；2、稅收會會計收到的的國家金庫庫編送的各各種報表及及繳庫憑證證、月度季季度稅收會會計報表（包包括票證報報表）

33、。第五、保管管5年的會會計檔案：1、財政總總預算會計計、行政單單位和事業(yè)業(yè)單位會計計的月度季季度報表、已報廢固固定資產(chǎn)的的明細賬（卡卡片）；2、企業(yè)和和其它組織織的銀行余余額調(diào)節(jié)表表、銀行對對賬單和已已報廢固定定資產(chǎn)的卡卡片。這里要特別別強調(diào)的是是，以上關(guān)關(guān)于會計檔檔案的保管管期限，均均為最低的的保管期限限，各類會會計檔案的的保管原則則上應當按按此執(zhí)行，如如與特殊情情況應進行行具體分析析。（四）無價價值會計檔檔案的銷毀毀銷毀會計檔檔案是一項項嚴肅認真真、政策性性強的工作作，必須準準確掌握標標準，嚴格格履行手續(xù)續(xù)，并按照以以下程序進進行：1、由本單單位分管檔檔案工作領(lǐng)領(lǐng)導負責，由由檔案機構(gòu)構(gòu)、會

34、計機機構(gòu)共同組組成鑒定小小組。2、對已到到或超過保保管期限且且打算銷毀毀的會計檔檔案逐卷進進行鑒定。3、抽出正正在建設之之中的基建建項目會計計檔案和未未結(jié)清債權(quán)權(quán)債務的原原始憑證及及會計賬簿簿，繼續(xù)進進行保管。4、對已無無保存價值值并確定銷銷毀的會計計檔案，分分門別類地地逐卷編制制銷毀清冊冊，列明卷卷號、名稱稱、形成年年月、應保保管期限、已保管期期限和銷毀毀原因，并并提出書面面銷毀意見見。5、將銷毀毀意見和銷銷毀清冊提提交單位領(lǐng)領(lǐng)導審查，同同意后由單單位負責人人簽署意見見。6、各單位位銷毀會計計檔案由本本單位檔案案機構(gòu)、會會計機構(gòu)共共同派員監(jiān)監(jiān)銷，其中中黨政機關(guān)關(guān)、人民團團體同時要要有同級財財

35、政部門、審計部門門派員參加加監(jiān)銷，財財政部門同同時要有同同級審計部部門派員參參加監(jiān)銷。7、監(jiān)銷人人員在銷毀毀前要依據(jù)據(jù)批準的銷銷毀清冊，對對即將銷毀毀的會計檔檔案進行認認真清點，銷銷毀后要在在銷毀清冊冊上簽名或或蓋章，并將將銷毀實施施情況報告告本單位領(lǐng)領(lǐng)導。二、會計部部門對會計計核算材料料的整理根據(jù)會計計檔案管理理辦法的規(guī)定定，各單位位每年形成成的會計核核算專業(yè)材材料，都應應由財務會會計部門指指定專人，按按照歸檔要要求整理立立卷，裝訂訂成冊。整整理會計核核算專業(yè)材材料，應按按其形成的的規(guī)律和特特點，分成成會計憑證證、會計賬賬簿、財務務報告和其其他三大類類進行，做做到保持有有機聯(lián)系，便便于保管利

36、利用。（一）會計計憑證的整整理方法和和要求1、每月110日前完完成上個月月會計憑證證的整理裝裝訂工作。2、裝訂之之前，應先先按照會會計基礎(chǔ)工工作規(guī)范第三章第第二節(jié)的規(guī)規(guī)定，認真真做好各項項基礎(chǔ)工作作。如有缺缺漏，應當當責成有關(guān)關(guān)責任人按按規(guī)定予以以彌補。3、原始憑憑證粘貼、折疊的長長度與寬度度，應與省省財政廳規(guī)規(guī)定的會計計憑證封面面相同，每每本憑證裝裝訂的厚度度一般保持持在2厘米米以內(nèi)，特特殊情況不不超過2.5厘米。4、會計憑憑證整理好好后，統(tǒng)一一按照記賬賬憑證編號號順序逐月月逐年排列列并編寫案案卷順序號號。如果會會計憑證特別多多（每年超超過1000冊），可可一年斷一一次案卷號號；如果會會計憑

37、證比比較少，可每五五年斷一次次案卷號；如果會計計憑證很少，可以以每十年斷斷一次案卷卷號。5、每年的的會計憑證證整理完畢畢后，統(tǒng)一一編制案卷卷目錄一式式三套。6、所有的的會計憑證證編好案卷卷目錄后，即即應裝盒入入柜保管。每盒裝幾幾本以憑證證薄厚確定定，裝滿為為止，但一一般不能跨跨月跨年裝裝盒。7、整理好好的會計憑憑證須達到到項目齊全全完整、簽簽章手續(xù)完完備、裝訂訂整齊美觀觀、排列編編號準確、查閱利用用方便的要要求。（二）會計計賬簿的整整理方法和和要求1、一本賬賬簿無論其薄薄厚大小，均均視為一個個整理保管管單位，也也就是一卷卷，各種賬賬簿厚度一一般不應超超過2厘米米，以便于于整理、保保管和查閱閱復

38、制。2、每本賬賬簿都要從從“1”開始，統(tǒng)統(tǒng)一用鉛筆筆編寫頁號號（計算機機生成的賬賬簿要有自自動編制的的連續(xù)頁號號，否則仍仍需人工編編寫）。正正面有數(shù)據(jù)據(jù)記載的編編寫在右上上角，背面面有數(shù)據(jù)記記載的編寫寫在左上角角。活頁賬賬簿整理時將將正反兩方方面都無數(shù)數(shù)據(jù)記載的的空白頁抽抽出；現(xiàn)金金日記賬和和銀行存款款日記賬必必須保持原原狀，不得得拆散或抽抽去空白頁頁。如果賬賬簿已有印印好的符合合要求的頁頁號，則無無須再編。3、每本賬賬簿都要在在賬頁之前前放置“賬簿啟用用表”，并須認認真填寫，整整理時如無無賬簿啟用用表務必補補上。4、每年的的賬簿統(tǒng)一一按照現(xiàn)金金賬、銀行行存款賬、總賬、明明細賬、日日記賬、輔輔

39、助賬的順順序進行排排列，且從從“1”開始，逐逐年連續(xù)編編寫案卷順序號號。5、案卷號號編好后，逐逐卷（本）編編制案卷目目錄一式三三套。6、凡整理理好的賬簿簿，要按照照排列編號號順序統(tǒng)一一裝入卷盒盒內(nèi)。每盒盒裝幾本，以以賬本薄厚厚確定，裝裝滿為止，但但不同年度度的賬簿一一般不能混混裝在同一一盒內(nèi)。7、整理好好的會計賬賬簿應達到結(jié)構(gòu)構(gòu)完整、項項目齊全、頁碼準確確、平整美美觀、查閱閱方便的要要求。（三）財務務報告的整整理方法和和要求1、各單位位每年的財財務報告統(tǒng)統(tǒng)一分為下下列兩部分分分別進行行整理：AA、年度財財務報告（也稱決算，包括文字分析）；B、月、季度財務所告（包括文字分析）。2、日報、旬報、半

40、半月報可不不立卷歸檔檔，由財務務部門視具具體情況保保存使用并并處理。3、各單位位的財務報報告視頁數(shù)數(shù)多少，一一年立一卷卷或若干卷卷，不得與與月、季度度報表混合合整理；月月、季度財財務報告視視份數(shù)、頁頁數(shù)多少，可可一年立一一卷，也可可每季度或或每半年各各立一卷；每卷厚度度一般不超超過2厘米米。4、一個卷卷內(nèi)有若干干份報表時時，按時間間順序進行行排列，其其中紙張?zhí)〉膽窗凑誂4標標準進行背背貼。5、凡財務務報告卷編編寫頁碼，正正面有字的的編在右上上角，背面面有字的編編在左上角角。每本卷卷均從“1”編起，一一卷一個順順序號。6、年度財財務報告統(tǒng)統(tǒng)一按年度度順序單獨獨排列并編寫案案卷順序號號；各年

41、度度的月、季季度財務報報告統(tǒng)一按按時間順序序另行排列列并編寫案案卷順序號號，逐年接接續(xù)；年度度財務報告告與月、季季度財務報報告整理好好之后，應應分別裝進進按規(guī)定制制作的卷盒盒內(nèi)，不同同度年不能混裝。7、案卷順順序號編好好后，逐卷卷編制案卷卷目錄一式式三套。8、整理好好的財務報報告，應達達到目錄備備考齊全、頁碼編寫寫無誤、裝裝訂整齊美美觀、封面面填寫正確確的要求。（四）其它它類材料的整理理方法與要要求與財務報告告基本相同同，其中永永久保管的的會計檔案案保管清冊冊、會計檔檔案銷毀清清冊因其數(shù)數(shù)量少，可可歸入相應應年度的年年度財務報報告之后整整理、排列、編號、編目目；保管15年年的會計移移交清冊因因

42、其數(shù)量少少，可歸入入相應年度度的會計賬賬簿之后整整理、排列列、編號、編目；保保管5年的的銀行余額額調(diào)節(jié)表和和銀行對賬賬單因其數(shù)數(shù)量少，可可歸入相應應年度的月月度季度財財務報告之之后整理、排列、編編號、編目目。三、檔案室室對會計檔檔案的管理理會計檔案由由于其外觀觀形式的特特殊性，所所以進入檔檔案室后的的管理與其其它門類的的檔案有所所不同，這這里要強調(diào)的是：（一）會計計憑證、會會計賬簿、財務報告告應分別入入庫排列保保管，并設設計制作規(guī)規(guī)范的標簽簽，貼在醒醒目處，做做到整齊美美觀，查閱閱方便。要要堅決避免一一些單位按按年度混合合排列、雜雜亂不堪的的現(xiàn)象。（二）要購購置專門的的會計憑證證柜保管會會計憑

43、證，做做到既整齊齊美觀，又又查閱方便便。要堅決決避免一些些單位會計計憑證或成成包成捆，或或?qū)訉訅警B疊，存取困困難的不良良現(xiàn)象。（三）要建建立健全并并認真貫徹徹執(zhí)行會計計檔案管理理制度。制制定會計檔檔案管理制制度，是為為了保證和和促進會計計檔案工作作的持續(xù)健健康發(fā)展，充充分發(fā)揮會會計檔案的的作用。有有了會計檔檔案管理制制度，可以以使會計人人員有章可可循，有利利于齊全、完整、系系統(tǒng)的會計計檔案的形形成。會計計檔案管理理制度的內(nèi)內(nèi)容主要包包括五個方面：一是立卷卷制度，主主要規(guī)定由由誰立卷、何時立卷卷、采取什什么方法立立卷、案卷卷質(zhì)量應達達到什么標標準等；二二是歸檔制制度，主要要規(guī)定歸檔檔的范圍、時間

44、和要要求以及應應當履行的的手續(xù)；三三是保管制制度，主要要規(guī)定會計計檔案保管管應當具備備的物質(zhì)條條件、安全全措施、注注意事項等等；四是查查閱利用制制度，主要要規(guī)定查閱閱會計檔案案的手續(xù)、審批權(quán)限限、保密守守則等；五五是鑒定銷銷毀制度，主主要規(guī)定鑒鑒定會計檔檔案的依據(jù)據(jù)、標準、鑒定工作作的組織領(lǐng)領(lǐng)導，會計計檔案銷毀毀的審批、執(zhí)行和監(jiān)監(jiān)銷等。會會計檔案管管理制度根根據(jù)具體情情況可單獨獨制定，也也可與其它它檔案共同同制定。制制定好后按照正式式文件印發(fā)發(fā)各有關(guān)部部門和人員員周知，以以便于貫徹徹執(zhí)行。第四講 會計檔案案的裝具與使使用為了進一步步推進全省省會計檔案案管理的標標準化、規(guī)規(guī)范化工作作，省財政政廳

45、和省檔檔案局于22003年年初制發(fā)了了甘肅省省會計檔案案卷皮、卷卷盒、備考考表、目錄錄表格標準準及填寫規(guī)規(guī)范（甘甘財辦2200312號），下下面根據(jù)文文件規(guī)定將將檔案裝具具的使用做做以介紹。一、會計憑憑證封面、備考表、包角紙、憑證盒各項目的填寫（一）會計計憑證封面面各項目的的填寫 會 計 檔 案立卷部門類 別別會計憑證案卷名稱會 計 憑憑 證 （ ）起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日日止憑證編號自第 號起起至第 號止保管期限 年冊 數(shù)數(shù)本月共 冊 本冊是第第 冊冊歸檔號全宗號目錄號案卷號財務主管 會會計 裝訂訂 （圖一一）會計憑證封封面樣式見見圖一，各各項目填寫寫規(guī)范如下下：1、上部黑黑

46、線“會計檔案案”四個字前前面填寫單單位名稱或或通用簡稱稱，如“慶陽市水水利局”、“中共臨澤澤縣委辦公公室”等。填寫寫方法：如如需求量大大可與廠家家聯(lián)系直接接將單位名名稱印上，如如需求量較較小，可以以刻制大小小適當?shù)臈l條形單位名名章蓋上去去，以求整整齊美觀。2、“立卷卷部門”項：填寫寫本單位財財務機構(gòu)名名稱，如“財務處”、“財務室”等。3、“類別別”項：應填填寫“會計憑證證”，因已統(tǒng)統(tǒng)一印好，故故不必再填填。4、“案卷卷名稱”項：如果果本單位使使用的是通通用記賬憑憑證，則此此項再不需需填寫；如如果本單位位使用的是是分類記賬賬憑證，則則根據(jù)實際際在擴號里里面填寫上上“收款”、“付款”或“轉(zhuǎn)賬”字樣

47、，以以示區(qū)別。5、“起止止日期”項：填寫寫本冊會計計憑證第一一張和最后后一張記賬賬憑證編制制的日期，年年、月、日日均不得省省略。6、“憑證證編號”項：填寫寫本冊會計計憑證第一一張和最后后一張記賬賬憑證的編編號。7、“保管管期限”項：無特特殊情況應應填寫“15年”，但不得得寫成“長期”或“短期”。8、“冊數(shù)數(shù)”項：填寫寫本月會計計憑證的總總冊數(shù)和本本冊會計憑憑證在本月月的排序編編號。9、“歸檔檔號”項：填寫寫本冊會計計憑證在在在本年度所所有會計憑憑證中的排排序編號。10、“全全宗號”項：填寫檔檔案館給本本單位檔案案確定的代代號。如未未確定，暫暫不填寫。11、“目目錄號”項：填寫寫登記本冊冊會計憑

48、證證的目錄本本的編號。12、“案案卷號”項：填寫寫本冊會計計憑證在本本單位全部部會計憑證證或某一時時間段內(nèi)所所有會計憑憑證中的排排序編號。13、“財財務主管”項：由財財務主管簽簽章。14、“會會計”項：由會會計人員簽簽名蓋章。15、“裝裝訂”項：由裝裝訂本冊會會計憑證人人員簽名或或蓋章。（二）會計計憑證備考考表樣式如如圖所示：備 考 表本卷需要說說明的情況況： 財務主主管： 裝訂人： 年 月 日 （圖二） 各項目填填寫規(guī)范如如下 1、“本卷卷需要說明明的情況”項：記載載整理時或或日后保管管查閱過程程中遺留、出現(xiàn)的問問題，以備備查考。如如無問題，則則本欄不填填寫。2、“財務務主管”項：整理理好的

49、會計計憑證由財財務主管檢檢查，合格格后由其簽簽名蓋章。3、“裝訂訂人”項：由整整理裝訂人人員簽名或或蓋章，以以示負責。4、“年 月 日”項：由立立卷人填寫寫本冊會計計憑證整理理裝訂完畢畢的日期。（三）會計計憑證包角角紙樣式和和各項目的的填寫如下下：年 月20026憑證編號1 255案 卷 號號881、“年 月”項：填寫寫本冊會計計憑證產(chǎn)生生的年月，應應與封面“起止日期期”項相同。2、“憑證證編號”項：與封封面“會計憑證證編號”項相同。3、“案卷卷號”項：與封封面“案卷號”項相同。（四）會計計憑證盒樣樣式和各項項目填寫規(guī)規(guī)范如下：（圖四）會 計 憑憑 證全 宗 號目 錄 號年 月憑 證 編編 號

50、案 卷 號1、“全宗宗號”項：填寫檔檔案館給本本單位檔案案定的代號號。如未確確定暫不填填。2、“目錄錄號”項：填寫登登記本冊會會計憑證的的目錄本的的編號。 3、“年月月”項：填寫寫盒內(nèi)所裝裝會計憑證證所屬年月月，如“20033.5”等。4、“憑證證編號”項：如盒盒內(nèi)裝一本本會計憑證證，該項填填寫與會計計憑證封面面對應項目目相同；如如盒內(nèi)裝有有幾本會計計憑證，該該項填寫第第一本憑證證立卷部門類 別案 卷名 稱起止日期自 年 月 日日起至 年 月月 日日止卷內(nèi)頁數(shù)保管期限年歸檔號全 宗 號號目錄號案卷號的起號與最最后一本憑憑證的止號號。5、“案卷卷號”項：如盒盒內(nèi)裝一本本會計憑證證，該項填填寫與會

51、計計憑 證封面面對應項目目相同；如如盒內(nèi)裝數(shù)數(shù)本會計憑憑證（裝盒盒不跨月），該該項填排序序第一本與與最后一本本的案卷號號，如“1-3”“20-222”等。二、會計賬賬簿、財務務報告的封封面、備考考表和卷盒的的填寫（一）會計計賬簿、財務報告告封面、卷脊樣式式和各項目目的填寫：1、上部黑黑線“會計檔案案”四個字前前面填寫單單位名稱或或通用簡稱稱，如“慶陽市水水利局”、“中共臨澤縣縣委辦公室室”等。填寫寫方法：如如需求量大大可與廠家家聯(lián)系直接接將單位名名稱印上，如如需求量較較小，可以以刻制大小小適當?shù)臈l條形單位名名章蓋上去去，以求整整齊美觀。2、“立卷卷部門”項：填寫本本單位財務務機構(gòu)名稱稱，如“財

52、務處”、“財務室”等。3、“類別別”項：根據(jù)據(jù)情況填寫寫“會計賬簿簿”、“財務報告告”或“其他”字樣。 4、“案卷卷名稱”項：是會會計賬簿時時填寫會計計賬簿的名名稱，如“現(xiàn)金日記記賬”、“總賬”、“固定資產(chǎn)產(chǎn)賬”等；是財財務報告時時填寫財務務報告的名名稱，如“20011年度財務務報告”、“20011年1-66月財務報報告”、“20011年直屬單單位年度財財務所告”等；是其它它類時，根根據(jù)具體材材料擬寫案案卷名稱。5、“起止止日期”項：會計計賬簿填寫寫啟用的年年月日和最最后一筆賬賬登記的年年月日；財財務報告填填寫該報告告（報表）的的起止日期期。 6、“卷內(nèi)內(nèi)頁數(shù)”項：填寫賬簿簿或報告的的總頁數(shù)，

53、正正面有數(shù)據(jù)據(jù)的在右上上角編號，背背面有數(shù)據(jù)據(jù)的在左上上角編號；自“1”編起，不不論薄厚，一一本賬一個個順序號；如賬簿已已印好頁碼碼的不再重重編；財務務報告按組組成的卷一一卷編一個個順序號，編編頁號方法法與賬簿相同。7、“保管管期限”項：按照照會計檔檔案管理辦辦法規(guī)定定，填寫“永久”、“25”、“15”、“10”或“5”年。8、“全宗宗號”項：填寫檔檔案館給本本單位檔案案確定的代代號。如未未確定，暫暫不填寫。9、“目錄錄號”項：填寫寫登記本卷卷會計檔案的的目錄的編編號。10、“歸歸檔號”項：填寫寫本卷會計計檔案在本本年度本類類別中的排排序編號。11、“案案卷號”項：填寫寫本卷會計計檔案在本本類

54、別中的的排序編號號或在本類類別某一時時間段內(nèi)的的排序編號號。（二）會計計賬簿、財務報告告?zhèn)淇急砀鞲黜椖康奶顚懪c會計憑證證備考表各各項目的填填寫相同。（三）會計計賬簿、財務報告告卷盒、卷皮樣式和各項項目的填寫1、“單位位名稱”、“年度”、“保管期限限”、“全宗號”、“目錄號”的填寫，與與盒內(nèi)所裝裝檔案的封封面的各對對應項目相相同。2、“歸檔檔號”項：如盒盒內(nèi)裝一本本，按封面對應項項目填寫；如盒內(nèi)裝裝幾本，則按按順序?qū)懗沙?“1-2”、“3-5”等。3、“案卷卷號”項：如盒內(nèi)內(nèi)裝一本，按按封面對應項項目填寫；如盒內(nèi)裝裝幾本，則按按順序?qū)懗沙?“1-2”、“3-5”等。 4、盒脊項項目填寫同同盒面各

55、對對應項目。會計檔案會 計 賬賬 簿全宗號目錄號年 度單位名稱立卷單位保管期限年案卷號全宗號歸檔號目錄號案卷號 （圖圖六）（四）填寫寫會計憑證證盒、會計賬簿簿盒、會計報告告盒脊背各各項目的技技術(shù)要求：1、“全宗宗號”、“目錄號”、“年度”、“案卷號”、“歸檔號”、“保管期限限”項等，應選選購或刻制制大小適當當?shù)臄?shù)碼章章，統(tǒng)一蓋蓋上去。2、“保管管期限”項中的“永久”和“單位名稱稱”項，應刻刻制大小適適當?shù)摹坝谰谩闭潞汀皢挝幻Q稱”條形章，統(tǒng)統(tǒng)一蓋上去去。3、蓋章使使用的印泥泥的顏色，一一個單位要要統(tǒng)一，不不能今年紅紅色明年藍藍色。4、蓋章位位置應統(tǒng)一一居中，且且年年一樣樣，堅決避避免高低不不一

56、的隨意意現(xiàn)象出現(xiàn)現(xiàn)，使得所所有檔案盒盒上下四個項目蓋蓋章后，排排列在一起起形成四條直線，做做到整齊美美觀。 三、會計檔檔案案卷目目錄的編寫寫會計檔案案案卷目錄編編制要求如下：會 計 檔 案 案案 卷 目 錄案卷號歸檔號案 卷 名名 稱起止日期卷內(nèi)頁數(shù)憑憑證編號保管期限備注 （圖圖七）1、按照整整理好的會會計檔案的的排列編號號順序逐冊冊逐卷進行行登記。2、“案卷卷號”、“歸檔號”、“案卷名稱稱”、“起止日期期”、“保管期限限”各項目，按照整整理好的會會計憑證、會計賬簿簿、財務報報告或其他他類案卷封封面上的對對應項目照照錄。3、“卷內(nèi)內(nèi)頁數(shù)或憑憑證編號”項：如所所登記案卷是會會計賬簿或或財務報告告

57、，此項按按照案卷封封面的“卷內(nèi)頁數(shù)數(shù)”項照錄；如所登記記案卷是會會計憑證，則則此項按照照會計憑證證封面的“憑證編號號”項照錄，如如“1-25”、“26-550”。4、“備注注”項：簡要要填寫本卷卷存在的問問題或需要說說明的事項項，無則不不填。第五講 會計檔案案的行政管管理 會計檔案工工作的監(jiān)督督指導（一）分工工。根據(jù)有有關(guān)規(guī)定，財財政部、國家檔案局局共同負責責全國會計計檔案管理理的監(jiān)督指導；省財財政廳和省省檔案局共共同負責包包括中央在在甘單位在在內(nèi)的全省省會計檔案案工作的監(jiān)監(jiān)督指導；各市（州州）、縣（區(qū)）財政管理部門和檔案行政管理部門共同負責本市（州）、縣（區(qū)）所屬各級各類單位會計檔案工作的監(jiān)

58、督指導，同時接受上級財政管理部門和檔案行政管理部門對本級會計檔案工作的監(jiān)督指導；各級專業(yè)主管部門的會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)共同負責本系統(tǒng)直屬單位會計檔案工作的監(jiān)督指導。（二）職責責。各級財財政部門和和檔案行政政管理部門門、各專業(yè)業(yè)主管部門門監(jiān)督指導會會計檔案工工作的主要要任務是：1、宣傳傳貫徹上級級有關(guān)會計計檔案工作作的法律和和法規(guī)，制制定并組織織實施本地地區(qū)、本系系統(tǒng)有關(guān)會會計檔案工工作的辦法法、規(guī)定、標準和規(guī)規(guī)范；2、采取多種種形式，促促進會計基基礎(chǔ)工作的的標準化和和規(guī)范化，確確保會計檔檔案材料的的齊全完整整與真實準準確，充分分發(fā)揮會計計檔案在國國民經(jīng)濟與與社會發(fā)展展中的重要要作用；33、對會計

59、計人員、檔檔案人員進進行會計檔檔案管理知知識培訓；4、依法法對違反會會計檔案管管理規(guī)定的的案件進行行查處。二、會計人人員與檔案案人員在會會計檔案管管理方面的的分工會計檔案是是一項涉及及到會計與與檔案兩個個方面的工工作，所以以既需要二二者的密切切配合，也也需要進行行合理分工工，以利于于工作的健健康發(fā)展。根據(jù)甘甘肅省會會計檔案管管理辦法實施細則則第六條條的規(guī)定，會會計人員與與檔案人員員的分工是是：（一）會計計人員負責責會計檔案案的積累、整理、編編目和移交交及相關(guān)工工作，其中中出納人員員不得整理理、保管會會計檔案；（二）檔案案人員負責責會計檔案案的接收、保管和日日常查閱服服務等相關(guān)關(guān)工作； （三）會

60、計計人員與檔檔案人員共共同負責對對到期無價價值的會計計檔案進行行鑒定與銷銷毀。三、單位發(fā)發(fā)生變化時時對會計檔檔案的處置置由于種種主主觀或者客客觀的原因因，單位成成立、分設設、合并、撤銷、破破產(chǎn)、兼并并、改制、重組、出出賣等情況況時有發(fā)生生。這種情情況也必然然引起會計計檔案的歸歸屬與處置置問題。根根據(jù)目前已已經(jīng)遇到的的新情況、新問題和和國家有關(guān)關(guān)檔案工作作的規(guī)定，若若單位發(fā)生生變化，其其會計檔案案的歸屬處處置與以后后的查閱，根根據(jù)不同情情況按如下下辦法進行行處理：（一）單位位因撤銷、解散、破破產(chǎn)等原因因而終止的的，其形成的會會計檔案由由終止單位位的業(yè)務主主管部門或或財產(chǎn)所有有者代管，也也可通過協(xié)