工程文件管理辦法

1、工程文件管理辦法一、總則1.1 為有利于促進(jìn)工程承建合同文件(簡稱“承建合同”)和工程建設(shè)監(jiān)理合同文件(簡稱“監(jiān)理合同”)中授予監(jiān)理工程師職責(zé)的落實和履行,有利于工程建設(shè)監(jiān)理文件(簡稱“監(jiān)理文件”)的規(guī)范化管理制訂本辦法。1.2 監(jiān)理工程師必須認(rèn)真履行職責(zé)，熟悉和掌握監(jiān)理合同、承建合同、工程建設(shè)管理法規(guī)、工程施工技術(shù)規(guī)程規(guī)范和工程質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，以促使業(yè)主單位通過監(jiān)理合同和承建合同授予監(jiān)理工程師的權(quán)限得到及時、準(zhǔn)確、有效的運用，促進(jìn)工程施工的順利進(jìn)展，促進(jìn)安全生產(chǎn)，促進(jìn)合同工期、質(zhì)量和投資控制目標(biāo)得到更優(yōu)的實現(xiàn)。二、監(jiān)理文件組成、分類與合同地位2.1 監(jiān)理文件的內(nèi)容構(gòu)成要素包括商務(wù)要素、程序要素

2、和技術(shù)要素，監(jiān)理文件必須為書面文件。2.2 監(jiān)理文件必須專事專文、表達(dá)明確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、判斷準(zhǔn)確、簡明扼要、用語規(guī)范，構(gòu)成要素的引用和解釋必須嚴(yán)格以有關(guān)法規(guī)和合同文件為依據(jù)。文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件屬性與主要內(nèi)容。2.3 常規(guī)監(jiān)理文件的目錄組成包括：（1） 對工程承建單位的“批復(fù)文件”。（2） 施工過程“指示（令）文件”。（3） 施工質(zhì)量或合同支付“認(rèn)證文件”。（4） 工程建設(shè)施工“協(xié)調(diào)文件”。（5） 工程工期完工及工程驗收“簽證文件”。（6） 提交業(yè)主單位的“建議函”。（7） 提交設(shè)計或施工地質(zhì)單位的“商議函”。（8） 工程“信息文件”。（9） 監(jiān)理“工作報告”。（10）其他文件。2.4

3、 除承建合同的明確規(guī)定外，工程師無權(quán)修改或變更承建合同規(guī)定，也無權(quán)免除承建合同中規(guī)定的承建單位或業(yè)主單位應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)、責(zé)任和權(quán)利。監(jiān)理文件的合同地位可以劃分為：承建合同的解釋文件；或承建合同的協(xié)調(diào)文件；或承建合同的履行過程記錄文件；或監(jiān)理合同的履行過程記錄文件；或信息反饋文件。2.5 監(jiān)理工程師應(yīng)明確其職責(zé)范圍，勿超越權(quán)限干預(yù)承建合同賦予承建單位的職責(zé)與權(quán)利，以免導(dǎo)致合同責(zé)任或合同風(fēng)險的轉(zhuǎn)移。三、成 文 管 理3.1 監(jiān)理文件的編制應(yīng)遵守國家及有關(guān)部門發(fā)布的公文管理和承建合同、監(jiān)理合同有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。必須有主題詞的，主題詞按水利水電工程管理部門發(fā)布的主題詞規(guī)范用語采用和編寫。必須引用公文（函件）

4、的，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引文函字號。3.2 監(jiān)理文件的產(chǎn)生程序分為擬文、核稿、審查（會簽）、簽發(fā)、文印、送發(fā)等六道基本程序。（1） 涉及其它技術(shù)專業(yè)或項目監(jiān)理處（室）職責(zé)事項，擬文人應(yīng)及時向有關(guān)專業(yè)人員或相關(guān)處（室）提供資料和反饋信息，與相關(guān)人員或處（室）商后成稿。（2） 主辦處（室）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按監(jiān)理部文件有關(guān)授權(quán)文件規(guī)定指定具備相應(yīng)職級資質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和能力的監(jiān)理人員核稿。（3）涉及其它項目監(jiān)理處（室）事項的，送交相關(guān)處（室）負(fù)責(zé)人安排審核會議。（4） 按監(jiān)理部有關(guān)授權(quán)文件規(guī)定和職責(zé)分工送審和簽發(fā)。（5） 必須采用文頭文件的，送交辦公室安排編制文號、核定發(fā)送范圍、確定打印份數(shù)后交文印室成文。（6） 按

5、文件涉及的監(jiān)理分級權(quán)限用印后送發(fā)。3.3 監(jiān)理文件編制質(zhì)量責(zé)任。（1） 打印文稿由似稿人（或核稿人）負(fù)責(zé)文字核對。核對人對文稿的編制及文字錯誤承擔(dān)直接責(zé)任。（2） 監(jiān)理文件的擬稿人、核稿人和會簽人對文件的真實性、合理性和準(zhǔn)確性承擔(dān)直接責(zé)任。（3） 辦公室文件收發(fā)員對文件及文號編制的重發(fā)、漏發(fā)、誤發(fā)等發(fā)送與編制失誤承擔(dān)責(zé)任。四、文件的分級與編碼4.1 監(jiān)理文件是監(jiān)理工程師職責(zé)權(quán)限履行及運用的體現(xiàn)。監(jiān)理部根據(jù)承建合同及監(jiān)理合同文件中對監(jiān)理工程師授權(quán)與權(quán)限范圍規(guī)定，對監(jiān)理文件實行分級管理。監(jiān)理文件必須帶文頭時，采用監(jiān)理部文頭。（1） 一級監(jiān)理文件：以監(jiān)理部名義和印章并以監(jiān)理部機(jī)構(gòu)代碼編號發(fā)送的監(jiān)理文

6、件。在承建合同管理中，代表監(jiān)理單位發(fā)出的指示。（2） 二級監(jiān)理文件：以監(jiān)理處（室）名義和印章并與監(jiān)理處（室）機(jī)構(gòu)代碼編號發(fā)送的文件。主要以“認(rèn)證文件”、現(xiàn)場“指示（令）文件”、對承建單位下級施工單位的“協(xié)調(diào)文件”、以及“內(nèi)部管理文件”等方式表現(xiàn)。在承建合同管理中，代表監(jiān)理機(jī)構(gòu)對承建單位發(fā)出的指示。4.2 分級監(jiān)理文件的權(quán)限，按監(jiān)理部職級授權(quán)文件（另行制定發(fā)送）中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限執(zhí)行，可發(fā)送至單位相應(yīng)監(jiān)理項目范圍和相關(guān)單位。 超越授權(quán)的監(jiān)理文件無合同行為效力。對已發(fā)生的超越授權(quán)或未超越授權(quán)的下級監(jiān)理文件，根據(jù)承建合同文件有關(guān)規(guī)定，在承建單位提交確認(rèn)、或下級監(jiān)理機(jī)構(gòu)提起、或監(jiān)理部認(rèn)為必要時，可以通

7、上級監(jiān)理文件予以確認(rèn)、變更或撤消。4.3 為有利于監(jiān)理文件的分類、整理、歸檔、計算機(jī)存儲和檢索，以及按業(yè)主單位項目管理要求，監(jiān)理文件編號采用分級數(shù)字代碼系統(tǒng)。需要采用監(jiān)理部簡碼的，均按“長三監(jiān)理（合同碼）199 ”采用。分級數(shù)字代碼采用多面方式。監(jiān)理文件編碼辦法見附件。五、發(fā)送、歸檔與復(fù)制5.1 監(jiān)理文件，包括監(jiān)理現(xiàn)場指示和監(jiān)理簽證文件，應(yīng)按文件類型和發(fā)送對象，送達(dá)對方有效授權(quán)人或代理人或指定聯(lián)系人，不能直接送達(dá)工人。監(jiān)理人員也不能直接向承建方工人發(fā)布指令。5.2 監(jiān)理文件發(fā)送時應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)送和簽收記錄。重要的或有合同時限規(guī)定的監(jiān)理文件地送達(dá)簽收時，應(yīng)注明簽收人、簽收日期和簽收時間。5.3 各監(jiān)理處、室應(yīng)定期對監(jiān)理文件或存檔監(jiān)理文件進(jìn)行清理和整編。辦公室應(yīng)于年初對上年存檔監(jiān)理文件歸類并按文號順序裝訂成冊后移交監(jiān)理部資料室歸檔。5.4 歸檔整理文件的復(fù)制按以下規(guī)定執(zhí)行：（1） 監(jiān)理部人員因工作需要要求復(fù)制的，報請所屬處（室）負(fù)責(zé)人審批后交辦公室批準(zhǔn)復(fù)印份數(shù)安排復(fù)制