秘書事務管理28打印機和碎紙機的使用

1、緒論事務01事務02事務03事務04事務05事務06事務07事務08事務09事務10事務11事務12事務13事務14事務15事務16事務17事務18事務19事務20事務21事務22事務23事務24事務25事務26事務27事務28事務29事務30事務31事務32事務33事務34事務35事務36事務37事務38 事務39 事務28 打印機和碎紙機的使用學習目標學習內容課后練習學習目標了解打印機的種類和使用常識，能夠安裝和熟練使用各種打印機；了解碎紙機工作原理和使用技巧，能夠正常使用和維護碎紙機。學習內容一、打印機的種類二、安裝打印機三、設置打印機屬性四、在應用程序中執(zhí)行“打印”命令五、使用打印機的

2、注意事項六、打印機使用技巧七、碎紙機的使用一、打印機的種類（一）針式打印機（二）噴墨打印機（三）激光打印機（一）針式打印機針式打印機（圖片）通過打印頭中的鋼針打擊色帶，在打印紙上以點陣形式構成字符。針式打印機的優(yōu)點是耐用，耗材（包括色帶和打印紙）便宜，可以打印多種類型的紙張，如穿孔紙、多層紙、蠟紙等；它的缺點是打印速度慢、精度不高，并且噪音大。一般適合于打印報表、發(fā)票、記錄清單等。針式打印機圖片（二）噴墨打印機噴墨打印機（圖片）是在針式打印機之后發(fā)展起來的，采用非擊打的工作方式，將墨水直接噴到紙上實現(xiàn)印刷。它的優(yōu)點是機器價格低，打印效果優(yōu)于針式打印機，噪音小，有的還能打印彩色圖像；缺點是打印速

3、度較慢，耗材較貴。噴墨打印機適合打印單頁紙，其打印質量很大程度上取決于紙張的質量。由于其可輸出彩色圖案，常用于廣告和美術設計。噴墨打印機圖片（三）激光打印機激光打印機（圖片）是激光技術與電子照相技術相結合的產物，主要是利用電子成像技術進行打印。激光打印機的優(yōu)點是噪音低、分辨率高、打印速度快，在各種打印機中打印效果最好；其缺點是機器價格高。激光打印機常用于文檔的打印，也可以產生高質量的圖像及復雜的圖形輸出。目前廣泛應用于辦公系統(tǒng)和桌面印刷系統(tǒng)。激光打印機圖片激光打印機的工作原理 當調制激光束在硒鼓上沿軸向進行掃描時，根據(jù)點陣組字的原理，使鼓面感光，構成負電荷陰影，當鼓面經過帶正電的墨粉時，感光部

4、分就吸附上墨粉，然后將墨粉轉印到紙上，紙上的墨粉經加熱熔化形成永久性的字符和圖形。二、安裝打印機（一）硬件連接（二）軟件安裝（一）硬件連接打印機有信號電纜線與電源線兩條連接線。信號電纜用于打印機和計算機的連接。目前，打印機信號電纜的接口方式主要有并行接口和USB接口兩種，都可以很方便地與計算機連接。并行接口的一端是36芯插頭，應插在打印機的36芯插座上，另一端是25針插頭，應插在計算機主機背板上的25孔插座上。連接之前要確認打印機和計算機的電源都已經關閉，否則容易造成設備的損壞。接好信號電纜后，再把電源線連接到打印機上。（二）軟件安裝硬件連接好后，還必須在計算機上安裝打印機驅動程序才能正常使用

5、打印機。具體安裝步驟如下：第一步第二步第三步第四步第五步第六步第七步除上述手動安裝打印機驅動程序的方法外，用戶還可以使用系統(tǒng)自動檢測安裝本地打印機。第一步單擊Windows XP的“開始”菜單，選擇“設置”，在彈出的二級菜單中選擇“打印機和傳真”選項，出現(xiàn)“打印機和傳真”窗口。第二步單擊窗口左側“打印機任務”欄下的“添加打印機”，出現(xiàn)“添加打印機向導”對話框。第三步單擊對話框中的“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的畫面中單擊選擇“連接到此計算機的本地打印機”單選項，取消選擇“自動檢測并安裝即插即用打印機”復選框，然后單擊“下一步”按鈕，顯示選擇打印機端口對話框。第四步在“打印機端口”對話框中，選擇“使用以

6、下端口”單選項，然后選擇“LPT1(推薦的打印機端口)”。單擊“下一步”按鈕，顯示“安裝打印機軟件”對話框。第五步在“廠商”列表中選擇欲安裝打印機的制造廠商，然后在“打印機”列表中選擇打印機的型號。如果不知道自己打印機的型號，可以單擊“從磁盤安裝”按鈕，顯示“從磁盤安裝”對話框，然后將安裝盤插入光盤驅動器，使用“瀏覽”找到驅動程序即可。第六步根據(jù)打印機型號選擇好軟件后，單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)“命名打印機名稱”對話框，輸入一個打印機名，單擊“下一步”按鈕，屏幕顯示“是否打印測試頁”對話框。第七步選擇好后，單擊“下一步”，出現(xiàn)“打印設置完成”對話框，標明打印機設置狀況，單擊“完成”按鈕即完成了驅

7、動程序的安裝。三、設置打印機屬性安裝打印機時，系統(tǒng)會按照默認狀態(tài)進行設置，用戶也可以改變打印機的屬性，具體操作方法是：第一步第二步 第三步第四步第一步單擊“開始”菜單中的“設置”“打印機和傳真”命令，打開“打印機和傳真”窗口。第二步右擊“打印機”圖標，顯示快捷菜單。在快捷菜單中選擇“屬性”命令，屏幕顯示“打印機屬性設置”對話框。第三步在該對話框中可以進行如下設置：1.“常規(guī)”選項卡：設置打印機的備注和打印測試標準頁等。2.“共享”選項卡：設置當前打印機是否共享。3.“端口”選項卡：添加和刪除打印機的端口、安裝新的打印機驅動程序等。4.“高級”選項卡：設置可使用此打印機的時間、優(yōu)先級，更改驅動程

8、序、打印質量、頁數(shù)，打印處理及打印管理等。5.“設備設置”選項卡：可以設置紙張輸入盒的紙張類型、手動送紙紙張類型、替換的字體和打印機內存等。第四步設置完畢后，單擊“應用”按鈕，然后單擊“確定”按鈕。四、在應用程序中執(zhí)行“打印”命令安裝好打印機后，在各應用程序中就可執(zhí)行“打印”命令打印文件。不同應用程序的“打印”選項有所不同，但都可以選擇打印機、打印內容、打印份數(shù)以及進行頁面設置等。五、使用打印機的注意事項（一）安放空間充足（二）保持環(huán)境清潔（三）長期閑置斷電（四）避免無紙打?。ㄎ澹┳⒁獗ｐB(yǎng)硒鼓（一）安放空間充足打印機的安放要合適，周圍空間充足。打印機要遠離灰塵多、有液體的地方，灰塵和液體對打印

9、機的壽命有很大影響。另外，打印機放置地應避免陽光直射，要避免把打印機放置在有磁鐵或能產生磁場的裝置附近。（二）保持環(huán)境清潔要經常保持打印機的清潔和環(huán)境清潔，不要在打印機上堆放書籍等重物，否則有可能會妨礙打印機的散熱，或者對打印機的機械部分造成壓力。（三）長期閑置斷電如果較長時間不用打印機，應斷掉打印機的電源，以延長打印機電源的使用壽命。因為打印機閑置時，如果不斷掉電源，打印機上的變壓器仍在繼續(xù)工作。（四）避免無紙打印使用針式打印機時，為了防止對打印頭的損害，沒有紙或色帶時，不要打開打印機的電源開關，以防無意中點擊打印命令造成打印頭損壞。（五）注意保養(yǎng)硒鼓激光打印機的硒鼓在整個激光打印過程中起著

10、非常重要的作用，價錢也較高，因而要注意保養(yǎng)。一體式硒鼓中的墨粉不足時必須馬上加粉或更換硒鼓，否則打印出來的文件將不清晰。六、打印機使用技巧（一）指定默認打印機（二）打印任務管理（三）刪除打印機（四）排除不打印故障（一）指定默認打印機單擊“開始”菜單中的“設置” “打印機和傳真”命令，打開“打印機和傳真”窗口。在該窗口中有多臺打印機圖標，右擊要作為默認打印機的打印機圖標，然后在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“設為默認打印機”命令，一個單選標記出現(xiàn)在默認打印機文件夾的旁邊。（二）打印任務管理在使用打印機打印文件時，打印機有一個顯示其打印狀態(tài)的窗口。在這一窗口列出了等待打印的任務，其中有一個正處于打印狀態(tài)。通

11、過打印狀態(tài)窗口可以對打印任務進行管理，如觀察打印隊列情況、暫停打印任務以及刪除打印任務等。單擊“開始”菜單中的“打印機和傳真”命令，打開“打印機和傳真”窗口，在該窗口中雙擊“打印機”圖標，則顯示打印狀態(tài)的窗口。（三）刪除打印機打開“打印機和傳真”窗口，選擇要刪除的打印機圖標，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，即可刪除該打印機。（四）排除不打印故障在應用軟件中選擇“打印”命令，有時打印機不響應，產生此問題的原因及相應的解決辦法有多種： 1.電源線問題 2.數(shù)據(jù)線問題 3.送紙方式問題 4.操作命令問題 5.軟件配置問題1.電源線問題電源線連接不好會導致打印機無法響應打印命令，應檢查電

12、源線是否連接妥當，電源插頭和插座有沒有接觸不良等問題。2.數(shù)據(jù)線問題打印機和計算機之間的數(shù)據(jù)線如果連接不好，也會導致打印機無法響應打印命令，解決的辦法是斷開并重新連接打印機和計算機之間的數(shù)據(jù)線。3.送紙方式問題如果打印機設置在“手動送紙”方式上，打印機也無法自動響應“打印”命令，這時，應按下打印機面板上的送紙按鈕，才能開始打印。4.操作命令問題如果打印機被設置在“暫停打印”狀態(tài)，也無法響應“打印”命令進行打印。這時，應從打印狀態(tài)窗口或打印管理器中恢復打印狀態(tài)，方法是右擊打印機圖標，選擇“恢復打印”命令。5.軟件配置問題如果在應用軟件的“打印”命令設置中，沒能選擇正確的打印機端口，也會導致打印機

13、無法響應打印命令。這時，應打開應用軟件中的打印機設置窗口，檢查是否選擇了正確的打印機端口。七、碎紙機的使用（一）碎紙機的工作原理（二）碎紙機的性能指標（三）碎紙機的選購原則（四）碎紙機的操作步驟（五）使用碎紙機的注意事項（六）碎紙機常見故障的處理（一）碎紙機的工作原理碎紙機（圖片）一般由切紙部件和箱體兩大部分組成。切紙部件包括鋒利的刀具和電動機，電動機帶動刀具快速轉動，可將文件在片刻時間內粉碎成條狀或米粒狀甚至更小。箱體主要包括容納紙屑的容器和機殼，一些碎紙機箱體下部還裝有腳輪，以方便使用。碎紙機圖片進紙口觀察窗（二）碎紙機的性能指標1.碎紙方式2.碎紙效果3.碎紙能力4.進紙寬度1.碎紙方式

14、碎紙方式是指碎紙機把紙張粉碎而成的形狀。目前主要的碎紙方式有粒狀、條狀和碎屑狀三種。2.碎紙效果碎紙效果是指碎紙機把紙張粉碎后所產生的紙屑的大小，一般以毫米為單位來衡量，粒狀最佳，碎屑狀次之，條狀相對效果差些。各單位可以根據(jù)自己的需要選擇適合自己的產品。3.碎紙能力碎紙能力是指碎紙機一次能處理的紙張的最大數(shù)目及紙張厚度。一般來說，一個碎紙機的碎紙效果與碎紙能力成反比，即碎紙效果越好，則其碎紙能力則相對越差。4.進紙寬度進紙寬度是指碎紙機所能容許的紙張的最大寬度。（三）碎紙機的選購原則一般來說，用于銷毀機密文件的碎紙機應首先考慮碎紙效果指標，然后再考慮其他指標；而碎紙工作量大但保密要求不高的單位

15、，則應首先考慮碎紙能力指標，選擇碎紙能力強、碎紙速度快、自動化程度高的碎紙機；如果還要處理信用卡、光盤等物品，則要選擇碎紙能力更強的碎紙機。（四）碎紙機的操作步驟碎紙機的操作比較簡單，對環(huán)境要求也低，通常采用220V電源，只需插上電源，按下電源開關，機器即處于帶工作狀態(tài)，從進紙口插入紙張，即可自動觸發(fā)碎紙刀具。（五）使用碎紙機的注意事項1.斷電清潔2.只碎普通紙張3.適時潤滑保養(yǎng)4.避免極限使用1.斷電清潔清潔機器外殼時，應切斷電源，用軟布蘸上中性清洗劑輕擦，切勿讓溶液進入機器內部。不可使用漂白粉、汽油等刷洗。2.只碎普通紙張碎紙機一般只能粉碎干燥的標準紙張，如果用于粉碎潮濕的紙張，覆膜紙、膠紙、碳紙等特殊紙張，或者帶有訂書釘?shù)冉饘傥锲返募垙?，甚至是紡織品等，則很容易損壞碎紙機。3.適時潤滑保養(yǎng)要適時地在切割裝置上涂抹潤滑油以減少磨損，同時還要注意清除積壓在刀刃里的灰塵，并注意在紙屑將要充滿箱體的時候及時清除，以保證機器的正常運行。4.避免極限使用使用前應查看說明書，了解一次最多能