OA管理系統(tǒng)需求規(guī)格說明書

1、辦公自動(dòng)化需求規(guī)格說明書李云鵬2013年10月24日Web OA管理系統(tǒng)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告Web OA管理系統(tǒng)-軟件需求規(guī)格說明 II目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc246761156 1概述 概述編寫目的本文檔的編寫目的是為辦公自動(dòng)化項(xiàng)目的開發(fā)提供：軟件總體要求，作為用戶和軟件開發(fā)人員之間了解的基礎(chǔ)；功能、性能、接口和可靠性的要求，作為軟件人員進(jìn)行設(shè)計(jì)和編碼的基礎(chǔ)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，作為用戶確認(rèn)測試的依據(jù)。項(xiàng)目概述項(xiàng)目總體目標(biāo)企業(yè)內(nèi)各種信息資源的共享。加強(qiáng)員工間的交流、提高整體工作效率。通過辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流中文檔的統(tǒng)一管理。給不同職位的員工提供有用的數(shù)據(jù)，方便其

2、對(duì)工作狀態(tài)的了解，也方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司情況的及時(shí)了解。提供各種工作記錄，以備事后查詢。系統(tǒng)開發(fā)背景辦公自動(dòng)化(Office Automation即OA)是20世紀(jì)70年代中期在發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)，我國從20世紀(jì)80年代開始，尤其是進(jìn)入90年代，辦公自動(dòng)化發(fā)展迅猛。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對(duì)一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高工作效率、方便管理和決策的目的。0A的指示領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科。并且OA體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透。當(dāng)今社會(huì)無論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會(huì)有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要

3、依據(jù)紛亂的信息做出重要的決定。擁有一套智能化、信息化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時(shí)代，辦公自動(dòng)化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能。今天的中國，“企業(yè)信息化”、“政府部門信息化”都忙得如火如荼，一套優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的基石。辦公自動(dòng)化是一個(gè)不斷進(jìn)化的過程，隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個(gè)階段：傳統(tǒng)辦公（如圖2.1）；辦公電腦化，單位有了電腦，可以打印文件，保存數(shù)據(jù)，用一些單機(jī)版軟件等；辦公網(wǎng)絡(luò)化，單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了資源共享，但內(nèi)部缺乏秩序和

4、安全；網(wǎng)絡(luò)程序化，在辦公網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理（如圖2.2）。將來還可能有網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化，辦公變得越來越輕松。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的市場前景是廣闊的。大型企業(yè)需要高層次的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化，他們往往會(huì)選擇大型的軟件公司合作開發(fā)，所需的開發(fā)費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用也是非常高昂的。這些高昂的費(fèi)用并非大多數(shù)中小企業(yè)能承受得起的。但是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又是這些中小企業(yè)十分渴望的軟件，對(duì)于中小型企業(yè)存在一個(gè)很大的低成本網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的需求，而我們可以開發(fā)這些低成本OA系統(tǒng)來滿足這個(gè)需求。圖 STYLEREF 1 s 2. SEQ 圖 * ARABIC s 1 1傳統(tǒng)辦公模式圖 STY

5、LEREF 1 s 2. SEQ 圖 * ARABIC s 1 2網(wǎng)絡(luò)化辦公模式主要限制和開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)分析用戶規(guī)模的限制：由于本系統(tǒng)的開發(fā)是針對(duì)中小企業(yè)，所以決定了用戶的規(guī)模不大；對(duì)于OA系統(tǒng)的全部功能不能完全實(shí)現(xiàn)。功能需求表 STYLEREF 1 s 3. SEQ 表 * ARABIC s 1 1功能模塊業(yè)務(wù)模塊功能劃分簡要描述考勤管理員工考勤員工登陸系統(tǒng)簽到，通過簽到時(shí)間判斷員工是否遲到?？记跉v史查詢查詢本員工的考勤記錄考勤統(tǒng)計(jì)根據(jù)角色不同，查詢不同的考勤記錄統(tǒng)計(jì)，普通員工可查詢本人的考勤統(tǒng)計(jì)，部門經(jīng)理可查詢本部門員工的考勤記錄統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)管理角色管理查看本員工的個(gè)人信息登錄日志查詢本員工的登錄日

6、志，部門經(jīng)理可查詢本部門員工的登錄日志操作日志查詢本員工的操作日志，部門經(jīng)理可查詢本部門員工的操作日志文檔管理行政辦公模塊文檔管理總經(jīng)理可以對(duì)文檔進(jìn)行增刪改操作，普通員工只能增加和下載查看文件搜索對(duì)數(shù)據(jù)庫表進(jìn)行模糊查詢持久化操作回收站數(shù)據(jù)庫表增加一個(gè)boolean列，用來標(biāo)志刪除到回收站還是永久刪除消息傳遞消息管理消息管理，發(fā)送消息、刪除消息、查看消息，通過狀態(tài)列表明消息是否已讀日程管理我的日程添加、刪除、修改本員工的日程部門日程部門經(jīng)理添加、刪除、修改本部門的日程我的便簽添加、修改、刪除我的便簽人事管理部門信息管理只能由部門經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行增刪改操作員工信息管理只能由人事對(duì)其進(jìn)行增刪改操作權(quán)限管

7、理模塊角色管理系統(tǒng)的角色定義、給角色分配權(quán)限等功能模型員工模塊員工模塊具體分為5大模塊：考勤管理1.1員工登陸系統(tǒng)進(jìn)行考勤1.2員工查詢本人的考勤統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)管理1.1員工登陸系統(tǒng)后可以查詢本員工的登陸日志文件管理3.1員工登陸系統(tǒng)后可以查看所有的公共文檔3.2可以下載文檔模板3.3可以上傳文檔3.4可以對(duì)自己上傳的文檔進(jìn)行修改3.5可以將自己上傳的文檔刪除日程管理4.1員工登陸系統(tǒng)可以添加本員工的今日日程4.2員工可以查看本員工的今日日程4.3員工可以修改本員工的今日日程4.4員工可以刪除本員工的今日日程4.5員工可以查看本部門的今日日程消息管理5.1員工登陸系統(tǒng)后可以查看本員工的所有消息5.2

8、員工可以發(fā)送消息5.3員工可以將本員工的消息放入回收站5.4員工可以刪除本員工的消息管理員模塊管理員模塊具體分為6個(gè)模塊人事管理1.1管理員登陸后，可以對(duì)部門信息進(jìn)行管理操作1.2可以對(duì)員工信息進(jìn)行管理操作日程管理2.1管理員登陸后，可以對(duì)部門日程進(jìn)行添加2.2可以對(duì)部門日程進(jìn)行修改2.3可以對(duì)部門日程進(jìn)行刪除文件管理3.1管理員登陸后，可以對(duì)文件進(jìn)行管理3.2可以對(duì)文檔模板進(jìn)行修改3.3可以對(duì)文檔模板進(jìn)行刪除3.4可以對(duì)公共文檔進(jìn)行刪除和放入回收站操作3.5可以對(duì)回收站內(nèi)的文檔進(jìn)行恢復(fù)和徹底刪除操作3.6可以對(duì)文檔進(jìn)行搜索消息傳遞4.1管理員可以對(duì)公共消息進(jìn)行操作系統(tǒng)管理5.1管理員可以對(duì)角

9、色進(jìn)行操作5.2管理員可以新增角色5.3管理員可以修改角色信息5.4管理員而已對(duì)角色進(jìn)行權(quán)限分配5.5管理員可以對(duì)角色進(jìn)行刪除操作.5.6管理員可以查看所有人對(duì)系統(tǒng)的操作日志5.7管理員可以查看所有人的登陸日志考勤管理6.1管理員登陸系統(tǒng)后，可以查看所有人的考勤記錄6.2可以查看考勤記錄統(tǒng)計(jì)個(gè)人辦公圖 STYLEREF 1 s 3. SEQ 圖 * ARABIC s 1 1登陸模塊員工登陸簡要描述員工登陸事件流員工根據(jù)用戶名密碼登陸系統(tǒng)根據(jù)員工角色的權(quán)限，從數(shù)據(jù)庫中讀取分配的系統(tǒng)功能列表根據(jù)從數(shù)據(jù)庫中讀取的列表，展示在頁面中 圖 STYLEREF 1 s 3.2考勤模塊功能描述簡要描述員工考勤

10、簽到事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入考勤頁面進(jìn)行簽到，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行持久化操作簡要描述員工考勤簽退事件流員工已登陸系統(tǒng)進(jìn)入考勤頁面進(jìn)行簽退，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行持久化操作圖 STYLEREF 1 s 3.3日志模塊功能描述簡要描述登陸日志事件流員工登陸系統(tǒng)所有員工可以查看本人的登陸日志簡要描述操作日志事件流員工登陸系統(tǒng)人事部門和部門經(jīng)理在對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行操作(增加，刪除，修改)的時(shí)候，都會(huì)在數(shù)據(jù)庫中添加日志數(shù)據(jù)，保存操作日志人事部門和部門經(jīng)理可以查看所有的操作日志圖 STYLEREF 1 s 3.4個(gè)人信息管理模塊個(gè)人信息管理簡要描述修改個(gè)人信息事件流員工輸入需要修改的信息2、根據(jù)輸入信息修改數(shù)據(jù)，并保存數(shù)據(jù)庫

11、簡要描述密碼修改事件流員工輸入原始密碼員工輸入新密碼匹配原始密碼是否正確接受新密碼數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行修改圖 STYLEREF 1 s 3.5日程管理模塊日程信息模塊簡要描述顯示日程事件流員工登陸系統(tǒng)通過登陸員工信息，獲取數(shù)據(jù)庫日程數(shù)據(jù)查看本人的今日日程查看本部門的今日日程簡要描述添加日程事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入日程管理頁面填寫今日日程數(shù)據(jù)獲取頁面數(shù)據(jù)，保存數(shù)據(jù)庫中完成添加日程操作完成添加日程操作圖 STYLEREF 1 s 3.6個(gè)人便簽管理模塊便簽信息模塊簡要描述添加便簽事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入便簽管理頁面在便簽添加頁面，輸入便簽數(shù)據(jù)獲取便簽數(shù)據(jù)，保存數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)完成添加便簽操作簡要描述修改

12、便簽事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入便簽管理頁面，顯示本員工便簽信息列表獲取便簽信息，進(jìn)入修改頁面修改便簽信息獲取便簽數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)完成便簽修改操作簡要描述刪除便簽事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入便簽管理頁面，顯示本員工便簽信息列表獲取便簽信息，進(jìn)行刪除操作刪除數(shù)據(jù)庫便簽數(shù)據(jù)完成便簽刪除操作圖 STYLEREF 1 s 3.7文檔管理模塊文檔管理模塊簡要描述顯示所有文檔事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔信息頁面進(jìn)入數(shù)據(jù)庫獲取文檔信息數(shù)據(jù)顯示所有文檔信息完成顯示文檔操作簡要描述顯示文檔內(nèi)容事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔信息頁面通過數(shù)據(jù)庫獲取文檔信息數(shù)據(jù)下載文檔模板完成顯示文檔內(nèi)容操作簡要描述添加文件事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文

13、檔信息頁面通過數(shù)據(jù)庫獲取文檔信息數(shù)據(jù)4、下載文檔模板5、修改文檔模板6、上傳修改后的文檔7、對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行添加數(shù)據(jù)8、完成添加文件操作簡要描述修改文檔事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔信息頁面通過數(shù)據(jù)庫獲取文檔信息數(shù)據(jù)4、下載已上傳的文檔5、修改文檔6、上傳修改后的文檔7、對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改數(shù)據(jù)操作8、完成修改文件操作簡要描述放入回收站事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔信息頁面通過數(shù)據(jù)庫獲取文檔信息數(shù)據(jù)進(jìn)行放入回收站操作修改數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)完成放入回收站操作圖 STYLEREF 1 s 3.8回收站管理模塊回收站管理模塊簡要描述撤銷刪除事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔管理頁面進(jìn)入回收站頁面通過員工信息獲取回收站文檔數(shù)據(jù)顯示回

14、收站文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行撤銷刪除操作對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改數(shù)據(jù)操作完成撤銷刪除操作簡要描述徹底刪除事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入文檔管理頁面進(jìn)入回收站頁面通過員工信息獲取回收站文檔數(shù)據(jù)顯示回收站文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底刪除操作對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行刪除數(shù)據(jù)操作8、完成撤銷刪除操作圖 STYLEREF 1 s 3.9消息管理模塊消息管理模塊簡要描述發(fā)送消息事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入消息管理頁面進(jìn)入發(fā)送消息頁面輸入消息內(nèi)容，指定消息接收人接受數(shù)據(jù)，添加到數(shù)據(jù)庫中完成發(fā)送消息操作簡要描述查看消息事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入消息管理頁面查找數(shù)據(jù)庫中消息數(shù)據(jù)顯示本員工的所有消息未查看的消息，消息名稱加粗顯示點(diǎn)擊消息名稱獲取消息信息，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫查找消息數(shù)

15、據(jù)顯示消息數(shù)據(jù)完成查看消息操作簡要描述刪除消息事件流員工登陸系統(tǒng)進(jìn)入消息管理頁面查找數(shù)據(jù)庫中消息數(shù)據(jù)顯示本員工的所有消息進(jìn)行刪除消息操作獲取本條消息信息通過本條消息信息獲取數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行刪除操作完成刪除消息操作人事管理辦公圖 STYLEREF 1 s 3.10角色信息管理模塊角色權(quán)限簡要描述添加角色事件流人事部門登陸后，進(jìn)入角色管理頁面進(jìn)入角色添加頁面，錄入角色信息接受角色錄入信息，添加數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)簡要描述修改角色事件流人事部門進(jìn)入角色修改頁面獲取原有角色信息根據(jù)修改信息，修改數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)簡要描述刪除角色事件流人事部門進(jìn)入角色管理頁面獲取要?jiǎng)h除的角色信息從數(shù)據(jù)庫中將本條數(shù)據(jù)刪除簡要描述分

16、配角色權(quán)限事件流人事部門進(jìn)入角色管理頁面獲取角色數(shù)據(jù)信息通過權(quán)限分配頁面為角色分配權(quán)限通過頁面獲取權(quán)限數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行修改修改任務(wù)用例簡要描述角色管理事件流員工輸入他的要修改的任務(wù)。系統(tǒng)接收員工提供新的任務(wù)信息，并更新數(shù)據(jù)庫。增加新便簽用例簡要描述增加新便簽用例使員工可以增加新的便簽。事件流員工輸入他的要增加的便簽。系統(tǒng)接收員工提供新便簽，并保存至數(shù)據(jù)庫。刪除便簽用例簡要描述刪除便簽用例使員工可以刪除便簽。事件流員工輸入他的要?jiǎng)h除的便簽。系統(tǒng)刪除員工提供便簽，并更新數(shù)據(jù)庫。查看便簽用例簡要描述查看便簽用例使員工可以查看已有的便簽。事件流員工輸入他的要查看的便簽。系統(tǒng)接收員工提供便簽名，并

17、顯示該便簽信息。修改便簽用例簡要描述修改便簽用例使員工可以修改便簽。事件流員工輸入他的要修改的便簽。系統(tǒng)接收員工提供新的便簽信息，并更新數(shù)據(jù)庫。增加新聯(lián)系人用例簡要描述增加新聯(lián)系人用例使員工可以增加新的聯(lián)系人記錄。事件流員工輸入他的要增加的聯(lián)系人信息。系統(tǒng)接收員工提供新聯(lián)系人信息，并保存至數(shù)據(jù)庫。刪除通訊錄用例簡要描述刪除通訊錄用例使員工可以刪除通訊錄。事件流員工輸入他的要?jiǎng)h除的通訊錄。系統(tǒng)刪除員工提供通訊錄信息，并更新數(shù)據(jù)庫。查看通訊錄用例簡要描述查看通訊錄用例使員工可以查看已有的通訊錄。事件流員工輸入他的要查看的通訊錄。系統(tǒng)接收員工提供通訊錄名，并顯示該通訊錄信息。修改通訊錄用例簡要描述修

18、改通訊錄用例使員工可以修改通訊錄。事件流員工輸入他的要修改的通訊錄。系統(tǒng)接收員工提供新的通訊錄信息，并更新數(shù)據(jù)庫。圖 STYLEREF 1 s 3.11員工管理模塊員工管理模塊簡要描述添加員工信息事件流人事部門登陸后，進(jìn)入員工管理頁面進(jìn)入員工添加頁面，錄入員工信息接受員工錄入信息，添加數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)完成添加員工信息操作簡要描述修改員工信息事件流人事部門登陸后，進(jìn)入員工管理頁面獲取員工信息列表獲取需要修改的員工信息修改員工信息獲取修改后的員工信息修改數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)完成修改員工信息操作簡要描述刪除員工信息事件流人事部門登陸后，進(jìn)入員工管理頁面獲取員工信息列表獲取需要?jiǎng)h除的員工信息進(jìn)行刪除操作刪除數(shù)據(jù)庫員工

19、信息數(shù)據(jù)完成刪除員工信息操作用戶界面登陸界面主界面部門管理界面新增部門界面員工信息界面添加員工信息界面文檔管理頁面回收站頁面模板申請(qǐng)頁面發(fā)送消息頁面消息管理頁面?zhèn)€人信息頁面性能需求時(shí)間要求：用戶的在瀏覽器端的操作將在3秒鐘之內(nèi)得到響應(yīng)。精度和存儲(chǔ)時(shí)間無特殊要求。非功能需求可移植性：系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以良好運(yùn)行在任何安裝Apache后臺(tái)、MySQL數(shù)據(jù)庫和JAVA運(yùn)行時(shí)的計(jì)算機(jī)上。可維護(hù)性：軟件較易被理解、校正、適應(yīng)及增強(qiáng)功能。故障處理系統(tǒng)采用高可用性冗余服務(wù)器，當(dāng)主服務(wù)器出現(xiàn)訪問故障時(shí)，可自動(dòng)啟用備用服務(wù)器。軟硬件接口辦公自動(dòng)化是企業(yè)信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)之一，項(xiàng)目完成后，Web OA子系統(tǒng)將和其它系統(tǒng)一起

20、服務(wù)于企業(yè)管理過程，這樣就要求本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)風(fēng)格、開發(fā)工具、數(shù)據(jù)庫等方面要與其他系統(tǒng)協(xié)調(diào)一致，并且需要為其它子系統(tǒng)提供可用的接口。賬戶接口主要有用戶名和密碼。無論用戶是從辦公自動(dòng)化登陸還是其它子系統(tǒng)登陸，都是用同一個(gè)賬戶。各系統(tǒng)通過賬戶接口來進(jìn)行相互的交互。當(dāng)某一個(gè)賬戶在辦公自動(dòng)化中被創(chuàng)建時(shí)，該賬戶也同時(shí)被其它子系統(tǒng)創(chuàng)建，該賬戶被刪除時(shí)亦同。打印機(jī)接口通過提供該接口，辦公自動(dòng)化可以和打印機(jī)進(jìn)行交互。儲(chǔ)存接口當(dāng)需要備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，可以調(diào)用該儲(chǔ)存接口來把數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)傳到外部儲(chǔ)存中。環(huán)境運(yùn)行環(huán)境運(yùn)行所需的軟件環(huán)境數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用Oracle數(shù)據(jù)庫，所以服務(wù)器必須安裝Oracle數(shù)據(jù)庫作為必要軟件；Web服

21、務(wù)采用Tomcat后臺(tái)程序，服務(wù)器必須配置Tomcat軟件。運(yùn)行所需的硬件環(huán)境由于辦公自動(dòng)化是基于B/S的結(jié)構(gòu)，所以需要用戶方提供滿足要求的服務(wù)器和滿足所需帶寬。以及對(duì)于運(yùn)行服務(wù)器的供電要求。開發(fā)環(huán)境開發(fā)所需的軟件環(huán)境Oracle數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、Java Development Kit(JDK)、Tomcat后臺(tái)管理軟件、MyEclipse集成開發(fā)環(huán)境等。開發(fā)所需的硬件環(huán)境服務(wù)器、客戶端、以太網(wǎng)連接等。附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說起OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化），幾乎是人們都熟識(shí)和耳聞的一個(gè)IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說紛紜、莫衷一是。這主要是因?yàn)殡S著

22、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實(shí)，但至今還沒有人對(duì)OA下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實(shí)OA的概念是動(dòng)態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化?？傮w上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念

23、。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90年代的初期；第三個(gè)階段，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來看，特別是進(jìn)入OA第四個(gè)階段協(xié)同辦公門戶。具備以下七個(gè)方

24、面的功效。(一)內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)信息發(fā)布平臺(tái)在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。(三)工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大

25、量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。（四）文檔管理的自動(dòng)化使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。（五）輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。（六）信息集成我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得

26、整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的兩個(gè)必備條件如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問題：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。（二）組織保障 OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，

27、甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。 系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實(shí)施、還是一次性

28、實(shí)施？ 系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的

29、OA需求（一）需求陷阱貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？我們來看看，首先你搜集上來的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。

30、其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？（二）需求建議所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢部門提

31、出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。選型八大誤區(qū)應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了八大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技

32、術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好。其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越

33、全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。其實(shí)，就OA的功能來說，在通用的核心功能之外，每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。需要注

34、意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作誤區(qū)三：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒有保障；其次，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無底洞。記住，過低的報(bào)價(jià)往往損

35、失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。誤區(qū)四：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我們要問：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。誤區(qū)五：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開

36、發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍钇浯?，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 功能呢是大同小異。再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。誤區(qū)六：選一個(gè)OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個(gè)軟件來解決問題么？首先，管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的

37、流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來完成；再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。 誤區(qū)七：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；其次

38、，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新；再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。 誤區(qū)八：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩，找個(gè)完善的OA來省卻諸多煩心事，可行嗎？首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的；其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)；再次，單位自己的

39、維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成強(qiáng)調(diào)協(xié)同，不僅僅是OA內(nèi)部的協(xié)同，而應(yīng)該是OA與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的協(xié)同、無縫對(duì)接。近些年來不少企業(yè)都建立自己的OA系統(tǒng)，上馬了財(cái)務(wù)軟件，并陸續(xù)引入了進(jìn)銷存、ERP、SCM、EHR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時(shí)，也形成了各自為政的信息孤島，難于形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效地管理和決策。因此能整合各個(gè)系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件便成了大勢所趨，將愈來愈受企業(yè)的歡迎。那如何解決OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合甚至是無縫隙結(jié)合呢？OA產(chǎn)品必須具有強(qiáng)大的協(xié)同功能，首先內(nèi)部的協(xié)同，現(xiàn)在更重要的是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，能把企業(yè)中已存在

40、的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成，查閱數(shù)據(jù)能方便自如，而不必切換到不同系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用。OA和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合、無縫集成主要體現(xiàn)在統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、理念上的集成，只有制定OA統(tǒng)一產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各家廠商都使用標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)議，才能使各種系統(tǒng)更好地結(jié)合和對(duì)接；同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用開放式體系結(jié)構(gòu)，各個(gè)模塊獨(dú)立實(shí)現(xiàn)，并具有標(biāo)準(zhǔn)接口，能為今后系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)。這是一個(gè)漫長的接口的發(fā)育過程，需要漫長的實(shí)踐積累才能保證接口的成熟度。萬戶ezOFFICE系統(tǒng)本身就包含許多應(yīng)用模塊，對(duì)這些模塊進(jìn)行了大量深入的整合，

41、比如：可以將知識(shí)管理、工作流程、公文管理以及各類辦公事務(wù)的處理結(jié)果或過程進(jìn)行歸檔到檔案系統(tǒng)中，這些模塊也都可以隨時(shí)調(diào)用即時(shí)通訊系統(tǒng)、短消息系統(tǒng)進(jìn)行通知。此外在菜單管理、界面管理里都考慮到了通過單點(diǎn)登錄、數(shù)據(jù)采集實(shí)現(xiàn)ezOFFICE與其他系統(tǒng)的整合。個(gè)性化需求如何滿足協(xié)同辦公系統(tǒng)比起ERP、CRM等管理軟件來說，客戶的個(gè)性化可能會(huì)更強(qiáng)，從而導(dǎo)致很多這類項(xiàng)目都離不開大量的二次開發(fā)，而二次開發(fā)就決定著系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，不做二次開發(fā)又無法很好地滿足用戶的個(gè)性化需求，為了解決這一難題，萬戶ezOFFICE在產(chǎn)品規(guī)劃中，部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以

42、及大量的設(shè)置和開關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過這些功能或工具，讓用戶對(duì)系統(tǒng)的控制力大大加強(qiáng)，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，能夠讓系統(tǒng)迅速適應(yīng)管理的變革，能夠讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價(jià)值。OA軟件的互聯(lián)網(wǎng)化軟件企業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)一個(gè)典型的區(qū)別是：互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)從誕生之日起就把互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，人性化設(shè)計(jì)、界面友好作為企業(yè)發(fā)展的立足點(diǎn)。軟件企業(yè)更多側(cè)重的是功能實(shí)現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，軟件企業(yè)逐漸意識(shí)到，功能對(duì)于軟件產(chǎn)品固然重要，但軟件界面的友好，人性化，互聯(lián)網(wǎng)化是軟件能否迅速推廣應(yīng)用的關(guān)鍵。對(duì)于大眾計(jì)算機(jī)知識(shí)、應(yīng)用的普及，互聯(lián)網(wǎng)相對(duì)于軟件本身來說，起到了主導(dǎo)性的作用。萬戶網(wǎng)絡(luò)

43、1998年成立之初，就把自己定位于互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)，所以對(duì)軟件的互聯(lián)網(wǎng)化有著深刻的認(rèn)識(shí)。協(xié)同辦公就是組織的內(nèi)部門戶（相對(duì)于外部門戶網(wǎng)站）。外部門戶應(yīng)用的普及，對(duì)組織用戶OA使用有著很好的應(yīng)用基礎(chǔ)。互聯(lián)網(wǎng)化更多的體現(xiàn)是操作體驗(yàn)，所以萬戶ezOFFICE在客戶群推廣的過程中，這一優(yōu)勢體現(xiàn)的比較明顯，普通用戶的舒適度感受和新系統(tǒng)的適應(yīng)速度明顯高于這些用戶單位實(shí)施過的各類其他軟件系統(tǒng)。ezOFFICE的產(chǎn)品設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)的易用性和人性化上花費(fèi)了大量心思，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不是以實(shí)現(xiàn)功能為目的，而是以各種計(jì)算機(jī)水平的用戶能輕松的用起來為目的。項(xiàng)目化vs產(chǎn)品化優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)產(chǎn)品化1.無數(shù)用戶驗(yàn)證了功能的適用性、性能的穩(wěn)定性，

44、并且還可以持續(xù)升級(jí)，成熟度較高2.高性價(jià)比3. 低風(fēng)險(xiǎn)1.不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求2.產(chǎn)品化的升級(jí)節(jié)奏可能與你的需求的成長的速度之間的匹配是個(gè)問題項(xiàng)目化1.能一次性滿足細(xì)節(jié)需求2.根據(jù)需求量身定制1.高成本2.長周期的3.高風(fēng)險(xiǎn)的4.無法升級(jí)5.持續(xù)性服務(wù)幾無可能比較了兩種模式之后，大部分客戶會(huì)選產(chǎn)品化，但有一些客戶還是期望在購買時(shí)獲得承諾滿足產(chǎn)品化尚無法滿足的個(gè)性化需求。這種情況下，導(dǎo)致了第三種模式的出現(xiàn)產(chǎn)品化局部定制。這種方式完美嗎？未必，是需要條件，或者說婚姻雙方需要妥協(xié)的，才會(huì)有和諧美滿的婚姻。產(chǎn)品化局部定制會(huì)有兩個(gè)結(jié)果一、客戶的需求如果產(chǎn)品構(gòu)架可以支持以擴(kuò)展模塊的方式滿足，那么OK。

45、二、如果產(chǎn)品化的技術(shù)構(gòu)架不支持，客戶的需求如果要滿足，就只能以犧牲升級(jí)來換取。在這種魚和熊掌不可兼得的局面下，大部分客戶會(huì)選擇部分版本升級(jí)滿足、部分以不影響升級(jí)的局部定制滿足，部分舍棄。從而保持了系統(tǒng)的可升級(jí)性，因?yàn)閺拈L遠(yuǎn)看，升級(jí)所換來對(duì)全局性的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于局部的個(gè)性化滿足所帶來的價(jià)值。安全性考慮OA是公司的文件及信息的存儲(chǔ)中心，系統(tǒng)的安全性是至關(guān)重要的。除了考慮到防火墻軟件，防病毒軟件之外，還需考慮如下四個(gè)方面：(一)密碼的安全性 硬件加密鎖：有一個(gè)USB硬件設(shè)備，象U盤一樣的東西，里面存放了登陸者的認(rèn)證信息，當(dāng)?shù)顷憰r(shí)，必須插上鑰匙才能進(jìn)行密碼的驗(yàn)證。(二)登陸的限制及記錄1.日志：查出誰用

46、了哪些功能，詳細(xì)的日志記錄，可以查出誰在什么時(shí)候，用了哪個(gè)功能，對(duì)于登陸失敗也有詳細(xì)記錄。好的日志系統(tǒng)可以提供管理員分析的工具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。2.內(nèi)部IP訪問限制：可以設(shè)定僅限內(nèi)部的IP地址段的用戶才能訪問，可以減少外部侵入的風(fēng)險(xiǎn)。3.特定區(qū)域的限制：可以設(shè)定只有某個(gè)區(qū)域的可以訪問系統(tǒng)。如公司只有北京和上海有分支機(jī)構(gòu)，那么設(shè)定特別區(qū)域限制后，可以減少外部侵入的風(fēng)險(xiǎn)。(三)傳輸協(xié)議的安全性 1.SSL方式：普通的網(wǎng)絡(luò)傳輸采用的是HTTP協(xié)議，如上面所述，HTTP協(xié)議是明文協(xié)議，只要截取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就可以反轉(zhuǎn)過來，而SSL協(xié)議是通過私鑰認(rèn)證的，即使獲得了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流，如果沒有相應(yīng)的密鑰，也無法反編譯出數(shù)

47、據(jù)。2.VPN方式：如果要跨區(qū)域使用，數(shù)據(jù)就需要在公網(wǎng)上傳輸，為了保證轉(zhuǎn)輸?shù)陌踩?，SSL方式提供了非明文協(xié)議方式。VPN提供也另外一種形式的非明文傳輸協(xié)議。(四)侵入后的安全性 1.數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)：數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)大多數(shù)是明文存放，如果黑客一旦有機(jī)會(huì)侵入系統(tǒng)，如果是明文存放的，該數(shù)據(jù)很容易暴露出來。所以對(duì)一些核心數(shù)據(jù)，需要在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)時(shí)，就進(jìn)行了數(shù)據(jù)加密。2.數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼：請(qǐng)務(wù)必設(shè)定和修改數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼，現(xiàn)在很多系統(tǒng)的默認(rèn)密碼為空，這會(huì)造成很大的安全隱患。以上的安全措施，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況及預(yù)算，選擇一種或幾種進(jìn)行組合，總而言之，安全與經(jīng)濟(jì)性、易用性是成反比的。安全性越高，成本越高，

48、使用的難度會(huì)增加。需要量力而言。實(shí)施方法論經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了財(cái)務(wù)軟件鋪天蓋地的練兵，我們?cè)谧罱鼛啄暧瓉砹藚f(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。 當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時(shí)候，萬戶網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項(xiàng)目成功？如何為客戶創(chuàng)造更多效益？如何使客戶與萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長？ 98%的應(yīng)用率，100%的驗(yàn)收率，0失敗案例，看似簡單的數(shù)字，在國內(nèi)協(xié)同管理軟件市場普遍驗(yàn)收率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下，這無疑是個(gè)奇跡。這樣的成績從何而來呢？ 大家可能馬上想到了一定有靈活易

49、用、功能強(qiáng)大的產(chǎn)品的支撐。沒錯(cuò)，“關(guān)注客戶最實(shí)際的需求，開發(fā)客戶最易用的產(chǎn)品”，萬戶網(wǎng)絡(luò)協(xié)同軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說。但是這只其中的一半，另外一半是萬戶項(xiàng)目實(shí)施方法論的支撐！萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目有一整套的實(shí)施方法 確保萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結(jié)晶的萬戶ezOFFICE項(xiàng)目實(shí)施方法論。此項(xiàng)目實(shí)施方法論涵蓋了項(xiàng)目實(shí)施的前前后后，將各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目實(shí)施過程中，強(qiáng)有力的保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。 萬戶項(xiàng)目經(jīng)理的定位：萬戶培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、

50、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施，是萬戶項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來，派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。 萬戶項(xiàng)目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。萬戶項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗(yàn)收付款就萬事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的人去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 萬戶項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。每一個(gè)客戶的實(shí)際管理情況都是不完全一樣的，有共性

51、，也有個(gè)性。如何去滿足共性需求，同時(shí)也滿足不同用戶的個(gè)性需求呢？項(xiàng)目經(jīng)理接受過多行業(yè)的管理理念的培訓(xùn)，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，絕不僅是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的角色，更重要的是非技術(shù)方面的顧問咨詢的角色。項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，結(jié)合客戶的實(shí)際管理需求，主動(dòng)幫客戶去找管理上的應(yīng)用點(diǎn)，讓強(qiáng)大的產(chǎn)品和萬變的管理結(jié)合起來，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達(dá)成更多共識(shí)。和客戶達(dá)成更多的共識(shí)，只會(huì)有利于雙方的合作，有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。比如，產(chǎn)品化理論，萬戶網(wǎng)絡(luò)說服太多的客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)一道堅(jiān)持產(chǎn)品化的路線和服務(wù)

52、，甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項(xiàng)目也在經(jīng)歷了諸多問題之后回到萬戶網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來。達(dá)成更多的共識(shí)，使客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長，一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。 取得客戶關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持：一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán)，推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來，發(fā)揮效益最大化。這個(gè)過程也是促進(jìn)客戶的執(zhí)行力的過程，保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。萬戶網(wǎng)絡(luò)一直在和每個(gè)客戶分享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和心得 協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術(shù)問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實(shí)施、推廣過程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴技術(shù)去實(shí)現(xiàn)需求，用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的

53、、不現(xiàn)實(shí)的。 目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。 推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用

54、。）站在收益的高度來看待OA實(shí)施，就是說實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收 益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來了。縱觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無甚例外。 不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是某些應(yīng)用可能會(huì)帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是某些應(yīng)用即使可能帶來

55、一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。）比如論壇、即時(shí)溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。 協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時(shí)有四五百人在線，用戶對(duì)OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。OA ， HYPERLINK /view/38368.htm t _blank 辦公自動(dòng)化，OA是Office Automat

56、ion的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Action(審定 HYPERLINK /view/198441.htm t _blank 通知程序，審定通知行為)的縮寫，是國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審查意見書的英文翻譯。一、 OA概念1、OA基本概念 HYPERLINK /image/42e89c2694ee8e4f8a82a1c8 o 查看圖片 t _blank HYPERLINK /image/42e89c2694ee8e4f8a82a1c8 t _blank 萬戶oaOA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇

57、，如文字處理、文件謄寫、 HYPERLINK /view/748.htm t _blank 傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、 HYPERLINK /view/425517.htm t _blank 公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、 HYPERLINK /view/622245.htm t _blank 客戶管理、訂貨銷售， HYPERLINK /view/1366951.htm t _blank 庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求， HYPERLINK /view/2674325.htm t _blank 技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。

58、但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多， 那到底 HYPERLINK /view/38368.htm t _blank 辦公自動(dòng)化應(yīng)該包含那些內(nèi)容： 廣義講，對(duì)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及 HYPERLINK /view/979640.htm t _blank 辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。 狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和 HYPERLINK /view/712281.htm t _blank 管理手段的系統(tǒng)。 2、協(xié)同OA定義協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“ HYPERLINK /view/602

59、85.htm t _blank 工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、 HYPERLINK /view/553565.htm t _blank 信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。 在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理 HYPERLINK /view/3992935.htm t _blank 工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。 3、協(xié)同管理定義在協(xié)同OA的應(yīng)用

60、基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識(shí)管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上。 總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源(人、財(cái)、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。 HYPERLINK /view/9490.htm 編輯本段二、OA與落地式咨詢用好oa軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)實(shí)中關(guān)于什么是用好了oa HYPERLIN