采購合同如何管理

1、采購合同如何管理篇一：手把手教你如何管理購銷合同手把手教你如何管理購銷合同購銷合同管理制度在購銷合同環(huán)境下，充分考慮供需雙方對所簽訂的每份合同或訂單按規(guī)定的程序和要求進行評審，準(zhǔn)確地理解供需方的要求，保證我公司能夠完全履行所簽訂的購銷合同。（一）簽訂1、簽訂合同必須維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，不得謀取私利，貫徹互惠互利、協(xié)商一致的原則2、用統(tǒng)一的銷售合同文本，具體合同內(nèi)容包括：（1）供需雙方全稱、簽約時間和地點。（2）產(chǎn)品名稱、單價、數(shù)量和金額。（3）運輸方式、運費承擔(dān)、交貨期限、地點及驗收方法應(yīng)具體明確。（4）付款方式及付款期限。（6）違約責(zé)任。（7）違約解決方法。（8）合同雙方

2、蓋章生效。3、區(qū)域經(jīng)理在與客戶洽談時需了解客戶的資格、信用，合同簽定必須嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于客戶資信等級管理的有關(guān)規(guī)定。4、造成經(jīng)濟合同不能履行或不能完全履行，造成損失的，有關(guān)人員必須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。（二）審批及履行1、合同簽訂后，交由產(chǎn)品營銷中心合同審核員根據(jù)當(dāng)年頒布的銷售方案細(xì)則進行客戶資信、欠款、開票數(shù)量、價格和合同的合法性審核，無異議后，根據(jù)合同填寫貨運單，交開票員開具發(fā)票。2、如有特殊原因需作特別處理的業(yè)務(wù)單位，區(qū)域經(jīng)理提交可行性分析報告（說明理由或原因、跟蹤措施和方法、可能達(dá)成的結(jié)果或效果等）予公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交合同審核員依程序執(zhí)行。3、出差異地的區(qū)域經(jīng)理可將簽定的合同傳真至產(chǎn)品營銷中心合

3、同審核員作審核和開票依據(jù)，事后需將合同原件交回合同審核員。4、因特殊情況未能開出發(fā)票（如系統(tǒng)故障、停電）而需發(fā)貨的，需由產(chǎn)品營銷中心合同審核人員根據(jù)合同填寫一式三份發(fā)貨單，包括品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、指明已簽訂的合同號，經(jīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，一份通知倉庫，一份交開票員，一份交運輸公司提貨。（三）變更及解除1、對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，區(qū)域經(jīng)理應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。2、變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按簽訂合同時規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，必須報公證機關(guān)重新公證，才具有法律效力。3、經(jīng)濟合同的變更、解除一律采用書面形式。（四）合同管理1、空白合同由專人管理，設(shè)合

4、同文本簽收記錄。區(qū)域經(jīng)理領(lǐng)用時需填寫合同號碼并簽名確認(rèn)。業(yè)務(wù)員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交回合同管理員。2、合同審核員負(fù)責(zé)簽定后的銷售合同管理，簽定生效的合同原件必須齊備并存檔，原件或缺的需及時向區(qū)域經(jīng)理索取。如區(qū)域經(jīng)理不補回的，在計算銷售獎金時扣除該筆業(yè)務(wù)的銷售額，并報部門經(jīng)理追收。3、合同審核員負(fù)責(zé)將銷售合同按省份或銷售組歸類存檔，以便于統(tǒng)計和查閱。4、合同按年、按銷區(qū)裝訂成冊，在產(chǎn)品營銷中心保存3年以作備查；保存3年以上的，將未收款的或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報營銷副總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀處理。在訂好合同之后，接下來的管理工作也很重要，現(xiàn)在，我們要實現(xiàn)無紙

5、化的管理系統(tǒng)，友為銷售合同管理系統(tǒng)，就很好的為您解決了這一問題。友為銷售合同管理的管理理念：規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀；同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐。提高管理效率合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)；預(yù)警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù)；報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計分析提供強大的技術(shù)支持。實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機結(jié)合合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn)；比如，由公司

6、設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性；同時，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實際情況采取個性化的措施，比如格的列顯示、自定義報表等。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息利用互聯(lián)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息;準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表；同時，系統(tǒng)還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持。為用戶提供全面合同管理解決方案合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相

7、結(jié)合，可以為客戶提供全面的合同管理解決方案；比如，通過系統(tǒng)的開放性和靈活性，可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果，這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持。篇二：采購合同管理制度采購合同管理制度一、總則：1、為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。2、本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。二、采購合同的編寫：1、采購部是采購合同的管理單位，負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。2、ACD類物資須簽訂采購合同，B類物資可簽訂采購訂單或采購合同。3、采購合同編寫程序：采購主管負(fù)責(zé)起草合同模版

8、，部門經(jīng)理審核后，發(fā)法律顧問修正，形成初稿。報總經(jīng)理審批模版。發(fā)生業(yè)務(wù)時，采購員根據(jù)物料特性，套用合同模版，附技術(shù)條款，按流程報相關(guān)人員審批。三、合同審核、審批權(quán)限：1、采購合同(訂單)由采購主管復(fù)核。2、固定資產(chǎn)合同報設(shè)備經(jīng)理和主管副總，書面復(fù)核技術(shù)要求及驗收條款。3、1萬元以下采購合同由采購經(jīng)理審批。4、1萬元以上采購合同由總經(jīng)理審批，其中固定資產(chǎn)超過20XX元以上報董事長核準(zhǔn)四、采購合同包括以下九個方面內(nèi)容：1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。2)采購物品的單價、總價。3)采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。4)采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。5)采購物品的履約方式、期限、到貨地點。6)采購物品的驗

9、收標(biāo)準(zhǔn)和方式。7)付款方式和期限。8）售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。9）違約責(zé)任和解決爭議的方法。五、采購合同的簽訂和保管：1、簽訂采購合同，供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗其委托證明。2、公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。3、采購合同可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。4、回傳確認(rèn)的合同和附件，應(yīng)保證字跡和蓋章清晰。5、5萬元以上的設(shè)備合同，簽訂傳真合同的同時，還應(yīng)保管合同原件。6、固定資產(chǎn)合同簽訂成立后，應(yīng)分別交

10、一份給設(shè)備部和財務(wù)部存檔。7、20XX元以上的新固定資產(chǎn)到貨，應(yīng)按合同要求驗收，驗收報告應(yīng)與合同一同保存。六、采購合同的執(zhí)行與控制：1、合同或訂單簽訂后即具有了法律約束力，使供應(yīng)商及時準(zhǔn)備公司所需的物品。2、采購部應(yīng)配合質(zhì)管部做好采購物料的進廠驗收工作，當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進行處理。3、采購部合同管理人員應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細(xì)地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。4、對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與

11、供應(yīng)商進行聯(lián)絡(luò)，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。5、在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠及時供應(yīng)，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。6、采購部應(yīng)本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。七、采購合同的修改與終止：1、采購合同及附件的修改與終止條款，報合同審核、審批人員簽字才能生效。2、在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商原因造成無法按量供

12、應(yīng)的采購物料，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為合同的附件執(zhí)行。3、在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化（例如原材料價格或工資出現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價格交貨），可與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。4、在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨，可與供應(yīng)商進行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。5、有下列情形之一者，視為合同終止。1）因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2）因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3）出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4）逾期沒有履行合同約定的。5）發(fā)生符合

13、合同條款中合約解除的事項。八、合同糾紛的處理與合同管理：1、當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，其一般采取如下處理方法1）與供應(yīng)商協(xié)商解決。2）請第三方協(xié)調(diào)解決。3）由仲裁機構(gòu)進行仲裁。4）通過法律途徑解決。2、采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應(yīng)的處理。1）泄露合同內(nèi)容。2）私自更改合同內(nèi)容。3）丟失合同。4）在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。3、參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。九、附則1、本制

14、度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。2、本制度經(jīng)總經(jīng)理審批生效。3、附采購合同管理流程。篇三：如何對采購合同進行規(guī)范化管理如何對采購合同進行規(guī)范化管理課程描述：在你的企業(yè)中，你是否遇到過越權(quán)簽訂米購合同的行為？你是否為合同簽訂和執(zhí)行過程中的腐敗現(xiàn)象感到煩惱？你是否意識到合同歸檔保管的重要性？當(dāng)出現(xiàn)合同違約現(xiàn)象，你是否能夠依照程序進行索賠,盡最大的力量挽回?fù)p失？本課將從實務(wù)出發(fā)，為你詳細(xì)分析采購合同規(guī)范化管理的具體做法。學(xué)習(xí)要點：如何規(guī)范合同的內(nèi)容和編號？如何規(guī)范合同的歸檔？如何避免采購合同簽訂的越權(quán)行為？如何規(guī)范管理合同簽訂流程？如何防止合同簽訂和執(zhí)行人員的腐敗行為？如何處理合同違

15、約的索賠事務(wù)？解決方案：他山之石，可以攻玉！雖然不同行業(yè)不同企業(yè)對采購合同進行規(guī)范化管理時，都有不同的做法，但萬變不離其宗！下面我們從實戰(zhàn)經(jīng)驗中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家借鑒！好的。采購合同的規(guī)范化管理涉及格式規(guī)范化、編號規(guī)范化和業(yè)務(wù)規(guī)范化三個方面的內(nèi)容。采購合同的格式規(guī)范化主要應(yīng)根據(jù)不同的采購業(yè)務(wù)編制合同范本。合同范本的編制依據(jù)是國家法律法規(guī)和企業(yè)管理要求。編制內(nèi)容一般包括合同頭尾、通用條款和專業(yè)條款三部分。合同開頭要有甲乙雙方名稱和編號，簽寫地點以及其他簡要說明，合同末尾要留出雙方負(fù)責(zé)人和法人簽章的位置，要說明合同一式幾份，雙方各執(zhí)幾份，最后要有日期。合同中間部分是雙方商定的通用條款

16、和專業(yè)條款。國家對采購合同也有相應(yīng)的范本規(guī)定，可以在上和某些標(biāo)準(zhǔn)文件中查閱。制定合同范本有以下注意事項：首先既要盡可能涵蓋更多內(nèi)容，又要使范本品種相對較少，以便于管理。其次企業(yè)要根據(jù)自身情況編制條款，確定哪些通用條款必須保存，專用條款應(yīng)如何界定等。最后范本的編制要經(jīng)過審批，附于企業(yè)文件管理體系之中；而采購部也要保留相應(yīng)文本。合同編號規(guī)范化管理方面。首先，編號部門主要涉及檔案部和采購部；其次，編號對象除了采購合同正本以外，還有與之相關(guān)的附屬文件。第三，編號方法的選擇，一般檔案部按照年月日的時間順序進行編號；采購部則要按合同信息，例如供應(yīng)商、采購員或采購計劃等進行更為詳細(xì)的編號；此外還可以按照二進

17、制條碼編號，這主要適合有完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的企業(yè)。也就是說，每個采購合同都編列一個二進制條碼，然后輸入系統(tǒng)，讓系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品類型進行自動歸檔。如果企業(yè)還有其他特殊要求，那就按企業(yè)要求進行編號。附屬文件的編號，或者用合同編號加橫線和號碼的形式，或者與合同編號統(tǒng)一，在歸檔時也與合同放在一起。業(yè)務(wù)規(guī)范化是指對合同簽訂、合同歸檔、合同執(zhí)行、合同變更、合同終止和索賠事務(wù)的規(guī)范化管理。合同簽訂的規(guī)范化管理。首先對合同簽訂規(guī)范流程，要由相應(yīng)級別的人員審核合同的合理性和合法性；審核通過相關(guān)人員簽字；然后行政部門蓋合同章。其次規(guī)范簽名蓋章，合同上要有負(fù)責(zé)人簽名蓋章、法人簽名蓋章和進行司法公證的第三方人員簽名蓋章

18、。合同簽訂的注意事項：一是要把合同簽訂規(guī)定告知對方；二是要將合同簽訂規(guī)范形成文本，進入企業(yè)文件管理體系。篇四：采購合同管理制度采購合同管理制度篇五：采購合同管理規(guī)定采購合同管理規(guī)定公司采購合同的內(nèi)容公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：（I）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。（2）商品的質(zhì)量和包裝合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)

19、的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。（3）商品的價格和結(jié)算方式合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。（4）交貨期限、地點和發(fā)送方式交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。（5）商品驗收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收

20、商品的辦法、期限和地點。（6）違約責(zé)任簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應(yīng)付違約金或賠償金。（7）合同的變更和解除條件合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。采購合同的簽訂(I)簽訂

21、采購合同的原則合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細(xì)則的規(guī)定。簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：訂約

22、提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。接受提議。接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約一新的要約一再要約一直到承諾的過程。填寫合

23、同文本。履行簽約手續(xù)。報請簽證機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。公司采購合同的管理采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：(I)加強對公司采購合同簽訂的管理加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，

24、嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。（2）建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。（3）處理好合同糾紛當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。（4）信守合同，樹立企業(yè)良好形象合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強

25、合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。篇六：采購與供應(yīng)商管理：如何對采購合同和采購訂單進行有效管理采購與供應(yīng)商管理：如何對采購合同和采購訂單進行有效管理一、合同管理概念合同管理是與采購活動密切聯(lián)系的，兩種活動形成一個伙伴關(guān)系。通過有效的談判，一方想要為組織獲得合理定價、條款和條件，另一方也想確保組織實現(xiàn)物有所值，采購組織各功能部門的活動都是為了達(dá)到合理的經(jīng)濟目標(biāo)。合同管理就是對合同各方以及采購訂單進行管理，從而保證合同執(zhí)行者能夠按照合同的要求來提供合格的產(chǎn)品和服務(wù)，以及對交貨時間和貨物運輸?shù)燃?xì)節(jié)進行規(guī)定。通常，合同管理的內(nèi)容涉及所有從合同簽訂后直到最后的貨物運輸、接收，以及所有手續(xù)結(jié)束后整個過程

26、中的合同及采購訂單。有些時候，由于合同中的某些條款沒有被執(zhí)行，使得整個合同無法被終止。在雙方執(zhí)行合同的過程中，要達(dá)到如下共同目標(biāo)：確保采購組織履行在合同中規(guī)定的內(nèi)容；確保供應(yīng)商的行為符合合同的規(guī)定；對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行及時有效的處理，從而保護采購組織的利益；明確在合同執(zhí)行過程中哪些增加的成本應(yīng)該由供應(yīng)商來承擔(dān)，并且在簽訂合同時，雙方通過談判對合同條款進行合理、正確的理解；在合同中對所有主要行為進行必要的說明。1、工作控制：有些類型的合同（例如，不確定交付類型，時間、材料或勞動時間不確定的合同，以及費用退還合同等）支付以及授權(quán)活動一直會持續(xù)到獲得收益后，在這種情況下，訂貨便成了合同執(zhí)行

27、后的管理事務(wù)。不確定運輸類型或時間、資源或勞動時間不確定的合同執(zhí)行時，通常會遵循相同的模式。對于不確定運輸類型的合同，客戶會根據(jù)合同中描述的執(zhí)行方式來開始一項標(biāo)準(zhǔn)的工作訂單形式，會直接根據(jù)合同規(guī)定來確定商品的單位價格，用單位價格乘以期望獲得的商品數(shù)量便得到了商品的總價值。這種工作訂單通常會由采購方簽署，并且發(fā)送給供貨商、顧客，以及金融機構(gòu)。工作完成、工作檢查驗收、貨品計價，以及貨款的支付都遵循通常的流程。一個典型的訂貨及支付過程如圖1所示時間、原料、勞動時間合同的過程，除了關(guān)于客戶的有效準(zhǔn)備聲明通常由內(nèi)部評估決定外，也遵循如圖I所示的相同過程。對費用退還合同中的工作控制過程比其他任何類型合同中

28、的控制都要復(fù)雜得多，在時間要延續(xù)幾年的大型費用退還合同中，通常都會采用過程控制。許多費用退還合同中需要對以下要素進行建立和維護：每年工作計劃的處理過程、工作許可證明、輔助成本及過程控制的進程信息（NoticestoProceed，NTP）。采購方根據(jù)獲得的準(zhǔn)備基金，通知供應(yīng)商準(zhǔn)備好預(yù)期的貨物（按照隨后的以及最近財政年度的財政預(yù)算），根據(jù)目前的運作規(guī)劃及有關(guān)的信息來確定，這一過程可以為供應(yīng)商制定年度的工作計劃(AnnualWorkPlan，AWP做出指導(dǎo)。年度工作計劃是整個工作過程的核心部分，因為它規(guī)定了整個財政年度的工作內(nèi)容以及任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)。年度工作計劃還在資金導(dǎo)向與項目需求方面起到平衡的作

29、用，在做年度計劃時，供應(yīng)商將核實其資源計劃，并且對將要執(zhí)行的任務(wù)安排時間進度。年度工作計劃的組成要素通常包括整個財政年度的目標(biāo)和計劃、時間安排、人員安排、成本評估。年度工作計劃會在每個財政年度的年中被更新。工作權(quán)限通常包含多種義務(wù)，它們分別是工作任務(wù)的具體分工、工作授權(quán)期間相關(guān)信息的收集、原始成本數(shù)據(jù)的評估、工作授權(quán)滯后于AWP和NTP相關(guān)的各種數(shù)據(jù)的發(fā)布等。在合同執(zhí)行過程中的特定時間或階段，任務(wù)的完成情況要在NTP文件中有所記錄，并且要在供應(yīng)商繼續(xù)下一步工作之前向供應(yīng)商說明，NTP文件通常包括對工作的說明、任務(wù)完成過程中的關(guān)鍵性時間階段，以及分配給任務(wù)的所有資金狀況。在接受NTP時，供應(yīng)商將

30、開始工作，同時開始計算與任務(wù)相關(guān)的成本費用并安排對任務(wù)匯報的時間。2、遵守合同：按合同要求進行采購是采購方最基本的義務(wù)，然而真正對每日工作的監(jiān)控和管理活動可以由其他的部門或是第三方組織來完成。對于極其復(fù)雜的合同、專業(yè)的采購或者技術(shù)含量很高的合同，通常會需要企業(yè)內(nèi)部其他部門或第三方管理部門來協(xié)助試用產(chǎn)品或服務(wù)，從而確保供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)是符合合同規(guī)定的。在這種情況下，每個企業(yè)將會對合同中有關(guān)技術(shù)方面的問題更加關(guān)注，但是它們也可能需要接受合理的培訓(xùn)并且購買相關(guān)的合同。每個企業(yè)必須在以下幾個方面給出基本的說明：閱讀合同如果管理人員要了解整個工作的狀況，那么這一點是必須的；創(chuàng)造互惠的基礎(chǔ)，與供應(yīng)

31、商建立長期合作伙伴關(guān)系；了解合同的基本要求；明確可能出現(xiàn)的潛在問題；在通知合同管理者之前，它們可以采取的行動；明確哪些事情是不能做的；明確責(zé)任和職權(quán)范圍。對于一個執(zhí)行狀況良好的合同來說，最終用戶和第三方管理機構(gòu)應(yīng)該不僅要了解合同本身，而且還應(yīng)該了解組織的運行政策以及過程，將這些信息提供給管理部門是采購部門的基本義務(wù)，并建立良好的雙方溝通關(guān)系，這樣有助于組織或者采購部門對合同變化的管理進行控制。在合同執(zhí)行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)類似供應(yīng)商不能按要求履行合同或者采購方的需求行為發(fā)生變動等情況。對是否按合同執(zhí)行進行監(jiān)控時，如果運輸狀況及合同的執(zhí)行狀況良好，將會包括幾種做決定的技術(shù)和過程。對合同進行監(jiān)控時為

32、了確定合同的執(zhí)行狀況是否根據(jù)合同的要求進行，并且當(dāng)執(zhí)行過程出現(xiàn)問題時需要被提示。采購方實施合同監(jiān)控是為了對以下幾個方面的內(nèi)容進行了解：是否能按照預(yù)期的規(guī)定執(zhí)行？成本費用是否在預(yù)計范圍之內(nèi)？資源的使用是否與最初的預(yù)計水平相當(dāng)？最終產(chǎn)品的質(zhì)量是否與合同要求的相一致？是否需要對主要設(shè)備添加新的零部件？供應(yīng)商自己的過程監(jiān)控系統(tǒng)是否合理？是否所有的合同條款（包括與工作本身并無直接相關(guān)的條款）都能被滿足？采購組織是否按照合同規(guī)定的價格、時間、地點和質(zhì)量要求得到了所有的產(chǎn)品或服務(wù)？是否文件中所有合理的變化都能被恰當(dāng)?shù)靥幚恚?、經(jīng)濟責(zé)任：從合同的開始到最終結(jié)束，供應(yīng)商最關(guān)心的問題是對于它們所做到的工作是否能夠

33、按照合同規(guī)定及時地收回款項。根據(jù)采購方采用的合同類型的不同，在供應(yīng)商和采購方之間會出現(xiàn)不同的經(jīng)濟關(guān)系類型。當(dāng)簽署了固定價格合同時，供應(yīng)商會有強烈的采取最經(jīng)濟的方式的欲望，因為任何費用的節(jié)省都相當(dāng)于利潤的增加。然而，在大多數(shù)勞動時間、時間和原材料以及成本返還合同中，供應(yīng)商采取最經(jīng)濟方式的欲望就不再是那么強烈了。在后面提到的這幾種合同類型中，供應(yīng)商通常會對每小時或單位成本下所做的工作進行固定費用的合理補償，并且證明這些費用是合理的。在這類合同中對工作的描述是泛泛的，因為很難預(yù)期到供應(yīng)商需要做什么樣的工作。這就使得供應(yīng)商在執(zhí)行合同的過程中有很大的靈活性，供應(yīng)商可以采取一些與采購方預(yù)期不同的工作方式（

34、或管理控制）。在后面這幾種合同類型中，采購方需要對供應(yīng)商的行為進行監(jiān)控和引導(dǎo)，從而防止資金浪費，并且能夠保證組織在規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)獲得想要的產(chǎn)品或服務(wù)。4、評價體系：聯(lián)邦政府根據(jù)一系列的固定程序來判斷它的主摹供應(yīng)商是否符合法律、法規(guī)的規(guī)定，是否有良好的商業(yè)行為，以及是否符合“聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)”。許多其他的政府部門、半政府組織、社會公共機構(gòu)等也會有類似但不是很嚴(yán)格的規(guī)定。在這一部分介紹的是聯(lián)邦政府對主要供應(yīng)商們“成型”的要求，尤其是與國防部簽訂合同的供應(yīng)商們。一些主要的規(guī)定性的過程如表1所示。所有這些規(guī)定的項目中的共同之處是子過程要滿足核查過程。在大多數(shù)合同中會對轉(zhuǎn)包合同中的條款進行說明，這一條款對供應(yīng)

35、商在轉(zhuǎn)包合同中的收益和采購訂單方面的行為，要求與固定價格合同中的“聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)”不同，并且要求有特殊的書面規(guī)定來處理較大的轉(zhuǎn)包合同和采購訂單。對轉(zhuǎn)包合同和采購訂單進行嚴(yán)格的審查在下列情況下尤為必當(dāng)供應(yīng)商的采購系統(tǒng)不是足夠完善時；當(dāng)轉(zhuǎn)包合同毫不費力的獲得或者建議價格似乎不合理，以及當(dāng)所需要的資金很多時；當(dāng)緊密的工作安排和與轉(zhuǎn)包合同簽訂者的聯(lián)系導(dǎo)致比通常的轉(zhuǎn)包合同價格高時；當(dāng)由轉(zhuǎn)包合同簽訂者提供的價格比它所提供的類似情況的價格要低時；當(dāng)轉(zhuǎn)包合同是以固定價格為基礎(chǔ)的合同而不是其他的合同類型時，采購方應(yīng)該特別注意轉(zhuǎn)包合同中關(guān)于成本退還、時間，以及原材料或勞動時間等方面的重復(fù)計算傾向。典型的轉(zhuǎn)包合同條款規(guī)定

36、，當(dāng)主要的供應(yīng)商談判的價格比預(yù)期資金超出1000萬美元的時候，采購方可以執(zhí)行簽約人采購系統(tǒng)調(diào)查（ContractorPurchasingSystemsReviews，CPSR。這種類型的調(diào)查是從主供應(yīng)商的所有轉(zhuǎn)包合同以及采購訂單中抽取樣品，從而可以在供應(yīng)商保護納稅人利益方面得出相應(yīng)的結(jié)論。5、管理責(zé)任：讓合同管理者在采購、合同法、運輸、健康與安全標(biāo)準(zhǔn)，以及合同執(zhí)行過程中所起作用的其他因素等各個方面都是專家，是不現(xiàn)實的。而他了解讓合同簽訂對于工作領(lǐng)域的全部知識，并且能夠使合同順利完成，這是可能的。下面對這些內(nèi)容給出具體的解釋：價格調(diào)整條款：經(jīng)濟價格調(diào)整條款通常包含3種不同的類型：制定價格條款：這

37、類條款的簽訂通常會根據(jù)所采購材料的不同以及供應(yīng)商類型的不同而不同。然而，不管是哪種類型的價格條款，只有2種類型的調(diào)整方式：-根據(jù)供應(yīng)商可以承受的浮動來確定價格；-根據(jù)可變動的勞動力及原材料價格指標(biāo)。根據(jù)追加成本的方式進行條款的調(diào)整這種類型的條款通常會允許對勞動力或原材料成本進行調(diào)整，這里對條款的制定起作用的不是在進行工程設(shè)計和發(fā)展工作中的關(guān)鍵因素。一項或多項勞動力或原材料的費用因素可能會發(fā)生變化，關(guān)于勞動力或原材料所造成的追加成本的調(diào)整類型，會在合同中有具體的細(xì)節(jié)說明?；诠渤杀局笖?shù)的調(diào)整條款第三種類型的條款包括了采用公共成本指數(shù)來對勞動力或原材料成本進行調(diào)整。由于這類條款包括簡單的管理控制

38、以及基于簡單可用的公共經(jīng)濟數(shù)據(jù)的調(diào)整能力，這種類型的條款在追加成本的條款中經(jīng)常被采用。當(dāng)出現(xiàn)下列情況時，通常會采用這種類型的條款：-在合同開始執(zhí)行一年的時間之后，通常會有一段時間，在這段時間里將會花費很高的成本；-需要進行調(diào)整的合同的數(shù)量較大;-當(dāng)沒有經(jīng)濟定價調(diào)整準(zhǔn)備時，與勞動力和原材料相關(guān)的經(jīng)濟變量的確定太不固定，以至于會影響合同雙方在風(fēng)險分?jǐn)偡矫娴暮侠硇?。對訂單變化的管理控制：在理想狀況下，合同包含了在工作完成過程中以及合同雙方在履行義務(wù)時的所有細(xì)節(jié)，當(dāng)合同簽訂時并沒有預(yù)料到需要對合同的條款進行修正。然而在實際中，很少有合同能被完全地執(zhí)行而不需要經(jīng)過任何的修改。有些對合同條款的簡單修改是不

39、影響整個合同主旨的，而有些合同的修改涉及的內(nèi)容是價格、數(shù)量、質(zhì)量、運輸、或者其他在簽訂合同時采購方和供應(yīng)商都同意的具體條款。由于在任何合同中采購方的職權(quán)都是由合同條款規(guī)定了的，在獲得收益之后對這些條款的內(nèi)容進行靈活的調(diào)整是必要的，而且也有必要規(guī)定合同雙方能平等地對待由于其他合同條款的變化所造成的運輸時間或者支付價格方面的變化。因此，合同應(yīng)該對采購方在對條款進行修改方面的權(quán)力進行規(guī)定。合同也應(yīng)該規(guī)定，當(dāng)合同的另一方的行為超出意料之外，或者沒有完全按照最初的合同來操作時，采購方或者供應(yīng)商應(yīng)該給予相應(yīng)的“理解”。合同條款還應(yīng)該規(guī)定對于執(zhí)行時間或執(zhí)行價格發(fā)生變化時，合同雙方能夠進行“公平調(diào)整”。6、合

40、同完成：合同完成指的是簽訂合同的雙方各自完成了對它們規(guī)定的任務(wù)。這些任務(wù)包括對所有的工作都適時地執(zhí)行、接受、準(zhǔn)時發(fā)貨，以及付清所有賬款。供貨商發(fā)送所有的保證文件，并且約束意向書也妥善終止。在大多數(shù)復(fù)雜的合同中，合同終止時會使用一份清單，適當(dāng)列明簽訂合同的雙方所簽署的各種文件或者最初協(xié)議中已經(jīng)完成的所有工作。7、合同條款及條件：合同的管理者應(yīng)該了解條款的內(nèi)容及其執(zhí)行條件，從而保證合同的簽訂雙方能夠按照合同的規(guī)定執(zhí)行。合同條款及條件應(yīng)該包括有關(guān)產(chǎn)品數(shù)量、價格、運輸、運輸要求、支付條款、質(zhì)量要求、工程設(shè)計圖以及其他相關(guān)的文件、抽樣檢查方法、接受條件，以及其他影響產(chǎn)品或服務(wù)接受方面的重要因素，還有標(biāo)準(zhǔn)

41、“樣板”文件的條件和條款等。所有這些條款條件的規(guī)定都是為了保護采購方在諸如合同的接受、運輸執(zhí)行、合同終止、運輸障礙、分割或轉(zhuǎn)包合同、商品專利權(quán)，以及支付程序等方面的利益。&合同文檔的要求：每一份合同都有自己的文檔要求，這就要求合同的管理者來確定合同的要求是什么。并且了解如何來滿足要求。一般的文檔包括工作的時間安排、貨物計價方法及對執(zhí)行過程的檢驗。在合同文件中同樣需要對供應(yīng)商的保證形式、聯(lián)合需求、納稅證明，以及供應(yīng)商的貨款支付狀況等。所有的流程可以以公式的形式做成列表清單，也可以在合同文件中用便條的形式注明，在文件中對所有的條款進行說明并且驗證其是否是必要的。9、對工作的陳述：對工作的陳述是服務(wù)

42、性合同中的細(xì)節(jié)部分，睨確指出要完成什么樣的工作、由誰來完成、什么時間完成，以及如何完成等方面的問題。對工作的陳述盡可能全面地說明供應(yīng)商的預(yù)期，可以在采購訂單中簡單說明，也可能在比較復(fù)雜的合同或者制造合同中有單獨的說明文檔。二、供應(yīng)商管理概論對供應(yīng)商的專業(yè)管理對于數(shù)額巨大的合同、建筑合同、大多數(shù)的服務(wù)及維修合同，以及實施環(huán)境下的合同來說是至關(guān)重要的。1、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商成功管理的先決條件是合同的雙方對合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的明確了解，采購方或者合同的管理者應(yīng)該針對目前或遠(yuǎn)期的潛在供應(yīng)商召開會議。合同的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)的衡量）以及合適的衡量方法應(yīng)該在說明書或工作陳述中加以說明。在合同執(zhí)行期間對供應(yīng)商的衡量主要

43、是定期監(jiān)控以及評論。2、供應(yīng)商反饋成功的供應(yīng)商管理通常忽略的方面就是對供應(yīng)商反饋信息的了解，這一部分主要涉及的內(nèi)容是要求供應(yīng)商對以下幾種類型問題的回答:采購方的知識狀況如何？工程說明書的準(zhǔn)確程度如何？對質(zhì)量要求的描述是否準(zhǔn)確？對貨款支付的及時性如何？對供應(yīng)商進行調(diào)查的組織通常會發(fā)現(xiàn)，所有供應(yīng)商的這些反饋信息在改進與供應(yīng)商的關(guān)系、保證及時獲得高質(zhì)量的原材料、產(chǎn)品和服務(wù)起到極其重要的作用。3、對供應(yīng)商的監(jiān)督當(dāng)評價一個供應(yīng)商的工作進展?fàn)顩r時，采購方感興趣的是完成任務(wù)的實際進展?fàn)顩r。有關(guān)進展?fàn)顩r的數(shù)據(jù)可以從以下多種獲?。荷a(chǎn)進展會議、參觀供應(yīng)商的工廠，以及供應(yīng)商提供的周期性工作進展報告。在小型組織內(nèi)部

44、，同一個人可能擔(dān)負(fù)著采購與供應(yīng)監(jiān)督的雙重角色。在較大的公司和政府組織中，這些角色可能被分離到采購部門，或者可能存在單獨的管理監(jiān)督部門，在這種情況下，采購員就不必?fù)?dān)負(fù)管理或監(jiān)督的角色。組織機構(gòu)關(guān)于道德標(biāo)準(zhǔn)的政策，必然會涉及他們。一些員工，可能不會主動關(guān)心發(fā)放禮品與獎金的政策，其他內(nèi)部關(guān)于軟件或硬件設(shè)備的更換、信息，或者其他政策應(yīng)當(dāng)在培訓(xùn)會議上提出?，F(xiàn)場監(jiān)督：現(xiàn)場監(jiān)督意味著采購方或者采購方的代理人要么在項目地點（供應(yīng)商的工廠、采購方的辦公地點，或者其他第三方場所），要么通過頻繁參觀項目地點，來檢查項目的進展?fàn)顩r。在建筑項目合同中，這也意味著通過參觀建筑地點來檢查項目的進展?fàn)顩r。換句話說，現(xiàn)場監(jiān)督發(fā)

45、生在任務(wù)實際將要完成的地點。遠(yuǎn)程監(jiān)督：遠(yuǎn)程監(jiān)督可以有多種形式，對來自采購方會計部門的記賬與供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品價格發(fā)票的一致性進行分析，對來自采購方辦公室的工作流程圖的復(fù)查，以及與供應(yīng)商的電話會議，都是遠(yuǎn)程監(jiān)督的方式。4、異常狀況的管理供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)及時并符合要求地執(zhí)行他們的合同。在現(xiàn)實中，合同的管理者不能全部依賴于供應(yīng)商，從而保證任務(wù)能按照預(yù)期進展，以及保證運輸能夠按指定的要求執(zhí)行。糟糕的合同履行或延遲的運輸，都會損壞生產(chǎn)運作并導(dǎo)致銷售損失。相應(yīng)地，采購方必須緊密監(jiān)控供應(yīng)商的工作進展?fàn)顩r，以保證想要的材料能夠被準(zhǔn)時運送到。監(jiān)控的方法依賴于合同履行的期限或周期、復(fù)雜性，以及訂單的緊迫性。在針對某一合同或采購訂單應(yīng)按常規(guī)對待還是特殊處理哪個更合適的情況下，合同的管