會展實(shí)務(wù)（第四版）第06章會議實(shí)務(wù)

1、（第四版）會展實(shí)務(wù)錄目1423第1章會展與會展業(yè)第2章會展調(diào)研實(shí)務(wù)第3章展覽會策劃實(shí)務(wù)第4章展覽會營銷實(shí)務(wù)5867第5章會展服務(wù)第6章會議實(shí)務(wù)第7章會展中的電子商務(wù)第8章會展項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理910第9章會展評估第10章會展常用文案寫作第 六 章CHAPTER SIX會議實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)目標(biāo)在學(xué)習(xí)完本章之后，你應(yīng)該能夠：了解展會相關(guān)會議的特點(diǎn)及策劃要領(lǐng)；明確會議在展會中的重要性；熟知展會會議的策劃流程；掌握會議的接待及現(xiàn)場布置與管理。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1會議存在于政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育、教育、宗教、軍事等各個(gè)行業(yè)，可以從不同的角度、采用不同的標(biāo)準(zhǔn)

2、劃分為不同的類型。01按照主辦單位的不同，可以分為企業(yè)會議、社團(tuán)會議、政府會議、事業(yè)單位會議四類02按照規(guī)模的不同，可以分為小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議四類03按照舉辦周期的不同，可以分為定期會議和不定期會議兩類點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.1專業(yè)研討會和技術(shù)交流會專業(yè)研討會和技術(shù)交流會是展會期間最常見的兩種會議類型。其討論的問題往往能夠緊扣展覽對象所處行業(yè)的發(fā)展熱點(diǎn)，具有強(qiáng)大的信息傳播功能，能夠吸引大量的參展企業(yè)和觀眾參加，對于豐富展會的信息具有十分重要的作用。展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.1專

3、業(yè)研討會和技術(shù)交流會1）專業(yè)研討會的特點(diǎn)：專業(yè)研討會是指以研討行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主要內(nèi)容的會議。（1）所討論的主題往往是偏重理論性的話題，如行業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)、對行業(yè)發(fā)展的總結(jié)、行業(yè)未來的發(fā)展趨勢、對行業(yè)熱點(diǎn)問題的研討、對行業(yè)內(nèi)企業(yè)管理及營銷等理念和思路富有前瞻性和啟發(fā)性的研討等。（2）舉辦專業(yè)研討會最主要的目的是為聽眾開拓思路、啟迪思維、開闊視野，加深聽眾對行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的了解。會議的主講人往往是一些科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、大專院校和專業(yè)雜志的有關(guān)專家，也有來自企業(yè)的管理人員。（3）專業(yè)研討會的聽眾范圍很廣，他們可能是企業(yè)的管理人員、技術(shù)人員、一般工作人員，也可能是來自各類科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、大專

4、院校和專業(yè)雜志的有關(guān)人員。（4）專業(yè)研討會涉及的議題較為抽象，不需要太多的設(shè)備和演示。展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.1專業(yè)研討會和技術(shù)交流會2）專業(yè)研討會的策劃要領(lǐng)（1）確定好會議主題。（2）確定好規(guī)格和規(guī)模。（3）發(fā)出預(yù)告性通知。（4）審定論文、確定參加人員。（5）確定會議演講人員。（6）發(fā)出正式邀請，落實(shí)接待工作。（7）會議召開。（8）印發(fā)會議代表通訊錄。（9）會后總結(jié)。展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.1專業(yè)研討會和技術(shù)交流會3）技術(shù)交流會的特點(diǎn)：技術(shù)交流會是指以技術(shù)的交流

5、和傳播為主要內(nèi)容的會議。（1）技術(shù)交流會討論的主題往往是偏重實(shí)用性的技術(shù)方面的問題，如行業(yè)新技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、實(shí)用技術(shù)的推廣、行業(yè)的企業(yè)管理技術(shù)和營銷技術(shù)的交流等。（2）舉辦技術(shù)交流會的主要目的是促進(jìn)技術(shù)的交流和傳播。（3）技術(shù)交流會涉及的議題往往是與技術(shù)相聯(lián)系的一些話題，因此會議的主講人往往是來自企業(yè)技術(shù)部門或科學(xué)研究機(jī)構(gòu)、大專院校的有關(guān)技術(shù)人員。（4）技術(shù)交流會的聽眾基本上是技術(shù)人員，也有一小部分企業(yè)管理人員。（5）技術(shù)交流會涉及的議題基本上都和技術(shù)有關(guān)，會議中有較多的操作示范和技術(shù)演示，需要較多的設(shè)備以供使用。展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加

6、文本6.1.1專業(yè)研討會和技術(shù)交流會4）技術(shù)交流會的策劃要領(lǐng)：（1）在確定技術(shù)交流會的會議主題和內(nèi)容時(shí)，要側(cè)重于展會題材所在行業(yè)的最新技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展趨勢，以及該行業(yè)的實(shí)用技術(shù)發(fā)展情況，要盡量與行業(yè)內(nèi)技術(shù)領(lǐng)先的企業(yè)聯(lián)系，或與專業(yè)的科研機(jī)構(gòu)、大專院校溝通，以確保技術(shù)交流會的會議主題和內(nèi)容與技術(shù)問題密切相連，并且新穎、實(shí)用。（2）由于技術(shù)交流會的演講內(nèi)容是關(guān)于技術(shù)的話題，因此演講過程中大都需要進(jìn)行現(xiàn)場演示，這就要求會議議程的編制不可太緊，會議的每一個(gè)具體議題的時(shí)間安排都要合理，并且要留有一定的余地。（3）由于技術(shù)交流會大都是企業(yè)唱主角，因此會議組織者可以向有關(guān)企業(yè)收取一定的費(fèi)用作為會議經(jīng)費(fèi)這種情

7、況較為普遍。還有些企業(yè)出于宣傳企業(yè)形象的目的，會給予一定的會議贊助，這種情況則較少。（4）會議主講人員最好要有一定的技術(shù)背景和經(jīng)歷，要能回答聽眾關(guān)于該技術(shù)議題方面的一些問題；如果會議需要翻譯人員，要盡量讓翻譯人員事先熟悉該演講所包含的一些專有名詞，以保證翻譯人員在現(xiàn)場能夠流利翻譯。（5）會議現(xiàn)場的布置要滿足會議議題的技術(shù)要求，要能夠提供和維護(hù)會議所需要的特殊設(shè)備，要安排懂技術(shù)設(shè)備操作和維護(hù)的現(xiàn)場工作人員。展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會也是展會期間較為常見的

8、兩種相關(guān)活動(dòng)，它們的主辦者可以是辦展機(jī)構(gòu)，也可以是參展企業(yè)，還可以是行業(yè)協(xié)會。這兩種會議對于豐富展會的發(fā)布功能和展示功能都有很強(qiáng)的促進(jìn)作用。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.11）產(chǎn)品發(fā)布會的特點(diǎn)：產(chǎn)品發(fā)布會是以發(fā)布新產(chǎn)品或者有關(guān)新產(chǎn)品的信息為主要內(nèi)容的會議。與產(chǎn)品推介會相比，產(chǎn)品發(fā)布會的產(chǎn)品和信息發(fā)布功能更強(qiáng)大，在展會期間舉辦這種會議，能夠有效提升展會對于參展商和專業(yè)觀眾的價(jià)值。（1）舉辦產(chǎn)品發(fā)布會的主要目的是推出新產(chǎn)品或者發(fā)布有關(guān)新產(chǎn)品的信息。這些新產(chǎn)品可能是已經(jīng)正式推向市場的最新產(chǎn)品，如汽車展中某品牌的新款汽車

9、。有關(guān)新產(chǎn)品的信息如汽車展中的概念車、服裝展中的流行色等。（2）產(chǎn)品發(fā)布會一般采用類似新聞發(fā)布會的形式舉行，或者就是一次新聞發(fā)布會。因此，在產(chǎn)品發(fā)布會中，要特別注意為有關(guān)新聞媒體提供必要的安排和一定的服務(wù)。（3）產(chǎn)品發(fā)布會的觀眾中有很多新聞?dòng)浾?、產(chǎn)品設(shè)計(jì)方面的技術(shù)人員和企業(yè)管理人員，他們往往希望得到最新的產(chǎn)品及其發(fā)展動(dòng)態(tài)和趨勢方面的信息。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.12）產(chǎn)品發(fā)布會的策劃要領(lǐng)：事實(shí)上，產(chǎn)品發(fā)布會一般是由企業(yè)或行業(yè)協(xié)會策劃和組織的，但展會中的產(chǎn)品發(fā)布會很多是由會展主辦單位與發(fā)布新產(chǎn)品的參展商合作推

10、出的。其中，會展主辦單位主要負(fù)責(zé)整個(gè)發(fā)布會的框架設(shè)計(jì)和現(xiàn)場服務(wù)，實(shí)施方案則由發(fā)布新產(chǎn)品的企業(yè)策劃和執(zhí)行。從會展主辦單位的角度來講，策劃產(chǎn)品發(fā)布會的工作流程如下：（1）確定發(fā)布會的主題（2）設(shè)計(jì)產(chǎn)品發(fā)布會的框架（3）召開產(chǎn)品發(fā)布會，提供現(xiàn)場管理與服務(wù)（4）完成善后工作點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.12）產(chǎn)品發(fā)布會的策劃要領(lǐng)：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.13）產(chǎn)品推介會的特點(diǎn)：產(chǎn)品推介會又稱技術(shù)發(fā)布會，是指以推廣某項(xiàng)技術(shù)或產(chǎn)品為主要內(nèi)

11、容的專題發(fā)布會。參加對象主要是相關(guān)的用戶，也包括媒體記者。這類發(fā)布會在舉辦過程中常常同時(shí)舉行相關(guān)的展示、演示活動(dòng)。（1）產(chǎn)品推介會的目的很明顯，那就是將產(chǎn)品更好地推向市場。這些產(chǎn)品一般都是可以正式在市場上出售、可以大批量生產(chǎn)的產(chǎn)品。（2）產(chǎn)品推介會邀請的對象主要是企業(yè)產(chǎn)品的用戶，因此一般采用用戶座談會、經(jīng)銷商會議等形式，同時(shí)舉行相關(guān)的展示、演示活動(dòng)。（3）產(chǎn)品推介會的聽眾主要是產(chǎn)品的經(jīng)銷商及最終用戶，其主要想了解產(chǎn)品的實(shí)用性能和價(jià)格。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.2產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.14）產(chǎn)品推介會的策劃要領(lǐng)：與產(chǎn)品發(fā)布會相同，產(chǎn)品

12、推介會的執(zhí)行者一般也是參展企業(yè)，會展主辦單位在產(chǎn)品推介會中主要負(fù)責(zé)推介會框架的設(shè)計(jì)和現(xiàn)場服務(wù)。因此，會展主辦單位在策劃產(chǎn)品推介會時(shí)可借鑒產(chǎn)品發(fā)布會的一些方法和技巧。然而，產(chǎn)品推介會與產(chǎn)品發(fā)布會是兩種不同的會議，因此在策劃產(chǎn)品推介會時(shí)還應(yīng)該注意以下幾個(gè)問題：（1）將策劃重點(diǎn)放在采取何種方式和手段才能使聽眾了解推介產(chǎn)品等方面，以求盡快將產(chǎn)品推出市場。（2）提供推介會產(chǎn)品的展示平臺，以方便用戶全面了解該產(chǎn)品。對展示平臺的設(shè)計(jì)和環(huán)境的布置要求不必太高，展示的場地面積也不需要太大。（3）產(chǎn)品推介會有較多的實(shí)物展示、演示活動(dòng)，有時(shí)還需要邀請現(xiàn)場觀眾參與操作，這就要求會展主辦單位提供的現(xiàn)場服務(wù)事項(xiàng)要相對多一

13、些。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.3論壇活動(dòng)展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1論壇是以促進(jìn)對話、交流與合作為宗旨，以弘揚(yáng)學(xué)術(shù)民主為旗幟，以專家學(xué)者為主體的會議。凡是具有歷史和現(xiàn)實(shí)意義的研究課題，以及政府、民間共同感興趣的問題，都可以作為論壇的議題。論壇能夠集聚各路精英，集合人類的文明成果，是傳播先進(jìn)文化、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展、啟迪人類智慧和靈感的重要舞臺。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.3論壇活動(dòng)展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.11）展覽會論壇的主要功能展覽業(yè)發(fā)展到今天的層次和水平，離不開論壇的支撐。論壇的主要功能體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）拓展展會功

14、能（2）豐富展覽的內(nèi)容（3）協(xié)助展會開展招商、招展活動(dòng)（4）指導(dǎo)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展（5）促進(jìn)交流與合作點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.3論壇活動(dòng)展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.12）展覽會論壇的策劃要領(lǐng)（4）制訂論壇的策劃方案（5）尋求贊助，開展宣傳推廣（6）執(zhí)行會議計(jì)劃（1）進(jìn)行市場調(diào)查（2）確定論壇主題（3）策劃具體議題點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本6.1.4投資招商洽談會展覽會中相關(guān)會議的策劃與實(shí)務(wù)6.1投資招商洽談會是專門為招商引資而舉行的接洽談判活動(dòng)，是現(xiàn)在很多企業(yè)拓展市場的主要手段之一，也是企業(yè)和產(chǎn)品走向消費(fèi)者的一個(gè)重要方式。在展會期間，投資招

15、商洽談會也是一種較常見的活動(dòng)。投資招商洽談會的策劃流程包括：招商廣告的發(fā)布、會場的選址及布置、會前費(fèi)用預(yù)算、招商資料的準(zhǔn)備、人員分組與協(xié)調(diào)、投資招商洽談會的運(yùn)作、投資招商洽談會后的促進(jìn)。在展會期間舉行投資招商洽談會，要注意對投資方進(jìn)行資質(zhì)審查，確定投資方?jīng)]有欺詐行為；要遵循自愿原則，會展主辦單位不能搞“拉郎配”，應(yīng)由項(xiàng)目招商和項(xiàng)目投資雙方自愿洽談、自愿簽訂合同。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.2除了展覽中的各種會議外，還有一種獨(dú)立運(yùn)作的會議，它不依附于任何展覽會。這種會議的費(fèi)用獨(dú)立核算，自負(fù)盈虧。本節(jié)所指的會議均為這種類型。會議策劃既是一次會議的起點(diǎn)

16、，又貫穿于會議的全過程。有效的會議策劃能夠提高會議活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益，塑造良好的會議品牌形象。會議策劃涉及的內(nèi)容很多，主要包括確定會議的主題和議題，選擇會議場地，確定會議嘉賓、主講人、聽眾，編制會議議程，準(zhǔn)備會議資料，進(jìn)行會議宣傳推廣，制訂會議接待、現(xiàn)場管理計(jì)劃等。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.1確定會議的主題和議題1）會議主題策劃會議主題策劃是會議策劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容。主題是會議中貫穿各項(xiàng)議題的主線，一個(gè)鮮明、能反映時(shí)代特征、具有緊迫感的主題能夠?qū)h潛在的聽眾產(chǎn)生強(qiáng)大的號召力。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策

17、劃與實(shí)施6.26.2.1確定會議的主題和議題2）會議議題策劃議題，是會議所要討論的題目，是主題的具體化。設(shè)立議題時(shí)，要注意它們與主題之間的關(guān)系。主題是各議題的統(tǒng)帥，各議題必須與主題相互配合和呼應(yīng)，既不能在內(nèi)容上與主題相沖突，也不宜在立意上高于主題。比如，2009年世界經(jīng)濟(jì)論壇的主題是“重構(gòu)后危機(jī)時(shí)代的世界”，其中一項(xiàng)議題便是“從金融危機(jī)得到的教訓(xùn)”。從兩者的比較中明顯可以看出，前者較為抽象、總體和前瞻，后者則較為具體、局部和現(xiàn)實(shí)，兩者較好地呼應(yīng)在一起。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.1確定會議的主題和議題3）會議議題策劃時(shí)要注意的問題（1）

18、議題的迫切性AB（2）議題的適度性C（3）議題的充分性E（5）議題的表述要準(zhǔn)確會議議題策劃注意的問題D（4）議題的集中性點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.2選擇會議場地選擇會議場地就是選擇會議地點(diǎn)。事實(shí)上，隨著世界政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代會議的地點(diǎn)選擇已經(jīng)超越了會議本身的意義，并且越來越具有濃厚的政治和經(jīng)濟(jì)色彩。一些重大的國際會議往往能給主辦者帶來巨大的政治利益甚至經(jīng)濟(jì)利益，能夠提高主辦者的國際地位。例如，1999年，著名的財(cái)富全球論壇在中國上海舉行，這說明整個(gè)世界看好我國的政治穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，同時(shí)也給上海向世界展示其國際大都市形象創(chuàng)造了極好的

19、機(jī)會。會議舉辦地是吸引潛在與會者的一個(gè)重要因素。會議地點(diǎn)的選擇主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是會議主辦地的選擇；二是會議場館的選擇。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.2選擇會議場地1）會議主辦地的選擇該地的特點(diǎn)是否和會議的主題相關(guān)聯(lián)。（1）當(dāng)?shù)氐沫h(huán)境（包括自然環(huán)境和社會環(huán)境）如何。（2）點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.2選擇會議場地2）會議場館的選擇（1）會議設(shè)施條件（2）服務(wù)設(shè)施條件（3）住宿條件（4）餐飲條件（5）會議地點(diǎn)的工作人員（6）安全狀況（7）費(fèi)用情況點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添

20、加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.3編制會議議程會議議程的編制要科學(xué)合理，并與展覽的時(shí)間安排相配合。有資料表明，精心策劃的會議議程，在會議成功的原因中占到97%。一般情況下，會議議程由會議主辦者確定，在會議中由主持人掌握。會議議程的編制應(yīng)當(dāng)詳盡、明確，具有可操作性，如會議主持人是否致開幕詞、由誰宣布會議開始、由誰介紹主講人及嘉賓的簡歷等。每項(xiàng)發(fā)言、每項(xiàng)活動(dòng)的名稱、主持人或發(fā)言人的身份、發(fā)言限定時(shí)間等，都要有明確的規(guī)定。會議中的重要儀式如奏國歌、升旗、頒獎(jiǎng)、獻(xiàn)花等細(xì)節(jié)，也要有具體的說明。會議議程要便于會議主持人掌握，會前還應(yīng)作為會議資料發(fā)給與會人員，讓與會人員詳細(xì)了解會議每

21、項(xiàng)活動(dòng)的具體內(nèi)容及安排順序。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.4準(zhǔn)備會議資料會議資料用于向與會人員和相關(guān)媒體提供會議信息，也供會展主辦方建立檔案之用。會議資料的設(shè)計(jì)和制作一般由專門的公司負(fù)責(zé)。會議資料的內(nèi)容包括：（1）會前資料，如會議專用信封、信紙、海報(bào)、通知（邀請函）、注冊登記表等。（2）會議期間資料，如會議議程手冊、入場證、晚會請柬、餐券、論文集、主講嘉賓簡介、與會人員名冊、贊助商資料、會議室位置圖、會議所在地地圖、主要風(fēng)景點(diǎn)介紹等。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.26.2.5進(jìn)行會議宣傳推廣會

22、議宣傳推廣是傳遞會議信息、傳達(dá)會議精神的一種方法，目的在于提高會議的知名度、透明度，增加與會人數(shù)。會議宣傳推廣同會議的新聞報(bào)道緊密相連，但又不局限于會議的新聞報(bào)道。重要會議可視情況采取請記者參加會議、召開新聞發(fā)布會、發(fā)表新聞公報(bào)等方式進(jìn)行宣傳推廣。除此之外，還可以運(yùn)用組織內(nèi)部的宣傳渠道和宣傳方式（如主辦方網(wǎng)站、會議簡報(bào)）進(jìn)行宣傳推廣，也可以運(yùn)用張貼海報(bào)、在相關(guān)媒體上刊登會議廣告等方式進(jìn)行宣傳推廣。會議宣傳推廣可視會議需要在會前做、會中做，或在會后做。會議宣傳推廣的時(shí)期不同，其宣傳目的、宣傳手段和宣傳效果也會有所不同。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本獨(dú)立運(yùn)作會議的策劃與實(shí)施6.2

23、6.2.6制訂會議接待、現(xiàn)場管理計(jì)劃會議各項(xiàng)內(nèi)容確定后，要策劃完整的會議接待辦法和周密的會議現(xiàn)場管理措施，要在會議現(xiàn)場適當(dāng)?shù)牡胤皆O(shè)立接待臺，安排人員負(fù)責(zé)接待工作；要事先安排接待程序和接待方式，以免到時(shí)措手不及；對會場的現(xiàn)場調(diào)度要有規(guī)劃，能夠及時(shí)解決現(xiàn)場可能出現(xiàn)的擁擠和混亂等問題。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.1會議接待的含義和作用1）會議接待的含義會議接待是指圍繞會議參加人員的迎送和吃、住、行、游、樂等方面所做的安排，是會議會務(wù)工作的重要組成部分。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.1會議接待的含義和作用2）會議接待

24、的作用樹立良好的社會形象02為會議活動(dòng)提供保障01點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.2會議接待的準(zhǔn)備工作1）了解與會人員的情況2）擬訂接待方案和日程安排表3）落實(shí)具體事項(xiàng)4）做好接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)算5）做好安保、保密及新聞報(bào)道工作6）根據(jù)實(shí)際情況做好禮品、紀(jì)念品的準(zhǔn)備工作點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.3會議接待的工作流程1）迎接第一第二第三第四確定迎接規(guī)格掌握來賓到達(dá)的時(shí)間適時(shí)獻(xiàn)上鮮花不同的客人按不同的方式迎接點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.3會議接待的工作流程2）陪車和引導(dǎo)（1）

25、客人抵達(dá)后，如果需要陪同客人乘車，要注意座位的次序。（2）引導(dǎo)是指會議期間會議接待人員為與會者指引會場、座位、餐廳、住宿房間以及告知與會者想要去的地方的行駛路線、具體位置、交通條件等。引導(dǎo)雖看似小事，但能給與會者提供許多方便。引導(dǎo)應(yīng)貫穿于整個(gè)會議期間。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.3會議接待的工作流程3）會議登記在會議召開前，會議登記是最重要的工作，接待人員要配合會務(wù)組做好與會人員的登記工作。會議登記一般分為兩種形式：一是預(yù)先登記；二是現(xiàn)場登記。會議組織者一般鼓勵(lì)并強(qiáng)調(diào)預(yù)先登記。預(yù)先登記能使會議組織者提前掌握出席會議的人數(shù)和名單，也便于組織者對客房和餐飲進(jìn)行安排，還能減少會議登記現(xiàn)場的擁擠。對于少數(shù)因特殊原因未能預(yù)先登記的人員，可在會議現(xiàn)場進(jìn)行登記。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本會議的接待6.36.3.3會議接待的工作流程4）茶水與茶歇服務(wù)（1）茶水服務(wù)。在一些大型、時(shí)間較長的會議中，為了解決與會者的飲水問題，大會服務(wù)人員通常會提供茶水服務(wù)。（2）茶歇服務(wù)。茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，但對于中小型會議，特別是公司或者組織的高層會議而言是很重要的。茶歇的主要