關(guān)于提高基層檔案人員管理水平的幾點(diǎn)思考

1、PAGE PAGE - 9 -關(guān)于提高基層檔案人員管理水平的幾點(diǎn)思考蒲美靜關(guān)鍵詞：基層檔案人員;管理水平;提升策略檔案管理人員直接參與檔案分類整理工作，其是否擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，會直接影響整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，因此為了更好地保證檔案管理工作開展的效果，相關(guān)部門有必要采取手段提升檔案管理人員的素養(yǎng)，使其能夠更好地掌握各種文檔編輯及軟件應(yīng)用工作。一、現(xiàn)階段基層檔案管理工作存在的問題1.單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏認(rèn)識目前，我國很多企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將工作重點(diǎn)放在經(jīng)營和其他管理上，造成了單位內(nèi)部的檔案管理水平嚴(yán)重不足，出現(xiàn)檔案管理混亂的情況，導(dǎo)致在查閱相關(guān)

2、檔案和資料時(shí)，無法快速找到資料和檔案，甚至還會出現(xiàn)檔案丟失等問題。長此以往不僅會影響檔案管理水平的提升，嚴(yán)重的還會制約單位的發(fā)展與壯大。2.檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的服務(wù)意識另外，從檔案管理人員來看檔案管理的服務(wù)對象是檔案利用者，檔案管理服務(wù)質(zhì)量主要由他們來進(jìn)行反饋，如果檔案管理人員與檔案利用者之間不能建立良好的關(guān)系，那么可以從側(cè)面反映出檔案管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)。3.單位內(nèi)部缺乏相關(guān)的檔案管理部門有的單位沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，許多檔案管理人員都是由其他部門人員兼職，由于這些人員缺乏專業(yè)的素養(yǎng)和能力，導(dǎo)致其在平時(shí)工作中缺乏專業(yè)能力，嚴(yán)重影響檔案管理水平和效率，使許多檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)問題。

3、另外，很多職工不能嚴(yán)格要求自己，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保障。4.檔案管理人員沒有較強(qiáng)的法律意識有些檔案管理人員對檔案方面的法律意識不強(qiáng)，他們不熟悉相關(guān)的理論知識，在檔案保密意識方面存在不足。也有的管理人員在工作中不能嚴(yán)格履行職責(zé)，難以有效遵循法律法規(guī)的各項(xiàng)規(guī)定。比如，忽視保密工作、泄露檔案信息、導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露的情況發(fā)生，這樣很容易給相關(guān)個(gè)人帶來不必要的損失。5.檔案管理交接過程中存在嚴(yán)重問題事業(yè)單位會經(jīng)常發(fā)生人事調(diào)動，人事調(diào)動對于檔案管理工作來說是一個(gè)比較難處理的問題，檔案管理工作非常復(fù)雜，并且會涉及許多方面的內(nèi)容和因素，如檔案的接收、審核等工作，導(dǎo)致很多檔案管理工作只能重新開始進(jìn)行

4、管理和審核。這一工作尤其對于新員工來講難度非常大，給其造成極大的心理負(fù)擔(dān)和工作壓力，有時(shí)會發(fā)生檔案丟失情況。6.對檔案管理不夠重視（1）檔案不能得到有效利用目前，由于單位對檔案管理工作缺乏重視，所以其在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)混亂情況，造成一些重要檔案和信息經(jīng)常出現(xiàn)丟失和損壞，同時(shí)還有許多檔案存在隨意亂放的情況，造成部分檔案經(jīng)常出現(xiàn)損壞、無法查找的問題。（2）檔案保管措施不健全檔案的保存是檔案管理中最為重要的組成部分，一旦相關(guān)人員在保管中出現(xiàn)了失誤情況，很有可能會給單位的發(fā)展和建設(shè)工作帶來麻煩，使單位發(fā)生嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。（3）檔案管理措施過于落后在檔案管理中缺乏有力的管理措施，存在嚴(yán)重的技術(shù)問題，導(dǎo)

5、致許多工作無法跟上社會發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案在實(shí)際管理中出現(xiàn)了許多問題，使檔案管理的作用和價(jià)值無法得到充分發(fā)揮。7.電子檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平不夠在對電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行分析時(shí)發(fā)現(xiàn)，多數(shù)檔案管理人員存在計(jì)算機(jī)水平不高的情況，在工作中無法熟練利用計(jì)算機(jī)開展工作，在處理大量信息時(shí)經(jīng)常會出現(xiàn)各種操作錯誤和問題，造成大量重要的信息和數(shù)據(jù)無法被記錄，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率和質(zhì)量，長此以往勢必會影響單位的發(fā)展。另外，部分檔案管理人員在發(fā)送和保存完相關(guān)信息后，很少會對信息和檔案內(nèi)容進(jìn)行重新核對，由于其缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)送信息和檔案保存不當(dāng)?shù)那闆r，使單位一些保密和重要的信息被泄露，給單位的發(fā)

6、展帶來極大的安全隱患。8.人事檔案管理手段不夠完善就目前我國事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，絕大多數(shù)的事業(yè)單位對于檔案管理模式還僅限于紙質(zhì)檔案管理，許多單位在檔案收集整理中依舊采用簡單的手工檢索、編輯等方式，使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，導(dǎo)致檔案資料以及目錄不能得到快速有效的更新。另外，在調(diào)閱和查看檔案時(shí)依舊采用手工操作方法，對檔案的管理、查找、收集等極其不方便，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。二、檔案管理工作的必要性1.檔案管理工作可以推動單位發(fā)展檔案管理在單位的發(fā)展中具有十分重要的意義，檔案可以對單位發(fā)展情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，這些內(nèi)容可以為其未來發(fā)展情況和戰(zhàn)略部署提供重要依據(jù)，確保生產(chǎn)、管理等工作順利開展

7、與落實(shí)。因此，單位應(yīng)格外重視檔案管理等工作，充分利用這些寶貴資料，推動自身的發(fā)展與壯大。科學(xué)的檔案管理工作，可以在關(guān)鍵時(shí)刻對單位起到保護(hù)作用，確保其合法權(quán)益不會受到他人侵害。在提高檔案管理水平的同時(shí)，單位要聘請專業(yè)的檔案管理人員，并對其他的檔案管理人員開展科學(xué)的培訓(xùn)和教育工作，只有檔案管理人員足夠?qū)I(yè)，單位的檔案管理水平和能力才會得到全面提升。但是，通過分析單位的實(shí)際檔案管理情況發(fā)現(xiàn)，多數(shù)單位在檔案管理中，都存在許多不足和問題，這些問題如果不能得到及時(shí)解決，將會給其發(fā)展和壯大帶來極大影響。2.電子檔案具有方便、高效、快捷等特點(diǎn)所謂電子檔案管理就是利用電腦來代替人進(jìn)行工作，能夠有效降低工作人員的

8、勞動量，同時(shí)也可以提高檔案管理工作的效率。另外，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行傳輸，既能加快傳遞速度又能使傳遞成本降到最低。此外，電子檔案管理的應(yīng)用能夠極大提高信息的集中性，使各類信息得到有效整合，最終將信息集成一體，從而降低信息查詢時(shí)產(chǎn)生的遺漏。電子檔案存儲方式極其簡單，它是應(yīng)用表格進(jìn)行儲存，可以將煩瑣的資料變得一目了然。此外，電子檔案所存儲的信息不容易丟失，就算經(jīng)過長時(shí)間保存也不會發(fā)生損壞。3.極大提高了檔案信息的利用率和工作效率檔案存儲的目的主要是對信息進(jìn)行有效利用。要想檔案有更高的利用價(jià)值就必須要確保文檔卷宗信息的絕對完善。傳統(tǒng)的文書立卷是需要工作人員利用紙張進(jìn)行立卷，這種立卷需要工作人員依靠經(jīng)驗(yàn)

9、進(jìn)行操作，使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)無法做到統(tǒng)一，容易對文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值造成一定影響，給日后的使用帶來了一定麻煩。三、加強(qiáng)檔案管理工作的方法1.做好統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)工作首先，單位要對自身的檔案管理情況進(jìn)行全面分析與研究。其次，在單位內(nèi)部加大宣傳檔案管理的重要性，并要求全體部門和人員要重視檔案管理工作。最后，單位可在社會和高校中聘請專業(yè)檔案管理人員，這樣不僅可以提高單位內(nèi)部檔案管理水平，還可以推動單位的發(fā)展。2.建立健全相關(guān)制度首先，檔案管理工作必然要符合中華人民共和國檔案法的相關(guān)規(guī)章制度，讓檔案管理人員在開展日常工作的同時(shí)不斷探索新問題，并且在工作中結(jié)合實(shí)際情況以及具體的檔案管理優(yōu)化相關(guān)管理規(guī)章制

10、度，保證檔案管理工作的規(guī)范化。其次，如果在開展檔案管理工作時(shí)有個(gè)人或者單位違反相關(guān)法律規(guī)定，管理人員可以依法追究其責(zé)任。最后，單位必須要建立相關(guān)的規(guī)章制度，通過規(guī)章制度的建立使工作人員按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行工作，確保制度內(nèi)容可以對員工行為進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理，確保檔案管理工作人員按照制度進(jìn)行操作，這樣能大大提高員工工作的積極性，從而降低員工的失誤率，以此來確保檔案管理安全穩(wěn)定的發(fā)展。3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)工作，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識檔案管理工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，因此各單位必須要嚴(yán)格要求檔案管理人員，對其定期開展教育培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的思想認(rèn)識，讓檔案管理人員可以在日常工作過

11、程中嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，與此同時(shí)促使其不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，保證檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。檔案管理工作的本質(zhì)屬于社會服務(wù)性質(zhì)，基層檔案管理人員在開展工作時(shí)應(yīng)當(dāng)始終銘記為人民服務(wù)的宗旨，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，將傳統(tǒng)的被動服務(wù)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)期主動搜集資料意識，這樣才可以逐步提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理工作開展的質(zhì)量。另外，單位也可以大力引進(jìn)檔案專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。通過錄用、人才市場招聘的方式，招錄專業(yè)的檔案管理員，組成單位專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，整體提升檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和管理水平。4.關(guān)注基礎(chǔ)工作，提升執(zhí)行力度檔案工作小到關(guān)系個(gè)人利益，大到關(guān)乎我國社會的發(fā)展，它不僅可以記錄歷史

12、也可以傳承文明造福社會，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格貫徹黨中央的各項(xiàng)要求，在工作中認(rèn)真履行自己的職責(zé)，并從長遠(yuǎn)角度對工作進(jìn)行規(guī)劃，讓檔案管理工作能夠更加科學(xué)、合理。另外，檔案管理人員也要結(jié)合各類檔案立卷歸檔的要求做好檔案的收集、分類以及保管工作，同時(shí)利用現(xiàn)代信息化手段將各類檔案存入到目錄數(shù)據(jù)庫中，以后如果需要查閱檔案則可以迅速、準(zhǔn)確地對其進(jìn)行檢索，促使檔案管理工作更加規(guī)范化。5.將檔案管理工作納入目標(biāo)績效考核，采取考核激勵制度檔案管理工作涉及很多方面的內(nèi)容，工作的時(shí)間周期比較長，因此一些責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員很容易產(chǎn)生懈怠的工作態(tài)度，因此應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入本單位的目標(biāo)績效管理中，將檔案管理工

13、作任務(wù)層層分解，每一層級工作人員一定要切實(shí)履行自己的責(zé)任，嚴(yán)格將檔案管理工作落到實(shí)處。在對干部人事檔案、科技檔案等一些重要檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要提前按照達(dá)標(biāo)等級申報(bào)，確保工作效率，讓檔案管理工作可以真正為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，在績效考核方面也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況制定合理方案，強(qiáng)化歸檔人員責(zé)任，制定各類檔案管理績效考核辦法，形成獎懲機(jī)制，提升歸檔質(zhì)量及歸檔積極性，大力提升整個(gè)檔案室的檔案管理質(zhì)量。6.嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督檢查工作上級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的監(jiān)督指導(dǎo)工作，深入基層聽取基層人員的工作匯報(bào)、了解基層人員的工作情況，并在此基礎(chǔ)上做好檔案的集中管理和審核工作。除此之外領(lǐng)導(dǎo)班子也要定期對基層人員進(jìn)

14、行考核，及時(shí)指出基層人員工作中存在的問題，督促基層單位及時(shí)做出整改措施，從而全面提升檔案管理工作的整體效果。7.利用現(xiàn)代化手段優(yōu)化檔案管理工作信息技術(shù)的應(yīng)用可以幫助實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，相關(guān)部門可以通過公開招標(biāo)，將檔案庫存案卷數(shù)字化掃描工作外包給專業(yè)檔案數(shù)字化團(tuán)隊(duì)，有效提高檔案保存的安全性。與此同時(shí)，在當(dāng)今信息化的大背景下，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案利用借閱原則，確保檔案使用安全。檔案數(shù)字化后，管理人員可以通過檔案軟件系統(tǒng)快速調(diào)閱檔案影像卷，可以高效服務(wù)查檔人員。除此之外，為了更好保證檔案管理的科學(xué)化，相關(guān)部門要設(shè)立專業(yè)的檔案庫房，同時(shí)配備先進(jìn)的檔案收藏架。檔案庫房、調(diào)閱室、檔案人員辦公室、

15、檔案技術(shù)用房做到相應(yīng)的分開，并按照庫房要求安裝除潮設(shè)備和溫度感應(yīng)器，還要配備先進(jìn)的防火災(zāi)系統(tǒng)，有條件的單位還可以安裝監(jiān)控系統(tǒng)。8.大力推進(jìn)和建設(shè)信息化管理檔案事業(yè)單位要大力推進(jìn)和建立檔案管理信息化建設(shè)，投入大量資金引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新、維護(hù)，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，使其跟上社會發(fā)展的腳步。9.增加檔案管理專業(yè)人員隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在長期發(fā)展中，無論是本單位產(chǎn)生的信息，還是必須收集的信息都會不斷增多，給單位的檔案管理工作帶來極大的壓力，因此隨著檔案數(shù)量的增多，事業(yè)單位要想確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要在平時(shí)的工作中加大人員配備，使工作人員在處理檔案時(shí)能夠得心

16、應(yīng)手，降低工作人員的工作壓力和工作量，從而避免因人手不夠而造成工作失誤。10.對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)事業(yè)單位要經(jīng)常聘請專業(yè)人員到單位開展專業(yè)檔案管理培訓(xùn)工作，通過有效的培訓(xùn)能夠使工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)也能使其具有較強(qiáng)的工作意識。通過培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力得到較大提高，使其在工作中更加得心應(yīng)手，從而提高工作人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展要求。11.改變觀念促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展隨著檔案管理制度的不斷完善，使得檔案管理工作有了明顯提高。隨著時(shí)代發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要改變傳統(tǒng)觀念，必須要對現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，使現(xiàn)有的檔案管理工作能夠跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐。四、結(jié)語綜上所述，檔案管理工作對單位的發(fā)展有著十分重要的意