集團公司文書檔案的歸檔管理規(guī)定

1、河南xx集團文書檔案的歸檔管理規(guī)定一、目的：制定本規(guī)定，以使公司重要文書文件得以有效保存、存檔，便于方便查詢。二、適用范圍：本規(guī)定適用于公司總部及各子公司。三、職責：公司總部檔案室負責各種文書的收集、整理、歸檔。并負責監(jiān)督本文件的執(zhí)行實施情況。四、歸檔文件內(nèi)容：1、榮譽證、獎杯、獎狀等證書、聲像、各類重要項目的軟盤、禮品、紀念品（需用文字說明）。2、黨委綜合性工作、代表大會、黨會議；組織建設、黨員、干部、黨費管理等；宣傳工作（各種工作活動宣傳，政治思想工作與精神文明建設等）。3、工會工作：職工代表大會、職工民主管理、勞動競賽、勞保福利、婦女工作、文化藝術(shù)和體育活動。共青團：組織建設、政治思想教

2、育動員大會、團員管理、團費管理、青年工作。5、與本公司有關的文件、報刊、電臺新聞稿、講話照片、錄音、錄像、本公司領導人的稿件，經(jīng)理辦公室工作、保密、文秘、接待、外事、合資、審計工作，公安、法紀監(jiān)察、醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育，后勤福利。6、教育培訓方面：干部、職工教育和技術(shù)培訓的文件、教材等。（由人力資源部自行保存）7、企業(yè)管理方面：有關企業(yè)管理的綜合性活動（企業(yè)普查、企業(yè)整頓和企業(yè)升級等），經(jīng)濟責任制管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化工作，企業(yè)進行各種評優(yōu)達標、評獎活動，企業(yè)管理辦公室日常綜合性文件材料等，定置管理等歸納入企業(yè)管理范圍進行整理。8、經(jīng)營銷售方面：有關企業(yè)重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策和經(jīng)營中的各種記錄、文件、

3、合同、協(xié)議等文件材料，市場分析、用戶調(diào)查、廣告宣傳、售后服務工作中形成的文件材料。9、物質(zhì)供應方面：有物質(zhì)、原材料采購、庫存保管、供應協(xié)議、合同、索賠等和工具管理中形成的各種文件材料。10、計劃統(tǒng)計方面：有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。11、基建方面：同一工程項目內(nèi)，包含工程的勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程，歸科技檔案室?；üこ躺昱?、批復一切手續(xù)、土地證、房產(chǎn)證等歸文書檔案。12、法律方面：各類案件的卷宗、結(jié)案全套材料和合同的復印件、協(xié)議書等歸文書檔案。13、財務管理方面：財務管理中的各種帳冊、報表、憑證、核算等文件。（由財務部自行存檔，檔

4、案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。14、股票文件材料：股票管理中的各種報表、文件等。（由股票辦自行存檔，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。15、科學技術(shù)研究方面：同一科研項目內(nèi)，包含課題立項、研究準備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應用等項目研究和管理的全過程。（歸科技檔案室，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。16、產(chǎn)品生產(chǎn)方面：同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包括有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)工作中形成的各種文件材料等。（歸科技檔案室，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。17、技術(shù)管理方面：有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、

5、計量、能源環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。（歸科技檔案室，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。18、設備儀器方面：有設備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改造和報廢的文件材料等。19、設備開箱驗收有開箱單、說明書、易損件圖、隨機文件和商檢。（歸科技檔案，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）20、勞資管理方面：有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件。（由人力資源部自行存檔，檔案室每年6月份檢查上一年的歸檔完成情況）。五、歸檔時間及要求：1、各項管理工作中形

6、成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)（我們要求第二年的三月底），要將應歸檔的文件材料形成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案室移交歸檔。2、公司各類文件一般歸檔一式一份(要求有原件存原件)，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。3、歸檔文件齊全、完整（申報文件以批復年立卷；若沒有批復文但切實同意已經(jīng)實施，要求在申報文上注明是如何解決的）。4、歸檔的文件制成材料符合質(zhì)量要求，無圓珠筆、鉛筆起草簽發(fā)文件的現(xiàn)象。5、各類文件移交應有移交記錄。6、專項材料若完整、齊全可以隨時移交（如：證書帶標牌、錦旗帶證書和下達的文件）。7、企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設備開箱驗收必須有檔案部門參加,文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，不能進行鑒定、驗收。8、歸檔文件涉及到的各部門，部門領導和兼職檔案員認真負責把材料收集齊全、整理好移案檔案室。六、行文打印要求：1、為規(guī)范公司文件管理，凡是擬定文必須用公司十六開信紙。2、打印、簽發(fā)必須在定稿上簽，定稿的字面要干凈、字體工整、字跡用碳素墨水，定稿的右上角為存檔編號不準有其它字。3、需用紅頭文件的，簽字后到計算機中心要文號，并填寫完整擬稿紙（擬稿紙到總部辦公室領?。?、行文不合乎要求，不予打印。七、發(fā)放文件要求：文件發(fā)放或內(nèi)部保密文件必須連同定稿交檔案室一份（印件加蓋保密紅章）。八、實施：