09201辦公自動化-企業(yè)內(nèi)勤篇課件

1、09201辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇課件辦公自動化 企業(yè)內(nèi)勤篇職業(yè)學校工程實踐類系列叢書綠業(yè)教育高級文秘專業(yè)崗位應用類教材綠業(yè)教育教研院 編著2辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇第1章 緒論 第2章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 第3章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作 第4章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化 第5章 用Excel制作內(nèi)勤工作項目總結(jié) 第6章 新工程實踐項目設(shè)計大綱 附錄A Excel中的錯誤值意義附錄B 圖表類型及作用附錄C 趨勢線類型附錄D Excel常用控件及其屬性 附錄E Excel常用函數(shù)附錄F Excel中常用的事件目 錄3辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇第 1 章 緒 論 本章將對辦公文員，特別是21世紀的文員崗位特征進

2、行描述，使讀者對文員崗位有一個較為清晰的認識。同時，將目標聚集到本書要關(guān)注的具體崗位內(nèi)勤文員，結(jié)合內(nèi)勤文員的工作特點與本書主要軟件Microsoft Office Excel 2003的優(yōu)勢，討論提升內(nèi)勤文員工作效率最有效的方法制作工作項目。4辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇1.1 信息社會催生高素質(zhì)文員1.2 以信息處理為主的內(nèi)勤文員 銷售內(nèi)勤崗位職責： 協(xié)助銷售經(jīng)理完成各類信息的收集、錄入、匯總、分析工作。 負責對銷售訂單的審核工作，同時開具出庫單。 負責銷售統(tǒng)計及分析工作，按時做好日報、月報、年報，報銷售經(jīng)理。 負責本部門文件的收發(fā)工作及部門資料的檔案管理工作。 負責本部人員的評估匯總工作。 完成本

3、部門的行政事務性工作，為本部人員提供后勤服務。第 1 章 緒 論5辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇1.3 信息處理技術(shù)工具的選擇 計算機信息處理技術(shù)又根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)規(guī)模與數(shù)據(jù)處理的流程分成了多種類型，大致劃分如下： 數(shù)據(jù)量大（每天均有上千條以上），處理過程較為復雜且每個企業(yè)處理方法不一致的，要用到大型的專業(yè)的數(shù)據(jù)庫 。 數(shù)據(jù)量大。數(shù)據(jù)的加工處理流程較為固定的，由相應的軟件開發(fā)單位開發(fā)出來相應的公用ERP軟件來進行處理，例如，金碟、用友等財務軟件等開放型的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。 對于信息量較小，一年幾千條或幾萬條的中小型企業(yè)來說，需要一個信息處理的平臺，要求對信息處理的各個環(huán)節(jié)都能提供很好的功能支持。學習起來簡單，不

4、要用到非常高深的專業(yè)計算機知識。Excel 2003 就是這樣的一款軟件，能夠完成以上的要求。第 1 章 緒 論6辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇1.4 Excel軟件功能 1Excel軟件的基本功能 強大的制表功能。 數(shù)據(jù)計算功能。 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。 數(shù)據(jù)圖表功能。 數(shù)據(jù)打印功能。 遠程發(fā)布數(shù)據(jù)功能。2Excel的新功能 增強的列表功能。 并排比較工作簿。 改進的統(tǒng)計函數(shù)。 將Excel數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)上。第 1 章 緒 論7辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇1.5 提升內(nèi)勤文員工作效率的方法 現(xiàn)代的內(nèi)勤文員需要進行大量的、復雜的信息處理業(yè)務，只有努力提高自己的工作效率，才能滿足企業(yè)的信息需求。本 章 小 結(jié) 本章對內(nèi)

5、勤文員這個工作崗位進行了深入的分析，并對如何提升該工作崗位的工作效率進行分析。本章的重點是需要理解內(nèi)勤文員的工作內(nèi)容、以Excel為主并輔以O(shè)ffice 其他軟件來提升內(nèi)勤文員工作效率的方法。讀者要仔細閱讀并理解本章所闡述的內(nèi)容，因為本章內(nèi)容是其他章中案例的根本出發(fā)點和理論依據(jù)。第 1章 緒 論返回目錄8辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 本章對書中的主要案例進行需求分析并將制作好的案例的最終效果進行展示說明，力圖使讀者對本書的主體案例有一個明確的認識，方便以后內(nèi)容的學習。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 9辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2.1 項目背景及名稱 在商業(yè)企業(yè)中，對企業(yè)整體銷售進行記錄、統(tǒng)計、匯總、分析、

6、查詢等信息管理工作就顯得尤其重要。因為只有對銷售信息進行高效的管理，才能為后續(xù)經(jīng)營管理的目標制定、量化考核、過程控制等提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。因此對銷售信息的有效管理在商業(yè)企業(yè)中具有重要的作用。故此，本書借助“大明電子商貿(mào)責任有限公司”（簡稱“大明商貿(mào)”）的銷售信息管理業(yè)務作為工程實踐案例來闡述如何建立適合于內(nèi)勤文員工作需要的信息系統(tǒng)。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 10辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2.2 具體工作崗位描述 “大明商貿(mào)”是一個以代理某品牌大型電器銷售為主營業(yè)務的商業(yè)公司，公司的主要經(jīng)濟活動就是這種電器的銷售。因為該種產(chǎn)品在全國各地都有銷售，為了便于管理，公司將負責不同地區(qū)銷售的部門注冊成

7、立了分公司，本項目所涉及的就是其中一個分公司的銷售業(yè)務，該分公司與銷售有關(guān)的人員結(jié)構(gòu)圖如圖2-1所示。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 11辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇銷售主管內(nèi)勤文員業(yè)務經(jīng)理業(yè)務經(jīng)理業(yè)務經(jīng)理業(yè)務代表業(yè)務代表業(yè)務代表人員結(jié)構(gòu)圖第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 12辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇催費任務表查詢結(jié)果銷售分析成表提成銷售單據(jù)第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 13辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇銷售業(yè)務流程圖第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 14辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 從圖2-2可以看出：當工作人員與客戶談好產(chǎn)品的銷售以后，與負責該地區(qū)產(chǎn)品銷售的經(jīng)理聯(lián)系，經(jīng)理從廠家離客戶最近的倉庫中提貨，交付相應的運

8、費（因為負責運送是另一家物流公司）。然后將銷售后的單據(jù)交于內(nèi)勤文員。內(nèi)勤文員負責登記。經(jīng)主管核實后，下發(fā)銷售提成表。經(jīng)理持提成表去財務處領(lǐng)取本次銷售的提成，發(fā)放給完成這次銷售的工作人員。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 15辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2.3 工作任務分析 通過對工作的深入了解，得到在王翠的工作中需要解決的主要問題如下（從數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)運算、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)查詢及相關(guān)的分類等方面考慮）：1數(shù)據(jù)存儲2數(shù)據(jù)運算3數(shù)據(jù)分析與報表4數(shù)據(jù)查詢5其他要求第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 16辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2.4 具體制作方案 下面把完成本案例的工作分為兩個層次來進行。首先按功能需求完成項目的原

9、型創(chuàng)作，再對項目原型進行優(yōu)化。2.4.1 項目原型制作1表格制作要求 確定表格容量。制作能容納8 000條銷售記錄的表格，滿足銷售列表中選擇查詢的需要。 設(shè)置單元格格式。設(shè)置不同類型的數(shù)據(jù)單元格的顯示格式。 表格美化。 工作表相關(guān)操作。根據(jù)需要對Excel工作簿中的工作表進行添加、刪除、重命名等相關(guān)操作。 重復以上步驟完成其他表格制作。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 17辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2完成相應運算 記錄表中應交費、欠費、應返還款、剩余返款等項目運算。 分析表中的統(tǒng)計運算。 添加錯誤提示。3圖表制作 制作圖表。將需要制作成圖表的數(shù)據(jù)列表，制作成圖表。 圖表修改。圖表類型修改、圖表數(shù)據(jù)區(qū)

10、域修改、圖表上的相關(guān)文字內(nèi)容修改。 圖表格式修改。修改圖表的填充、線條、文字格式、網(wǎng)格線格式等。 利用圖表進行簡單的預測。指出數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，并預測出后來可能的數(shù)據(jù)。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 18辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4數(shù)據(jù)管理 建立符合要求的數(shù)據(jù)列表。對數(shù)據(jù)列表進行匯總、統(tǒng)計、分析之前，先要使數(shù)據(jù)列表規(guī)范。 數(shù)據(jù)列表排序。雜亂無章的數(shù)據(jù)列表，不容易看到數(shù)據(jù)變化的規(guī)律，只有對數(shù)據(jù)列表進行排序，才能容易看出數(shù)據(jù)分布的規(guī)律。 數(shù)據(jù)篩選。數(shù)據(jù)記錄較多時，如果只需要查看其中一部分數(shù)據(jù)記錄，就需要對數(shù)據(jù)列表進行篩選。 數(shù)據(jù)匯總。當月底與年終需要對一月或一年的銷售情況進行匯總時，可對數(shù)據(jù)記錄按照某一列

11、或是某幾列進行統(tǒng)計匯總。 數(shù)據(jù)打印。某些內(nèi)容可通過打印機輸出到紙張上。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 19辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2.4.2 方案優(yōu)化1數(shù)據(jù)透視 制作數(shù)據(jù)透視表。將記錄表中的數(shù)據(jù)制作成透視表，用來進行數(shù)據(jù)分析。 更改數(shù)據(jù)透視表的布局。圍繞要分析的問題，選擇合適的字段來布局透視表中的查看項及數(shù)據(jù)項。 修改查看項。對已經(jīng)選定的查看項進行修改。 修改數(shù)據(jù)項。修改數(shù)據(jù)項的查看類型，用于更全面的反映數(shù)據(jù)規(guī)律，如要查看各項的最大值、最小值、平均值等。 生成數(shù)據(jù)報表。將制作好的透視表，生成為規(guī)范的數(shù)據(jù)報表格式。 生成數(shù)據(jù)透視圖。將數(shù)據(jù)透視表生成透視圖，使其既具有表的靈活性，又具有圖的直觀性。

12、刷新數(shù)據(jù)。透視表或是透視圖中的數(shù)據(jù)，不會自動更新，要想更新，需手動進行。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 20辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2外部數(shù)據(jù)的使用 導入外部數(shù)據(jù)。將記錄表中的數(shù)據(jù)導入到查詢表工作表中，并保持與記錄表中的數(shù)據(jù)同步。 導入數(shù)據(jù)并查詢。導出當天銷售記錄，提交經(jīng)理進行分析。 高級篩選。對導入的數(shù)據(jù)按工作的要求進行高級篩選，得到想要查找的數(shù)據(jù)。3宏的使用 將操作錄制成宏。利用Excel中的宏錄制命令來對操作進行記錄，自動生成宏語句。 認識語句。查看錄制的VBA語句，認識簡單的VBA語句。 運行宏。運行錄制好的宏，提高重復運行率。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 21辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4

13、建立良好的操作界面 添加控件按鈕。向工作表中添加控件按鈕，并按要求設(shè)置控件按鈕的屬性。 為控件按鈕添加操作。將錄制的宏命令語句與控件按鈕相聯(lián)系。 制作自定義工具欄。將宏放置于工具欄上，單擊即可運行。 制作菜單。將相應的宏操作添加為Excel中的菜單命令。5設(shè)置數(shù)據(jù)安全性 區(qū)域保護。將記錄表中由運算產(chǎn)生的列（例如，商品名稱、商品價格、商品折扣等）保護起來，防止錯誤操作。 保護工作表。設(shè)置分析表與查詢表中的保護。 保護工作簿。對工作簿進行保護，不允許用戶隨意更改工作簿的結(jié)構(gòu)。 保護文件。對整個文件進行保護，避免向非授權(quán)人員泄露。 宏安全性。設(shè)置宏的安全，使計算機在打開文件時不會屏蔽宏的運行。 信息

14、權(quán)限管理（Information Right Management，IRM）。 第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 22辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇6打印催費單 將各位經(jīng)理名下的欠費情況統(tǒng)計在一個表格中。 各客戶的欠費已經(jīng)在記錄表中有所體現(xiàn)。 將制作好的欠費統(tǒng)計表與Word進行合并生成催費單。 7解決OLE DB及Excel界面 修改OLE DB。修改數(shù)據(jù)OLE對象的文件路徑。 修改Excel 界面。工具欄、行號列標等。 通過以上的方案，有效地解決了本項目中存在的問題，使內(nèi)勤文員的工作變得更加輕松，同時也能更好地防止因操作失誤所帶來的不必要麻煩。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 23辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇

15、2.5 項目效果 制作好以后的運行效果如下： 本例共有三張工作表，分別為記錄表、分析表、查詢表。記錄表用來記錄每個產(chǎn)品的銷售記錄，分析表用來對已經(jīng)銷售的產(chǎn)品按需要進行統(tǒng)計分析，查詢表中按經(jīng)理和銷售產(chǎn)品的月份進行查詢。三個工作表的使用說明及樣例如下。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 24辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇1記錄表 記錄表中按照要求對每一筆銷售進行有效的記錄，如圖所示。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 25辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2分析表 所有的分析都能通過左邊的按鈕進行選擇，生成規(guī)范的數(shù)據(jù)報表，操作起來方便簡單，如圖所示。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 26辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3查詢表查詢表中完

16、成經(jīng)常用到的查詢工作，如圖所示。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 27辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4生成經(jīng)理及客戶的催費通知單 排版是Microsoft Office 2003軟件中Word 組件的主要功能，要用到Excel與Word之間的配合來制作催費通知單，結(jié)果如圖所示。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 28辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇本 章 小 結(jié) 本章的主要內(nèi)容是分析本書的主要項目大明電子商貿(mào)有限公司的銷售工作崗位要求與制作完成后的項目效果展示。讀者重點注意其中的人員結(jié)構(gòu)與工作流程分析項目的方法和最終項目方案形成的過程，同時特別注意在形成解決方案時分成兩個步驟，即先進行項目原型制作，再在項目原型的基礎(chǔ)

17、上進行項目優(yōu)化來達到最終完成的目的。本章的內(nèi)容是項目效果操作的提綱，為第3章項目原型制作與第4章項目優(yōu)化提供操作大綱。第 2 章 大明商貿(mào)銷售項目闡述 返回目錄29辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 前面的章節(jié)對本書要完成的項目進行了大致的闡述，使讀者對要完成的項目有一定的了解。本章將詳細講解如何制作完成這個項目的項目原型即基本實現(xiàn)項目功能。 本章將項目分成以下四個步驟來完成：表格制作，數(shù)據(jù)運算，數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)日常處理。在表格制作部分中主要講解如何制作一個適合項目的數(shù)據(jù)存儲的容器。數(shù)據(jù)運算主要講解如何按項目要求對存儲的數(shù)據(jù)記錄完成相應的運算，并將運算公式復制到多行記錄，避免重復多次書寫運算公式，提高工作效率

18、。數(shù)據(jù)分析主要講解如何對工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計，從中得到一些有用的信息，對以后的工作進行有益的指導。數(shù)據(jù)的日常維護主要講解表格的查詢、打印以及工作中一些臨時需求等操作。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作30辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.1 表格制作 要想對銷售信息進行統(tǒng)計匯總，首先要對每一筆的銷售情況進行詳細的記錄，而用來進行銷售情況記錄的就是Excel表格。所以，在制作項目的第一步就是要進行表格的制作。本部分內(nèi)容就是要制作一個看起來美觀、用起來方便、能容納8000條數(shù)據(jù)記錄信息的銷售表格，同時完成分析表與查詢表的制作。3.1.1 制作表格 本部分內(nèi)容是制作一個能存儲8000行數(shù)據(jù)信息的記

19、錄表的結(jié)構(gòu)，并設(shè)置相應的數(shù)據(jù)有效性及表格美化，同時完成分析表與查詢表制作。1認識Excel 2003界面第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作31辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 使用Excel 制作之前，先熟悉一下Excel 2003的界面。單擊“開始”按鈕，在彈出的菜單中選擇“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令，啟動Microsoft Office Excel 2003 軟件，如圖3-1所示。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作32辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2改變行高列寬 Excel中行的高度是以點（一種標準的印刷測量單位，72點等于1英寸

20、）來衡量的，行高依賴于單元格中的字體大小。在默認12點字的情況下，行高為14.25點。列寬是以字符為單位的，默認的列寬為8.38個字符。這個高度與寬度往往不能滿足要求，如本項目的表格中，為了美觀，將第1行變低與第1列與變窄，作為正式內(nèi)容與行號列標的間隔，這時就要更改行高與列寬。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作33辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 為了讓表格使用者迅速明白表格中內(nèi)容所表示的意義，給表格添加標題。本項目表格中，將表格標題添加在表格頂端居中位置。 輸入標題第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作34辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4標題行制作 將表格中各列的名稱進行輸入，形成表格的標題行。本項目中的列標題

21、為：編號、日期、經(jīng)理、業(yè)務代表、地區(qū)、客戶姓名、商品型號、價格、折扣、應交費、實交費、欠費、應返款、實返款、剩余返款、路費、備注。在標題行與表格標題之間留空白行，有利于表格的匯總分析操作。操作步驟如下： 改變表格中第3行的高度，作為表格與正文之間的間隔。 依次在B4:R4單元格中輸入列標題文字，并適當?shù)恼{(diào)整其行高與列寬（方法同前），達到合適的寬度與高度，如圖所示。部分列標題制作 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作35辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇5制作流水編號 這了方便表示出表格中記錄的行數(shù)，在表格中設(shè)置流水編號列。在本項目中，最多可能用到8000條數(shù)據(jù)記錄，為了避免每次重新添加編號，在此一次性完成0

22、018000的編號。 編號效果 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作36辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.1.2 設(shè)置單元格格式 表格的框架做好后，為了讓數(shù)據(jù)顯示更符合用戶要求，要對單元格進行相應的格式設(shè)置。如本例中的日期、價格、應交費等列就要進行相應的格式設(shè)置。1設(shè)置日期格式 Excel把日期當作特殊的數(shù)值，可以對這些數(shù)值設(shè)置為更易于接受的格式。在本項目中，C5:C8004區(qū)域用來存放銷售商品的日期，按照習慣將其顯示為“年月日”形式。 設(shè)置日期格式 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作37辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2設(shè)置貨幣格式 Excel中設(shè)置了眾多的數(shù)值格式，滿足用戶不同的數(shù)據(jù)顯示需求。在本列表中價格、

23、折扣、應交費、實交費、欠費、應返款、實返款、剩余返款、路費等列的單元格的數(shù)字，表示的是貨幣，將其修改為貨幣格式顯示。 貨幣格式設(shè)置 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作38辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.1.3 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性 用戶在填寫表格過程中，往往會一不小心填寫錯誤數(shù)據(jù)，給企業(yè)帶來不可估量的損失。為了避免這種現(xiàn)象，Excel 提供了數(shù)據(jù)有效性這一功能，這一功能使用戶可以建立一定的規(guī)則，用來規(guī)范向單元格中輸入的內(nèi)容。此功能在本項目中有很多處應用，例如，時間、地區(qū)、產(chǎn)品型號、折扣等列。1設(shè)置日期列的提示 用戶在填寫本項目的日期列時，可能由于一時的輸入錯誤，或是由于用快捷鍵輸入時，計算機系統(tǒng)的日期錯誤

24、，導致日期出錯，相應的匯總、統(tǒng)計與查詢也就同時錯誤。為了減少這種事故發(fā)生，對日期設(shè)置指定條件的數(shù)據(jù)有效性。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作39辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇數(shù)據(jù)有效性設(shè)置 日期范圍數(shù)據(jù)有效性 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作40辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇2設(shè)置其他列數(shù)據(jù)有效性 工作表中經(jīng)理、地區(qū)、產(chǎn)品型號、折扣，在填寫時是基本固定的（即變化不會太復雜），為簡化輸入，同時也為了保證輸入信息更準確。對這些列設(shè)置指定內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性。在設(shè)置指定內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性之前，先要制作相應的提供選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域。 地區(qū)設(shè)置 產(chǎn)品型號設(shè)置 折扣設(shè)置 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作41辦公自動化企業(yè)內(nèi)

25、勤篇3.1.4 表格修飾 表格制作完成后，為了在使用時有更好的視覺效果，要對制作完成的表格進行相應地格式設(shè)置，讓表格看起來更加美觀。1調(diào)整文字 文字內(nèi)容的格式在輸入時是統(tǒng)一的（本例默認為宋體，12點），為了便于用戶的操作，對文字格式進行更改。 2添加底紋 為了使用戶在操作時，多行內(nèi)容均為白色底紋，易使用戶產(chǎn)生乏味疲勞之感，可以通過給表格添加背景來緩解這一問題。3添加邊框 將數(shù)據(jù)區(qū)域表示為一個單獨的區(qū)域，與工作表的其他地方區(qū)別開，即為工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域加上邊框。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作42辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4工作表操作 *工作表命名。Excel 2003工作表的名稱默認為“She

26、et1、Sheet2、Sheet3”。如果希望將工作表的名稱改為中文名稱，或想進行添加工作表或是刪除工作表等操作，可在工作表標簽Sheet1處右擊，選擇“重命名”命令，輸入“記錄表”。使用同樣方法命名“分析表”、“查詢表”。 *凍結(jié)窗格。如果記錄表中數(shù)據(jù)記錄較多，在瀏覽與填寫數(shù)據(jù)時，希望其中的標題行能始終保持可見，需要對工作表進行凍結(jié)操作。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作43辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.2 表格運算 Excel 是一個桌面的數(shù)據(jù)存儲工具。制作用于存儲數(shù)據(jù)的表格后，對于通過其他列運算而得到的列。在填入本行數(shù)據(jù)之前，先填寫相應的運算公式。在填寫記錄時，輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)后，運算而得到

27、的結(jié)果就能自動生成，提高工作效率。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作44辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.2.1 商品價格查詢 在本項目中，商品的品種幾乎是固定的幾種，而且商品的價格在這一年中是固定不變的，變化的只是在不同時期的折扣。為了避免在手工輸入價格時出錯，在添加銷售記錄時，只要輸入本次所售商品的型號，Excel會自動從產(chǎn)品型號與價格列表中根據(jù)商品的型號查找出對應商品的價格。 “插入函數(shù)”對話框 商品價格表 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作45辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.2.2 計算其余列的值 在本項目記錄表中，應交費、欠費、應返款等列是根據(jù)其他列運算而得到的，同樣要結(jié)合項目實際要求，輸入公式運

28、算。（1）輸入數(shù)據(jù)（2）計算應交費（3）計算欠費（4）計算應返款（5）計算剩余返款第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作46辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.2.3 復制公式到多個單元格 完成對表格的運算后，在第5行能進行相應的運算，在其他行中并不能完成相應的運算。只有將第5行的公式復制到多個單元格時，才能使其他行也能運算出相應結(jié)果。本部分內(nèi)容就是要完成各運算公式的復制。1商品價格列的公式復制2其余運算列公式復制復制公式出錯 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作47辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3.2.4 分析表中的統(tǒng)計運算 分析表是對記錄表中的數(shù)據(jù)按經(jīng)理、地區(qū)及月份進行匯總統(tǒng)計，也是通過Excel 中提供的靈活

29、豐富的函數(shù)來完成的。1填寫經(jīng)理姓名2地區(qū)的引用3按經(jīng)理統(tǒng)計結(jié)果4地區(qū)統(tǒng)計5月份統(tǒng)計6改變測試數(shù)據(jù)第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作48辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.2.5 添加錯誤提示 記錄表中各項運算已經(jīng)完成，可以合用，但在具體使用過程中可能由于工作人員的不小心，進行了錯誤的填寫，例如，將實交款的20000寫成了200000，這就給工作帶來很大的麻煩，同時也使以后的統(tǒng)計不正確。為了避免這種事情發(fā)生，要對其中實交費及實返款列，添加一定的錯誤提示。 “條件格式”對話框 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作49辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇注意： 在本項目中一定要注意把條件格式中單元格的絕對引用去掉，否則復制單

30、元格格式時出錯。 為避免在以后的統(tǒng)計中出錯，輸入M5的測試數(shù)據(jù)后，再將其改回來。條件格式結(jié)果 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作50辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.3 制 作 圖 表 Excel 不僅對具有數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)運算的功能，更能把制作的數(shù)據(jù)表，生成更加直觀的圖表。用具有非常好的構(gòu)思的圖表來顯示數(shù)據(jù)，可以使數(shù)字更易于理解。因為圖表提供了一張圖，在歸納一系列數(shù)字和它們的相互關(guān)系方面特別有用，圖表經(jīng)?？梢詭椭脩舭l(fā)現(xiàn)容易被忽視的趨勢和模式。同時通過圖表進行適當?shù)念A測。本部分內(nèi)容就是將數(shù)據(jù)表制作成滿足工作需求的圖表，以更直觀地表現(xiàn)數(shù)據(jù)。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作51辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇3.

31、3.1 圖表制作 Excel 2003中可以選擇用兩種方式建立圖表：一種是把建立的圖表作為源數(shù)據(jù)所在的工作表對象插入到該工作表中，用于對數(shù)據(jù)源的補充說明；另一種是把建立的圖表繪制成一個單獨的圖表工作表。在本項目中，按第一種方式建立相應圖表。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作52辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇圖表向?qū)У?步 圖表向?qū)У?步 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作53辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇圖表向?qū)У?步 圖表向?qū)У?步 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作54辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇圖表最終結(jié)果 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作55辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3.3.2 圖表的修改 圖表制作出來，

32、特別是用快速方法制作出來的圖表，其顯示效果有可能不理想，此時就需要對圖表進行適當編輯。對圖表進行編輯就是對圖表各個對象進行必要的修飾與修改。選擇“圖表類型”命令 在“月份分析圖表”圖表區(qū)上右擊，選擇“圖表類型”命令 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作56辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 數(shù)據(jù)區(qū)域修改。 選擇“源數(shù)據(jù)”命令 “源數(shù)據(jù)”對話框 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作57辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 在“月份分析圖表”圖表區(qū)上右擊，選擇“圖表選項”命令，彈出“圖表選項”對話框。在“圖表標題”文本框中輸入“月份銷售表”，在“分類（X）軸”文本框中輸入“月份”。 修改圖表的大小、位置。選擇圖表，拖動鼠標就可

33、將圖表移動到新的位置。將鼠標的光標放在選中圖表周圍黑色的方點上，鼠標變成雙向箭頭形狀，拖動鼠標，即可更改圖表大小。 字體、字號、填充、線條等的格式修改。在想要修改的地方，雙擊鼠標，彈出相應的格式修改對話框，進行修改。 圖表的數(shù)值軸刻度修改。雙擊Y軸，彈出“坐標軸格式”對話框，選擇“刻度”選項卡，設(shè)置最大值、最小值、主要刻度單位、次要刻度單位等項，這里設(shè)置“最大值”為“6”，“最小值”為“0”，“主要刻度單位”為“0.5”，“次要刻度單位”為“0.1”。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作58辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 “圖表選項”對話框 圖表選項修改 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作59辦公自動

34、化企業(yè)內(nèi)勤篇圖表格式修改結(jié)果 圖表刻度修改 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作60辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3.3.3 利用圖表進行預測 Excel中對圖表添加的趨勢線功能，與數(shù)學中回歸分析的方法相似。所謂“回歸”，就是根據(jù)已知的數(shù)據(jù)預測未知數(shù)據(jù)變化趨勢的方法。Excel的趨勢線方法與“回歸”類似，是利于圖表所具有的功能對數(shù)據(jù)進行檢測，然后以此為基礎(chǔ)制作一條趨勢線，從而達到對以后數(shù)據(jù)預測的目的。本項目中用趨勢線的方法預測數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢。 添加趨勢線結(jié)果 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作61辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 添加趨勢線。選擇“數(shù)量”數(shù)據(jù)系列，右擊鼠標選擇“添加趨勢線”命令，彈出“添加趨勢線”

35、對話框，在“類型”選項卡中設(shè)置“類型”為“多項式”，“階數(shù)”為“3”。單擊“確定”按鈕。則在圖表中出現(xiàn)添加的趨勢線。 雙擊圖表中的趨勢線，彈出“趨勢線格式”對話框，選擇“選項”選項卡，設(shè)置 “趨勢預測”為“前推”，“周期”值為“1”。 雙擊“數(shù)值軸”，彈出“坐標軸格式”對話框，選擇“刻度”選項卡，設(shè)置“最大值”為“8”，“主要刻度單位”為“1”，單擊“確定”按鈕，得到關(guān)于下一期數(shù)值的預測。 注意：可以向非堆積型的二維面積圖、條形圖、柱形圖折線圖、股價圖、氣泡圖和XY散點圖的數(shù)據(jù)系列中添加趨勢線。但不能向三維圖表、堆積型圖表、雷達圖、餅圖或圓環(huán)圖的數(shù)據(jù)系列中添加趨勢線。不同類型趨勢線分析的意義，

36、參考附錄C。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作62辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3.4 數(shù)據(jù)管理 對于部分項目來說，只需建立數(shù)據(jù)列表并完成運算就可以了，但是對于另一部分項目來說，要對這些數(shù)據(jù)列表進行管理與分析，從而為企事業(yè)單位決策管理提供可靠的依據(jù)。 3.4.1 建立規(guī)范的數(shù)據(jù)列表 1建立符合要求的數(shù)據(jù)列表 數(shù)據(jù)列表是一張完整的報表，這張報表中的數(shù)據(jù)是整個工作表中數(shù)據(jù)的一部分，并且是邏輯相關(guān)的。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作63辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 為了更好的對數(shù)據(jù)進行分析，建立數(shù)據(jù)列表要符合以下要求： 第一行插入標題行。例如，銷售表中的銷售日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品價格、產(chǎn)品數(shù)量等。

37、可以預先對每列進行格式化，保證每列格式相同。如本項目中應交費、實交費、欠費等單元格被設(shè)置為貨幣格式。 數(shù)據(jù)列表中不能有空行與空列，否則在分析時，Excel不能自動找到要分析的區(qū)域，出現(xiàn)意外情況。 每個列標題只能出現(xiàn)一次，而且每列不能再分。例如，不能用出生日期及性別作為列標題。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作64辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 2數(shù)據(jù)列表排序 在實際工作中，建立的數(shù)據(jù)列表在輸入數(shù)據(jù)時，往往是按照數(shù)據(jù)發(fā)生的先后順序來輸入的，但是當要直接從數(shù)據(jù)列表中查找所需信息時，就很不方便。因此，為了提高查找效率，就要對數(shù)據(jù)列表進行重新整理，其中最有效的方法就是排序。本項目中的數(shù)據(jù)列表希望按發(fā)生的日期進

38、行排序。 注意：使用“常用”工具欄中的“升序”按鈕，“降序”按鈕排序非常方便，但是只能按單個字段名進行排序。在實際工作中，經(jīng)常遇到該列中有多行值相同的情況，這時一列作為排序依據(jù)就不能滿足要求，需要對多列進行排序。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作65辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3數(shù)據(jù)篩選 管理數(shù)據(jù)時經(jīng)常要對數(shù)據(jù)列表進行篩選，即從眾多的數(shù)據(jù)中挑選出符合指定條件的數(shù)據(jù)。在Excel 中可以使用“自動篩選”和“高級篩選”兩種方法來進行，就可以將那些符合條件的記錄在數(shù)據(jù)列表中顯示出來，將不符合條件的記錄在數(shù)據(jù)列表中隱藏起來。 4數(shù)據(jù)匯總 在本項目中，如果全年的數(shù)據(jù)記錄完畢，可能會有大量的數(shù)據(jù)，這時就需要一

39、個工具能分門別類的進行統(tǒng)計操作。分類匯總就是Excel為這一功能而提供的工具。如要統(tǒng)計各經(jīng)理在各地區(qū)的銷售情況，就要用到這一工具。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作66辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇注意： 制作分類匯總前一定先要根據(jù)匯總的統(tǒng)計項要求進行排序。 Excel允許在一個分類匯總的基礎(chǔ)上，使用其他的分類字段再次進行分類匯總，這種按多字段進行分類匯總的情況稱為分類匯總的嵌套。在分類匯總的嵌套時注意先要按多個字段進行排序，其次進行第二次嵌套分類匯總時注意在“分類匯總”對話框中取消選擇“替換當前分類匯總”復選框。明細結(jié)果 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作67辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3.4.2 數(shù)

40、據(jù)打印 工作表操作完成之后，還需要把工作表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容打印出來，雖然直接單擊“打印”按鈕也可以將內(nèi)容打印出來，但是如果對打印進行設(shè)置，會增強打印的效果。 1界定要打印的區(qū)域 Excel工作表是一個由65 536行，256列組成的表格，一般不需要把這么多行都打印出來，只需要打印其中數(shù)據(jù)列表部分，要指定打印范圍。 2紙張設(shè)定 在本項目的數(shù)據(jù)列表中有很多行的內(nèi)容，是不可能打印到一頁紙上的，要打印到多頁紙張上才行。此時，需要對打印的紙張大小進行指定。第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作68辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇設(shè)置打印區(qū)域 選擇紙張 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作69辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3調(diào)整打

41、印 進行紙張設(shè)置后，雖然能按照預覽的樣式將內(nèi)容打印出來，但是這樣的結(jié)果不能滿足工作中的要求，所以，還要進一步調(diào)整。 4設(shè)置頁眉/頁腳 打印文檔要在上方顯示出此文檔的名稱，同時一份文檔有很多頁，需在每頁中顯示頁碼，以免混淆。這時就要用到頁眉/頁腳的設(shè)置。 5設(shè)置重復打印的標題行 第4行為數(shù)據(jù)列表區(qū)的標題行，目前只在第一頁中出現(xiàn)，希望在每一頁中均出現(xiàn)就需要將其設(shè)置為頂端標題行。 第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作70辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇本 章 小 結(jié) 制作表格，文字內(nèi)容的輸入以及設(shè)置文字內(nèi)容的顯示格式。 利用Excel中提供的公式與函數(shù)，完成數(shù)據(jù)的運算。 制作讓數(shù)據(jù)表現(xiàn)更加直觀的圖表，對圖表進行

42、修改滿足工作中的要求，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的適當預測，以對下一步的工作進行指導。 數(shù)據(jù)列表在日常工作中的應用，對列表中的數(shù)據(jù)進行排序、篩選、分類匯總及工作表的打印工作，完成一般情況下工作表的應用需求。返回目錄第 3 章 大明商貿(mào)銷售項目原型制作71辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 在上一章中，完成了對數(shù)據(jù)的存儲、運算、分析及日常使用。這些能夠滿足企業(yè)對數(shù)據(jù)的基本要求。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)對信息的加工與處理有了更高的要求，要求對信息的記錄更加準確，統(tǒng)計分析的效果更加及時，更能滿足企業(yè)的需求。就對信息處理人員有了更大的挑戰(zhàn)。要滿足以上這些要求，需要在能滿足工作要求的基礎(chǔ)上，找出項目中的不足之處，對項目進行優(yōu)化處理。 第

43、 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化72辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4.1 數(shù)據(jù)透視 在本項目中，記錄表是一個有幾千行的數(shù)據(jù)列表，用簡單的數(shù)據(jù)分析工具不容易對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計。Excel中提供了可以快速比較與合并大量數(shù)據(jù)的交互式報表工具數(shù)據(jù)透視表。 在本部分內(nèi)容中要對記錄表中的數(shù)據(jù)建立快速匯總并建立交叉列表的動態(tài)透視表。交換表格中的行與列，從而查看不同的匯總結(jié)果，顯示不同頁面篩選數(shù)據(jù)。根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數(shù)據(jù)，設(shè)置標準的報告格式，并生成動態(tài)的分析圖表。4.1.1 制作數(shù)據(jù)透視表 使用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)е械囊幌盗胁襟E可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。通過選擇“數(shù)據(jù)”“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，就可以調(diào)用數(shù)據(jù)

44、透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В来卧O(shè)置即可。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化73辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.1.2 透視表修改 數(shù)據(jù)透視表在制作完成后，如果在行列字段的分布上和數(shù)據(jù)的顯示方法上不能滿足用戶的需求，需要對透視表進行相應的修改。 1改變透視表字段 可以在數(shù)據(jù)透視表中添加新的字段或是刪除不需要的字段，以更改數(shù)據(jù)透視表中使用的字段，滿足用戶需求。 2修改查看字段 有時用戶不需要了解該字段的所有內(nèi)容，只想了解其中的一部分，或者要對行列字段的內(nèi)容進行分類統(tǒng)計，這時就要修改數(shù)據(jù)透視表的行或是列字段了。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化74辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 3修改數(shù)據(jù)項 使用數(shù)據(jù)透視表匯總統(tǒng)計時

45、，用戶可以根據(jù)自己的需求設(shè)置匯總統(tǒng)計的方式。當創(chuàng)建透視表時，Excel自動創(chuàng)建了匯總，默認的匯總方式是，對于數(shù)字默認為求和，對其他類型默認為計數(shù)。 4透視表刷新 Excel 數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容不會隨原始數(shù)據(jù)記錄的變化而自動更新，需要手動更新才能與原始數(shù)據(jù)記錄保持一致。第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化75辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4.1.3 制作分析透視表在本項目中，要完成的各項統(tǒng)計匯總內(nèi)容如下：-按經(jīng)理查銷售。-按經(jīng)理查欠費。-查剩余返款。-按月份查銷售。-按地區(qū)查銷售。-生成數(shù)據(jù)報表。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化76辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.1.4 制作數(shù)據(jù)透視圖 數(shù)據(jù)透視表能對數(shù)據(jù)進行

46、較為靈活的匯總統(tǒng)計，但是表格中的數(shù)字缺乏圖表的直觀性，為了解決這一問題，在Excel的透視中增加了數(shù)據(jù)透視圖的功能。數(shù)據(jù)透視圖是數(shù)據(jù)庫透視表和圖表的結(jié)合，是以圖表的形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)。用戶可以像修改數(shù)據(jù)透視表一樣，靈活地更改數(shù)據(jù)透視圖的布局和顯示數(shù)據(jù)。也就是說，數(shù)據(jù)透視表既保留數(shù)據(jù)透視表的靈活性，又繼承了圖表的直觀性。在本項目中，將透視分析的數(shù)據(jù)制作成數(shù)據(jù)透視圖。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化77辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇改變位置后的結(jié)果 生成數(shù)據(jù)透視圖 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化78辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.2 外部數(shù)據(jù)完成查詢 在使用數(shù)據(jù)表時，經(jīng)常對數(shù)據(jù)列表進行查詢，從中查找到

47、自己想要的數(shù)據(jù)。如果用前面用到的查詢方法，整個記錄表會因為頻繁的操作而變得很亂，同時可能由于不小心的錯誤操作，影響整個記錄表的完整性。要保證數(shù)據(jù)能夠正常的找到，又不影響記錄表的美觀，就可利用Excel對外部數(shù)據(jù)的支持來完成日常的查詢。 4.2.1 導入記錄表中數(shù)據(jù) Excel具有強大的外部數(shù)據(jù)導入功能，利用這一功能可以導入本地或遠程數(shù)據(jù)庫中的文件，也可以導入網(wǎng)頁中的列表內(nèi)容，同時還可以將其他Excel 文件中的內(nèi)容導入，甚至還可以將同一個Excel 工作簿的其他工作表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容導入。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化79辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇導入外部數(shù)據(jù)的結(jié)果 注意：使用外部數(shù)據(jù)的優(yōu)勢有： 拓

48、展了Excel本身軟件的存儲量，Excel只是作為對數(shù)據(jù)進行處理的前臺軟件，只需要導入部分就可以了。 Excel文件處理時，是將整個文件調(diào)入計算機的內(nèi)存中，占用很多的內(nèi)存空間，而存在其他文件中的數(shù)據(jù)不會因調(diào)入內(nèi)存而占用內(nèi)存空間，節(jié)省計算機資源。本例中如果用三維引用，則文件較大，運行占用很多計算機資源，所以用外部數(shù)據(jù)形式。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化80辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.2.2 高級篩選 記錄表中的數(shù)據(jù)導入查詢表后，在查詢表中完成相應的查找時，只要進行高級篩選即可完成。 4.3 宏的使用 前面講到的操作可以讓項目有更強大的數(shù)據(jù)分析能力，也能有很好的查詢能力，但是在實際工作中，查詢與

49、分析是工作中很常用的操作，如果每次在查詢的時候都要拖動相應的字段到透視表，更改相應的查詢方式，更改數(shù)據(jù)項。每次在查詢時，都要寫好條件，再重復高級篩選的過程。這樣每次工作時都要操作相同的工作內(nèi)容，降低了工作效率，把很多的時間都浪費在了重復的操作上，如何來減少這些重復的操作？ Excel中提供了宏這一有效工具來幫用戶解決這些問題。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化81辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇下面給出了宏的應用場合： 插入一個文本字符串或公式。 自動執(zhí)行一個用戶經(jīng)常執(zhí)行的程序。 自動執(zhí)行重復操作。 創(chuàng)建定制的命令。 創(chuàng)建定制工具欄按鈕。 為不太了解Excel的用戶創(chuàng)建簡單的操作引導。 開發(fā)新的工作簿函數(shù)

50、。 創(chuàng)建完全的、立即可使用的、宏驅(qū)動的應用程序。 為Excel創(chuàng)建自定義插件。第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化82辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.3.1 本項目使用宏分析 在錄制宏之前，首先要充分分析操作是否適合錄制成宏，如本例做如下分析： 通過錄制宏的操作，主要的目的就是避免工作中的重復操作，如果是大量的重復操作，不管操作計算機的人有多熟練，也同樣會影響操作的速度。而且在工作中也容易出錯，就更難符合工作的要求了。 （1）記錄表 記錄表中最經(jīng)常進行的操作有3個： 填寫記錄。 添加本表中沒有的下拉選項。 切換到分析表與查詢表，每次操作均相同，適合制作宏。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化83辦公自動化

51、企業(yè)內(nèi)勤篇 （2）分析表 在分析表中，主要是對記錄表中的數(shù)據(jù)進行深入分析制作成數(shù)據(jù)透視表，制作成數(shù)據(jù)透視圖。這中間有5個較常用的操作： 制作透視表。 取消已經(jīng)制作好的透視表。 取消分析。 制作透視圖表。 更新透視表。 （3）查詢表 查詢表的主要操作有4個。 在高級篩選中，條件區(qū)域每次都是不一樣的，但是每次做的高級篩選操作都是一樣的，所以也可以錄制成宏。取消篩選、刷新數(shù)據(jù)、發(fā)送今日報表，操作均相同，適合錄制宏。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化84辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.3.2 錄制記錄表宏 創(chuàng)建與運行宏并不是一件困難的事情，用戶只需要打開宏錄制器，Excel會自動記錄用戶的操作，并把它們轉(zhuǎn)換

52、成宏。本項目中的許多操作都是經(jīng)常重復的，具體如下： （1）記錄表 拖動滾動條到參數(shù)區(qū)域。 回到記錄填寫。 切換到分析表。 切換到查詢表。第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化85辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇（2）分析表 按經(jīng)理查銷售。 按經(jīng)理查欠費。 查剩余返款。 按月份查銷售。 按地區(qū)查銷售。 生成數(shù)據(jù)透視圖。 取消分析。 刷新數(shù)據(jù)透視表。（3）查詢表 高級篩選。 取消篩選。 刷新數(shù)據(jù)。 發(fā)送今日報表。第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化86辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4.3.3 制作分析表中的宏 本項目分析表中的重復操作很多，具體包括如下操作：分析表：按經(jīng)理查銷售。按經(jīng)理查欠費。查剩余返款。按月份查銷售。按地區(qū)查銷

53、售。生成數(shù)據(jù)透視圖。各分析表的取消。刷新數(shù)據(jù)透視表。到記錄表。第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化87辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇將這些操作錄制成宏的方法如下：（1）制作透視表 （2）錄制刷新數(shù)據(jù)宏 （3）錄制到記錄表宏 （4）錄制經(jīng)理查銷售 （5）制作取消分析的宏 （6）錄制月份分析的宏（7）制作其他的查詢透視表宏（8）錄制生成透視圖的宏第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化88辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4.3.4 制作查詢表中的宏本項目中分析表中的宏主要包括如下幾項：高級篩選。取消篩選。刷新數(shù)據(jù)。具體錄制方法如下：（1）錄制刷新宏（2）錄制查詢宏（3）錄制取消篩選的宏第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化89辦公自動化

54、企業(yè)內(nèi)勤篇4.3.5 錄制發(fā)送當天報表的宏 發(fā)送當天的報表，就是從記錄表中篩選所有當天銷售的數(shù)據(jù)信息，單獨存放在以當日報表命名的文件中，同時調(diào)用計算機上的郵件收發(fā)軟件Outlook或是Outlook Express發(fā)送郵件。 （1）制作篩選的條件區(qū)域（2）錄制報表宏（3）配置發(fā)送電子郵件軟件接收郵件 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化90辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.4 建立良好的操作界面 好的工作項目，不僅能實現(xiàn)其工作中用到的功能，更有很好的操作界面，操作起來簡單方便。本節(jié)就是介紹如何更改操作時界面，使操作更簡便。 4.4.1 修改有效性方便選擇 在記錄表中，從下拉列表框中選擇經(jīng)理、地區(qū)、商品型號

55、、折扣時，因在給出表的可選內(nèi)容時，考慮到用戶可能要增加或是減少各項的選項，所以給整列留下較多的剩余空間，如圖4-113所示，這些剩余空間給選擇帶來不便， 91辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 解決問題的操作步驟如下： （1）定義表格區(qū)域名稱 （2）定義其他單元格名稱 （3）設(shè)置經(jīng)理列的數(shù)據(jù)有效性 （4）測試運行 （5）設(shè)置其余列 4.4.2 制作控件 將重復的操作錄制成了宏，以后每次重復的時候，運行相應的宏就可以了。要求使用此文件的人，對文件整體非常熟悉，操作要十分小心，稍有差錯，便無結(jié)果。即使將所有的宏都設(shè)置相應的快捷鍵，也很難讓人記住，如果更換成另一人來操作文件，就更難以進行。 在Excel中可以直接

56、在界面上使用交互式的窗體控件，將宏與控件相結(jié)合，可以對用戶的操作進行引導。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化92辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇具體操作步驟如下：（1）添加按鈕控件（2）將宏的語句與控件相關(guān)聯(lián)（3）制作其他按鈕控件（4）最終效果查詢表添加控件 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化93辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.4.3 自定義工具欄與菜單 除了使用控件按鈕進行操作引導外，也可以將相應的操作放于Excel的工具欄上，形成工具欄按鈕，用以操作引導。Excel甚至能建立用戶自己的工具欄。用戶也可以將操作放置于菜單上，建立用戶自定義菜單來操作。具體操作步驟如下： （1）將宏制作成工具欄 （2）制作菜單修改

57、菜單命令名 指定操作 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化94辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.5 文檔的保護與文件的發(fā)布 良好的保密性是許多數(shù)據(jù)表格必須滿足的條件。從軍事機密、商業(yè)資料到個人隱私，保證資料的安全是用戶經(jīng)常遇到的問題。Excel提供了強大的數(shù)據(jù)安全管理功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全使用。 文件內(nèi)容可能要放到網(wǎng)絡上進行發(fā)布，將文件制作成網(wǎng)頁格式，上傳到Intranet或是Internet。本部分內(nèi)容的目的就是讓數(shù)據(jù)更加安全。 4.5.1 文件中的保護 這是一個公司的銷售表，屬于公司中非常重要的資料，不能隨意讓外人看到，需要對文件加上密碼。對整個文件的結(jié)構(gòu)進行保護，不允許別人更改工作簿的結(jié)構(gòu)，避免產(chǎn)生一

58、些多余的工作表。對于填寫公式的單元格區(qū)域，能自動計算結(jié)果，不能進行操作，以免錯誤操作導致單元格中的公式被刪除或修改，影響運算結(jié)果的正確性，要對這些區(qū)域進行保護，其操作步驟如下： 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化95辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 區(qū)域保護。 保護工作表。 將工作簿設(shè)置密碼。 給文件加密碼。 給文件加密碼 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化96辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.5.2 對宏進行簽名 在這個項目文件中，多次用到了宏來進行減少重復性操作，宏在實際應用中可能具有很大的安全風險，因為宏可能帶有病毒，為了防止病毒，Excel默認打開文件時是將宏禁止運行的，如圖4-153所示。為了保證安全的宏能

59、運行，要對宏進行安全簽名。具體操作如下： 禁止運行宏 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化97辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 調(diào)整安全級別。 制作數(shù)字證書。 將宏導入受信任的發(fā)行者中。 簽署文件。 簽署宏。 再次打開文件，就可以自動運行宏了，而不會被禁止運行。選擇“數(shù)字簽名”命令 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化98辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇4.5.3 權(quán)限設(shè)置公司內(nèi)部的員工知道密碼可以看到這個文件的內(nèi)容，但是只能在一定時期內(nèi)看，而且不能復制與打印。進行這些更具體的權(quán)限設(shè)置，就要用到微軟公司為Office 2003所提供的IRM插件來進行。操作步驟如下：（1）下載與安裝IRM文件（2）申請證書（3）設(shè)定權(quán)限（4）

60、權(quán)限使用注意：在設(shè)置文檔權(quán)限時，要求接收此文檔的人員也有相應的證書才行，否則會出現(xiàn)無權(quán)打開文檔的提示。 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化99辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.5.4 Excel文件發(fā)布 Excel內(nèi)容制作好以后，有些數(shù)據(jù)信息要放在Internet上，以供更多的人訪問，或者放在單位的Intranet上，供企業(yè)內(nèi)部員工進行查找。如果再將內(nèi)容單獨的制作成頁面，就要考慮重新制作網(wǎng)頁，較為復雜，可以直接將其發(fā)布為網(wǎng)頁，同時可以在網(wǎng)頁中添加交互或在網(wǎng)頁上直接修改內(nèi)容，這就較為方便了。 “發(fā)布為網(wǎng)頁”對話框 第 4 章 大明商貿(mào)銷售項目優(yōu)化100辦公自動化企業(yè)內(nèi)勤篇 4.6 打印催費單 Excel在