妙筆生花的公文寫作之道之二十二：行政公文寫作3

1、Chap2 行政公文寫作中國礦業(yè)大學(xué)管理學(xué)院劉 寧二九年三月十二日知識回憶通報的寫作報告的寫作請示的寫作本節(jié)講述批復(fù)的寫作函的寫作會議紀(jì)要的寫作 三、批復(fù) 批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。批復(fù)屬于被動行文。報告、請示和批復(fù)的寫作總公司關(guān)于同意撥款修建地下消火栓的批復(fù) 食品公司： 你公司?關(guān)于提請撥款增設(shè)地下消火栓的請示?食字號已悉。經(jīng)研究批復(fù)如下： 同意你公司在倉庫庫區(qū)范圍內(nèi)修建四處地下消火栓，有關(guān)手續(xù)請盡快同消防部門聯(lián)系辦理。 撥款3萬元作為你公司修建消火栓專項包干用款，要求專款專用，不得挪作他用。缺乏局部請自籌解決。 年月日公章 一批復(fù)的涵義和用途 批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 先有

2、請示，后有批復(fù)。批復(fù)是下行文。報告、請示和批復(fù)的寫作 二批復(fù)的特點 1被動性。批復(fù)依賴下級機關(guān)的請示而被動行文。 2針對性。針對性表達(dá)在兩個方面：一是批復(fù)內(nèi)容必須緊扣請示的內(nèi)容，請示什么就批復(fù)什么；二是批復(fù)的主送機關(guān)是請示的下級機關(guān)，即是誰請示就給誰批復(fù)。 3權(quán)威性。批復(fù)是上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的具體表達(dá)。批復(fù)對下級機關(guān)具有行政約束力。有了批復(fù)，下級機關(guān)便明確能否得到上級機關(guān)的支持和幫助；準(zhǔn)許怎樣做，不準(zhǔn)許怎樣做；應(yīng)該怎樣認(rèn)識和理解，不應(yīng)該怎樣認(rèn)識和理解。 報告、請示和批復(fù)的寫作 三批復(fù)的類型 1請求指示性批復(fù)。即對下級機關(guān)領(lǐng)會不準(zhǔn)或不甚了解的國家的有關(guān)方針政策或上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定、決定，

3、作出的解釋性、指示性的答復(fù)。 2請求批準(zhǔn)性批復(fù)。即對下級機關(guān)請求辦理或請求處理的事項說明態(tài)度的答復(fù)。 3請求支持、幫助性批復(fù)。即針對下級機關(guān)在遇到難于解決或無力克服的困難時而提出請求支持或幫助的請示所作的答復(fù)。報告、請示和批復(fù)的寫作縣人民政府關(guān)于鄉(xiāng)人民政府興建磚瓦廠問題的批復(fù) 鄉(xiāng)人民政府： 你鄉(xiāng)年4月16日?關(guān)于興建磚瓦廠的請示?發(fā)號收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下： 改革開放以來，農(nóng)村蓋房使用磚瓦量確實明顯增加，因此各鄉(xiāng)紛紛興建了磚瓦廠。據(jù)調(diào)查，我縣已經(jīng)有40的農(nóng)戶蓋了新房；約30的農(nóng)戶近年內(nèi)不擬蓋新房，磚瓦需求量相對趨于緩和。其余擬蓋房戶所需磚瓦的數(shù)量，我縣現(xiàn)有磚瓦廠完全可以滿足。因此，凡申報新建

4、磚瓦廠的請求一律不予同意，以免供過于求，出現(xiàn)新的問題。 特此批復(fù)。 縣人民政府印 年四月二十日該文屬于不批準(zhǔn)批復(fù)。 四批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法 1、標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題比較復(fù)雜，有的批復(fù)標(biāo)題還比較長。通常有以下幾種寫法： 1由發(fā)文機關(guān)、批復(fù)事項、行文對象和文種構(gòu)成。如?總公司關(guān)于擴建業(yè)務(wù)大樓給第三分公司的批復(fù)?。 2由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成。如?國務(wù)院關(guān)于編纂中華大辭典問題的批復(fù)?。 3由上級機關(guān)態(tài)度、事由和文種構(gòu)成。如?關(guān)于同意人文社科系舉辦秘書訓(xùn)練班的批復(fù)?。 4由發(fā)文機關(guān)、請示標(biāo)題和文種構(gòu)成。如?市人民政府對關(guān)于處理沿江路3號商業(yè)大廈失火事故的請示的批復(fù)?。報告、請示和批復(fù)的寫作 2、正文 正文一

5、般由批復(fù)引語、批復(fù)事項和批復(fù)結(jié)語組成。 1批復(fù)引語。批復(fù)引語的寫作規(guī)定：先引請示標(biāo)題，再引發(fā)文字號，發(fā)文字號應(yīng)加圓括號。如“你公司?關(guān)于的請示?19號收悉。引敘來文是為了說明批復(fù)根據(jù)，點出批復(fù)對象，使請示機關(guān)一看批復(fù)的開頭，就明白是因何事而作的批復(fù)。 2批復(fù)事項。這是批復(fù)的關(guān)鍵局部，需針對請示事項給予明確答復(fù)或具體指示。一文一批復(fù)，做到態(tài)度鮮明，語言簡明。 假設(shè)不同意請示事項，那么除在批復(fù)中說明態(tài)度外，一般還需要適當(dāng)說明理由，以使對方能較好地接受，并及時作出相應(yīng)的工作安排。 3批復(fù)結(jié)語，一般在正文末尾寫上“特此批復(fù)、“此復(fù)等。有些批復(fù)在批復(fù)事項之后還另提出有關(guān)執(zhí)行要求。報告、請示和批復(fù)的寫作

6、五本卷須知 1要核實請示事項的真實性，研究請示所提方案的可行性，以及下級機關(guān)提出問題的背景。 2一個批復(fù)針對一份請示。有時數(shù)個下級機關(guān)聯(lián)合請示同一件事，經(jīng)研究后，應(yīng)分別給各個下級機關(guān)行文批復(fù)。 3要有理有據(jù)。批復(fù)下級的請示，不能違反有關(guān)法律和政策規(guī)定，不能超越本機關(guān)的職權(quán)。 4態(tài)度要鮮明，意思要明確。同意或不同意，立辦還是緩辦，絕不能模糊其辭，模棱兩可，讓下級機關(guān)不得要領(lǐng)。切忌使用“似屬可行、“酌情辦理、“最好去做之類的詞語。 5假設(shè)批復(fù)內(nèi)容涉及其他部門，應(yīng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，根據(jù)協(xié)調(diào)結(jié)果行文。 6及時批復(fù)，以免貽誤下級機關(guān)的工作。 報告、請示和批復(fù)的寫作 一、函 函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問

7、和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 函是行政公文中唯一的平行文。函的使用范圍是很廣的，用途也會越來越多。 函在行政公文中使用信函格式，即文頭只顯示發(fā)文機關(guān)名稱，不帶“文件字樣。函和會議紀(jì)要的寫作關(guān)于商洽委托代培涉外秘書人員的函 大學(xué)文學(xué)院： 本集團公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高(行文的緣由、背景；)。據(jù)報載，貴院將于今年9月開辦涉外秘書培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務(wù)、公關(guān)禮儀、實用文書寫作等課程(寫知悉對方開辦秘書培訓(xùn)業(yè)務(wù))。這個培訓(xùn)工程為我集團公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個難得的在職進(jìn)修時機(認(rèn)為對方的培訓(xùn)是我方秘書難得的在職進(jìn)修時機)。為能盡快提高本集團

8、公司涉外秘書人員的從業(yè)素質(zhì)(以“目的句寫行文的目的) ，我們擬選派 8名在崗秘書人員隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)，委托貴院代培。有關(guān)代培費用及其他相關(guān)經(jīng)費，將按時如數(shù)撥付(為商洽的事項)。 如蒙慨允，懇請函復(fù)為盼(請求對方答復(fù))。 集團公司印章 二五年七月二十日 關(guān)于給超市總公司商租商場一事的復(fù)函 上海超市總公司： 貴公司?關(guān)于商租商廈五樓的函?滬超函20號收悉(引述對方來函標(biāo)題及發(fā)文字號,以作復(fù)函緣由)，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下(一語過渡到主體局部)： 貴公司欲租我商廈五樓閑置的樓面開設(shè)超市，這是方便顧客的購置需求，有利于盤活我商廈的閑置資源、擴大我商廈的經(jīng)營規(guī)模與商品種類的好事 (先概括對方來函所商洽的事項及

9、意義) ，本商廈歡送貴公司來我商廈五樓開設(shè)超市。具體租金請貴公司來人面洽(表達(dá)了自己的態(tài)度,并提出面談要求) 。 特此復(fù)函。 上海商廈 年四月一日 這是答復(fù)對方商洽事項的函。 一函的涵義和用途 函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 用途： 1平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系、往來。 2向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項。 3業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準(zhǔn)的事項。 4機關(guān)單位對個人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。 函和會議紀(jì)要的寫作 二函的特點 1使用廣泛性。函的使用不受級別上下、單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的

10、身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國務(wù)院，下至基層組織、企事業(yè)單位、社會團體都廣泛地使用函。 2行文多向性。函可以上行、下行，但大多數(shù)函作平行文。 3用語謙敬性。不管什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。函和會議紀(jì)要的寫作 三函的類型 1商洽函。即不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào)、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。 2詢答函。即不相隸屬機關(guān)之間相互詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的函。 詢答函實際上又可分出“詢問函和“答復(fù)函。有些不明確的問題向有關(guān)機關(guān)和部門詢問，用詢問函。對機關(guān)和部門所詢問的問題做出解釋答復(fù)，用答復(fù)函

11、。詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。函和會議紀(jì)要的寫作 3批請函。即用于不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的函。批請函實際上又可以分為“請批函和“審批函。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函那么用于主管部門答復(fù)不相隸屬機關(guān)單位的請批事項。 4告知函。即告知不相隸屬機關(guān)有關(guān)事項的函。 以上是按內(nèi)容和用途對函所作的分類。假設(shè)按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。假設(shè)按照行文去向分類，函又可以分為去函和復(fù)函。函和會議紀(jì)要的寫作 四函的結(jié)構(gòu)和寫法 1、標(biāo)題 函的標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有時也可以只由事由和文種構(gòu)成。 2、正文 開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。 一

12、般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神，或簡要表達(dá)本地區(qū)、本單位的實際需要、疑惑和困難。復(fù)函的開頭引用對方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號，有的復(fù)函還簡述來函的主題，這與批復(fù)的寫法根本相同。繼而，有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下一類文種承啟語引出主體事項，即答復(fù)意見。函和會議紀(jì)要的寫作 主體。 寫需要商洽、詢問、答復(fù)、聯(lián)系、請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項。 函，或去函和復(fù)函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復(fù)雜，那么分條列項書寫。 結(jié)語。 不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復(fù)，那么結(jié)語常用“特此函告、“特此函達(dá)。假設(shè)是要求對方復(fù)函的，那么用“盼復(fù)、“望函

13、復(fù)、“請即復(fù)函等語。請批函多以“請批準(zhǔn)、“請大力協(xié)助為盼、“望能同意、“望準(zhǔn)予是荷等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用“特此復(fù)函、“特此回復(fù)、“此復(fù)等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。函和會議紀(jì)要的寫作 五注意問題 1注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項用請示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準(zhǔn)有關(guān)事項，那么用請批函。主管機關(guān)答復(fù)請求審批事項，用審批函。 2開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。 3一文一函，簡潔明了。 4語言要標(biāo)準(zhǔn)得體，并表達(dá)函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關(guān)要尊重、謙敬，對級別低的單位要

14、平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復(fù)函，那么態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，防止模糊籠統(tǒng)、猶豫不定。 函和會議紀(jì)要的寫作 二、會議紀(jì)要 會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。 紀(jì)與記同音，紀(jì)要用“紀(jì)，記錄用“記，區(qū)別是“紀(jì)當(dāng)整理、綜合整理講；“記是把事物寫下來。會議紀(jì)要需要對會議情況、發(fā)言和議事情況綜合整理，然后傳達(dá)出去；會議記錄僅是如實記錄會議情況和按發(fā)言順序、按人記下發(fā)言，成為一種內(nèi)部原始資料。函和會議紀(jì)要的寫作企業(yè)集團辦公會議紀(jì)要年一月十一日 年1月21日下午，陳總裁在總部主持召開了新年第一次總裁辦公會議，確立今年企業(yè)集團的工作思路，布置了工作任務(wù)。參加會

15、議的有各部門負(fù)責(zé)人(導(dǎo)言介紹了會議主題，會議時間、地點、主持人和出席人員)。會議議定事項如下(承啟語)： 一、企業(yè)集團今年的工作思路是：“扶持和培育1015家骨干企業(yè)；穩(wěn)定30家左右中等企業(yè)；撤、并、停、轉(zhuǎn)、重組一批小企業(yè)和困難企業(yè)， 減少企業(yè)集團下屬子企業(yè)數(shù)量，促進(jìn)有潛力的企業(yè)快速開展。會議要求集團總部各部門依據(jù)工作思路制訂出今年的工作方案。 二、今年的工作重點是建立“三庫，即建立企業(yè)資產(chǎn)財務(wù)信息庫、人力資源庫和企業(yè)根本情況數(shù)據(jù)庫。 三、今年要加強集團內(nèi)部管理，強化效勞意識，理順工作程序，嚴(yán)格考勤考核工作，增強執(zhí)行制度和各項規(guī)定的自覺性，樹立企業(yè)集團的良好形象。 四、年初出臺新的企業(yè)考核體系

16、。對不同性質(zhì)的企業(yè)出臺不同的考核方法。 這是一篇分項式會議紀(jì)要。 一會議紀(jì)要的涵義和用途 會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄、會議文件和會議的其他有關(guān)資料整理而成的，既可以上行也可以下達(dá)。 用途:主要表現(xiàn)為溝通情況，交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認(rèn)識，指導(dǎo)工作。有些會議紀(jì)要可經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或主管部門批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)。 函和會議紀(jì)要的寫作 二會議紀(jì)要的特點 1內(nèi)容的紀(jì)實性。它是在會議后期或者會后根據(jù)會議記錄和各種會議材料整理而成的，真實、準(zhǔn)確地表達(dá)了會議情況和會議精神。 2表述的紀(jì)要性。它不像會議記錄那樣對會議發(fā)言和會議內(nèi)容逐一記載，它只是對會議結(jié)果的擇要歸納。 3作用的受限性。它只

17、對與會單位、與會人員有一定的約束力，要求他們對會議議定的事項共同遵守、信守承諾。假設(shè)希望會議紀(jì)要擴大讀者范圍和影響力，那么需由上級機關(guān)將之作為“通知的附件下發(fā)。函和會議紀(jì)要的寫作 三會議紀(jì)要的類型 按照會議內(nèi)容的不同，會議紀(jì)要可以劃分為以下幾種類型： 1決策性會議紀(jì)要。主要記載和反映領(lǐng)導(dǎo)層制定的決策事項，作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對今后的工作具有指導(dǎo)作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)辦公會議。 2研討性會議紀(jì)要。主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況，旨在說明各方的主要觀點、意見或情況。主要用于職能部門和學(xué)術(shù)研究機構(gòu)召開的專業(yè)會議或?qū)W術(shù)研討會議。 3協(xié)調(diào)性會議紀(jì)要。主要記載雙邊或多邊會議達(dá)成

18、的協(xié)議情況，以便作為會后各方執(zhí)行公務(wù)和履行職責(zé)的依據(jù)，對協(xié)調(diào)各方今后的工作具有約束作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位聯(lián)席辦公會。 根據(jù)寫法的不同，會議紀(jì)要那么可分為分項式會議紀(jì)要、綜述式會議紀(jì)要和摘要式會議紀(jì)要三種類型。函和會議紀(jì)要的寫作 四會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法 1、標(biāo)題 會議紀(jì)要的標(biāo)題有兩種寫法： 1由會議名稱和文種“會議紀(jì)要組成 (最常用)。如?全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要?, ?全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀(jì)要?。 2由召開會議的機關(guān)、內(nèi)容和文種“會議紀(jì)要組成，如?省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀(jì)要?。 函和會議紀(jì)要的寫作 2、正文 會議紀(jì)要的正文由導(dǎo)言、主體和結(jié)尾三局部組成。 1導(dǎo)言

19、。即會議組成情況。通常采用簡述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程等。 2主體。即會議的主要精神。 綜述式會議紀(jì)要。即對會議的內(nèi)容或議定事項，進(jìn)行綜合概括，按性質(zhì)分成假設(shè)干局部，然后依據(jù)一定的邏輯順序排列寫出。議題比較重大，涉及面較廣的會議紀(jì)要，多屬此類。 分項式會議紀(jì)要。即把會議的內(nèi)容或議定事項，分條列項地寫出。許多辦公會議紀(jì)要或討論解決較具體、較專門問題的會議紀(jì)要屬于這一類。 摘要式會議紀(jì)要。即將與會者的發(fā)言按中心議題的要求擇其要點摘錄出來，按內(nèi)容性質(zhì)歸類后寫出。對發(fā)言者要寫出真實姓名和職務(wù)、職稱。這種寫法能客觀地反映與會者的觀點和主張，還能較大限度地保存談話風(fēng)格。 3結(jié)尾

20、。一般寫對與會者的希望和要求，也有的會議紀(jì)要不寫專門的結(jié)尾。 函和會議紀(jì)要的寫作 五本卷須知 1會議紀(jì)要是對會議全部材料的概括、綜合和提煉，因此，必須廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；按照會議精神，對材料分類和篩選。 2抓住要點。突出會議主題。把會議的主要情況簡明真實、準(zhǔn)確、扼要地反映出來，把會議議定的事項一一表達(dá)清楚。 3語言表達(dá)上，以表達(dá)為主。語言要精煉、通俗，篇幅一般不宜太長。 4根據(jù)會議的內(nèi)容及規(guī)模，選用恰當(dāng)?shù)膶懽鹘Y(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)安排要符合邏輯，條理清楚。 5注重使用會議紀(jì)要的習(xí)慣用語。 會議紀(jì)要常常以“會議為第三人稱而記述會議內(nèi)容。因而，主體局部應(yīng)注重使用“會議認(rèn)為、“會議提出、“與會者

21、一致認(rèn)為、“會議決定、“會議要求、“會議希望、“會議號召等作為層次或段落的開頭語。 函和會議紀(jì)要的寫作 六會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別 會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是： 第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。 第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 函和會議紀(jì)要的寫作第三節(jié) 行政公文寫作本卷須知及處理要求公文工作根本要求合法黨的路線方針政策，國家的法律法規(guī)，上級機關(guān)的指令等合規(guī)語言文字、結(jié)構(gòu)體式、文種等準(zhǔn)確標(biāo)準(zhǔn)合理全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際，提出的政策、規(guī)定、措

22、施等切實可行，緊急公文應(yīng)表達(dá)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度等行文規(guī)那么 1.確有必要，注重效用2.按隸屬關(guān)系行文3.按職權(quán)范圍行文4.同級機關(guān)可聯(lián)合行文5.黨政分開行文6.“請示的相關(guān)規(guī)定7.主送與抄送的規(guī)定黨的機關(guān)公文版頭形式?中共文件? 用于各級黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的重要報告、請示。?中國共產(chǎn)黨委員會? 用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復(fù)下級機關(guān)的請示，向上級機關(guān)報告、請示工作。?中共辦公廳室文件?、?中共辦公廳室? 用于各級黨委辦公廳室根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機

23、關(guān)的報告、請示，發(fā)布有關(guān)事項，向上級機關(guān)報告、請示工作。?中共部文件?、?中共部? 用于除辦公廳室以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，向上級機關(guān)報告、請示工作。行政機關(guān)公文格式文件格式公文的特定格式 信函式格式 命令格式 會議紀(jì)要格式信函式格式發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下l行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空l行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密

24、等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。 命令格式 命令標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令或“令組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下空1行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。分送機關(guān)標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。會議紀(jì)要格式 會議紀(jì)要標(biāo)識由“會議紀(jì)要組成。標(biāo)識位置距版心上邊緣25mm。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定

25、。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。本標(biāo)準(zhǔn)中的會議紀(jì)要的格式主要是針對國家行政機關(guān)的辦公會議紀(jì)要而言。至于用作公文種類的會議紀(jì)要，可用“文件式或“信函式公文形式來發(fā)，并在標(biāo)題中顯示。公文的要素 主旨 材料 結(jié)構(gòu) 語言 公文主旨表現(xiàn)形式： 標(biāo)題 開頭 小標(biāo)題 段旨句 結(jié)尾要求: 一文一旨 篇前撮要 合法合理 鮮明一致公文材料的篩選 切題 真實 典型 現(xiàn)實 概括公文語言的要求 準(zhǔn)確 莊重 平實 簡明阿拉伯?dāng)?shù)字 但凡可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字.漢字?jǐn)?shù)字漢字?jǐn)?shù)字書寫形式大寫：壹、貳、叁、拾、佰、仟、萬、 “零小寫：一、二、三

26、、十、百、千、萬、 “o縮合：廿、卅、口語：倆、仨使用漢字?jǐn)?shù)字的情況定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字；行政機關(guān)公文成文日期、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)；序數(shù)、概數(shù)；十以內(nèi)的數(shù)字，可以使用漢字?jǐn)?shù)字也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字；非公歷紀(jì)年、星期等。標(biāo)點符號GB/T 15834-1995 ?標(biāo)點符號用法?句中點號： 、 ， ； ：句末點號： 。 ？ ！標(biāo)號： 引號“ 括號 破折號 省略號 著重號 . 連接號 間隔號 書名號?專名號 標(biāo)題的標(biāo)點符號用法一般情況下不用標(biāo)點符號法規(guī)、規(guī)章的名稱加? ?標(biāo)題句末的說明或注釋用 雙標(biāo)題用破折號連接主題和副題強調(diào)或?qū)Ｓ迷~語用“ 文內(nèi)小標(biāo)題句

27、中可以用點號，句末不用號段旨句句末用句號數(shù)字的標(biāo)點符號用法層次序數(shù) 第一層用頓號：一、 第二層用圓括號：一 第三層用圓點：1. 第四層用圓括號：1序數(shù)后沒有量詞時，用逗號；有量詞時， 不用號，空一個字格。如：第一，第一條概數(shù)不用號，如：八九點鐘的太陽專用名詞中數(shù)字超過十時用間隔號，如：一二九運動表達(dá)方式1表達(dá)：是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷和事物開展過程的表述方式。1.順敘，就是按照事情開展的順序來表達(dá)，從發(fā)生、高潮到結(jié)局一脈相承；層次段落和事物開展過程根本一致。 2.倒敘，就是把事件的結(jié)局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面表達(dá)，然后再從事件的開頭順敘下來的表達(dá)方式。 3.插敘，就是在原來的

28、表達(dá)進(jìn)程中，暫時中斷一下，插入另一段表達(dá)，插敘完后再接著原先表達(dá)的線索繼續(xù)進(jìn)行下去。 4.補敘和分?jǐn)?所謂補敘，就是整個事件進(jìn)程表達(dá)完了之后，再補充交代一下個別地方的表達(dá)方式。所謂分?jǐn)?，就是對同一時間內(nèi)發(fā)生在不同地方或單位的事件，先表達(dá)一件再表達(dá)另一件的表達(dá)方式。這兩種方式在公文中都用得不多。 表達(dá)的根本要求：一是語言概括。二是交代明白。三是詳略得當(dāng)。 表達(dá)方式2議論：是說明事理、發(fā)表見解、說明觀點的一種表達(dá)方式，它的主要目的是以理服人。議論的特點是運用概念、判斷、推理的思維手段來議事論理，在許多情況下，它與表達(dá)常被結(jié)合起來使用，即夾敘夾議。 議論的三要素 1.論點就是公文作者的觀點、主張和看

29、法，是論據(jù)所要證明的對象。 論點答復(fù)的“是什么的問題，因此，論點必須明確、鮮明、深刻和具有針對性。論點有中心論點和分論點之分。 2.論據(jù)是議論中所使用的材料，用來證明論點的理由和依據(jù)。論據(jù)答復(fù)的是“為什么的問題，因此，論據(jù)必須可靠、充實和典型。論據(jù)分為事實論據(jù)和理論論據(jù)。 3.論證是用論據(jù)來證實論點正確的過程。論證要答復(fù)的是“怎么樣的問題，因此，論證要求以理服人、有的放矢，有嚴(yán)密的邏輯性，做到無可辯駁。 一般說來，公文中常用的議論方法有例證法、引證法、比照法和因果推論法。 表達(dá)方式3說明：用簡練的語言對事物的狀態(tài)、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行解釋的表達(dá)方式。它常用來解說事物和說明事理，是

30、公文寫作中最核心的表達(dá)方式，常與表達(dá)和議論結(jié)合在一起使用。 定義說明，用簡明扼要的語言揭示事物的本質(zhì)屬性，從而給人以一個明確的概念。 舉例說明，通過列舉事例來揭示諸種事物的共同特征。 比較說明，通過對不同事物的相互比較來揭示諸種事物的內(nèi)在聯(lián)系與區(qū)別。 分類說明，把被說明的事物，按照一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分為假設(shè)干類別，然后逐類加以說明。 數(shù)字說明，運用數(shù)字和數(shù)據(jù)，從數(shù)量上對事物的情況和特征加以說明。 引證說明，運用權(quán)威性的材料來說明事物。 解釋說明，對事物或事理的某一方面加以解說，也稱詮釋說明。 公文處理工作發(fā)文處理 草擬審核簽發(fā)復(fù)核 繕印用印登記分發(fā)收文處理 簽收登記審核擬辦 批辦承辦催辦發(fā)文辦理

31、 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 1、 草擬公文 符合法律、法規(guī)、規(guī)章及其他有關(guān)規(guī)定。 情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。2、 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是：是否確需行文，涉及其他部門或地方職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合?方法?及本實施方法規(guī)定的公文種類、公文格式、行文規(guī)那么和擬制公文的有關(guān)要求。3、以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人 (指行政機關(guān)的正職或者主持工作的負(fù)責(zé)人)簽發(fā)；以本機關(guān)名義 制發(fā)的下行文或平行文，

32、 由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)4、公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)等。 5 、各級行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)規(guī)定的份數(shù)報送公文。市局要求一式三份主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室、辦公室備案收文辦理1、收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 2、 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)那么；內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)、規(guī)章及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地方職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否標(biāo)準(zhǔn)。

33、3、 經(jīng)審核，對符合條件公文，應(yīng)當(dāng)及時登記、分類，并提出分辦或擬辦意見送有關(guān)負(fù)責(zé)人批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。4、分辦：粘貼公文處理單5、擬辦：一般由辦公室負(fù)責(zé)人對收文如何辦理提出建設(shè)性意見，擬辦意見應(yīng)簡明、具體、得體。6、批辦：機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對來文提出處置意見。7、承辦：承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。8

34、、公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商。 9、注辦：由承辦人簽注文件承辦經(jīng)過和結(jié)果及辦結(jié)日期。10、催辦：送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。處置辦畢公文清退 文秘部門，應(yīng)定期對收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關(guān)報告，不得自行處理。銷毀 但凡不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。 需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成

35、的校樣、印版等。 銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷。立卷與歸檔 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)概括?中華人民共和國檔案法?和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 歸檔范圍的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。應(yīng)歸檔的文件材料1.上級來文 需要貫徹執(zhí)行的上級重要會議文件, 上級業(yè)務(wù)主管部門的法規(guī)性文件, 上級視察工作形成的文件材料, 代上級草擬并被采用的文件, 上級單位轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件等. 2.本單位形成的文件 本單位重要會議文件; 各種正式發(fā)文;

36、請示與上級的批復(fù); 反映本單位業(yè)務(wù)活動的文件材料; 各種工作方案、統(tǒng)計報表; 本單位領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動中形成的重要信函、 記錄; 本單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信及其組織簡那么、人員編制等文件材料; 本單位的歷史沿革、大事記、年鑒; 反映本單位重要活動事件的簡報 、榮譽獎勵證書; 信訪工作材料; 本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料; 本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料; 本單位外事活動中形成的文件材料等.3.下級報送的文件 下級單位報送的重要的工作方案、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算等文件; 下級單位報送的法規(guī)性備案文件等.4.相關(guān)文件 普查工作中形成的文件

37、材料; 同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件; 有關(guān)業(yè)務(wù)單位對本單位工作檢查形成的重要文件; 同級機關(guān)和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料等.不歸檔的文件材料1. 本單位的重份文件.2. 一般事務(wù)性的無查考、保存價值的文件.3. 上級單位普發(fā)的供本單位參閱、不需辦理的文件材料.4. 上級單位征求意見的未定稿的文件.5. 未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿.6. 未經(jīng)會議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件.7. 從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料.8. 無特殊保存價值的信封以及一般的民眾來信.立卷歸檔的工作程序1.收集文件 將工作活動中形成的辦

38、理完畢的文件材料收集齊全.2.鑒別文件 對收集的文件材料進(jìn)行分析,鑒別出需要歸檔的文件材料.3.歸卷 根據(jù)歸檔文件材料的特征,將文件歸入案卷.4.調(diào)整 仔細(xì)檢查歸卷的文件材料是否齊全,是否有重份文件或不需要立卷歸檔的文件;檢查案卷文件的聯(lián)系、保存價值及卷內(nèi)文件的數(shù)量,進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,最后確定組卷.5.文件的排列、編號與編目 根據(jù)卷內(nèi)文件數(shù)量、來源、時間等情況,按時間、問題、作者、名稱、重要程度等進(jìn)行排列.然后,按照排列順序逐件編號.最后填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表.檔案保管期限保管期限從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起.永久定期:10年、30年永久保管的檔案(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)

39、本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； (五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； (七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的檔案一本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； 二本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； 三本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

40、四本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； 五本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；六上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； 七上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 八同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；九下級機關(guān)報送的年度或年度以上方案、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。公文中常見問題分析1文種的誤用 主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用 報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。 a.行文目的不同 報告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準(zhǔn)事項為主，要求上級批復(fù)。 b.公文內(nèi)容不同 請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事