XX公司檔案管理規(guī)定

1、檔案管理規(guī)定 第三十七條 公司根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委國家計委聯(lián)合頒發(fā)的企業(yè)檔案管理規(guī)定等有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合公司具體情況制定有關(guān)管理規(guī)定。 第三十八條 檔案管理體制和原則 一、檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等各項活動，涉及各個部門，應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。 二、檔案工作堅持集中統(tǒng)一的管理原則。內(nèi)蒙珠江公司行政部門設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理我司檔案工作。各業(yè)務(wù)部門要配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。

2、三、自治區(qū)及鄂爾多斯檔案管理部門對我公司檔案室進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 四、公司文書檔案由行政部管理，人事檔案由行政部人事主管負(fù)責(zé)管理，技術(shù)檔案由工程技術(shù)部檔案管理員負(fù)責(zé)管理，財務(wù)、開發(fā)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理，聲像檔案由各部門派專人管理，每月月底向行政部檔案管理員進行歸檔移交。實物檔案等其它載體的檔案可隨時進行歸檔移交。 第三十九條 歸檔范圍 包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料： 一、內(nèi)蒙珠江公司成立及變更文件：包括公司的成立及變更的相關(guān)文件資料、合作合同、章程等。 二、管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃

3、、大事記；各類公文、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件、會簽閱辦意見等； 三、核準(zhǔn)文件：包括項目的可行性報告、評估報告等文件，以及政府部門關(guān)于項目核準(zhǔn)的各種批復(fù)文件等； 四、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等； 五、資信文件：驗資、審計、評估報告等； 六、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等； 七、項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等； 八、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等； 九、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等； 十、聲像信息類：投管公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等； 十一、證書、獎狀

4、、獎杯、獎旗、牌匾等特殊載體； 十二、其他需要歸檔的重要文件。 公司規(guī)定的應(yīng)歸檔的檔案材料是本公司的寶貴財產(chǎn)，必須按照本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定定期向檔案室或本部門兼職檔案員移交，任何個人不得據(jù)為已有。 第四十條 收集歸檔 一、檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。 二、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門或單位的資料員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，并辦理移交簽發(fā)手續(xù)，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。 三、以公司名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀(jì)要、往來函件和傳真件等由行政部負(fù)責(zé)收集、整理，按年

5、度立卷歸檔。 四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。 五、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、各項簽字手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)為原件。重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。歸檔的文件材料如不符合要求，檔案管理員有權(quán)要求有關(guān)人員進行重新整理和補充。 六、由兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集整理，并按規(guī)定在次年6 月底前將本部門當(dāng)年的文件材料收集整理后，做好移交清單一式二份，向行政部檔案室移交。 七、基建工程或其

6、他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，將應(yīng)歸檔的文件材料向檔案室歸檔。 八、科技成果鑒定、基建工程驗收必須有檔案部門參加，文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不能通過鑒定、驗收。 九、新購重要設(shè)備儀器(含進口)到貨，有關(guān)專業(yè)部門就會同檔案部門檢查驗收文件材料，并及時歸檔。 十、工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔案范圍的要求向文件中心歸檔。 十一、需報集團備案的檔案，根據(jù)集團相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第四十一條 分類編目 一、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。本文件未經(jīng)公司同

7、意不得外傳 9 內(nèi)蒙古珠江投資有限公司行政管理制度 二、檔案分類編號方法應(yīng)盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構(gòu)的編目方法接軌。 第四十二條 檔案保管 一、檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險情，必須立即向行政部領(lǐng)導(dǎo)報告。 二、嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。 三、檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)給單位所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進行處罰。 四、檔案管理員工作變動，應(yīng)辦理檔案的清點及移交手續(xù)。 五、檔案保管期限 1、檔案保管期限分為永久、長期、短期。長期為1650年，短期為15年以下； 2、檔案保管期限劃分的標(biāo)準(zhǔn)，詳見建

8、設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表。 第四十三條 檔案借閱 一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)； 二、查閱非密級普通文件，須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意；借出原件，須經(jīng)行政部管線副總經(jīng)理同意； 三、查閱密級文件或借出復(fù)印件，須經(jīng)行政部管線副總批準(zhǔn)；借出原件，須經(jīng)總經(jīng)理審批； 四、因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政部管線領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出； 五、外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政部管線副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱； 六、任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 七、借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。 第四十四條 檔案移交本文件未經(jīng)公司同意不得外傳 10 內(nèi)蒙古珠江投資有限公司行政管理制度 若檔案需要向政府部門（專業(yè)檔案館）或外單位移交，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)