文職秘書類（行業(yè)通用）-業(yè)務部檔案管理員職務說明書

1、業(yè)務部檔案管理員職務說明書崗位名稱檔案管理員崗位編號所在部門業(yè)務部崗位定員直接上級業(yè)務部經(jīng)理工資等級直接下級薪酬類型所轄人員崗位分析日期2005年3月本職：負責業(yè)務部的經(jīng)營產(chǎn)品、供應商、生產(chǎn)企業(yè)、客戶（經(jīng)銷商）的檔案管理工作，以及建立部門內(nèi)經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、行政管理、信息化管理等檔案管理體系職責及工作任務：職責一職責表述：負責檔案的收集，分類管理工作任務負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、當檔保存收集供應產(chǎn)品相關行業(yè)技術質(zhì)量信息、市場供應信息并歸檔，為部門或公司供應決策提供建議負責將各類信息綜合處理，并分類管理，建立業(yè)務部檔案管理體系職責二職責表述：負責

2、控制和監(jiān)督供應合同履行工作任務根據(jù)公司年度采購供應計劃，協(xié)助業(yè)務部組織產(chǎn)品采購供應依據(jù)合同條款，為供應合同的履行和產(chǎn)品采購供應實施的監(jiān)督提供檔案支持職責三職責表述：做好采購供應、商品銷售產(chǎn)品信息收集。工作任務協(xié)助部門經(jīng)理、質(zhì)量部門以及相關組織對供應商（客戶、生產(chǎn)企業(yè)）資質(zhì)、質(zhì)量文檔的收集整理協(xié)助供應商（生產(chǎn)企業(yè)）對來往賬，庫存商品的跟蹤處理，負責建立檔案管理關系負責對新產(chǎn)品上市、供應信息、產(chǎn)品信息的收集，并對管理國家政策、政府監(jiān)管理部門的發(fā)布信息的收集，并歸檔為決策提供支持。建立采購供應（供應商、生產(chǎn)企業(yè)）與銷售（客戶）管理檔案、質(zhì)量檔案、購進合同（結算）臺帳管理等，提出供應管理改進方案職責四

3、職責表述：建立檔案管理體系工作任務做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式，進行登記和統(tǒng)計；負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等負責建立檔案借閱管理制度遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關規(guī)程, 負責保管檔案系統(tǒng)完整和安全職責五職責表述：完成業(yè)務部經(jīng)理交辦的其他工作任務權力：部門信息的收集權檔案管理的監(jiān)督權對檔案信息的反饋權對檔案管理控制的建議權工作協(xié)作關系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關系質(zhì)量部、行政人事部、事業(yè)發(fā)展部、財務部等外部協(xié)調(diào)關系供應商、生產(chǎn)企業(yè)、同行、行業(yè)協(xié)會、政府有關部門等任職條件：教育水平?？埔陨蠈I(yè)醫(yī)藥、營銷等相關專業(yè)培訓經(jīng)歷企業(yè)管理、采購供應管理、法律知識的培訓、檔案管理經(jīng)驗2年以上檔案管理經(jīng)驗知識通曉醫(yī)藥知識具備采購供應、企業(yè)管理、法律、檔案管理等方面的知識技能技巧掌握WORD,EXCEL等辦公軟件使用方法，具備基本的網(wǎng)絡知識，熟悉公司應用信息管理軟件本崗位操作。個人素質(zhì) 具有較強判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執(zhí)行能力其它：使用工具設備計算機、一般辦公設備（電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡）工作環(huán)境辦公室工作時間特征正常工作時間，偶爾需加班所需記錄文檔供應商相關資料案、采購供應合同、銷售合同、借閱登記等考核指標：檔案的完整性、供應商(客戶、內(nèi)部