六輪安徽項目辦檔案管理課件

1、六輪安徽項目辦檔案管理目的意義收集范圍 管理原則 分類方法常規(guī)資料項目活動資料管理方式檔案管理的目的及意義檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，是保障項目工作規(guī)范開展的重要保證在信息分享的過程中要做到：正確、及時、完整以便于：1、開展督導(dǎo)評估工作2、項目工作經(jīng)驗的推廣3、信息查詢的方便、快捷資料收集范圍所有與項目有關(guān)的具有保存價值的資料，都屬于資料收集的范圍檔案資料管理是一項常規(guī)的工作，包括資料的收集、整理、分析和存檔以及結(jié)果的發(fā)布等檔案資料管理也是一項長期的工作，所以項目實施單位在活動過程中要及時收集、整理與項目相關(guān)的各種資料檔案管理原則電子版的材料應(yīng)及時備份、專人管理、層次分明，以便于查詢和利

2、用做好電腦安全工作和檔案數(shù)據(jù)保密工作對涉密數(shù)據(jù)文件必須加密碼保存，杜絕敏感數(shù)據(jù)和重要文件的泄漏檔案資料分類方法_常規(guī)資料1 1、管理制度包括：項目辦公室組織管理制度及人員分工財務(wù)管理制度設(shè)備（供應(yīng)品）及固定資產(chǎn)管理定期例會制度檔案管理制度信息管理督導(dǎo)評估制度等檔案資料分類方法_常規(guī)資料3 3、工作計劃：按類別和時間排列。 4、工作總結(jié)：按類別和時間排列。 5、各類報表：分本級報表和下級報表兩種。按照內(nèi)容和領(lǐng)域進行分類，每類按時間排列。 檔案資料分類方法-常規(guī)資料4 6、財務(wù)管理資料：包括財務(wù)報表、財務(wù)報告、審計報告等，分類別、按時間順序排列。 7、設(shè)備供應(yīng)品資料：分類別，按時間排列。 8、工作

3、動態(tài)/簡報/通訊：可分為國家、省級、本級、其他等四類，每類按照時間排列 檔案資料分類方法-常規(guī)資料59、基線調(diào)查資料：根據(jù)基線調(diào)查要求，可包括方案、計劃、原始調(diào)查表、訪談記錄、數(shù)據(jù)庫、總結(jié)、分析報告、地圖等。10、項目協(xié)議：包括上級與本級、本級與項目實施單位、項目辦與相關(guān)項目工作人員簽署的項目協(xié)議。11、常用信息：項目有關(guān)人員的聯(lián)絡(luò)方式、職責(zé)分工、相關(guān)表格等。檔案資料分類方法-項目活動1、培訓(xùn)材料：（1）參加上級培訓(xùn)，主要內(nèi)容包括：培訓(xùn)通知、日程、參會人員回執(zhí)原件、通訊錄、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)體會/小結(jié)（必須包括時間、地點、參與人員、主要內(nèi)容、產(chǎn)出、體會）等?？砂床块T、按時間進行排列。（2）本級舉辦

4、培訓(xùn)，主要內(nèi)容包括：培訓(xùn)通知、日程、簽到簿、通訊錄、培訓(xùn)講義、總結(jié)（時間、地點、參與人員、主要目的、內(nèi)容、培訓(xùn)產(chǎn)出、效果評價）、活動聲像資料活動預(yù)/決算。2、會議材料：（1）參加上級會議，主要內(nèi)容包括：會議通知、日程、通訊錄、會議材料、會議體會/小結(jié)（時間、地點、參與人員、主要內(nèi)容、產(chǎn)出、體會）等。（2）本級舉辦會議，主要內(nèi)容包括：會議通知、日程、簽到簿、通訊錄、會議現(xiàn)場材料、會議記錄、會議紀要或總結(jié)（時間、地點、參與人員、主要目的、內(nèi)容、效果評價）、活動聲像資料、預(yù)/決算等。 3、宣傳活動資料 主要內(nèi)容包括： 通知、實施方案或工作計劃、簽到簿、通訊錄、宣傳相關(guān)過程材料、總結(jié)（時間、地點、參與

5、人員、主要目的、內(nèi)容、效果評價）、聲像資料、預(yù)/決算等。六輪安徽項目活動資料主要內(nèi)容項目建議書（原始稿）評審意見書項目建議書（修改稿）協(xié)議書實施過程材料（包括通知、講稿、人員名單、小結(jié)、出臺的文件、相應(yīng)的聲像資料、新聞報道及其他佐證材料）項目進度報告（申請項目超過一個季度的需每季度定期提交項目進度報告，內(nèi)容包括項目活動在一個季度中組織和實施工作的進展、財務(wù)進展等）現(xiàn)場督導(dǎo)評估材料（具體包括是否按照計劃和預(yù)算開展工作，檔案材料是否整齊、完整，財務(wù)執(zhí)行情況等）完工總結(jié)報告（具體包括項目的組織實施過程、項目產(chǎn)出、預(yù)期目標完成情況及財務(wù)決算等）竣工驗收報告（由督導(dǎo)單位執(zhí)行，具體內(nèi)容包括是否按照計劃開展

6、工作，是否按照預(yù)算支出，進度報告是否及時提交以及檔案資料是否整齊、完整等）。 六輪安徽項目活動資料收集（1）發(fā)放宣傳資料及安全套：發(fā)放記錄表、現(xiàn)場活動聲像資料（2）咨詢檢測：咨詢記錄、檢測單、檢測結(jié)果 （3）轉(zhuǎn)介服務(wù)：轉(zhuǎn)介單及轉(zhuǎn)介回執(zhí)六輪安徽項目活動資料收集2（4）干預(yù)、外展服務(wù)：現(xiàn)場活動記錄、活動照片 、活動小結(jié)（5）招募志愿者/同伴教育員 ：簽訂協(xié)議書，明確工作任務(wù)（6）同伴教育：現(xiàn)場活動照片、工作記錄六輪安徽項目活動資料收集3（7）培訓(xùn)：通知、日程、簽到、預(yù)/決算、講義、照片、小結(jié)（8）會議：通知、日程、簽到、預(yù)/決算、會議記錄、照片、小結(jié)；如是例會，可僅作會議記錄、并留有影像資料等佐證

7、材料。六輪安徽項目活動資料收集4（9）有獎競賽：活動方案、物品發(fā)放記錄、活動小結(jié)、現(xiàn)場照片（10）舉辦晚會 ：節(jié)目單、照片、晚會小結(jié)（11）興趣小組活動：現(xiàn)場活動照片、簽到、活動記錄、活動小結(jié)六輪安徽項目活動資料收集5（12）聘請專業(yè)技術(shù)人員：聘書/合同（13）編印培訓(xùn)教材：編印小組成員名單、教材。（14）技術(shù)指導(dǎo)/培訓(xùn)：技術(shù)小組成員名單、指導(dǎo)/培訓(xùn)內(nèi)容、滿意度調(diào)查、受益者簽名、現(xiàn)場照片、小結(jié)。（15） 產(chǎn)品推介會：通知、議程、會議記錄、簽到、現(xiàn)場照片、預(yù)/結(jié)算、小結(jié)六輪安徽項目活動資料收集6（16）基線調(diào)查：調(diào)查方案、調(diào)查表、現(xiàn)場照片、基線分析報告、調(diào)查小結(jié) （17）調(diào)查評估：調(diào)查方案、調(diào)查

8、表、調(diào)查報告/小結(jié)、活動照片（18）終期評估：調(diào)查問卷、訪談記錄、活動照片、調(diào)查報告/總結(jié)五、項目資料管理方式 項目資料保存形式包括紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案、年度資料匯編和上墻信息等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。五、項目資料管理方式1.紙質(zhì)檔案：分類、裝訂成冊，以檔案盒（袋）的形式保存。2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存，并定期進行備份。五、項目資料管理方式針對不同保存形式的資料，應(yīng)分別建立資料檔案信息一覽表，詳細說明存檔資料的內(nèi)容，包括分類信息（包括檔案盒/袋編號、類別、序號等）和資料信息（名稱、數(shù)量、提供者、存檔時間、保管人等），上述信息應(yīng)在資料存檔時由保管人及時填寫。各類檔案盒（袋）編號必須是唯一的，可采用多級編碼的形式，便于增加類目。五、項目資料管理方式紙質(zhì)檔案、年度資料匯編和聲像資料檔案在資料保存盒上