采購管理程序

1、文件編號： 標(biāo)題：采購管理程序版本：A/2頁碼： PAGE 6/6目的：規(guī)范采購工作程序，確保采購的物資符合要求。范圍：適用于本廠產(chǎn)品之生產(chǎn)性用的原材料、輔料、機(jī)器設(shè)備/工治具、檢測設(shè)備、二次加工部品等；及非生產(chǎn)性用品（如辦公用品、總務(wù)后勤用品）等的購買。職責(zé)：3.1生產(chǎn)部經(jīng)理：3.2技術(shù)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)審核關(guān)于生產(chǎn)設(shè)備(如：機(jī)器、工具、加工治具等)和水電維修用品之采購申請單及采購訂單；3.3品管部經(jīng)理：負(fù)責(zé)審核關(guān)于檢測用的儀器和量具等之采購申請單及采購訂單；3.4行政部主任：負(fù)責(zé)審核關(guān)于辦公用品(如:文具紙張、各類表單、工衣與辦公設(shè)備等)之采購申請單及采購訂單；3.5行政部任：3.6工廠總經(jīng)理：

2、負(fù)責(zé)對所有采購申請單及采購訂單的批準(zhǔn)。 4.定義：無5.程序內(nèi)容：5.1生產(chǎn)性原材料、二次加工部品的采購：5.1.1調(diào)度室依據(jù)客戶訂單所作的物料計(jì)劃核算,若需請購原材料或二次加工部品時(shí), 則調(diào)度室通知物料倉統(tǒng)一填寫采購申請單,原材料由總經(jīng)理審批,二次部品通知副總審批；5.1.25.1.3采購員依據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單,參考相關(guān)的采購標(biāo)準(zhǔn)或資料,及時(shí)填寫采購訂單,經(jīng)生產(chǎn)部門經(jīng)理審核，呈工廠總經(jīng)理批準(zhǔn)后,向合格的供應(yīng)商發(fā)出訂單。5.2其它物資的采購：需要時(shí),均由需求部門主管填寫采購申請單； 根據(jù)請購物資的不同類別,應(yīng)將采購申請單分別送相關(guān)職能部門經(jīng)理（或 主管）審核(見本程序第3條),并呈工廠總經(jīng)理批

3、準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購員； 采購員根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單,參考相關(guān)的采購資料,填寫采購訂單,按本程序第3條規(guī)定進(jìn)行審批后,向合格供應(yīng)商發(fā)出訂單。采購原則： 5.3.1采購人員應(yīng)遵循“5R”原則(即“適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)、適地”)進(jìn)行采購。適時(shí)：確保不斷料；適質(zhì)：確保所購物資之品質(zhì)符合要求；適量：確保無積壓，無呆料；適價(jià)：確保是最低的價(jià)錢（可與同行業(yè)的同類產(chǎn)品作比較）；適地：確保是較近的供應(yīng)商，以保證交期。5.3.2采購人員通常應(yīng)通過“詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)和定價(jià)”四個(gè)環(huán)節(jié)，來盡量降低采購成本；而且每買一種物資，至少應(yīng)找到兩家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)（必要時(shí)提供樣品及材質(zhì)證明等資料）送相關(guān)人員（見本程序第3條）審查、篩

4、選； 5.3.3原則上采購產(chǎn)品應(yīng)在合格供方名單中選擇；若有顧客指定的供方，采購部必須從該供方處采購。采購物資的驗(yàn)收與付款： 5.4.1生產(chǎn)性原材料、二次加工部品及夾頭的驗(yàn)收，由IQC依據(jù)來料檢驗(yàn)程序進(jìn)行；5.4.2其它物資的驗(yàn)收(包括質(zhì)量和數(shù)量)，首先經(jīng)采購人員初驗(yàn)后，再通知申購部門指派合適的人員進(jìn)行驗(yàn)收；其實(shí)物的數(shù)量和質(zhì)量均與采購訂單、送貨單相符合者，由驗(yàn)收人員在該送貨單上簽名后，知會倉庫人員入庫入帳，同時(shí)將送貨單一聯(lián)送采購存檔作為到時(shí)付款憑證，另一聯(lián)倉庫保存作為收貨憑據(jù)；5.4.3若屬于現(xiàn)金付款者，經(jīng)倉庫收貨入庫后，則由倉庫組長填寫現(xiàn)金付款通知，并呈工廠總經(jīng)理批準(zhǔn)；送貨供應(yīng)商持此“通知”方

5、可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金；5.4.4原則上，采購人員與貨物驗(yàn)收人員或倉庫開據(jù)現(xiàn)金付款通知者不可由一人兼任。采購物資不合格的處理： 5.5.1生產(chǎn)性原材料、二次加工部品來料經(jīng)檢驗(yàn)后，判定不合格者，由品管經(jīng)理依據(jù)不合格品控制程序中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； 5.5.2其它物資來貨經(jīng)相關(guān)人員檢驗(yàn)后，若因數(shù)量或質(zhì)量不符合要求，則由該驗(yàn)收人員在其送貨單上注明，并即時(shí)知會該采購人員處理；5.5.3該采購人員根據(jù)此貨不合格的嚴(yán)重程度之不同，可分別采取以下處理辦法：降價(jià)讓步接收（但須征得總經(jīng)理及供方同意后，由總經(jīng)理在送貨單上批示）倉庫方能入庫入帳；拒收（退貨）； c) 即時(shí)換貨后重新驗(yàn)收。 5.5.4與供應(yīng)商的溝通,當(dāng)供應(yīng)商出

6、現(xiàn)品質(zhì)異常時(shí),品管部將IQC檢驗(yàn)報(bào)告交采購人員傳給供應(yīng)商,如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重品質(zhì)問題時(shí),則由品管部填寫糾正與預(yù)防措施報(bào)告交采購人員傳真給供應(yīng)商確認(rèn)回傳,采購人員將回傳的報(bào)告復(fù)印一份給品管,由品管人員跟蹤改善結(jié)果,如果未及時(shí)改善,再通知采購與供應(yīng)商做進(jìn)一步的溝通。采購訂單修改：當(dāng)采購訂單規(guī)定的內(nèi)容有變更時(shí)(如：送貨日期、價(jià)格、數(shù)量、付款方式、規(guī)格、 品質(zhì)要求等)，采購員負(fù)責(zé)修改采購訂單，修改后的訂單編號，可保持原編號不變，但須在修改后的訂單上應(yīng)注明“更正”和注明原訂單“作廢”；修改后的采購訂單經(jīng)審核后，應(yīng)即時(shí)傳給供應(yīng)商確認(rèn)并回傳；交期管理：5.6.4.1采購人員依據(jù)供應(yīng)商回復(fù)及確認(rèn)采購單的交期進(jìn)行匯總，

7、采購以電話、傳真或E-mail等方式跟催。將實(shí)際交期記錄于采購單中。5.6.4.1供應(yīng)商的評定： 5.7.1如果重復(fù)訂貨采購員根據(jù)所需求采購物料，選擇原相應(yīng)的供應(yīng)商； 5.7.2本公司以ISO9001:2008作為基本質(zhì)量體系要求進(jìn)行供應(yīng)商質(zhì)量體系的開發(fā)，并以供應(yīng)商符合ISO/TS16949為目標(biāo)（適用于汽車類產(chǎn)品）。供應(yīng)商開發(fā)的先后順序取決于供應(yīng)商的質(zhì)量/環(huán)境績效和他們提供產(chǎn)品或服務(wù)的重要程度。外發(fā)加工供應(yīng)商至少要通過ISO9001：2008認(rèn)證（汽車類產(chǎn)品或客戶有此要求時(shí)）。對暫無能力實(shí)施ISO9001：2008或ISO/TS16949標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，由采購組制訂供應(yīng)商體系開發(fā)計(jì)劃要求供應(yīng)商

8、按照計(jì)劃達(dá)成。5.7.3若新的供應(yīng)商，采購發(fā)出供應(yīng)商調(diào)查表對供應(yīng)商作初步確認(rèn)，包括規(guī)模、品質(zhì)聲譽(yù)、生產(chǎn)能力、地點(diǎn)、價(jià)格、交貨期、企業(yè)合法性、產(chǎn)品合法性等；如有必要采購可申請組織技術(shù)部、品管部、生產(chǎn)部、體系部之相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地評審（或質(zhì)量體系的評鑒）。新供應(yīng)商評定標(biāo)準(zhǔn)分四等級：A級為合格；B級為可試用；C級為保留；D級為不合格；A、B級定為初步確認(rèn)好的新供應(yīng)商,可進(jìn)一步作了解；C、D級定為初步不合格供應(yīng)商,不考慮采購； 5.7.4采購員對已初步確認(rèn)好的新供應(yīng)商發(fā)出技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或圖樣（參照技術(shù)部三級文件），要求提供樣品或進(jìn)行少量采購，同時(shí)要求其報(bào)價(jià)；5.7.5對產(chǎn)品質(zhì)量/要求有重大影響的材料或

9、工藝等送樣（汽車類產(chǎn)品或客戶有特殊要求時(shí)），依PPAP控制程序執(zhí)行； 5.7.6品管部與技術(shù)部對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行驗(yàn)證或試驗(yàn)（如有必要請生產(chǎn)部試做），并作相關(guān)記錄，將驗(yàn)證結(jié)果附一份給采購；采購可根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可對樣品OK的供應(yīng)商進(jìn)行批量采購； 5.7.7連續(xù)供貨三批以上OK的新供應(yīng)商，采購與供應(yīng)商鑒訂品質(zhì)協(xié)議、不使用有害物質(zhì)保證書，并要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、材質(zhì)證明等基本資料，評審合格后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，則正式列為合格供應(yīng)商，可記錄于合格供應(yīng)商一覽表中；顧客指定的供應(yīng)商直接錄入合格供應(yīng)商一覽表中。 5.7.8對現(xiàn)有的供應(yīng)商(主要指體系建立前已長期合作良好的供方

10、)只需填寫新供應(yīng)商評定表,如評定合格就納入合格供應(yīng)商一覽表中.合格供應(yīng)商的管理5.8.1每半年由品管與采購對原材料、二次加工部品的合格供應(yīng)商(不含其他供應(yīng)商)進(jìn)行“品質(zhì)（包含供應(yīng)中斷）”、“交期（包含超額運(yùn)費(fèi)）”與“配合度”等進(jìn)行考評，考評后可將其分為四個(gè)等級，A級90分以上（含90分），B級80分以上（含80分），C級60分以上（含60分），D級60分以下（不含60分）；記錄于合格供應(yīng)商評定表中，被評定為D級的供應(yīng)商列為不合格供應(yīng)商，及時(shí)從合格供應(yīng)商一覽表中刪除；被評定為C級的供應(yīng)商列為觀察供應(yīng)商，發(fā)出糾正與預(yù)防措施報(bào)告，IQC對其產(chǎn)品進(jìn)行加嚴(yán)檢驗(yàn)，追蹤至其效果良好后再對其進(jìn)行正常的采購與檢

11、驗(yàn)；被評定為B級的供應(yīng)商列為合格供應(yīng)商，保持正常的采購與檢驗(yàn)；被評定為A級的供應(yīng)商列為良好供應(yīng)商，可對其放寬檢驗(yàn)。 5.8.2合格供應(yīng)商最少每年復(fù)核一次,由生產(chǎn)部采購每年年初制定年度供應(yīng)商審核計(jì)劃，組織品保部、技術(shù)部、體系部、生產(chǎn)部等部門負(fù)責(zé)人對供方進(jìn)行評定，以重新確認(rèn)合格供方的資格；審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)由供應(yīng)商及時(shí)回復(fù)審核不符合項(xiàng)改善報(bào)告中待下次審核時(shí)確認(rèn)改善效果。采購信息和資料的收集 采購人員，應(yīng)在日常工作中注重對相關(guān)采購資訊的收集和整理，存檔備用； 所收集的采購資訊，包括對供應(yīng)商的調(diào)查資料，供應(yīng)商提供的材質(zhì)證明、質(zhì)量證書及產(chǎn)品目錄等，采購人員可以書面形式或電腦檔形式進(jìn)行歸檔管理。 采購人員

12、需將本公司的環(huán)境物質(zhì)的要求、質(zhì)量要求、以及客戶的特殊要求及時(shí)傳達(dá)給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品符合本公司的要求。 委外加工的管理： 5.10.1 5.10.2采購組按5.7進(jìn)行選擇供應(yīng)商,并報(bào)工廠總經(jīng)理審批； 5.10.3總經(jīng)理確定合適供應(yīng)商,并決定委外加工的產(chǎn)品類型和數(shù)量； 5.10.4委外加工時(shí),由調(diào)度室下達(dá)訂單,技術(shù)部提供必要的生產(chǎn)圖紙或樣板以及相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書等資料；必要時(shí)品管部提供必要的檢驗(yàn)規(guī)范、量具等資料； 5.10.5委外加工時(shí),調(diào)度室書面通知品管部,必要時(shí)品管部跟進(jìn)品質(zhì)問題； 5.10.6委外加工完成,收成品倉收貨,通知品管部,品管部按品質(zhì)檢驗(yàn)管理程序中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收； 5.10.7經(jīng)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品由調(diào)度室進(jìn)行消帳,記錄在外發(fā)加工記錄表上； 5.10.8如出現(xiàn)品質(zhì)問題則按5.5.4進(jìn)行處理。6. 相關(guān)文件 6.1產(chǎn)品防護(hù)管理程序 6.2品質(zhì)檢驗(yàn)管理程序 6.3糾正與