人力資源檔案管理基礎知識

1、TOC o 1-31引言 PAGEREF _Toc509990221 h 11.1編寫目的 PAGEREF _Toc509990222 h 11.2適用對象及范圍 PAGEREF _Toc509990223 h 11.3設計依據(jù) PAGEREF _Toc509990224 h 12.1檔案管理分系統(tǒng) PAGEREF _Toc509990225 h 22.1.1功能描述 PAGEREF _Toc509990226 h 22.1.2系統(tǒng)功能 PAGEREF _Toc509990227 h 22.1.3模塊功能定義 PAGEREF _Toc509990228 h 22.1.3.1檔案錄入 PAGER

2、EF _Toc509990229 h 22.1.3.2歸檔統(tǒng)計 PAGEREF _Toc509990230 h 42.1.3.3檔案查詢 PAGEREF _Toc509990231 h 52.1.3.4打印報表 PAGEREF _Toc509990232 h 62.1.3.5檔案借閱管理 PAGEREF _Toc509990233 h 82.1.3.6檔案銷毀 PAGEREF _Toc509990234 h 91引言1.1編寫目的本需求規(guī)格說明書定義應用系統(tǒng)軟件完成的功能、業(yè)務流程、計算的數(shù)學模型、輸入信息（數(shù)據(jù)來源）、輸出信息（報表）。本需求規(guī)格說明書作為項目合同的附件之一，是雙方組成項目組

3、進行工作的基礎性文件。本需求規(guī)格說明書作為驗收的依據(jù)。本需求規(guī)格說明書由甲乙雙方簽字并加蓋公章后方可生效,協(xié)議內(nèi)容如需修改，應由合作雙方協(xié)商一致，并簽字蓋章。任何一方不可單獨修改。1.2適用對象及范圍本需求規(guī)格說明書適用于參加本項目的所有管理人員、開發(fā)人員和維護人員。1.3設計依據(jù)西安供電局綜合信息管理系統(tǒng)招標文件西安供電局綜合信息管理系統(tǒng)技術協(xié)議需求調(diào)研報告GB/T19001ISO9001 質(zhì)量體系設計、開發(fā)、生產(chǎn)、安裝和服務質(zhì)量保證模式GB/T19000.3ISO9000-3 軟件開發(fā)、供應和維護中的使用指南GB856688計算機軟件開發(fā)規(guī)范西安協(xié)同軟件股份有限公司計算機軟件開發(fā)規(guī)范2.1

4、檔案管理分系統(tǒng)2.1.1功能描述檔案管理分系統(tǒng)實現(xiàn)對供電局所有檔案、文件以及收發(fā)文的管理，并對檔案的借閱進行管理。檔案管理分系統(tǒng)主要包括檔案錄入、檔案統(tǒng)計、檔案查詢、打印報表、檔案銷毀以及系統(tǒng)維護幾個模塊。文檔錄入、刪除、修改科檔錄入、刪除、修改2.1.2系統(tǒng)功能文檔錄入、刪除、修改科檔錄入、刪除、修改會檔錄入、刪除、修改會檔錄入、刪除、修改檔案錄入檔案錄入聲檔錄入、刪除、修改文檔查詢檔案管理分系統(tǒng)打印報表檔案查詢歸檔統(tǒng)計聲檔錄入、刪除、修改文檔查詢檔案管理分系統(tǒng)打印報表檔案查詢歸檔統(tǒng)計科檔查詢科檔查詢會檔查詢會檔查詢聲檔查詢聲檔查詢借閱管理借閱管理檔案銷毀檔案銷毀系統(tǒng)維護系統(tǒng)維護2.1.3模

5、塊功能定義2.1.3.1檔案錄入數(shù)據(jù)流程：功能描述：對文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案進行錄入、刪除、修改。每一個題名都對應一個文件，通過題名找著文件內(nèi)容，實現(xiàn)全文錄入。輸入數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）文書檔案的錄入： 對文書檔案按一級類目下保管期限的大流水進行錄入，主要是對0到6大類即黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理、財務審計、人事勞資、其他文檔，保管期限主要分永久、長期、短期。 流水號、類目名稱、分類號、部門、文件類型、字號、文號、日期、盒號、歸檔號、件號、文件題名、主題詞、附件、責任者、縮微號、頁數(shù)、保管期限、密級、歸檔標志、備注?？萍紮n案的錄入： 按年度及工程

6、代號進行大流水錄入。 文件卡片：流水號、案卷號、卷內(nèi)序、檔號、工程代號、字號、文件題名、責任 者、日期、保管期限、密級、主題詞、縮微號、本數(shù)、頁數(shù)、圖紙張數(shù)、備注。 案卷卡片：流水號、全宗號、目錄號、案卷號、檔號、工程代號、工程名稱、案 卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、縮微號、本數(shù)、頁數(shù)、圖紙張 數(shù)、庫位號、備注、備考表。會計檔案錄入：聲像檔案錄入： 按載體分類并細分錄入，載體分照片、軟盤、音像及縮微。 按照片錄入：流水號、卷內(nèi)序、分類號、題號、事項說明、拍攝人、拍攝日期、 拍攝地點、保管期限、密級、底片號、參見號、備注（卡片錄入）。流水號、目 錄號、分類號、題名、起始日期、截止日

7、期、保管期限、密級、庫位號、張數(shù)、 備注（案卷錄入）。數(shù)學計算模型輸出數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、報表樣式）2.1.3.2歸檔統(tǒng)計數(shù)據(jù)流程：功能描述：對文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案進行歸檔統(tǒng)計，按類目名稱和年度進行統(tǒng)計。保管期限為永久的文件數(shù)目、長期的、短期的、未歸檔的以及文件總數(shù)，另外對科技檔案、聲像檔案中不立卷和已立卷的進行統(tǒng)計。輸入數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學計算模型按類目名稱及年度統(tǒng)計永久=該年度該類目保管期限為永久的記錄總數(shù)長期=該年度該類目保管期限為長期的記錄總數(shù)短期=該年度該類目保管期限為短期的記錄總數(shù)文件總數(shù)=永久+長期+短期未歸=該年度該類目未歸檔的文件總

8、數(shù)對于科技檔案和聲像檔案中未立卷和已立卷的進行統(tǒng)計輸出數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、報表樣式）文書檔案的歸檔統(tǒng)計報表：類目名稱、年度、永久、長期、文件總數(shù)、未歸?？萍紮n案、聲像檔案的歸檔統(tǒng)計報表：類目名稱、年度、永久、長期、文件總數(shù)、未歸、不立卷、已立卷。2.1.3.3檔案查詢數(shù)據(jù)流程：功能描述：對文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案按各種統(tǒng)計進行查詢（通用查詢），按年度和檔案類型查詢。輸入數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學計算模型輸出數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、報表樣式）2.1.3.4打印報表數(shù)據(jù)流程：功能描述：對文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案中報表進行打印.輸入數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要

9、求、輸入數(shù)據(jù)樣式）數(shù)學計算模型各檔案全宗號不輸出數(shù)據(jù)（為空）。文書檔案歸檔文件封面：起止件號5=該盒號中起始件號和終止件號，其它均是從文檔錄入表中取得。文檔脊背：同歸檔文件封面?？萍紮n案所有字段均是從科技檔案錄入表中取得。科技檔案案卷目錄、科技檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案文件目錄中序號就是科技檔案中的流水號。聲像檔案所有字段從聲像檔案錄入表中取得。其中序號均是聲像檔案錄入表中的流水號。輸出數(shù)據(jù)（報盤數(shù)據(jù)格式要求、報表樣式）文書檔案：歸檔文件封面：全宗名稱、年度、保管期限、機構、起止件號、盒號文檔脊背：全宗號、年度、保管期限、機構、起止件號、盒號（格式見下）號宗全度年限期管保構機號件止起號盒歸檔文件目

10、錄：件號、分類號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注件號分類號責任者文號題名日期頁數(shù)備注科技檔案：科技檔案封面：檔號、檔案館號、縮微號、工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號科技檔案脊背：號檔名題卷案科技檔案案卷目錄：工程代號、序號、檔號、題名、份數(shù)、頁數(shù)、圖紙張數(shù)、密級、保管期限、編制單位、編制日期、備注工程代號：序號檔號題名份數(shù)頁數(shù)圖紙張數(shù)密級保管期限編制單位編制日期備注科技檔案卷內(nèi)目錄：檔號、順序號、字號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注檔號：順序號字號責任者題名日期頁數(shù)備注科技檔案全引目錄：工程名稱、檔號、題名、編制日期、總頁數(shù)、庫位號、卷內(nèi)序、字號、題名、責任者

11、、頁數(shù)、備注工程名稱：檔號題名編制日期總頁數(shù)庫位號卷內(nèi)序字號題名責任者頁數(shù)備注科技檔案文件目錄：工程代號、序號、日期、檔號、文件題名、字號、責任者工程代號：序號日期檔號文件題名字號責任者聲像檔案：聲像檔案卷內(nèi)目錄：（按分類號和保管期限來打?。┓诸愄枴妇硖?、序號、題名、拍攝日期、拍攝人、拍攝地點、底片號、備注分類號： 案卷號：序號題名拍攝日期拍攝人拍攝地點底片號備注事項卡：題名，事項說明照片卡：拍攝時間、拍攝地點、拍攝人、參卷號聲像檔案脊背：號宗全號類分稱名目類限期管保號盒聲像檔案案卷目錄：（按分類號和保管期限來打?。┬蛱?、目錄號、分類號、案卷號、題名，起始日期、截止日期、張數(shù)、密級2.1.3.5檔案借閱管理數(shù)據(jù)流程：功能描述：對文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案按各類檔案的借閱、歸還、催還進行管理，并對借閱人次和卷次進行統(tǒng)計借閱瀏覽及登記：序號、本人代碼、借閱人、年齡、性別、職稱、職務、日期、單位、部門、文件題名、字號、分類號、案卷年代、保管期限、歸檔號、案卷號、卷內(nèi)序、庫位號、歸還日期、是否歸還、簽收人歸還登記：將借閱登記中“是否歸還”的狀態(tài)由借出改為已歸還。對借閱人次的統(tǒng)計數(shù)學計