辦公室管理規(guī)范

1、辦公室管理規(guī)范培訓(xùn)資料制作：扈重云部門:渠道開發(fā)部 比亞迪汽車銷售有限公司日期:2009.09.08目的:改善和提高公司形象；改善員工精神面貌，使組織活力化；降低辦公成本。1會議室相關(guān)問題235S項目標(biāo)準(zhǔn)辦公室管理細(xì)則辦公室細(xì)則1、辦公室內(nèi)無堆放雜物。紙箱等物品需擺放整齊、靠墻，標(biāo)識清楚；2、定期清理不用的文件、樣板等物，無過時的文件、樣板等存放于現(xiàn)場；3、電話線、網(wǎng)絡(luò)線應(yīng)入線槽/線管，地面上不能隨意布線；電腦連線/網(wǎng)絡(luò)線/電話線地面以上的部分應(yīng)捆扎整齊；4、飲水杯放在辦公桌的位置以不妨礙工作、不顯零亂為準(zhǔn)；5、垃圾的盛裝不能超過垃圾簍的外沿，不可放置易變質(zhì)變味的物品；6、部門/科室標(biāo)識牌清楚

2、、正確，張貼無歪斜；7、桌椅擺放整齊，抽屜內(nèi)保持整齊8、桌面保持整齊，文件需放置在文件柜、文件夾中，文件夾標(biāo)識清楚、統(tǒng)一，部門需在文件夾內(nèi)存放當(dāng)年及上一年度的文件以便備查；9、電腦桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（筆記本電腦包除外）；10、墻角、天花板無蜘蛛網(wǎng)，地面無積水、紙屑果皮、標(biāo)簽紙等雜物；11、辦公桌、電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、電話機(jī)、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備無明顯灰塵（手摸）；電線槽、電線管、燈架、插座上無明顯灰塵（手摸）；12、花草上無黃葉、枯葉，無明顯灰塵；13、飲水機(jī)無污垢，且定期消毒，并有相應(yīng)記錄；14、辦公設(shè)備、機(jī)器設(shè)備經(jīng)常保持打掃擦試；打印機(jī)、傳真機(jī)旁邊保持紙張擺

3、放整齊；每個辦公室配備必要的清潔工具：抹布等以便隨時打掃；15、工作去向看板有妥善利用，無亂涂亂寫；無過期內(nèi)容；16、下班關(guān)電腦顯示器和主機(jī)電源；17、個人離開工作臺、辦公桌后，凳子/椅子/鍵盤推到座位以下或緊靠座位；18、辦公室辦公人員坐姿端正，不出現(xiàn)趴、仰等不雅姿勢，上班時間不能睡覺、打瞌睡；上班時間不玩游戲、看電影及做其他與工作無關(guān)的事情；辦公室檢查1、成立專門的檢查辦公室管理情況檢查小組，成員：綜合科相關(guān)人員、各部門文員；2、檢查周期：1次/周；3、檢查時間：每周末（大周周五，小周周六）；3、檢查依據(jù)：本規(guī)定細(xì)則部分；4、檢查工具：附件檢查表。5、檢查形式：檢查小組在指定的時間里根據(jù)檢

4、查表逐個辦公室依據(jù)檢查表中的項目依次檢查；6、評比：每月召開月度評比會，評出一個月內(nèi)平均最高得分的部門和最低的部門。 辦公室獎懲1、獎勵在月度會議上向月度評比第一名的單位給予頒發(fā)流動錦旗； “辦公室管理評比第一名”流動錦旗一面；2、懲處在月度會議上向月度評比倒數(shù)第一名的單位給予頒發(fā)流動錦旗； “力爭上游”流動錦旗一面流動錦旗“力爭上游”須掛在醒目處，以警示員工。什么是5S既是造物先造人的出發(fā)點(diǎn)也是服務(wù)的起點(diǎn) 整理（Seiri) 整頓（Seiton) 清掃(Seisou) 清潔(Seiketsu) 素養(yǎng)（Shitsuke)5S起源于日本，由于這五項內(nèi)容在日語的羅馬發(fā)音中，都以S開頭的，所以被稱為

5、5S。在日本最有名的就是豐田公司倡導(dǎo)的5S。5S的含義整理：明確區(qū)分需要物品和不需要的物品， 扔掉不要物品。整頓:使需要的物品處于在必要的時候馬上就能取出的狀態(tài)。清掃：將工作場所及工作用的設(shè)備清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗。清潔：讓每個使用者都感覺不到臟亂，能夠放心地使用，保持安全、方便的狀態(tài)。素養(yǎng) ：遵守工作規(guī)則和禮儀以及正確的作業(yè)方法，并養(yǎng)成習(xí)慣。推行5S的目的提高企業(yè)整體形象改善汽車銷售的辦公環(huán)境減少物品的浪費(fèi)提高工作效率改善員工精神面貌，使組織活力化提升BYD汽車品牌形象5S的目的?5S基本的思路-箱子里有8種零件，請大家數(shù)一數(shù)每種零件有多少個。下一步，將需要的物品按種類進(jìn)行分類并保

6、管。這就是整頓。然后，標(biāo)明所屬地。整理整頓ABCDE整頓結(jié)束后，標(biāo)示好各個物品的名稱。清掃要將物品、工作場所經(jīng)常打掃干凈。清掃區(qū)域劃分地圖地面的凹凸將清掃區(qū)域劃分，指定責(zé)任人并張貼出來。確定清掃周期和時間。公共區(qū)域用值日制。制作清掃標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)全員進(jìn)行清掃。徹底清掃責(zé)任范圍的臟污，地面、墻角、窗臺、玻璃、信息設(shè)備、辦公臺、文件柜等。在清掃的過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，及時上報，進(jìn)行 維修。將機(jī)器擦亮清掃就是點(diǎn)檢清潔需將工作中設(shè)備、辦公臺、文件資料等按標(biāo)準(zhǔn)擺放并保持。1.為了保持干凈的狀態(tài)，需要徹底進(jìn)行整理整頓清掃。2將張貼物粘貼在規(guī)定的場所，并標(biāo)明張貼日期。3分區(qū)歸類，標(biāo)識清楚、辦公臺及備用品的放置

7、場所。4公共場所，在使用后必須進(jìn)行整理收拾。5不要物品按照既定規(guī)則放進(jìn)垃圾箱里。1234素養(yǎng)的培養(yǎng)需努力遵守規(guī)章制度、并養(yǎng)成良好的習(xí)慣。要有強(qiáng)烈的時間觀念，遵守出勤，會議時間；工作應(yīng)保持良好的狀態(tài)（如上班時間不可以看視屏、看小說、打磕睡等）著裝整體，正確配帶廠牌或工作證；待人接物誠懇有禮貌；積極認(rèn)真，敬崗樂業(yè)；尊重他人，為他人著想，為他人服務(wù)。素養(yǎng)做不好，5S無法開展！整理的推進(jìn)方法在大家的工作場所中有沒有擺放著這樣的物品呢？）不能使用的抹布、辦公臺等，所有者不明的私人物品）未使用的辦公臺、清掃工具、電腦等。整理的目的整理是為了消除以下工作中的浪費(fèi)而開展的?？臻g的浪費(fèi)占用文件柜的浪費(fèi)尋找放置場

8、所移動物品的浪費(fèi) 管理不要物品形成的浪費(fèi)大家有沒有這樣的經(jīng)驗？）雖然想要使用，但是找不到它的文件）在尋找的過程中，因為浪費(fèi)了時間，所以趕不上）尋找物品在精神上也是種負(fù)擔(dān)整頓的目的整頓是為了消除以下的浪費(fèi)而開展的。尋找東西時間上的浪費(fèi)購買過多的物品帶來的浪費(fèi)手術(shù)中，如果不能及時找到手術(shù)工具，延誤了時機(jī)，那是會要命的！清掃的推進(jìn)方法大家的工作場所，有沒有由于清掃不夠而發(fā)生品質(zhì)問題呢？）工作區(qū)域?qū)嵭卸ㄈ?、定點(diǎn)值日； 2）各辦公室制定好排班值日表；清掃的目的有一個非常好、舒適的辦公環(huán)境；直接接觸信息設(shè)備（如打印機(jī)、掃描機(jī)），發(fā)現(xiàn)機(jī)器的小缺陷檢查漏水、漏電的地方清掃就是點(diǎn)檢清潔的推進(jìn)方法大家的工作場所有

9、沒有變得更舒適更容易作業(yè)呢? ）由垃圾、灰塵引發(fā)很多的信息設(shè)備不良，以至變成了慢性不良 ）地面上雜亂堆放著閑置物品以及網(wǎng)線 3）灰塵引起的臉、手以及身體的臟污。清潔的目的物品不混亂、工作場所不臟亂，創(chuàng)造舒適的環(huán)境防止由灰塵和垃圾引起的品質(zhì)不良以及設(shè)備故障不斷反復(fù)整理、整頓、清掃、創(chuàng)造舒適安全的工作場所 消除工作場所的不安全狀態(tài)，防止災(zāi)害和職業(yè)性疾病的發(fā)生素養(yǎng)的推進(jìn)方法大家在工作場所中，有沒有將以下事項銘記在心？）精神地和人打招呼）按照規(guī)定著裝，并保持整潔素養(yǎng)的目的 和同事保持良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造舒適的工作場所徹底進(jìn)行整理、整頓、清掃，創(chuàng)造出亮麗的作業(yè)環(huán)境。養(yǎng)成良好的個人習(xí)慣。造物先造人，造人即

10、培養(yǎng)素養(yǎng)辦公室5S檢查細(xì)則1、部門/科室標(biāo)識牌清楚、正確，張貼無歪斜；2、工作去向看板有妥善利用，無亂涂亂寫；無過期內(nèi)容；3、飲水杯放在辦公桌的位置以不妨礙工作、不顯零亂為準(zhǔn)；4、桌椅擺放整齊，抽屜內(nèi)保持整齊；5、辦公室辦公人員坐姿端正，不出現(xiàn)趴、仰等不雅姿勢，上班時間不能睡覺、打瞌睡；上班時間不玩游戲、看電影及做其他與工作無關(guān)的事情；6、定期清理不用的文件、樣板等物，無過時的文件、樣板等存放于現(xiàn)場；7、花草上無黃葉、枯葉，無明顯灰塵；8、辦公設(shè)備、機(jī)器設(shè)備經(jīng)常保持打掃擦試；打印機(jī)、傳真機(jī)旁邊保持紙張擺放整齊；每個辦公室配備必要的清潔工具：抹布等以便隨時打掃；9、辦公室內(nèi)無堆放雜物。紙箱等物品

11、需擺放整齊、靠墻，標(biāo)識清楚；10、墻角、天花板無蜘蛛網(wǎng)，地面無積水、紙屑果皮、標(biāo)簽紙等雜物；11 、電話線、網(wǎng)絡(luò)線應(yīng)入線槽/線管，地面上不能隨意布線；電腦連線/網(wǎng)絡(luò)線/電話線地面以上的部分應(yīng)捆扎整齊；12、垃圾的盛裝不能超過垃圾簍的外沿，不可放置易變質(zhì)變味的物品；13、電腦桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品（筆記本電腦包除外）；14、辦公桌、電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、電話機(jī)、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備無明顯灰塵（手摸）；電線槽、電線管、燈架、插座上無明顯灰塵（手摸）；15、桌面保持整齊，文件需放置在文件柜、文件夾中，文件夾標(biāo)識清楚、統(tǒng)一，部門需在文件夾內(nèi)存放當(dāng)年及上一年度的文件以便備查；1

12、6、個人離開工作臺、辦公桌后，凳子/椅子/鍵盤推到座位以下或緊靠座位；17、下班關(guān)電腦顯示器和主機(jī)電源；會議室預(yù)訂程序：1、申請人需提前一天發(fā)郵件或口頭傳達(dá)至部門文員；預(yù)訂會議室的情況，找到時間、大小、設(shè)備等合適的會議室2、綜合事務(wù)員確認(rèn)后，根據(jù)會議室的預(yù)訂情況安排合適的會議室并將安排結(jié)果反饋至申請人員3、申請人查看安排情況在開會前到綜合事務(wù)員（陳春霞）處領(lǐng)取鑰匙并登記，使用會議室；4、會議結(jié)束后，申請人應(yīng)及時通知綜合事務(wù)員，綜合事務(wù)員到會議室與申請人檢查會議室各項設(shè)備完好無損，并確認(rèn)記錄實際使用時間；5、會議結(jié)束后各部文員應(yīng)立即歸還鑰匙并登記；6、任何會議的取消或變更需及時告知部門文員；8、

13、所有的預(yù)訂必須以郵件的形式預(yù)訂，如有緊急的會議經(jīng)綜合事務(wù)員確認(rèn)后方可使用，用后需及時補(bǔ)充預(yù)訂郵件。 會議室的使用須知1、 會議室使用時間：不限時，周末使用會議室需周五提前預(yù)訂。2、 任何部門使用會議室，需郵件申請并得到綜合事務(wù)員的確認(rèn)后方可使用，未經(jīng)預(yù)訂不得啟用會議室。3、各部門在使用會議室的過程中，必須愛護(hù)公物，保持會議室的干凈整潔，會議完畢后將所有設(shè)備、桌椅放置原位，所有的垃圾隨手帶走、并做到“四關(guān)一整齊一鎖”：關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)飲水機(jī)、關(guān)窗、椅子擺整齊、鎖門。4、預(yù)訂會議室后，因故需取消或更換會議室，應(yīng)第一時間通知綜合事務(wù)員，注銷或更新預(yù)訂信息。第十條 如會議室使用發(fā)生沖突，由綜合事務(wù)員協(xié)

14、調(diào)解決，不允許私下調(diào)換會議室。第十一條 非接待客人和參加會議者，不得隨意進(jìn)入會議室。第十二條 未征得綜合部綜合科同意，任何人不得將會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品拿出會議室或作為它用。第十三條 會議室設(shè)備如在使用過程中發(fā)生故障，使用單位要及時與綜合部綜合科綜合事務(wù)員聯(lián)系。如屬使用不當(dāng)，造成損失，由會議召集部門出具書面報告并負(fù)責(zé)賠償。第十四條 如與客戶召開外部會議，會議召集部門需向客戶說明以上使用須知。第十五條 各部必須遵守會議室使用管理規(guī)定，對于不遵守規(guī)定的部門及個人，將限制其對會議室的使用。 會議室的日常管理1、會議室的日常管理與維護(hù)由綜合部綜合科綜合事務(wù)員和保潔員負(fù)責(zé)，實行專人專管。2、

15、保潔員每周定期地對會議室進(jìn)行徹底清掃，以保持室內(nèi)干凈整潔。3、定時檢查會議室內(nèi)的設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4、各部門文員會前十分鐘到綜合事務(wù)員處領(lǐng)取鑰匙對會議室進(jìn)行開窗、開門、通風(fēng)、送電，遇到炎熱天氣提前開空調(diào)。會議室處罰措施：1、如有私自調(diào)換、外帶會議室資源，包括但不限于會議桌、會議椅、白板、飲水機(jī)、排插等一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予以嚴(yán)懲；2、會后造成會議室臟亂雜亂將對會議室使用部門文員處以該會議室值日一周；3、人為損壞會議室資源需照價賠償。會議室相關(guān)問題一、會議室資源：共8間：406、408、447、449、451、453、429、520其中406、408為培訓(xùn)室分別可容納30人左右，447、449、451、453分別配備了會議桌，會議椅還在請購中，其它兩間429、520配備是簡易會議桌椅。二、會議室管理要求：1.按實際需求訂會議室,嚴(yán)格控制會議時間,不要占用資源;2.當(dāng)天使用的會議室鑰匙在當(dāng)天必須歸還,后期如有不歸還的將限制其使用會議室;3.禁止在會議室內(nèi)吃零食,用過的垃圾請隨手帶走;4.對于會后不關(guān)空調(diào)的一經(jīng)查出將給予嚴(yán)懲;5.會議室的窗簾禁止拉起來;6.會后請將會議椅擺放整齊.三、會議室費(fèi)用：請盡量優(yōu)先使用內(nèi)部會議