樂彩物業(yè)文件和資料控制程序

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔 / z市z物業(yè)管理有限公司程序文件文件編號：CX0001版 本 號：B發(fā) 放 號：質(zhì)量體系文件和資料控制程序生效日期： 會 審經(jīng)審核，同意發(fā)放執(zhí)行。簽署：擬 制審 核批 準(zhǔn)精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔程序文件 修改狀態(tài): 0 質(zhì)量體系文件和資料控制程序 編 號:CX0001 頁 碼:第1頁/共4頁質(zhì)量體系文件和資料控制程序10 目的11本程序?qū)|(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制，確保公司所有 受控的場合使用的相應(yīng)文件和資料均為有效版本。20 適用范圍21本程序適用于公司質(zhì)量體系文件和相關(guān)外來文件（如強(qiáng)制

2、性法規(guī)或文件、物業(yè)交接資料、參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供圖樣和技術(shù)要求等）的控制。30 職責(zé)31行政人事部負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量體系有關(guān)文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識、復(fù)制、發(fā)放、保管。32 各部門（管理處）指定一名管理人員負(fù)責(zé)對本部門（管理處）有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。40 工作程序41 文件和資料的分類 本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。 本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書等其他質(zhì)量文件， 其層次結(jié)構(gòu)如下： 文件內(nèi)容：

3、按照公司情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和標(biāo) 準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系； 質(zhì)量手冊 （一級文件） 程序文件 描述各部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動； (二級文件) 作業(yè)指導(dǎo)書 詳細(xì)的工作文件，包括各類工作規(guī)程、表格、報(bào)告。 （三級文件）程序文件 修改狀態(tài): 0 質(zhì)量體系文件和資料控制程序 編 號:CX0001 頁 碼:第2頁/共4頁 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法規(guī)或文件、物業(yè)交接資料、參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供圖樣和技術(shù)要求等。42質(zhì)量體系文件控制421編制與審批質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書由管理者代表組織相關(guān)部門編寫，各職能部門和管理處相關(guān)人員參加會審，管理者代表審核

4、，報(bào)總經(jīng)理（或由總經(jīng)理授權(quán)）批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行。422 標(biāo)識與編碼a) 受控的質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，在首頁加蓋紅色棱形“南海市能興物業(yè)管理有限公司受控”專用章（匯編成手冊的，只在匯編本封頁加蓋專用章）；非受控的質(zhì)量體系文件在首頁加蓋藍(lán)色橢圓形“南海市能興物業(yè)管理有限公司非受控”專用章（匯編成手冊的，只在匯編本封頁加蓋專用章）；b）未用“南海市能興物業(yè)管理有限公司受控”專用章或“南海市能興物業(yè)管理有限公司非受控”專用章標(biāo)識的質(zhì)量體系文件在本公司內(nèi)禁止使用，一旦發(fā)現(xiàn)，行政人事部負(fù)責(zé)收回銷毀。文件的編碼方法見質(zhì)量體系文件編碼規(guī)定。423 復(fù)制 受控文件的復(fù)制，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由行政人事部

5、負(fù)責(zé)復(fù)制和登記。424 發(fā)放與保管4241 受控文件的發(fā)放與保管質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等質(zhì)量體系文件正本（不加蓋專用章）存放在行政人事部，各部門持有的質(zhì)量手冊由指定的文件管理員或批準(zhǔn)的使用人負(fù)責(zé)保管，同時(shí)保證使用的手冊必須是有效版本，并做好借閱記錄。質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等質(zhì)量體系文件由行政人事部按照管理者代表簽發(fā)的文件發(fā)放范圍清單發(fā)放到有關(guān)部門和人員，并在公司公文發(fā)記錄本上做好登記、簽署。文件應(yīng)妥善保管，防止毀壞或遺失。文件如破損嚴(yán)重影響使用或不慎遺失時(shí)，應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù)，按4.2.3要求由行政人事部重新復(fù)制補(bǔ)發(fā)，并做記錄；程序文件 修改狀態(tài): 0 質(zhì)量體系文件和資料控制程

6、序 編 號:CX0001 頁 碼:第3頁/共4頁在發(fā)放文件時(shí),應(yīng)按質(zhì)量體系文件編碼規(guī)定填寫發(fā)放號，以表示同一文件由不同部門（人員）保存；文件亦可以電子版本（不用發(fā)放號和簽署）形式發(fā)放，做好發(fā)放記錄；4242 非受控文件的發(fā)放由需要的部門提出書面申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由行政人事部做好發(fā)放登記。425更改 各部門在工作中，發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作修改，需填寫文件修改建議表 報(bào)行政人事部。行政人事部組織有關(guān)部門對文件修改建議進(jìn)行必要性和修改方案研討，提出審核意見，報(bào)管理者代表審批。 文件的更改由原文件編寫部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，必要時(shí)附有更改說明。d) 更改后的文件按本程序4.2.1條款審核、批準(zhǔn)并注明生效

7、日期。e) 更改后的文件按本程序4.2.2條款標(biāo)識、編碼后，按4.2.3、4.2.4條款復(fù)制和發(fā)放，同時(shí)收回舊版文件銷毀。f） 修改頁應(yīng)反映出最新狀態(tài)，質(zhì)量手冊的修改狀態(tài)和版本變更的表示方法及規(guī)定見該手冊；程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書中每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、）表示，每頁修改一次，其編號就隨著更改一次，當(dāng)修改條款超過三分之一或發(fā)行期滿三年，該文件需換版，版本狀況用英文大寫字母（A、B、C、.）表示。43 外來文件控制431 評審與批準(zhǔn) 對為顧客提供服務(wù)所需的外來文件，如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法規(guī)或文件、參考的標(biāo)準(zhǔn)等，在使用前由行政人事部填寫外來文件清單，管理者代表審批

8、后使用。 432由管理者代表負(fù)責(zé)每半年一次與政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)核實(shí)外來文件清單中文件是否最新版本，如無變更，由管理者代表在“半年核對”欄簽署后執(zhí)行；如有變更，則由行政人事部重新編制新版外來文件清單，由管理者代表審批后使用。程序文件 修改狀態(tài): 0 質(zhì)量體系文件和資料控制程序 編 號:CX0001 頁 碼:第4頁/共4頁433標(biāo)識行政人事部在批準(zhǔn)后的外來文件清單及文件首頁上加蓋紅色棱形“南海市能興物業(yè)管理有限公司受控”專用章。434發(fā)放與保管 行政人事部負(fù)責(zé)按4.2.3和4.2.4復(fù)制和發(fā)放外來文件，正本由行政人事部保管，必要時(shí)也可把復(fù)印件張貼在有關(guān)的作業(yè)場所，同時(shí)做好發(fā)放登記。435 各級文件管理人員收到新版的外來文件后，應(yīng)及時(shí)將其報(bào)行政人事部，由行政人事部報(bào)管理者代表審批后，發(fā)放到公司有關(guān)部門。若新版文件是舊版的替代，則收回舊版文件；若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充，則將新舊版文件存在一起。44質(zhì)量記錄控制 見質(zhì)量記錄控制程序45 質(zhì)量記錄表格的控制451 行政人事部保存所有質(zhì)量記錄表格式樣一份，并建立質(zhì)量記錄表格清單；質(zhì)量記錄表格由行政人事部統(tǒng)一印制發(fā)放。452 填寫的質(zhì)量記錄表格清單，其中“審核人”、“批準(zhǔn)人”即為相應(yīng)文件的審核人、批準(zhǔn)人，“日期”即為相應(yīng)的生效日期或更改生效日期。453 質(zhì)量記錄表格有更改時(shí)，須相應(yīng)更改質(zhì)量記錄表格清單經(jīng)審批人簽名確