組織結構指導書

1、組織結構指導書XX電腦系統(tǒng)有限公司編制組織結構指導書 第一章組織結構概述組織結構第二章部門職能一、采購部門職能二、貨品管理部門職能三、質量管理部門職能四、銷售部門職能五、財務部門職能六、行政人事部門職能第三章關鍵崗位工作說明書一、采購部門主管二、采購員三、貨品管理主管四、貨品管理員五、倉庫主管六、倉庫管理員七、質量主管八、質量檢驗員九、銷售部門經(jīng)理十、財務部門經(jīng)理十一、會計十二、出納十三、行政主管十四、人事管理員組織結構指導書一個企業(yè)導入科思 KS-ERP后，將實行新的業(yè)務流程，業(yè)務流程的正確 執(zhí)行，主要就靠科學、 合理的組織結構。 看起來組織結構是企業(yè)的行政問題， 實際上，導入了 ERP系統(tǒng)

2、后，組織結構必然要考慮ERP業(yè)務流程，重新調整、 優(yōu)化企業(yè)的組織結構。本指導書幫助企業(yè)在導入 ERP系統(tǒng)后，如何根據(jù)ERP 業(yè)務流程，迅速合理的調整企業(yè)組織結構，以適應 ERP系統(tǒng)的運行，從組織 上保證ERP的成功實施。本指導書結合科思KS-ERP軟件KS-ERP的業(yè)務流程，建議企業(yè)如何設置 部門，各部們應設置的職位與人員，各職位人員的職責與任務等。因此，本 指導書也是務實的。第一章 組織結構概述管理信息系統(tǒng)集合規(guī)范管理和先進的運作模式 , 給企業(yè)帶來的雙重效益 早已為大家所認同 , 這也是眾多企業(yè)如此關注企業(yè)信息化建設的原因. 中小企業(yè)要實現(xiàn)其做大做強的目標 . 沒有規(guī)范的管理和高效的運作模

3、式是不可以 想象的 . 在中國 , 中小企業(yè)信息化建設的道路并不是很平坦的 . 很多企業(yè)為此 浪費了不少的人力、物力、財力 , 且收效甚小 , 從而導致對信息化建設失去信 心, 對管理軟件產(chǎn)生畏懼心理 . 追究其原因主要在于一方面企業(yè)著眼眼前 , 強 調現(xiàn)狀 , 而軟件供應商強調軟件的先進性而忽視實用性 , 很難將管理軟件的 設計思想與企業(yè)的現(xiàn)實很好結合 ; 另一方面 , 有些軟件供應商出于商業(yè)目的 , 一味的服從于客戶的非原則性要求 , 背離軟件本身設計的出發(fā)點進行程序設 計, 使軟件缺科學性和對環(huán)境變化的適應能力 , 同樣沒能很好的實現(xiàn)預期的 效果.我們應該明白， 僅僅購買一套先進適用的管

4、理軟件尚不足以使一個企業(yè) 建立規(guī)范科學的管理體系，反過來 , 企業(yè)缺乏一定的管理體系也不能更好的 發(fā)揮管理軟件所具有的功能。 . 企業(yè)在上馬管理信息系統(tǒng)之前 ,需要構建自身 的管理平臺以配合軟件實施 . 如同飛機需要有平坦的跑道才能起飛一樣。許 多大型企業(yè)ERP軟件的實施失敗.就在于盲目的夸大管理軟件對企業(yè)管理優(yōu) 化的作用 , 沒能充分認識實施管理軟件系統(tǒng)與改善企業(yè)管理之間的關系 . 管 理軟件是以業(yè)務流程為導向 , 企業(yè)本身卻很難在電腦上開展實際業(yè)務動作， 軟件設計是建立在一定的管理規(guī)范之上 , 為企業(yè)提供了業(yè)務如何進行 (HOW), 但實際業(yè)務活動還需求知道何人 (WHO)何時(WHEN)

5、何地(WHERE等諸多相 關要素 , 這些在軟件產(chǎn)品中無法提供 , 需要在實施環(huán)節(jié)結合軟件平臺加以明 確。. 組織結構的規(guī)劃和設計，就是以客戶為線索 . 以業(yè)務為核心 , 以流程為 依據(jù)，重新整合業(yè)務、流程、組織的關系，搭建一個通暢的管理平臺，實現(xiàn) 了中小型企業(yè)業(yè)務、財務一體化的管理目標 .本指導書為中小企業(yè)在實施科思 KS-ERP時，提供一套切實可行，易于實 施的管理解決方案 , 設計一套管理平臺以構建企業(yè)組織 , 規(guī)范管理從而支撐 ERP的運行。.本指導書總體設計思想，旨在構建支撐 科思KS-ERP企業(yè)引擎 運行的管 理平臺 , 以配合軟件的實際應用 , 針對中小型企業(yè)的管理特點 , 給了

6、組織結構 基本模型 , 業(yè)務流程和相關管理規(guī)范及制度 . 其中組織結構部分根據(jù)業(yè)務分 工的不同 , 明確了各部門崗位的職責 ,以期在組織結構上為軟件的實施提供 保障. 業(yè)務流程給出了業(yè)務具體的流程描述 . 通過聯(lián)單的運用結合軟件平臺 上的操作有效的組織實施業(yè)務活動中從計劃到財務處理的整個過程 . 除包括 科思KS-ERP企業(yè)引擎 軟件所涉及核心業(yè)務流程以外本方案同時提供了與 開展業(yè)務活動相關的管理規(guī)范及制度 .這里需要說明的是本指導書旨在給出一個中小型企業(yè)指導性的管理解 決方案 . 故所涉及到的組織結構中的部門只是為了方便業(yè)務流程的說明和管 理規(guī)范的描述而給出 . 在實際運用中 ,企業(yè)尚需要針

7、對自身的具體情況進行 適當?shù)穆毮芙M合和流程調整 .組織結構作為一般的商業(yè)企業(yè) , 其主要的職能是貨品采購， 銷售和財務管理 ,因此, 企業(yè)主要的管理對象和管理過程也是圍繞這三項內(nèi)容展開 , 在對貨品采購， 銷售和財務進行管理的基礎上 ,配合相應的職能管理部門。 一般而言 ,對于中 小型商業(yè)企業(yè)而言 ,物品的采購管理和質量控制是相當重要的 , 市場方面的 關鍵管理職能有營銷管理和銷售管理 . 除財務管理外 , 企業(yè)還應具備人力資 源管理和行政管理等管理職能 .為實現(xiàn)組織目標 , 保證企業(yè)資源的有效利用與業(yè)務活動的開展 ,企業(yè)應 設立相應的部門 , 并設立相應的職位對各環(huán)節(jié)和職能進行協(xié)調和管理 .

8、但是, 部門并等于職能 , 中小型企業(yè)根據(jù)新的業(yè)務流程 , 可以將相關的職能加以整 合,使之符合一個緊湊的組織框架 .隨著企業(yè)的發(fā)展狀大 , 一些職能可以分離 出來, 成立專門的部門 .在職能合并的過程中 , 很多本應部門承擔的職能就可能集中在個人尤其 是管理者身上 , 特別是在企業(yè)規(guī)模不是很大 , 不需要成立專門的銷售管理部 門和市場管理部門對銷售和市場進行管理的時候 , 銷售管理職能就集中在銷 售部經(jīng)理的身上 , 而營銷規(guī)劃和市場策略制定則集中在總經(jīng)理和銷售經(jīng)理的 身上, 但基本的職能并未減少 , 承擔者可以是部門 , 也可以是個人 , 企業(yè)應該 按照自已的實際情況靈活調整，不同的企業(yè),

9、隨自身戰(zhàn)略及內(nèi)外部環(huán)境等因素的不同 , 組織結構各不相同。方案不可能給出完全適合某一特定企業(yè)的組 織結構 , 下面的組織結構圖更多的是起指導示范作用 .說明:嚴格來說 , 上面的組織結構圖是”職能結構圖” . 它給出了企業(yè)正常運行 所必須的職能分布 .虛線方框 表示末在科思KS-ERP企業(yè)引擎中出現(xiàn)的部門與職能.當企業(yè)規(guī)模較小時 , 某些職能不一定由部門承擔 , 而可能由部門經(jīng)理等高 層管理人員暫時承擔 , 發(fā)展到一定階段時 , 才可能獨立出來 , 成立相應管理 部門 . 。企業(yè)崗位編制隨企業(yè)發(fā)展階段 , 企業(yè)規(guī)模和企業(yè)關鍵職能的不同而有很 大的區(qū)別 . 如在創(chuàng)業(yè)階段 , 企業(yè)生存至上 ,人力

10、資源管理和行政管理職能相對 較弱, 崗位編制較少 ; 企業(yè)規(guī)模較大時 , 人力資源管理和行政管理職能相對較 弱, 崗位編制較少 ; 企業(yè)規(guī)模較大時 , 人力資源管理職能就可能逐漸加強，需 要有專人分別進行人事管理、薪酬管理、績效考核管理和培訓管理等；在以 市場營銷為關鍵職能的企業(yè)中，就需要有獨立的市場管理部和銷售管理部， 相應的崗位大增加。影響企業(yè)崗位編制的主要因素有：（1）企業(yè)發(fā)展階段（2）企業(yè)規(guī)模（3）企業(yè)關鍵職能的功能等。企業(yè)應該根據(jù)自身實際情況進行崗位設置，最先進的末必是最好的，最 適合自已的才是最好的。第二章 部門職能一、采購部門職能1、尋找貨品供應來源，對每種貨品的供貨渠道加以調查

11、和掌握2、建立供應商的檔案，負責對供應商的考核3、對供應商的價格、品質、交貨期、交貨量等作出評估4、掌握公司主要貨品的市場價格起伏狀況，了解市場走勢5、采購訂單的擬訂及供應商的選擇（ * ）6、依采購合約或協(xié)議控制協(xié)調交貨期，負責采購具體業(yè)務7、進料品質、數(shù)量異常的處理8、督辦退貨業(yè)務，負責內(nèi)外部門之間的聯(lián)系與協(xié)調（ * ）9、過期與報廢物品的預防與處理。二、貨品管理部門職能1、貨品請購計劃的制定與督辦： （ *）2、過期與報廢物品的預防、控制及處理3、受理退貨申請（ * ）4、貨品盤點工作的開展5、貨品的運輸調度6、倉庫管理7、庫房存量控制。一、倉庫職能1、依據(jù)訂購單點收貨品，并按倉庫管理制

12、度檢查數(shù)量2、將驗收好的貨品按指定位置預以存放3、存放場所應整理、整頓、清潔，符合 5S 要求，防止品質發(fā)生變異4、依據(jù)領料單或備料單配備和發(fā)放貨品： （ *）5、貨品出入庫記錄與定期盤存： （ *）6、進倉、退貨的執(zhí)行（ * ）7、不良貨品的定期處理。三、質量管理部門職能1、編制質量管理規(guī)范2、嚴格控制貨品的采購質量3、嚴格控制貨品入庫的質量4、原料、半貨品、貨品的質量檢驗5、客戶質量反饋的調查處理四、銷售部門職能1、組織銷售預測和分析2、擬訂各項銷售計劃3、分解銷售計劃，并下達執(zhí)行4、訂單處理，銷售發(fā)貨、退貨處理（ * ）5、組織有關計劃調整工作6、跟蹤銷售計劃執(zhí)行過程7、分析控制銷售進度

13、8、協(xié)調銷售計劃和生產(chǎn)計劃的關系9、協(xié)調銷售計劃執(zhí)行和預算之間的關系10、進行基本銷售分析并提交相關職能部門11、辦理銷售對帳、單據(jù)往來以及交易記錄等工作12、管理商業(yè)渠道的帳戶，更新交易記錄13、檢查并處罰銷售人員的違紀行為。五、財務部門職能1、根據(jù)本公司的核算及管理需要制定并及時修訂會計科目體系2、制定本公司的內(nèi)部財務控制制度3、制定本公司的會計核算的操作規(guī)程4、匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證5、電腦錄入記帳憑證，并自動生成明細帳、總帳、各相關報表6、核算成本7、現(xiàn)金、銀行的日常收支業(yè)務8、日常工資結算，個人所得稅扣除9、銷售人員業(yè)務提成核算及發(fā)放10、稅務申報、年度審計等11、進行成本

14、控制、費用控制12、制定信用政策，記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析13、制定本公司的財務評價與考核制度并進行管理，協(xié)同業(yè)務員催收應收帳 款14、編制預算（銷售、費用、財務等） ，下達預算至各部門15、協(xié)同業(yè)務員催收應收帳款16、分析預算編制的合理性，監(jiān)督預算的執(zhí)行17、根據(jù)分析結果，調節(jié)整預算、信用政策等事項18、定期統(tǒng)計、計算各相關、重要經(jīng)濟指標19、提供高層管理者的決策支持（如進行可行性分析等）20、負責完成本公司的會計檔案管理。六、行政人事部門職能1、 規(guī)范行政事務管理體系的范圍和內(nèi)容2、 明確行政事務管理在企業(yè)管理中的溝通協(xié)調職能， 通過對公司內(nèi)部文 件上傳下達和公司內(nèi)部的會議管理工

15、作， 加強各部門之間的信息溝通和交 流，協(xié)調各部門的工作關系3、完善公司行政事務管理規(guī)章制度4、完善企業(yè)行政事務管理制度，嚴格要求按制度辦事，提高行政事務部 門的工作效率5、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并由此制訂公司人力資源管理工作計劃，進行崗位管理、人事管理、培訓管理和薪酬及獎勵管 理。第三章 關鍵崗位工作說明書、采購部門主管工作說明書資料編號編制日期崗位名稱采購部門主管所屬部門采購部門直接上級工資等級下屬崗位米購業(yè)務員關聯(lián)部門工作摘要負責米購人員及米購業(yè)務的管理工作內(nèi)容參照規(guī)范1.采購訂單的擬訂（*）訂單采購流程2.貨品供應商的尋找、資料的收集及開發(fā)工作訂單采購流程3.與供應

16、商的比價、議價談判工作二4.對舊供應商的價格、產(chǎn)能、品質、采購退貨流程交期的審核工作，以確定原供應商的穩(wěn)貨品采購辦法定供貨能力盤點管理辦法5.及時跟蹤掌握價格行情變化及品質供應商管理辦情況，以期提升產(chǎn)品品質及降低采購成法本米購計劃編排，貨品之訂購及交期 控制部門員工的管理培訓工作與供應商以及其他部門的溝通協(xié)調 等。任職資格學歷大專以上學歷技能一定的溝通、談判能力經(jīng)驗兩年以上工作經(jīng)驗，熟悉貨品行情使用設備電腦補充說明、米購員工作說明書資料編號編制日期崗位名稱采購員所屬部門采購部門直接上級工資等級下屬崗位關聯(lián)部門工作摘要具體采購業(yè)務工作內(nèi)容參照規(guī)范1、訂購單的下達（*）訂單采購流程2、采購訂單的錄

17、入及打印輸出3、貨品交期的控制訂單采購流程4、貨品市場行情的調查二5、查證采購貨品的品質和數(shù)量采購退貨流程6、采購貨品品質和數(shù)量異常的處理貨品采購辦法7、與供應商有關父期、父量等方面的溝通供應商管理辦協(xié)調法任職資格學歷大專以上學歷技能一定的溝通、談判能力經(jīng)驗一年以上工作經(jīng)驗使用設備電腦三、貨品管理主管工作說明書資料編號編制日期崗位名稱貨品管理主管所屬部門貨品部門直接上級工資等級下屬崗位貨品管理員關聯(lián)部門工作摘要全面負責企業(yè)貨品的管理工作工作內(nèi)容參照規(guī)范1、貨品采購計劃的審批（*）2、貨品的請購審批（*）3、貨品單據(jù)的審核（*）4、貨品管理工作的監(jiān)管5、過期及報廢貨品預防、控制及處理工作的監(jiān)管6

18、、貨品盤點的監(jiān)管7、貨品運輸調度工作的監(jiān)管8倉庫管理工作的監(jiān)管訂單采購流程訂單采購流程二采購退貨流程貨品調撥作業(yè)流程組裝作業(yè)之貨品收發(fā)流程貨品采購辦法盤點管理辦法過期及報廢貨品管理辦法任職資格學歷大專以上學歷技能良好的組織協(xié)調能力經(jīng)驗兩年以上工作經(jīng)驗使用設備電腦補充說明四、貨品管理員工作說明書資料編號編制日期崗位名稱貨品管理員所屬部門貨品管理部門直接上級工資等級下屬崗位關聯(lián)部門工作摘要公司貨品具體管理工作工作內(nèi)容參照規(guī)范1、貨品的請購（*）2、貨品采購進度的跟催3、存量控制4、有關部門之間事務的溝通協(xié)調訂單采購流程訂單采購流程二采購退貨流程貨品調撥作業(yè)流程組裝作業(yè)之貨品收發(fā)流程貨品采購辦法盤點

19、管理辦法過期及報廢貨品管理辦法任職學歷中專以上資格技能良好的組織能力經(jīng)驗兩年以上貨品管理經(jīng)驗使用設備電腦補充說明五、倉庫主管工作說明書資料編號編制日期崗位名稱倉庫主管所屬部門貨品管理部門直接上級貨品管理主管工資等級直接下級倉庫管理員關聯(lián)部門工作摘要倉庫整體管理工作工作內(nèi)容參照規(guī)范1、倉庫的工作籌劃與控制訂單采購流程2、審定和修改倉庫管理的規(guī)程和制度3、檢查和審核倉庫各級員工的工作績訂單采購流程效二4、簽發(fā)倉庫各級文件和單據(jù)銷售訂單處理流5、倉庫各級員工的培訓程一6、與公司其他部門的溝通與協(xié)調銷售訂單處理流7、負責倉庫日常管理事務8按規(guī)定收民貨品9、倉庫的安全工作與貨品保管工作10、盤點工作的具

20、體安排執(zhí)行與監(jiān)督程二銷售退貨處理流程貨品入庫流程貨品調撥作業(yè)流程盤點管理辦法過期及報廢貨品管理辦法任職資格學歷高中或中專以上技能良好的事務處理能力與溝通協(xié)調能力經(jīng)驗兩年以上倉庫管理經(jīng)驗，其中一年以上主管經(jīng)驗使用設備電腦補充說明六、倉庫管理員工作說明書資料編號編制日期崗位名稱倉庫管理員所屬部門倉庫直接上級倉庫主管工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要倉庫整體管理工作工作內(nèi)容參照規(guī)范1、負責倉庫日常管理事務2、按規(guī)定民發(fā)貨品3、貨品的驗收（*）4、進倉單的輸入及進倉單的打印輸出（*）5、每日貨品明細帳目的登記6、貨品進倉儲位的籌劃與排放7、倉庫的安全工作與貨品保管工作&填寫倉庫相關報表（*）訂單采購流程

21、訂單采購流程二銷售訂單處理流程一銷售訂單處理流程二銷售退貨處理流程貨品入庫流程貨品調撥作業(yè)流程盤點管理辦法過期及報廢貨品管理辦法任職資格學歷高中或中專以上技能經(jīng)驗兩年以上倉庫管理經(jīng)驗，其中一年以上主管經(jīng)驗使用設備電腦補充說明七、質量主管工作說明書資料編號編制日期崗位名稱質量主管所屬部門質量部門直接上級工資等級直接下級質量檢驗員關聯(lián)部門工作摘要公司貨品的質量管理工作內(nèi)容參照規(guī)范1、編制質量管理制度訂單采購流程2、協(xié)助負責有關質量方面的對內(nèi)對外的協(xié)調工作訂單采購流程3、具體負責全廠員工質量培訓工作的計二劃制定與落實貨品入庫流程4、負責生產(chǎn)質量事故的調查處理與數(shù)據(jù)盤點管理辦法統(tǒng)計分析供應商管理辦法任

22、職學歷大專以上資格技能良好的溝通協(xié)調和控制能力經(jīng)驗三年以上質量管理經(jīng)驗使用設備電腦八、質量檢驗員工作說明書資料編號編制日期崗位名稱質量檢驗員所屬部門質量管理部門直接上級工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要貨品的質量檢驗工作內(nèi)容參照規(guī)范1、具體負責貨品的關樣檢驗工作訂單采購流程2、對進入待檢區(qū)的貨品按相關規(guī)疋進仃質量檢驗訂單采購流程3、嚴格按照檢驗規(guī)程進行檢驗工作。二4、出具送樣質量檢驗報告，冋時對檢驗結貨品入庫流程果負責。供應商管理辦法任職學歷大專以上資格技能經(jīng)驗一年以上質量檢驗工作經(jīng)驗使用設備電腦九、銷售部門經(jīng)理工作說明書資料編號編制日期崗位名稱銷售部門經(jīng)理所屬部門銷售部門直接上級工資等級直接下

23、級關聯(lián)部門工作摘要全面負責企業(yè)市場銷售方面的工作工作內(nèi)容參照規(guī)范1、市場規(guī)劃及企業(yè)營銷策略制定銷售訂單處理流2、銷售計劃制定、分解、調整等工作程一3、組織銷售統(tǒng)計和分析工作銷售訂單處理流4、協(xié)調同生產(chǎn)計劃、財務計劃的關系程二5、制定本部門工作計劃并領導執(zhí)行銷售退貨處理流6、制定并完善各項銷售管理制度和辦法程等盤點管理辦法7、負責銷售人員及銷售業(yè)務的管理客戶關系管理辦8、指導和培訓下屬法9、考核下屬員工10、協(xié)冋與其他部門之間的工作關系。任職資格學歷大專以上技能良好的市場洞察力、決策能力、人際溝通、組織協(xié)調能力經(jīng)驗三年以上市場管理工作經(jīng)驗使用設備電腦補充說明十、財務部門經(jīng)理工作說明書資料編號編制

24、日期崗位名稱財務主管所屬部門財務部門直接上級總經(jīng)理工資等級直接下級出納會計關聯(lián)部門工作摘要負責建立公司財務體系，進行日常會計核算、費用控制，提供決策支持工作內(nèi)容參照規(guī)范1、根據(jù)公司核算及管理需要制定并及時銷售訂單處理流修訂會計科目體系程一2、制定本公司的內(nèi)部財務控制制度銷售訂單處理流3、制定本公司的財務評價與考核制度并程二進行管理銷售退貨處理流4、制定本公司的會計核算操作規(guī)程（*）程5、進行成本控制，費用控制盤點管理辦法6、制定信用政策配合擬定產(chǎn)品價格（*）7、編制預算（銷售、費用、財務），下達預算至各部門8、分析預算編制的合理性，監(jiān)督預算的執(zhí)行，根據(jù)分析結果，調整預算、信用政策等事項（*)9

25、、定期統(tǒng)計、計算各相關、重要經(jīng)濟指標（*)10、提供高層管理者的決策支持（如進行可行性分析等）11、負責完成本公司的會計檔案管理12、完成領導指定的其他任務。任職學歷具有財經(jīng)專業(yè)本科或本科以上學歷資格技能會計師以上職稱經(jīng)驗三年以上會計工作經(jīng)歷，有良好的溝能協(xié)調能力使用設備電腦補充說明有商品流通企業(yè)經(jīng)驗者可優(yōu)先考慮I、會計工作說明書資料編號編制日期崗位名稱會計所屬部門財務部門直接上級財務主管工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要日常會計核算工作內(nèi)容參照規(guī)范1、匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證（*）銷售訂單處理流2、核算成本（*）程一3、記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析銷售訂單處理流（*）程二4、管理固定資產(chǎn)，登記固定資產(chǎn)明細帳（*）5、協(xié)助有關部門對庫存商品進行清查盤點（*）6、稅款的計算、申報、繳納、扣繳、退稅等事項（*）7、完成領導指定的其他任務任職資格學歷會計專業(yè)大專以上學歷技能會計上崗證經(jīng)驗一年以上會計工作經(jīng)歷，熟悉我國會計法使用設備電腦補充說明能熟練的運用計算機，熟悉科思財務