如何做好技術檔案管理

1、 5/5如何做好技術檔案管理摘要為了加強公司技術檔案管理流程 ，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產(chǎn)、管理中的作用。確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。本文結合NEWJCM的實際，對技術檔案管理流程進行了一系列的探討，可供參考。關鍵詞技術檔案 管理 保密 技術檔案管理簡介技術檔案管理應主要包括：檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的統(tǒng)計、檔案的編輯、 HYPERLINK /wiki/%E6%A1%A3%E6%A1%88%E6%8F%90%E4%BE%9B%E5%88%A9%E7%94%A8 o 檔案提供利用 檔案的有效利用。技術檔案管理的對象、性質(zhì)和作用首先檔案管理的對象是檔

2、案，服務對象是檔案的利用者，對于NEWJCM來說，是把工程項目的設計計算書、設計圖紙、儀表電器圖紙及相關文件、測繪圖紙；工程項目的工藝、工裝及完成項目所需的所有圖紙文件、往來傳真、備忘錄、工程項目會議紀要；公司廠房設施、供電、給排水、機器設備等有關資料；產(chǎn)品質(zhì)量證明文件和合格證書等各種信息、知識進行有效識別、全面搜集、合理分類。以達到查找方便，資源共享。其次技術檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作。技術檔案管理工作不產(chǎn)生物質(zhì)財富， 所以大部分公司不是很重視技術檔案的管理，但對于NEWJCM來說，技術檔案是公司的命脈，是公司賴以生存的基礎，是企業(yè)不斷發(fā)展的技術儲備

3、，而技術檔案的管理是實現(xiàn)技術檔案有效管理的手段，因而體現(xiàn)出它的重要性。 技術檔案的分類根據(jù)公司現(xiàn)狀，技術檔案可分為工程圖紙、技術資料、招（投）標文件三大類。工程圖紙可分為2種，第一種是紙版歸檔，第二種是電子版歸檔。紙紙歸檔是工程師們將各工程圖紙按精加工圖、工藝、粗加工圖的順序進行排列，整理完畢后交到資料室并按不同工程單號、廠家、項目填寫歸檔圖紙登記表進行分類歸檔。電子版歸檔要按不同工程號歸檔，要建立歸檔圖紙文件夾，文件夾以不同工程號、廠家、主要內(nèi)容命名，以便日后檢索。如果是成套機組可在同一工程中包含不同的文件夾，分類歸放的原則建立文件夾，即汽輪機（主機和工藝）、壓縮機（主機和工藝）、輔機、儀表

4、、技術文件、增速器、聯(lián)軸器、干氣密封、計算（包括各種計算條件及計算結果）、試車、發(fā)貨清單等，易于日后的查找及更換，替換等工作。技術資料是外單位提供的圖紙、照片等資料，應分類歸放。招（投）標文件是公司招標和投標后的文件歸檔，應做到有目錄，有內(nèi)容、有時間、有廠家等。技術檔案的保管技術檔案要做到存放整齊、清潔、美觀、排列合理、查找方便。每季檢查一次“六防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲鼠、防曬）措施，發(fā)現(xiàn)漏洞及時補救。定期進行庫藏技術檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的技術檔案要求及時進行修補和復制。庫藏技術檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因、保存依據(jù)。技術檔案的查閱/

5、借閱技術檔案查閱原則：查閱技術檔案時應由查閱人向技術檔案管理員提出申請、技術檔案管理員經(jīng)主管技術檔案部門經(jīng)理批準方可到檔案室查閱，查閱人應在查閱記錄上簽字確認。技術檔案借閱原則：技術檔案原則上不外借，如必須借出，需由經(jīng)辦人填寫申請單、部門經(jīng)理審核、技術檔案主管經(jīng)理審批后方可由技術檔案室辦理借出手續(xù)。借出時間不得超過10天。因工作需要延期時，應辦理續(xù)借手續(xù)。借出的技術檔案，不得修改、損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散、折頁、拍照或作為資料對外使用，并且不準自行轉(zhuǎn)借他人。職工退休或離任前必須歸還全部所借技術檔案。 技術檔案的鑒定與銷毀公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。當某些檔案資料須銷毀或

6、撤出檔案室時，須由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀或撤出審批單后，由檔案室主管領導審核總經(jīng)理批準后執(zhí)行。技術檔案的保密對于檔案管理人員最重要的是就是對資料的保密，尤其是電子版圖紙，任何人索要電子版，必須填寫工程圖紙電子版申請單，申請單中的審批一欄由技術部部長或設計部部長簽字，檔案員方可執(zhí)行，任何人不可代替技術部部長或設計部部長簽字。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后果自負。檔案管理人員應具備的基本素質(zhì)檔案管理人員的素質(zhì)，是指檔案工作者在檔案管理崗位上所必須具備的道德素養(yǎng)、知識技能、管理協(xié)調(diào)以及分析解決問題的基本能力。檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。首先，案管理人員必須有較高的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，較高的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德是做好檔案工作的根本前提，檔案管理人員一定要做到政治合格，嚴守秘密，勤奮敬業(yè)。在工作中要有較強的工作責任感和工作熱情，有一種兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，敢于吃苦。要遵紀守法、嚴守秘密，認真執(zhí)行檔案管理工作的各項規(guī)章制度。其次，檔案管理人員要具有熟練的工作能力和較強的服務意識。然后，檔案管理人員必須有強烈的進取精神和管理能力。還要有嚴謹?shù)那髮嵕瘛＝Y語 技術檔案管理是一項貫穿于整個工程的工作、要使公司的檔案工作