廣東南美大酒店有限公司公文管理制度

1、- PAGE 33 -廣東南美大酒店文件 廣東南美 2006 1號(hào) 關(guān)于印發(fā)廣廣東南美美大酒店店公文管理制制度的的通知各部門(mén)：為提高酒店店公文處處理工作作的效率率和質(zhì)量量，促使使公文管管理規(guī)范范化、制制度化，現(xiàn)將廣東南美大酒店公文管理制度印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。 附附件：廣廣東南美美大酒店店公文管管理制度度 二000六年年九月二十三日日抄送：董事事總經(jīng)理理目 錄TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc137435826 第一章 總則 PAGEREF _Toc137435826 h 2 HYPERLINK l _Toc137435827 第二章 公文種種類(lèi) PAGEREF _

2、Toc137435827 h 2 HYPERLINK l _Toc137435828 第三章 公文格格式 PAGEREF _Toc137435828 h 3 HYPERLINK l _Toc137435829 第四章 行文規(guī)規(guī)則 PAGEREF _Toc137435829 h 7 HYPERLINK l _Toc137435830 第五章 發(fā)文辦辦理 PAGEREF _Toc137435830 h 8 HYPERLINK l _Toc137435831 第六章 內(nèi)部郵郵件 PAGEREF _Toc137435831 h 11 HYPERLINK l _Toc137435832 第七章 收文處處

3、理 PAGEREF _Toc137435832 h 12 HYPERLINK l _Toc137435833 第八章 公文歸歸檔 PAGEREF _Toc137435833 h 13 HYPERLINK l _Toc137435834 第九章 附則 PAGEREF _Toc137435834 h 13第一章 總則第一條 為使廣廣東南美美大酒店店有限公公司（以以下簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng)“酒店”）的公公文處理理規(guī)范化化、制度度化，提提高公文文處理工工作效率率和質(zhì)量量，根據(jù)據(jù)酒店實(shí)實(shí)際，特特制定本本制度。第二條 本規(guī)定定適用于于酒店總總辦及各各部門(mén)。第三條 公文（包包括電子子文書(shū)，下下同）是是指酒店店在實(shí)施施管理過(guò)

4、過(guò)程中各各部門(mén)之之間以及及和其它它組織之之間為處處理內(nèi)外外事務(wù)而而形成的的各種來(lái)來(lái)往文書(shū)書(shū)和記錄錄文本。第四條 總經(jīng)理理辦公室室是酒店店公文事事務(wù)的歸歸口管理理職能部部門(mén)，配配備專(zhuān)職職人員負(fù)負(fù)責(zé)酒店店的公文文的上傳傳下達(dá)工工作；各各部門(mén)暫暫不設(shè)專(zhuān)專(zhuān)門(mén)文員員,而由由兼職文文員代理理文員工工作。第二章 公文種種類(lèi)第五條 酒店公公文有以以下幾種種文體：（一）決定定、決議議：對(duì)重重要事項(xiàng)項(xiàng)或重大大行動(dòng)做做出安排排，用“決定”。經(jīng)會(huì)會(huì)議討論論通過(guò)并并要求貫貫徹執(zhí)行行的事項(xiàng)項(xiàng)，用“決議”。（二）通告告：適用用于公布布各有關(guān)關(guān)方面需需要周知知的事項(xiàng)項(xiàng)。（三）通知知：發(fā)布布規(guī)章制制度，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)政府府機(jī)構(gòu)、行行業(yè)

5、機(jī)構(gòu)構(gòu)以及批批轉(zhuǎn)下屬屬部門(mén)的的公文，要要求下屬屬部門(mén)辦辦理和需需要周知知的共同同執(zhí)行事事項(xiàng)，用用“通知”。（四）通報(bào)報(bào)：表彰彰先進(jìn)，批批評(píng)錯(cuò)誤誤，傳達(dá)達(dá)重要情情況，用用“通報(bào)”。（五）章程程、制度度、規(guī)定定、條例例：酒店店董事會(huì)會(huì)、總經(jīng)經(jīng)理辦公公室制定定的，載載明機(jī)構(gòu)構(gòu)的設(shè)立立、職責(zé)責(zé)以及運(yùn)運(yùn)作程序序等內(nèi)容容的文本本用“章程”；對(duì)各各部門(mén)工工作事務(wù)務(wù)進(jìn)行原原則性的的規(guī)范和和約束用用“制度” 、“規(guī)定”或“條例”，一般般而言，原原則性的的規(guī)范用用“制度”，實(shí)施施細(xì)則和和具體管管理措施施用“規(guī)定”或“條例”。（六）報(bào)告告、請(qǐng)示示：向董董事總經(jīng)經(jīng)理匯報(bào)報(bào)工作，反反映情況況，提出出建議，不不需要明明確

6、答復(fù)復(fù)的，用用“報(bào)告”；向董事事總經(jīng)理理請(qǐng)求指指示、批批準(zhǔn)，需需要明確確答復(fù)的的，用“請(qǐng)示”。（七）批復(fù)復(fù)：答復(fù)復(fù)請(qǐng)示事事項(xiàng)，用用“批復(fù)”。（八）函：與不相相隸屬部部門(mén)、供供應(yīng)商、施施工單位位之間相相互商洽洽工作，詢(xún)?cè)儐?wèn)或答答復(fù)問(wèn)題題，以及及向政府府機(jī)構(gòu)和和行業(yè)機(jī)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求求批準(zhǔn)等等，用“函”。（九）會(huì)議議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)會(huì)議議定定事項(xiàng)和和主要精精神，要要求相關(guān)關(guān)部門(mén)共同同遵守、執(zhí)執(zhí)行的，用用“會(huì)議紀(jì)紀(jì)要”。（十）工作作簡(jiǎn)報(bào)：記錄并并傳播、公公布階段段性工作作情況用用“工作簡(jiǎn)簡(jiǎn)報(bào)”。第六條 根據(jù)發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)的不同同，酒店店公文又又分為33類(lèi)，即即酒店紅紅頭文件件、酒店店普通文文件、其其它公文文。（一

7、）紅頭頭文件適用于印發(fā)發(fā)酒店重重要規(guī)章章、公告告、通報(bào)報(bào)、通知知、請(qǐng)示示、報(bào)告告、批復(fù)復(fù)、決定定、決議議等。一般情情況下，制制度、規(guī)規(guī)定、重重要工作作計(jì)劃、部部門(mén)和人人事異動(dòng)動(dòng)、對(duì)外外發(fā)布酒酒店信息息、轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)國(guó)家和和行業(yè)主主管機(jī)構(gòu)構(gòu)的有關(guān)關(guān)政策和和規(guī)定以以及有關(guān)關(guān)酒店權(quán)權(quán)益的投投資、資資產(chǎn)重組組等事項(xiàng)項(xiàng)的決定定，用紅紅頭文件件（機(jī)構(gòu)構(gòu)和人事事異動(dòng)具具體指酒酒店各部部門(mén)的設(shè)設(shè)立、撤撤消、合合并，酒酒店中層層及以上上人員的的人事調(diào)調(diào)整）。（二）普通通文件適用于以酒酒店各部部門(mén)字號(hào)號(hào)發(fā)出的的文件。一般情況下，酒店各部門(mén)已得到批準(zhǔn)的工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和審批權(quán)限范圍內(nèi)部署相關(guān)工作的，應(yīng)使用普通文件格式發(fā)

8、文。（三）其它它公文1、公函：適用于以酒酒店或酒店各部部門(mén)名義義向酒店店以外單單位發(fā)出出的，商商洽有關(guān)關(guān)事項(xiàng)、通通報(bào)有關(guān)關(guān)信息的的文本。2、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要適用于酒店店經(jīng)營(yíng)或或重要工工作會(huì)議議記錄。3、傳真件件適用于酒店店公務(wù)往往來(lái)傳真真件。第三章 公文格格式第七條 公文由由眉首、主主體、版版記三部部分組成成。置于于公文首首頁(yè)反線(xiàn)線(xiàn)以上的的各要素素統(tǒng)稱(chēng)眉眉首；置置于反線(xiàn)線(xiàn)以下至至主題詞詞之間的的各要素素統(tǒng)稱(chēng)主主體；置置于主題題詞及以以下的各各要素統(tǒng)統(tǒng)稱(chēng)版記記。 （一一）眉首首依需要要由秘密密等級(jí)、緊緊急程序序、發(fā)文文部門(mén)標(biāo)識(shí)識(shí)、發(fā)文文字號(hào)、簽簽發(fā)人組組成。 11、發(fā)文文部門(mén)標(biāo)識(shí)識(shí)由發(fā)文文部門(mén)全稱(chēng)稱(chēng)或

9、規(guī)范范化簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng)后加“文件”組成，酒酒店紅頭頭文件、普普通文件件和各類(lèi)類(lèi)公函的的發(fā)文標(biāo)標(biāo)識(shí)均為為“廣東南美美大酒店店文件”。 22、發(fā)文文字號(hào)由由發(fā)文部部門(mén)代字字、年份份和序號(hào)號(hào)組成。聯(lián)聯(lián)合發(fā)文文，只標(biāo)標(biāo)明主辦辦單位發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)。年份份、序號(hào)號(hào)用阿拉拉伯?dāng)?shù)碼碼標(biāo)識(shí)，年年份應(yīng)標(biāo)標(biāo)全稱(chēng)，用用六角括括號(hào)“”括入，序序號(hào)不編編虛位（即即1不編編為011），不不加“第”字，正正確標(biāo)識(shí)識(shí)如“廣東南美美20006X號(hào)”。發(fā)文文序號(hào)由由總辦統(tǒng)一一編制。3、公文的的秘密等等級(jí)分為為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。緊急急公文分分為“特急”、“急件”。秘密密等級(jí)和和緊急程程度由擬擬稿人提提出，核核稿人和和簽發(fā)人人審定。

10、秘秘密等級(jí)級(jí)和緊急急程度標(biāo)標(biāo)識(shí)在版版心的右右上角。（1）公文文的具體體密級(jí)由由總辦審核核確定或或酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)直接確確定。直接影響酒酒店權(quán)益益的重要要決策文文件、資資料為絕絕密級(jí)。酒店的規(guī)劃劃、財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)資料料、重要要會(huì)議記記錄、合合同、協(xié)協(xié)議為機(jī)機(jī)密級(jí)。酒店的人事事檔案、員員工工資資收入及及尚未公公開(kāi)的各各類(lèi)信息息為秘密密級(jí)。（2）公文文緊急程程度由總總辦審核核確定。因工作需要要，要求求有關(guān)部部門(mén)或人人員自公公文送達(dá)達(dá)之時(shí)起起半個(gè)工工作日內(nèi)內(nèi)處理或或知曉的的公文標(biāo)標(biāo)“急件”；在11個(gè)小時(shí)時(shí)內(nèi)處理理或知曉曉的標(biāo)“特急”。 （二二）主體體一般由由公文標(biāo)標(biāo)題、主主送部門(mén)門(mén)、公文文正文、附附件、

11、成成文時(shí)間間、公文文生效標(biāo)標(biāo)識(shí)和附附注組成成。 11、公文文標(biāo)題應(yīng)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確確地概括括公文的的主要內(nèi)內(nèi)容并標(biāo)標(biāo)明公文文種類(lèi)。公公文標(biāo)題題中除法法規(guī)、規(guī)規(guī)章名稱(chēng)稱(chēng)加書(shū)名名號(hào)外，一一般不用用標(biāo)點(diǎn)符符號(hào)，年年份使用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字。標(biāo)標(biāo)題可分分一行或或多行居居中排布布，回行行時(shí)，要要做到詞詞意完整整，排列列對(duì)稱(chēng)，間間距恰當(dāng)當(dāng)。2、主送部部門(mén)指公文的的主要受受理部門(mén)門(mén)（或個(gè)個(gè)人），應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用全稱(chēng)或或規(guī)范化化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)統(tǒng)稱(chēng)。為為規(guī)范行行文，對(duì)對(duì)酒店主送送部門(mén)等名名詞的使使用和其其它事項(xiàng)項(xiàng)約定如如下。在在酒店制度度和其它它公文中中可直接接使用以以下名詞詞簡(jiǎn)稱(chēng)和和約定，不不必另作作解釋。酒店：是廣廣東南美美大酒

12、店店有限公公司的簡(jiǎn)簡(jiǎn)稱(chēng)。各部門(mén)：指指酒店各營(yíng)業(yè)及及后勤部部門(mén)。董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)：分別別指南美美花園集集團(tuán)董事事會(huì)成員員。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：一般指指南美花花園集團(tuán)團(tuán)董事長(zhǎng)長(zhǎng)、董事、總總會(huì)計(jì)師師等。酒店中層干干部：是是指經(jīng)酒酒店紅頭頭文件任任命的本本酒店各各部門(mén)的總總監(jiān)、正正副經(jīng)理理。各部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人：是是指酒店店各部門(mén)門(mén)正職或持持全面工工作的副副職。基層管理人人員：包包含酒店店各部門(mén)門(mén)主管、部部長(zhǎng)。各員工：包包含與酒酒店各部門(mén)簽訂訂勞動(dòng)合合同的合合同制員員工和臨臨時(shí)工。各相關(guān)部門(mén)門(mén)：指涉涉及或與與事務(wù)處處理范圍圍相關(guān)的的部門(mén)。（2）其它它簡(jiǎn)稱(chēng)：集團(tuán)內(nèi)其他他酒店：如上海海南美水水療會(huì)館館簡(jiǎn)稱(chēng)“上海會(huì)會(huì)館”，機(jī)場(chǎng)

13、路路水療會(huì)會(huì)館簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng)“機(jī)場(chǎng)路路會(huì)館”。 （33）酒店店下屬部門(mén)門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)： 稱(chēng)呼酒酒店下屬屬部門(mén)，統(tǒng)統(tǒng)一用其其名稱(chēng)作作簡(jiǎn)稱(chēng)，如如“酒店工工程部”簡(jiǎn)稱(chēng)“工程部部”。 3、公公文正文文在主送送部門(mén)下一一行，每每自然段段左空22字，回回行頂格格。正文文中的年年份、數(shù)數(shù)字一律律使用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)，不得得回行。 4、附附件是正正文內(nèi)容容的組成成部分，與與公文正正文一樣樣具有同同等效力力。公文文如有附附件，應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字注注明順序序和名稱(chēng)稱(chēng)。在正正文下空空一行左左空2字字標(biāo)識(shí)（如如：“附件：1、XXXXXXXX”）。附附件應(yīng)當(dāng)當(dāng)與公文文一起裝裝訂，并并在附件件左上角角第一行行頂格標(biāo)標(biāo)識(shí)“附件”，有序序

14、號(hào)的要要標(biāo)識(shí)序序號(hào)，附附件的序序號(hào)和名名稱(chēng)前后后標(biāo)識(shí)應(yīng)應(yīng)一致。 55、成文文日期以以負(fù)責(zé)人人簽發(fā)的的日期為為準(zhǔn)，聯(lián)聯(lián)合行文文以最后后簽發(fā)人人的簽發(fā)發(fā)日期為為準(zhǔn)。成成文時(shí)間間用漢字字將年、月月、日標(biāo)標(biāo)全，“零”寫(xiě)成“O”。 66、公文文生效標(biāo)標(biāo)識(shí)是證證明公文文效力的的表現(xiàn)形形式，包包括發(fā)文文部門(mén)簽簽署人姓姓名。 （11）以電電子文檔檔形式簽簽發(fā)的公公文，在在落款處處不署發(fā)發(fā)文部門(mén)門(mén)名稱(chēng)，只只標(biāo)識(shí)成成文時(shí)間間。其他他紙質(zhì)公公文需加加蓋印章章，印章章應(yīng)上距距正文22mm4mmm，端正正、居中中下壓成成文時(shí)間間，印章章用紅色色。 （22）當(dāng)公公文排版版后所剩剩空白處處不能容容下印章章位置時(shí)時(shí)，應(yīng)采采取

15、調(diào)整整行距、字字距的措措施加以以解決，務(wù)務(wù)使印章章與正文文同處一一面，不不得采取取標(biāo)示“此頁(yè)無(wú)無(wú)正文”的方法法解決。 （33）聯(lián)合合上報(bào)的的呈文，由由主辦部部門(mén)正職職或負(fù)責(zé)責(zé)部門(mén)工工作的副副職簽名名；聯(lián)合合發(fā)布的的公文，所所有發(fā)文文部門(mén)的的正職(或負(fù)責(zé)責(zé)部門(mén)工工作的副副職)都都應(yīng)簽名名。聯(lián)合合發(fā)文的的簽名順序序（從左左至右），應(yīng)應(yīng)與發(fā)文文部門(mén)的的排列順順序相同同。 7、附附注一般般是對(duì)公公文的發(fā)發(fā)放范圍圍、使用用時(shí)需注注意的事事項(xiàng)加以以說(shuō)明，不不是對(duì)公公文的內(nèi)內(nèi)容作出出解釋或或注釋。公公文如有有附注，居居左空22字加圓圓括號(hào)標(biāo)標(biāo)識(shí)在成成文時(shí)間間下一行行?！罢?qǐng)示”公文必必須在附附注標(biāo)明明聯(lián)系人人

16、及電話(huà)話(huà)。 （三）版版記由抄抄送部門(mén)門(mén)組成 11、抄送送部門(mén)指除除主送部部門(mén)外需需要執(zhí)行行或知曉曉公文的的其他部部門(mén)，應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用全稱(chēng)或或規(guī)范化化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)統(tǒng)稱(chēng)。 22、抄送送部門(mén)不能能在版心心出現(xiàn)時(shí)時(shí)，應(yīng)設(shè)設(shè)單獨(dú)一一頁(yè)放在在最后。 第第八條 公文文用紙采采用A44型紙，文文字從左左至右橫橫寫(xiě)、橫橫排，標(biāo)標(biāo)題用22號(hào)加粗粗宋體字字，正文文用13號(hào)仿宋體字字，公文文中圖文文的顏色色為黑色色。第九條 各類(lèi)公公文特定定的書(shū)寫(xiě)寫(xiě)格式。（一）紅頭頭文件1、格式見(jiàn)見(jiàn) HYPERLINK l 附件一一 附件件一。2、發(fā)文字字號(hào)：廣東南美 XXXXXX號(hào)，總經(jīng)經(jīng)理辦公公室發(fā)文文字號(hào)，以以總經(jīng)理理辦公室室名義行行

17、文；南美董 XXXXXXX號(hào)號(hào)，集團(tuán)團(tuán)董事會(huì)會(huì)發(fā)文字字號(hào)，以以集團(tuán)董董事會(huì)名名義行文文。（二）酒店店普通公公文1、格式見(jiàn)見(jiàn) HYPERLINK l 附件二二 附件件二。2、發(fā)文字字號(hào)：廣東南美人人 XXXXXX號(hào)，人人力資源源部發(fā)文文字號(hào)，以以酒店人事事行政部部名義行行文；廣東南美工工 XXXXXX號(hào)，工程程部發(fā)文文字號(hào)，以以酒店工工程部名名義行文文；廣東南美財(cái)財(cái) XXXXXX號(hào)，財(cái)財(cái)務(wù)部發(fā)發(fā)文字號(hào)號(hào)，以酒酒店財(cái)務(wù)務(wù)部名義義行文。（三）其它它公文1、公函：（1）格式式見(jiàn)附件件三。（2）發(fā)文文字號(hào)：廣東南美函函 XXXXXX號(hào)，以以酒店名義義行文。2、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要：格式見(jiàn)附件件四。（2）發(fā)文文字號(hào)

18、：酒店領(lǐng)導(dǎo)班班子會(huì)議議或其他他重要會(huì)會(huì)議，使使用酒店店發(fā)文字字號(hào)；一一般性的的經(jīng)營(yíng)會(huì)議議，使用用會(huì)議主主辦部門(mén)門(mén)發(fā)文字字號(hào)。3、傳真件件：格式式見(jiàn)附件件五。第十條 處理公公文的表表格（一）發(fā)文文稿紙酒店各類(lèi)通通知性公公文正式式送審前前均應(yīng)填填寫(xiě)發(fā)文文稿紙，并并隨正式式文件一一起送董董事總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)發(fā)。格式式見(jiàn)附件件六。（二）公文文審批表表各部門(mén)向董董事總經(jīng)經(jīng)理報(bào)送送的請(qǐng)示示或請(qǐng)示示性公文文（如需需報(bào)批的的方案、計(jì)計(jì)劃等）應(yīng)應(yīng)在前面面附上公公文審批批表，格格式見(jiàn) HYPERLINK l 附附件八 附件件七。（三）文件件傳閱箋箋酒店各部門(mén)門(mén)收到公公文（除除擬發(fā)文文件和請(qǐng)請(qǐng)示性公公文外）需需進(jìn)行處處

19、理，在在收件前前附上文文件傳閱閱箋。格格式見(jiàn) HYPERLINK l 附附件九 附件件八。第四章 行文規(guī)規(guī)則第十一條 各類(lèi)類(lèi)文件應(yīng)應(yīng)遵循以以下行文文規(guī)則： （一一）酒店店可以向向海珠區(qū)政政府及直直屬機(jī)關(guān)關(guān)、部門(mén)門(mén)行文；可以對(duì)對(duì)下屬部部門(mén)行文文；可以以與合作作伙伴聯(lián)聯(lián)合行文文，但上上級(jí)和下下級(jí)不得得聯(lián)合行行文；一一般不得得越級(jí)行行文。（二）酒店店各部門(mén)門(mén)可以以以部門(mén)名名義向其其他部門(mén)門(mén)發(fā)布一一般性通通知，但但不得以以部門(mén)的的名義對(duì)對(duì)外行文文，更不不能對(duì)外外報(bào)送請(qǐng)請(qǐng)示性公公文。因因業(yè)務(wù)需需要對(duì)外外行文時(shí)時(shí)，可以以用酒店店名義擬擬稿，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理辦公室室核稿和和董事總總經(jīng)理簽簽發(fā)后，以以酒店名義義行

20、文。 （三三）酒店店各部門(mén)門(mén)之間對(duì)對(duì)有關(guān)問(wèn)問(wèn)題未經(jīng)經(jīng)協(xié)調(diào)一一致，不不得各自自行文。 （四四）請(qǐng)示示公文要要堅(jiān)持一一文一事事制度，只只寫(xiě)一個(gè)個(gè)主送部部門(mén)，不不得同時(shí)時(shí)抄送其其他部門(mén)門(mén)?！皥?bào)告”不得夾夾帶請(qǐng)示示事項(xiàng)。 （五五）凡是是通過(guò)口口頭、電電話(huà)或其其他便捷捷方式能能夠解決決的問(wèn)題題，不要要再行文文。 （六六）某項(xiàng)項(xiàng)工作方方針已經(jīng)經(jīng)明確，執(zhí)執(zhí)行過(guò)程程中不需需要采取取新的措措施，只只是一般般性號(hào)召召或重申申已有的的規(guī)定、要要求，不不要再行行文。 （七七）印發(fā)發(fā)規(guī)章制制度的公公文，必必須注意意與已印印發(fā)的同同類(lèi)規(guī)章章制度相相銜接，內(nèi)內(nèi)容不得得抵觸。若若有新的的規(guī)定，必必須在行行文時(shí)說(shuō)說(shuō)明原印印發(fā)的

21、規(guī)規(guī)章制度度同時(shí)廢廢止；已已有的規(guī)規(guī)章制度度未廢止止前，不不要重復(fù)復(fù)印發(fā)同同類(lèi)規(guī)章章制度。（八）只有有原則性性意見(jiàn)，尚尚未有切切實(shí)可行行的執(zhí)行行措施或或辦法前前，不要要倉(cāng)促行行文。第五章 發(fā)文辦辦理 第第十二條條 酒店店公文的的發(fā)文處處理程序序一般分分為擬稿稿、審核核、會(huì)簽簽、簽發(fā)發(fā)、登記記、分送送等階段段。相關(guān)關(guān)人員在在工作中中，應(yīng)積積極、準(zhǔn)準(zhǔn)確、快快捷地處處理公文文事務(wù)。 （一一）擬稿稿 11、起草草公文是是在領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)決策過(guò)過(guò)程中的的一項(xiàng)重重要的參參謀工作作。公文文起草人人員要在在充分調(diào)調(diào)查研究究的基礎(chǔ)礎(chǔ)上認(rèn)真真撰寫(xiě)，反反復(fù)修改改。起草草以酒店店名義發(fā)發(fā)文的文文件，應(yīng)應(yīng)在認(rèn)真真研究和和取得酒

22、酒店董事事總經(jīng)理理意見(jiàn)的的基礎(chǔ)上上，由業(yè)業(yè)務(wù)主辦辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)親自動(dòng)動(dòng)手或親親自指導(dǎo)導(dǎo)、主持持進(jìn)行。 2、公公文起草草的基本本要求： （11）全面面、準(zhǔn)確確地反映映客觀實(shí)實(shí)際情況況，符合合國(guó)家的的法律、法法規(guī)和其其他有關(guān)關(guān)規(guī)定，符符合酒店店領(lǐng)導(dǎo)的的有關(guān)指指示精神神。 （22）完整整、準(zhǔn)確確地體現(xiàn)現(xiàn)工作意意圖。 （33）要求求重點(diǎn)突突出，觀觀點(diǎn)明確確，表述述準(zhǔn)確，結(jié)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)，條理理清楚，字字詞規(guī)范范，標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)正確，篇篇幅力求求簡(jiǎn)短。 （44）正確確使用文文種，符符合公文文格式要要求。 （55）人名名、地名名、數(shù)字字、引文文正確。引引用公文文先注明明印發(fā)機(jī)機(jī)關(guān)，再再引標(biāo)題題，后引引字號(hào)。結(jié)結(jié)構(gòu)層次次

23、序數(shù)第第一層為為“一、”，第二二層為“（一）”，第三三層為“1、”，第四四層為“（1）”。 （66）應(yīng)當(dāng)當(dāng)使用國(guó)國(guó)家法定定計(jì)量單單位。（7）公文文中的數(shù)數(shù)字，除除成文時(shí)時(shí)間、部部分結(jié)構(gòu)構(gòu)層次序序數(shù)和詞詞、詞組組、慣用用語(yǔ)、縮縮略語(yǔ)等等必須使使用漢語(yǔ)語(yǔ)外，應(yīng)應(yīng)當(dāng)使用用阿拉伯伯?dāng)?shù)碼。（二）核稿稿 11、各部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人要對(duì)對(duì)發(fā)文草草稿進(jìn)行行全面審審核，嚴(yán)嚴(yán)格把關(guān)關(guān)。 22、使用用“廣東南美美大酒店店文件”標(biāo)識(shí)印印發(fā)的公公文需經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理辦公室室核稿?？偪偨?jīng)理辦辦公室有有權(quán)將不不符合要要求或規(guī)規(guī)范的發(fā)發(fā)文草稿稿退回?cái)M擬稿人修修改或重重辦。 33、公文文核稿的的重點(diǎn) （11）是否否確需行行文。 （22

24、）內(nèi)容容是否符符合國(guó)家家的路線(xiàn)線(xiàn)、方針針、政策策以及有有關(guān)的法法律、法法令和規(guī)規(guī)定，是是否完整整、準(zhǔn)確確地體現(xiàn)現(xiàn)了發(fā)文文單位的的意圖，政政策是否否保持連連續(xù)性，提提法是否否同已發(fā)發(fā)布的有有關(guān)公文文相銜接接，意見(jiàn)見(jiàn)是否一一致。 （33）篇章章結(jié)構(gòu)是是否合理理，層次次是否清清楚，文文句是否否簡(jiǎn)明通通順、符符合語(yǔ)法法規(guī)范。 （44）公文文格式如如標(biāo)題、主主送單位位、發(fā)文文單位、成成文日期期等的擬擬寫(xiě)是否否合乎要要求，文文種的選選擇是否否適當(dāng)?shù)鹊取?（55）是否否符合規(guī)規(guī)定的會(huì)會(huì)簽、審審批手續(xù)續(xù)，附件件是否齊齊全。 44、公文文校核的的程序 （11）使用用“廣東南美美大酒店店文件”標(biāo)識(shí)印印發(fā)的公公文，

25、應(yīng)應(yīng)先送總總經(jīng)理辦辦公室審審核，一一般不能能直接送送董事總總經(jīng)理審審批。 （22）起草草完畢的的公文在在送總經(jīng)經(jīng)理辦公公室核稿稿前，要要由擬稿稿部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人嚴(yán)格格把關(guān)并并同意。 （33）總經(jīng)經(jīng)理辦公公室進(jìn)行行核稿時(shí)時(shí)，如認(rèn)認(rèn)為無(wú)需需行文，提提出意見(jiàn)見(jiàn)后與文文稿一起起報(bào)董事事總經(jīng)理理，按董事事總經(jīng)理理批示辦辦理；如如需對(duì)文文稿作較較大修改改，要與與原起草草部門(mén)協(xié)協(xié)商或請(qǐng)請(qǐng)其修改改；修改改后的文文稿經(jīng)總總經(jīng)理辦辦公室復(fù)復(fù)核后送送呈董事事總經(jīng)理理會(huì)簽、簽簽發(fā)。 （44）文稿稿送審后后，總經(jīng)經(jīng)理辦公公室要及及時(shí)催辦辦，以防防壓誤。董事總經(jīng)理審批、簽發(fā)后的文稿成為定稿，作為印制公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。（5）

26、定稿稿后由總總經(jīng)理辦辦公室統(tǒng)統(tǒng)一編發(fā)發(fā)文號(hào)，重重要的公公文要復(fù)復(fù)校，由由總經(jīng)理理辦公室室人員復(fù)復(fù)校。 （三三）會(huì)簽簽 使使用“廣東南美美大酒店店文件”標(biāo)識(shí)印印發(fā)的公公文且發(fā)發(fā)文內(nèi)容容涉及酒酒店多個(gè)個(gè)部門(mén)的的，由主主辦部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)組組織有關(guān)關(guān)部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人會(huì)會(huì)簽。主主辦部門(mén)門(mén)與會(huì)簽簽部門(mén)取取得一致致意見(jiàn)后后方可發(fā)發(fā)文。如如會(huì)簽意意見(jiàn)有分分歧，主主辦部門(mén)門(mén)應(yīng)予協(xié)協(xié)調(diào)，仍仍不能取取得一致致時(shí)，需需列明理理?yè)?jù)，由由酒店董董事總經(jīng)經(jīng)理協(xié)調(diào)調(diào)或裁定定。 （四四）簽發(fā)發(fā)酒店公文必必須由董董事總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)發(fā)方能生生效。酒酒店公文文依審批批權(quán)限按按照下列列規(guī)定簽簽發(fā)： 11、發(fā)文文先送主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核后后，再送送董

27、事總總經(jīng)理簽簽發(fā)。發(fā)發(fā)文內(nèi)容容如涉及及兩位以以上領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)分管的的業(yè)務(wù)，由由主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核后送其其他領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)會(huì)簽。 22、經(jīng)會(huì)會(huì)議授權(quán)權(quán)或經(jīng)簽簽發(fā)人授授權(quán)的公公文，可可由被授授權(quán)人簽簽發(fā)。 33、酒店店的一般般例行公公事、會(huì)會(huì)議通知知、賀電電等，可可授權(quán)相相關(guān)部門(mén)門(mén)簽發(fā)。 44、以部部門(mén)名義義發(fā)布的的一般業(yè)業(yè)務(wù)或事事務(wù)性通通知，由由部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽發(fā)，重重要的須須經(jīng)董事事總經(jīng)理理同意。（五）分發(fā)發(fā)1、酒店文文件主要要采用簽簽收、傳傳真、電電子郵件件等分送送方式。一一般情況況下，分分送公文文利用辦辦公自動(dòng)動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)采取電電子郵件件方式，對(duì)對(duì)酒店秘密密級(jí)及以以上公文文、人事事資料等等重要公公文則采采用

28、簽收收方式。采采用各種種方式分分送公文文，分送送人都應(yīng)應(yīng)做好跟跟蹤、記記錄工作作。2、收件工工作人員員應(yīng)對(duì)公公文進(jìn)行行文件、文文號(hào)、秘秘字等的的核定。如如其中一一項(xiàng)不對(duì)對(duì)，應(yīng)立立即通知知發(fā)文單單位，并并登記出出錯(cuò)文件件。秘密密級(jí)文件件，應(yīng)封封好再發(fā)發(fā)送,如如封口被被撕，應(yīng)拒絕絕簽收。3、各部門(mén)門(mén)不得直直接向集集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)越級(jí)遞交交公文。第六章 內(nèi)部郵郵件第十三條 內(nèi)部部郵件是是指各部部門(mén)以部門(mén)的名名義，在在日常工工作中向向董事總總經(jīng)理或或酒店內(nèi)其其他相關(guān)關(guān)部門(mén)利用用辦公自自動(dòng)化系系統(tǒng)印發(fā)發(fā)的一般般事務(wù)性性、知照照性的工工作往來(lái)來(lái)文書(shū)（一一般指不不使用“廣東南美美大酒店店文件”標(biāo)識(shí)，屬屬各部門(mén)門(mén)審

29、批權(quán)權(quán)限內(nèi)且且不需經(jīng)經(jīng)過(guò)總經(jīng)經(jīng)理辦公公室核稿稿和董事事總經(jīng)理理簽發(fā)程程序的各各類(lèi)公文文）。主主要包括括：（一）工程程維修通通知類(lèi)；（二）殺蟲(chóng)蟲(chóng)（清洗洗地毯）通知類(lèi)；（三）辦理理健康證證、培訓(xùn)訓(xùn)的通知知類(lèi)；（四）在本本部門(mén)業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)向有關(guān)關(guān)部門(mén)征詢(xún)?cè)?、回?fù)復(fù)、提醒醒的各種種事務(wù)郵郵件；（五）在本本部門(mén)業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)要求有有關(guān)部門(mén)門(mén)填報(bào)各各種一次次性數(shù)字字、表格格和資料料的郵件件；（六）在本本部門(mén)業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)向有關(guān)關(guān)部門(mén)發(fā)放放（領(lǐng)用用）各種種資料、刊刊物、書(shū)書(shū)籍和物物品的郵郵件；（七）各部部門(mén)公布布的消息息、信息息、簡(jiǎn)報(bào)報(bào)、通訊訊等郵件件；（八）各部部門(mén)的其其他文件。第十四條 內(nèi)部部文件發(fā)文

30、工工作流程程：由各各部門(mén)相相關(guān)主管管人員起起草文稿稿，呈報(bào)報(bào)本部門(mén)門(mén)正職或或負(fù)責(zé)全全面工作作的副職職審批后后，在本部門(mén)門(mén)登記、編編號(hào)、制制作和打打印清稿稿，經(jīng)擬擬稿人校校對(duì)無(wú)誤誤后，由由本部門(mén)門(mén)進(jìn)行分分發(fā)（其其他人員員不準(zhǔn)印印發(fā)）和和立卷、歸歸檔。第十五條 各部部門(mén)印發(fā)發(fā)的內(nèi)部部文件，要要嚴(yán)格控控制數(shù)量量和范圍圍，堅(jiān)持持少而精精的原則則，不得得濫發(fā)。第十六條 內(nèi)部部文件的擬擬稿、審審核及簽簽發(fā)要按按本規(guī)定定的有關(guān)關(guān)要求做做好印發(fā)發(fā)的把關(guān)關(guān)工作，確確保文件的質(zhì)質(zhì)量。第十七條 凡以以個(gè)人名名義印發(fā)發(fā)資料或或聯(lián)系業(yè)業(yè)務(wù)的郵郵件（不不受格式式限制），只只限于同同事之間間的小范范圍使用用，不得得向各部部

31、門(mén)或酒店全體體員工普普發(fā)。第七章 收文處處理第十八條 收文文處理是是指對(duì)收收到公文文的辦理理過(guò)程，包包括簽收收、登記記、擬辦辦、批示示、分發(fā)發(fā)、承辦辦、催辦辦等程序序。收文文處理要要按照“誰(shuí)歸口口誰(shuí)辦理理”的原則則進(jìn)行處處理。（一）登記記各部門(mén)接到到外部門(mén)門(mén)來(lái)文，特特別是紙紙張類(lèi)的的原件，都都必須先先在收文文登記薄薄上進(jìn)行行登記（可可建立WWORDD文檔或或EXCCEL表表格，分分日期、來(lái)來(lái)文單位位、字號(hào)號(hào)、標(biāo)題題、序號(hào)號(hào)、處理理結(jié)果欄欄目便于于查詢(xún)），再再送交部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人。（二）擬辦辦1、公文擬擬辦分“閱示”、“閱處（辦辦）”、“閱（知知）”三個(gè)層層級(jí)。“閱示”指需要要董事總總經(jīng)理明明確批

32、示示，進(jìn)行行工作部部署或提提出處理理意見(jiàn)；“閱處（辦辦）”指需要要承辦部部門(mén)、承承辦人根根據(jù)酒店店業(yè)務(wù)歸歸口管理理部門(mén)的的擬辦意意見(jiàn)或酒酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示的的意見(jiàn)對(duì)對(duì)所涉及及工作進(jìn)進(jìn)行處理理；“閱（知知）”指只需需要承辦辦單位、承承辦人知知道或了了解，不不需要具具體辦理理。2、對(duì)于既既需要董董事總經(jīng)經(jīng)理“閱示”，又需需酒店其他他領(lǐng)導(dǎo)“閱（知知）”的公文文，必須須先送董董事總經(jīng)經(jīng)理“閱示”，待批批示后再再送其他他領(lǐng)導(dǎo)“閱（知知）”，不能能同時(shí)送送達(dá)。3、對(duì)于涉涉及多個(gè)個(gè)部門(mén)協(xié)協(xié)調(diào)的工工作，需需要酒店店多個(gè)部部門(mén)辦理理的重要要公文，應(yīng)先送董事總經(jīng)理“閱示”，再送相關(guān)部門(mén)。（三）批示示董事總經(jīng)理理收到公

33、公文后，根根據(jù)廣廣東南美美大酒店店發(fā)文稿稿紙、廣廣東南美美大酒店店公文審審批表或或廣東東南美大大酒店文文件傳閱閱箋的的提示作作出處理理意見(jiàn)（一一般每人人用時(shí)不不宜超過(guò)過(guò)2個(gè)工工作日，如如確需延延遲處理理，應(yīng)及及時(shí)知會(huì)會(huì)相關(guān)部部門(mén)。對(duì)對(duì)“急件”和“特急”公文，一一般應(yīng)按按規(guī)定期期限處理理）。（四）承辦辦1、各部門(mén)門(mén)收到交交辦的公公文，要要先經(jīng)部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人閱批批，再交交承辦人人辦理或或傳閱。凡凡涉其他他部門(mén)的的問(wèn)題，主主辦部門(mén)門(mén)應(yīng)當(dāng)主主動(dòng)與有有關(guān)部門(mén)門(mén)協(xié)商辦辦理。2、各部門(mén)門(mén)在收到到承辦文文件后，必必須在“限辦時(shí)時(shí)間”內(nèi)辦理理完畢。一一般文件件在5個(gè)個(gè)工作日日內(nèi)辦完完；緊急急或有時(shí)時(shí)限要求求的文

34、件件，按規(guī)規(guī)定時(shí)限限辦理。3、對(duì)不屬屬于本部部門(mén)職權(quán)權(quán)范圍或或者不宜宜由本部部門(mén)辦理理的，應(yīng)應(yīng)迅速退退回文件件并說(shuō)明明理由。（五）催辦辦 11、對(duì)重重要的和和有時(shí)限限要求的的文電，酒店總經(jīng)理辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。2、各承辦辦部門(mén)的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)協(xié)助做好好及時(shí)催催辦跟蹤蹤，并將將辦理情情況向總總經(jīng)理辦辦公室反反饋。第十九條 酒店店發(fā)文和和收文處處理流程程詳見(jiàn)附附件九、附件十十。第八章 公文歸歸檔第二十條 公文辦辦理完畢畢后，各各相關(guān)部部門(mén)應(yīng)及及時(shí)整理理電子文文件、紙紙質(zhì)載體體和有關(guān)關(guān)材料（包包括音像像），按按照酒酒店檔案案管理制制度送送酒店檔案案

35、室歸檔檔。個(gè)人人不得保保管應(yīng)歸歸檔的公公文。（一）公文文歸檔要要遵循文文件的自自然形成成規(guī)律，保保持文件件的原貌貌，保證證歸檔文文件材料料的齊全全、完整整。 （二二）聯(lián)合合辦理的的公文，原原稿由主主辦部門(mén)門(mén)歸檔。 （三三）具有有保存價(jià)價(jià)值的電電子文檔檔，如沒(méi)沒(méi)有紙質(zhì)質(zhì)等拷貝貝件的，必必須制成成紙質(zhì)文文件。進(jìn)進(jìn)行歸檔檔時(shí)必須須將電子子文件和和相應(yīng)的的紙質(zhì)文文件一并并歸檔。發(fā)發(fā)文必須須歸檔底底稿和有有董事總總經(jīng)理簽簽字(或或部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字)的的紙質(zhì)正正文合為為一件，收收文必須須打印傳傳閱箋與與處理文文本合為為一件。（四）歸檔檔文件應(yīng)應(yīng)當(dāng)確定定保管期期限、分分類(lèi)號(hào)，填填寫(xiě)檔案案屬性，各各部門(mén)應(yīng)對(duì)

36、對(duì)收發(fā)的的公文每每周進(jìn)行行一次整整理，對(duì)對(duì)各部門(mén)門(mén)公文存存檔價(jià)值值的確定定由本部部門(mén)正職職或負(fù)責(zé)責(zé)全面工工作的副副職按規(guī)規(guī)定確認(rèn)認(rèn)。第九章 附則第二十一條條 罰罰則（一）對(duì)不不按規(guī)定定程序傳傳遞公文文，或超超出規(guī)定定時(shí)限傳傳遞公文文，又不不能作出出合理解解釋者，罰罰款500元1000元。（二）對(duì)處處理公文文不注意意保密，致致使酒店店及下屬屬各部門(mén)門(mén)秘密泄泄露者，罰罰款1000元5000元，并并作相應(yīng)應(yīng)的行政政處分。（三）對(duì)違違反本制制度其它它規(guī)定，而而使酒店店管理工工作受到到影響者者，罰款款1000元2000元。（四）對(duì)上上述違規(guī)規(guī)行為責(zé)責(zé)任人的的責(zé)任領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)（指指本部門(mén)門(mén)正職）和和其他相相關(guān)責(zé)

37、任任領(lǐng)導(dǎo)（指指本部門(mén)門(mén)分管副副職或責(zé)責(zé)任人直直接上級(jí)級(jí)）可視視具體情情況按責(zé)責(zé)任人受受罰標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的500%1000%給予予罰款。第二十二條條 本本制度由由南美大大酒店有有限公司司總經(jīng)理理辦公室室負(fù)責(zé)解解釋和修修改。第二十三條條 本本制度自自頒布之之日起執(zhí)執(zhí)行。原原同性質(zhì)質(zhì)同名稱(chēng)稱(chēng)的公文文管理制制度同時(shí)時(shí)廢止。附件一：酒酒店紅頭頭文件格格式 急 件（紅色小初初加粗長(zhǎng)宋體，字字符間距距為加寬寬）廣東南美大大酒店文文件 廣東南南美 號(hào)號(hào) （44號(hào)宋體體） 標(biāo)題：2號(hào)號(hào)加粗宋宋體主送單位：13號(hào)加加粗仿宋宋體正文：133號(hào)仿宋宋體 關(guān)于XXXX的通知知各部門(mén)：正文內(nèi)容正正文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正

38、文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正文內(nèi)容容。一、XXXXX。（一）XXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX二OO XX年X月月X日（33號(hào)仿宋宋體）_抄送：董事事總經(jīng)理理 （44號(hào)宋體體） _附件二：酒酒店普通通公文格格式（黑色小初初加粗長(zhǎng)宋宋體，字字符間距距為加寬寬）廣東南美大大酒店文文件 廣東南南美人 號(hào)號(hào) （44號(hào)宋體體） 簽發(fā)時(shí)間：（4號(hào)號(hào)宋體） 簽發(fā)人：（4號(hào)宋體）_標(biāo)題：2號(hào)號(hào)加粗宋宋體主送單位：13號(hào)加加粗仿宋宋體正文：133號(hào)仿宋宋體說(shuō)明：如是是直接簽簽發(fā)，簽簽發(fā)人用用其簽名名手寫(xiě)體體，封面面底部則則不落時(shí)時(shí)間。 關(guān)于XXXX的通知知各單位：正文內(nèi)容正正文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正文內(nèi)容容。一、XXXXX。（一）XXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXX抄送：集團(tuán)團(tuán)領(lǐng)導(dǎo) （4號(hào)宋體體） 附件三：公公函格式式 （紅色小初初加粗長(zhǎng)宋宋體，中中間間隔隔1個(gè)字字符并居居中）廣 東 南南 美 大 酒 店（空一行） 廣東南美函函 號(hào) （44號(hào)宋體體）標(biāo)題：2號(hào)號(hào)加粗宋宋體主送單位：3號(hào)加加粗仿宋宋體正文：3號(hào)號(hào)仿宋體體 關(guān)于XXXX的函XX單位：正文內(nèi)容正正文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正文內(nèi)容容正文內(nèi)內(nèi)容正文文內(nèi)容正正文內(nèi)容容。一