計(jì)算機(jī)在辦公自動化中應(yīng)用

1、計(jì)算機(jī)在辦公自動化中的應(yīng)用伴隨著計(jì)算機(jī)的逐步推廣和使用，人們 對 辦公室的自動化的要求與日俱增。采用現(xiàn)代化 辦公設(shè)備和先 進(jìn)的通訊技術(shù)廣泛、逐步地收集、整理、加 工、存儲 和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而 達(dá)到提高工作效率。辦公自動化屬于計(jì)算機(jī)在信息處理方面的應(yīng)用，它是利用 先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外 的各種設(shè)備中并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo) 的 人機(jī)信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提 高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量 輔助決策，求得更好的效果。一、何為辦公自動化？辦公自動化主要包括以下幾個方面：（一）辦公自動化就是利用計(jì)算機(jī)及先進(jìn)的辦 公

2、設(shè)備連續(xù)地、自動地處理辦公例行事務(wù)，提高人們在辦公室中工作和管理效率，利 用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人們的一部分辦 公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，以提高辦公效率。（二）辦公自動化是把計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)、 系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)。（三）辦公自動化是一個由辦公人員和計(jì)算 機(jī)構(gòu)成的人機(jī)信息系統(tǒng)，具有很強(qiáng)的信息處 理功能有效地利用信息資源，向多級辦公人員及時 提供所需信息，提高工作效率和質(zhì)量，進(jìn)行輔 助決策提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量。二、電子計(jì)算機(jī)在辦公自動化中的應(yīng)用處理工 作的一項(xiàng)綜合技 術(shù)。電子計(jì)算機(jī)為信息管理，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，已逐漸成為各種管理現(xiàn)代化的重要工具，為

3、建 立一個 通用的辦公環(huán)境，研制出新的辦公協(xié)作模式一 一綜合辦公軟件。它包含了多個應(yīng)用軟件和若干個功能全面的 工具程序，包括字處理軟件、數(shù)據(jù)電子表格、圖文演示與制作 軟件、電子郵件及信息管理軟件、數(shù)據(jù)處理軟件、出版物創(chuàng)建 軟件、站點(diǎn)管理與網(wǎng)頁編輯軟件及新型的商務(wù)圖形處理軟件。電子計(jì)算機(jī)在辦公自動化中的應(yīng)用具體表現(xiàn)在 以下幾個方面：（一）處理軟件字處理軟件是一個功能齊全、操作簡單的文字處理軟件。利用它可以建立和編輯書信、商務(wù)合同、報(bào)告等各種文檔 以圖文并茂的形式將文字、表 格和圖形結(jié)合在一起。它不但文 字的處理功能強(qiáng)大，而且對表格和圖形也具有簡 單靈活、易于掌握和使用的特點(diǎn)。還提供了許多命令和功

4、 能幫助用戶簡便、快捷地完成任務(wù)，其中包 括：方便的圖形處理功能提綱功能、表格中的數(shù)據(jù) 計(jì)算功能、 創(chuàng)建郵件列表功能、列表排序和高 效的文件 管理功 能。此外，它還提供了格式化字符、創(chuàng)建顯示類型 以及文本對齊、添加圖形邊框和陰影功能等。（二）數(shù)據(jù)電子表格數(shù)據(jù)電子表格具有方便的表格處 理 功 能，同時又是一個功能豐富且易于使用的計(jì) 算工具。它提供的大量符合專業(yè)水準(zhǔn)的計(jì)算和分析工具可以免除人 工復(fù)雜的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分析工作提高效率。其工作表的格式化功 能可以加快表 格 的 格 式 化 ， 圖 表 、 數(shù) 據(jù) 以 及 數(shù) 據(jù) 透 視表的使用可 以對數(shù) 據(jù)進(jìn)行 形象直 觀的分 析，特別適用于制作財(cái)務(wù)報(bào)表和

5、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)信息分析。（三）圖文演示與制作軟件是用于制作、維護(hù)和播放幻燈片的應(yīng)用軟件。它以幻燈片的格式輸入和編輯文本表格、組織結(jié)構(gòu)圖、剪 貼、圖片、藝術(shù)字對象和公式 對 象等。同時，可以在 幻燈片中插入聲音或視頻剪輯等，以增強(qiáng)演 示的效果。（四）電子郵件及信息管理軟件電子郵件 及信息管理軟件是一個桌面?zhèn)€人信息管理程序。該軟件可以對郵件、約會、聯(lián)系人和任務(wù) 進(jìn) 行管理 和跟蹤，并且可以查看和打開文件或進(jìn)行信息 共享。使用它可以管理個人和商務(wù)信 息，安排約會和會 議，保存聯(lián)系人的信息等；通過電子郵件、 公用文件可實(shí)現(xiàn)信息的共享；可作為MAPI的 客戶應(yīng)用程序；可以支持的有MicrosofMail、 M

6、icrosoft Exchange 、 Microsoft Server Microsoft- Fax等多種郵件系統(tǒng)，接收和發(fā)送電子郵件時可以 在統(tǒng)一的界面下完成。（五）數(shù)據(jù)處理軟件數(shù)據(jù)處理軟件是一個 功能全面而且易于使用的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和應(yīng)用 程序生成器。該軟件可以獨(dú)立地創(chuàng)建用于個人或部門的數(shù)據(jù)庫應(yīng) 用程序，也可以配合企業(yè)級后端數(shù)據(jù)庫 創(chuàng)建客戶端應(yīng)用程序。（六）出版物創(chuàng)建軟件出版物創(chuàng)建軟件主 要用 來制作商用桌面出版物。它提供了超過2000種專業(yè)設(shè)計(jì)的出版物 模 板和數(shù)百種易于在出版物中進(jìn)行混合和匹配的 設(shè)計(jì)元 素。所有這些，都使用戶能夠很方便地制作 出具有專業(yè)風(fēng)格的出版物，成為了

7、當(dāng)今應(yīng)用 較廣泛的商業(yè)桌面出版物應(yīng)用程序之一。（七）站點(diǎn)管理與網(wǎng)頁編輯軟件站點(diǎn)管理 與網(wǎng)頁編輯軟件是一個高級圖形軟件。它融合了繪畫與插圖、圖形和圖形的展示 文 件 轉(zhuǎn)換、彩色矢量圖編輯等技術(shù)，可以建立3D （即立體的）圖案，可以用來修飾圖片，生成圖畫或與實(shí)際照片一樣的圖形。新型的商務(wù)圖形處理軟件新型的商處理軟件務(wù)圖形是一個非常好而又簡單實(shí)用的作工具。網(wǎng)頁是網(wǎng)頁制新型的商務(wù)圖形處理軟件新型的商處理軟件務(wù)圖形是一個非常好而又簡單實(shí)用的作工具。網(wǎng)頁是網(wǎng)頁制使用一種稱為HTML的寫成的，它的書語言所寫格式比較但編有一定的難寫起來寫格式比較但編有一定的難寫起來度，一般要由專業(yè)人員來完用者不需成。使提要直接書寫代碼，只要使用它工具來供的懂 設(shè)計(jì)，就可以完成制作，即使不HTML Web語言，也可以制作出專業(yè)效果的頁面。公應(yīng)用 在辦公自動化過程中幾乎所有辦程序都使用同用程序 一種語言編程，使得各應(yīng)使用如同一程序的 體，因此掌握其中一種應(yīng)用操作技一反 術(shù)，對其余的程序觸類旁通，舉三。結(jié)論：計(jì)算機(jī)能夠比人更快地提供更加準(zhǔn)更新， 確、更有信息價值管理數(shù)據(jù)，它 可以高 效能、大容量地收集、處理、存儲大量信息、大幅 度地提 高工作質(zhì)量和效率，及時掌握管理 系統(tǒng)的全面情況，提供系統(tǒng)的準(zhǔn)確信息。參考文獻(xiàn)：1