檔案信息編纂的查找與選材

1、檔案文獻(xiàn)的查選1檔案文獻(xiàn)的查選 一.檔案信息查找的釋義 二.檔案信息查找的原則 三.檔案信息查找的策略 四.檔案信息查找的方法 五.檔案文獻(xiàn)信息查找的組織分工 2 檔案文獻(xiàn)查找（收集）：是在確定編纂題目、擬制編纂大綱之后，編纂者根據(jù)編纂題目的要求和選材大綱的范圍，在比較全面、深入地掌握檔案文獻(xiàn)狀況的基礎(chǔ)上，將能反映編纂題目的相關(guān)檔案文獻(xiàn)信息查詢、搜集到一起，以供進(jìn)一步挑選的工作。 三個(gè)作用： 為挑選檔案文獻(xiàn)創(chuàng)造條件； 豐富和充實(shí)該匯編內(nèi)容奠定基礎(chǔ)； 為利用者查閱利用檔案信息創(chuàng)造便利。 3二.檔案文獻(xiàn)搜集的原則：4 “全面查找” “寧多勿漏” “博約得當(dāng)”所謂“全面查找”： 一是就內(nèi)容來(lái)講，也就

2、是凡是與匯編題目有關(guān)的各個(gè)全宗和類(lèi)別都要進(jìn)行查找； 二是從館藏來(lái)源來(lái)講，除了本館的檔案外，對(duì)館外的有可能保存有關(guān)文獻(xiàn)的地方，編者都要盡力去親自查找。 5所謂“寧多勿漏”： 就是根據(jù)檔案文獻(xiàn)選題的內(nèi)容范圍，盡可能多地收集相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息，而先不要考慮檔案文獻(xiàn)篇幅的限制。這既保證了重要的史料不被遺漏。而另一方面，也只有在充分占有檔案史料的基礎(chǔ)上，才有可能判斷出什么是重要的核心材料，什么是邊緣材料。 6所謂“博約得當(dāng)”： 就是說(shuō)檔案信息的搜集并不是要求多多益善，凡檔必收，而是要有所選擇，博約得當(dāng)。在實(shí)踐中掌握好“約”的標(biāo)準(zhǔn)： 第一、首先不能無(wú)必要地拉長(zhǎng)所要查找的材料的時(shí)間斷限。 第二、不能牽強(qiáng)附會(huì)

3、地將一些與匯編題目沒(méi)什么關(guān)系的人物、事物、事件的檔案文獻(xiàn)收集進(jìn)來(lái)。 7三.檔案文獻(xiàn)查找的策略 1.明確檔案文獻(xiàn)查找的材料范圍2.合理規(guī)劃?rùn)n案文獻(xiàn)查找的輕重緩急3.充分利用各種檢索工具4.科學(xué)借鑒并運(yùn)用求書(shū)八法思想8充分利用各種檢索工具：A.利用檔案館介紹、全宗介紹、案卷目錄、專(zhuān)題目錄、檔案存放地點(diǎn)索引、人名索引和各種專(zhuān)題索引等檢索工具。 B.查找回憶錄、報(bào)刊、雜志等其他資料時(shí)，要掌握和利用圖書(shū)目錄、期刊目錄、報(bào)刊索引等參考工具。 C.查找古籍時(shí)，還要利用古籍目錄學(xué)知識(shí)。D.充分掌握并運(yùn)用現(xiàn)代信息檢索技術(shù)。 9宋代鄭樵通志 校讎略“求書(shū)八法”：一曰即類(lèi)求書(shū) ； 二曰旁類(lèi)求書(shū) ；三曰因地以求 ；

4、四曰因家以求 ；五曰求之公 ； 六曰求之私 ；七曰因人求書(shū) ； 八曰因代以求 。 10四.檔案文獻(xiàn)查找的方法11 1對(duì)檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找 2對(duì)檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)信息的查找 3把握材料線索，按圖索驥1對(duì)檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找： 12 直接全宗的查找 間接全宗的查找 直接全宗的查找： 凡與某一選題有直接關(guān)系的檔案全宗，我們稱(chēng)之為直接檔案全宗。 查找直接全宗的意義：可以保證匯編內(nèi)檔案的有機(jī)聯(lián)系，避免材料顯得過(guò)于零碎。 可以避免在查找工作順序上因本末倒置而造成的重復(fù)勞動(dòng)。 保證了材料的真實(shí)性。 13間接全宗的查找： 不同的作者、不同的立檔案單位、不同的時(shí)間形成的檔案文獻(xiàn)，往

5、往從各自的角度不同程度地共同記載了某些選題所要反映的事實(shí)和人物。也就是說(shuō)，在內(nèi)容方面存在著交叉的情況。這些檔案文獻(xiàn)一般分布在各個(gè)全宗之中，比較分散。從表面上看，這些全宗與選題看似沒(méi)有什么關(guān)系，但經(jīng)過(guò)認(rèn)真查找，就會(huì)發(fā)現(xiàn)其中包含有選題所需要的材料。那么這類(lèi)全宗就稱(chēng)之為間接檔案全宗。 14間接全宗的查找要注意兩點(diǎn)： 注意查找收文單位的檔案全宗 注意查找偶然或片段的記載 15 從圖書(shū)館、博物館等單位查找檔案文獻(xiàn) 對(duì)散落在社會(huì)上檔案文獻(xiàn)的查找 注重對(duì)民間形成的檔案文獻(xiàn)的查找與利用162.對(duì)檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)信息的查找：3.把握材料線索，按圖索驥A 根據(jù)匯編選題的時(shí)間斷限查找檔案文獻(xiàn)：B 根據(jù)匯編涉及

6、的人物查找檔案文獻(xiàn)C 按體裁種類(lèi)查找檔案文獻(xiàn)D 從新、舊著述中查找所需檔案文獻(xiàn)E 對(duì)口述檔案的查詢和采集17A 根據(jù)匯編選題的時(shí)間斷限查找： 任何一部匯編的選題，無(wú)論是人物、歷史事件，還是機(jī)構(gòu)或?qū)ｎ}，都有一定的時(shí)間斷限。一般情況下，只須到這個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)形成的檔案文獻(xiàn)中去查找所需要的材料。 特例：對(duì)于有的歷史事件，從孕育到爆發(fā)有一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間，而且事件結(jié)束后還在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)存在影響。那么查找這類(lèi)檔案文獻(xiàn)的時(shí)候，就不能機(jī)械地固定在這一段時(shí)間內(nèi)，而應(yīng)該從該事件的直接起因和歷史根源產(chǎn)生的時(shí)間查起，到事件結(jié)束后產(chǎn)生的直接后果和影響所處的時(shí)間為止。 18B 根據(jù)匯編涉及的人物查找： 如果是要編纂某一歷史

7、人物的專(zhuān)題匯編的話，毫無(wú)疑問(wèn)，要以人物為對(duì)象查找檔案文獻(xiàn)。但對(duì)于有的歷史事件、機(jī)構(gòu)或某個(gè)問(wèn)題的匯編，有的也要涉及一些人物。比如對(duì)于歷史事件來(lái)說(shuō)，有的是事件的策劃者、發(fā)動(dòng)者、參預(yù)者，有的是事件的知情者或受影響者，他們形成的檔案文件與選題有著密切的關(guān)系。19C 按體裁種類(lèi)查找： 檔案館收藏的檔案文獻(xiàn)種類(lèi)繁多，這些不同類(lèi)型的檔案在形成和流傳過(guò)程中發(fā)揮的作用不同，其史料價(jià)值也不同。其中一類(lèi)檔案可能是與選題直接相關(guān)的，而其他類(lèi)型檔案可能是間接相關(guān)的，這就要求在查找檔案文獻(xiàn)時(shí)，要對(duì)不同類(lèi)型的檔案文獻(xiàn)都要進(jìn)行查找。20五.檔案文獻(xiàn)信息查找的組織分工：一根據(jù)編纂題目?jī)?nèi)所需檔案文獻(xiàn)的分布特點(diǎn)，即按照檔案文獻(xiàn)所在

8、的不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)、全宗、類(lèi)別，或按檔案、方志、回憶錄、專(zhuān)著、報(bào)刊等不同的文獻(xiàn)種類(lèi)，組織力量分頭查找； 二按照編纂題目所反映的內(nèi)容，把涉及時(shí)間較長(zhǎng)、問(wèn)題較多的題目，分成幾個(gè)較短的時(shí)期或幾個(gè)問(wèn)題，分組查找。 21檔案文獻(xiàn)的選材 檔案信息選材的釋義及意義 檔案信息選材的基本原則 檔案信息選材的基本要求 檔案信息選材的方法與步驟22 檔案信息的選材 選材：就是在檔案文獻(xiàn)信息搜集工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將不需要在檔案文獻(xiàn)中采用的信息排除掉，將在檔案文獻(xiàn)出版物中準(zhǔn)備采用的信息挑選出來(lái)。 23選材的意義（1）去除蕪雜的材料，使匯編內(nèi)信息更加精煉（2）分析檔案文獻(xiàn)的價(jià)值，豐富和凝練編纂的信息內(nèi)涵（3）審查材料的政

9、治性，確保匯編思想性和合法性 檔案信息選材的基本原則： (1)遵循歷史唯物主義 A 要用實(shí)事求是的觀點(diǎn)考察歷史發(fā)展的客觀過(guò)程，尊重歷史事實(shí)的客觀性，保持檔案文獻(xiàn)的完整性。B 要用全面的觀點(diǎn)，掌握全面、豐富、準(zhǔn)確的材料，以反映出某一歷史事實(shí)的全貌，不應(yīng)以偏概全，攻其一點(diǎn)不及其余，更不能因人廢言。C 要具體分析檔案文獻(xiàn)產(chǎn)生的歷史環(huán)境，避免超越歷史條件的歷史唯心主義。 25檔案信息選材的基本原則：（2）深入分析檔案文獻(xiàn)的信息價(jià)值A(chǔ) 轉(zhuǎn)變對(duì)檔案文獻(xiàn)的價(jià)值觀念B 注意檔案文獻(xiàn)信息價(jià)值的多元性C 在歷史聯(lián)系中把握檔案文獻(xiàn)的信息價(jià)值D 緊緊圍繞編纂題目26檔案信息選材的基本原則（3）掌握有關(guān)法規(guī)政策界限A

10、在法律、政策允許的范圍內(nèi)公布檔案文獻(xiàn)B 維護(hù)國(guó)家利益和國(guó)家安全C 維護(hù)公民的信息權(quán)力D 克服教條主義，尊重歷史事實(shí)2728 檔案信息選材的基本要求一，去偽存真，選擇真實(shí)可靠的材料二，透過(guò)現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說(shuō)明問(wèn)題本質(zhì)的材料三，注意材料的代表性，選擇與編纂題目有關(guān)的典型材料四，結(jié)合材料的特點(diǎn)，選擇不同類(lèi)型的材料五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有完整性的材料29一，去偽存真，選擇真實(shí)可靠的材料1.選材時(shí)要特別注意檔案文獻(xiàn)內(nèi)容的可靠性2.偽造、篡改的檔案文獻(xiàn)，除專(zhuān)為證實(shí)或揭露作偽、篡改等特殊目的以外，一概不能選用3.盡可能選擇檔案原件301.透過(guò)現(xiàn)象，看到問(wèn)題本質(zhì)2.把握矛盾主要方面，抓住問(wèn)題本

11、質(zhì)3.注意揭露假象，揭示問(wèn)題本質(zhì)4.通過(guò)私人檔案，發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問(wèn)題二，透過(guò)現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說(shuō)明問(wèn)題本質(zhì)的材料（由表及里）311.根據(jù)編纂題目的需要，注意典型材料的多樣性2.根據(jù)編纂題目的具體特點(diǎn)，注意典型材料的相對(duì)性3.根據(jù)編纂題目的內(nèi)容，注意典型材料的連續(xù)性4.注意防止把偶然的個(gè)別事例誤作典型三，注意材料的代表性，選擇與編纂題目有關(guān)的典型材料（去粗取精）321.點(diǎn)、面材料的結(jié)合2.虛、實(shí)材料的結(jié)合3.正面、反面材料的結(jié)合4.對(duì)立或不同觀點(diǎn)材料的結(jié)合5.注意不同種類(lèi)材料的結(jié)合選用四，結(jié)合材料的特點(diǎn)，選擇不同類(lèi)型的材料（由此及彼）331.圍繞匯編主題，注意材料的系統(tǒng)性2.注意材料之間的關(guān)聯(lián)五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有完整性的材料1.查找、搜集與初步選材盡可能相結(jié)合2.集體研究，互相通報(bào)3.主編統(tǒng)一各觀點(diǎn)，最終決定材料的棄取4.認(rèn)真登錄專(zhuān)題選材卡34選材的方法 卡 片 分 類(lèi)順序號(hào)標(biāo)題（原 有）作者成文日期（擬 改）檔 案 藏 址 館 全宗 類(lèi) 卷 張文 獻(xiàn) 出 處 書(shū)（刊）名 冊(cè)（期） 頁(yè) 版本內(nèi)容摘要或摘錄可 靠 程 度完整程度備 注35 專(zhuān)題選材卡 （正面）初選不復(fù)制備 注復(fù)制復(fù)制方法復(fù)制件歸類(lèi)復(fù)選不選理 由選歸 類(lèi)需加工項(xiàng)目定選不選理 由選歸 類(lèi)選 材 者在檔案文獻(xiàn)出版物中錄用情況書(shū)名或題名頁(yè)次日期公開(kāi)發(fā)行全文內(nèi)部發(fā)行節(jié)錄館藏本摘錄36（背面