視頻會議系統(tǒng)管理辦法

1、 視頻會議系統(tǒng)管理辦法XX省XXX視頻會議系統(tǒng)管理辦法（試行）為規(guī)范XX省XXX視頻會議系統(tǒng)操作和管理， 提高系 統(tǒng)使用效率和質(zhì)量，確保視頻會議系統(tǒng)長期穩(wěn)定的運行 ，制 定本辦法。一、會場概述XX省XXX視頻會議系統(tǒng)由省廳主會場、 廳屬單位分 會場、各設(shè)區(qū)市XXX主 /分會場以及縣（市、區(qū)）XXX 分會場組成。省廳及設(shè)區(qū)市會場具備主分會場雙向功能，廳 屬單位及縣（市、區(qū)）分會場為系統(tǒng)終端會場。二、職責(zé)分工（一）省廳信息中心負(fù)責(zé)全省視頻會議系統(tǒng)的管理調(diào)度 及組織協(xié)調(diào)工作，制定相關(guān)管理制度，審核安排廳屬各單位 視頻會議申請。負(fù)責(zé)省本級視頻會議系統(tǒng)技術(shù)維護(hù)及視頻會 議數(shù)據(jù)存儲、歸檔。負(fù)責(zé)全省XXX視

2、頻會議系統(tǒng)管理員業(yè) 務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)處理其他有關(guān)工作。（二）省廳后勤服務(wù)中心負(fù)責(zé)省廳辦公樓視頻會議室保 潔及開會期間后勤保障工作。（三）具有視頻分會場的廳屬單位負(fù)責(zé)本單位視頻會場 管理調(diào)度及組織協(xié)調(diào)工作，指定專人作為視頻會議系統(tǒng)管理 員負(fù)責(zé)設(shè)備的維護(hù)及技術(shù)支持， 負(fù)責(zé)分會場的保潔及相關(guān)后 勤保障等工作。（四）各設(shè)區(qū)市、縣（市、區(qū)）分會場可以結(jié)合自身特點，參照省廳做出相應(yīng)職責(zé)分工。三、視頻會議的申請（一）部省（部省市）視頻會議由XXX部召集，根據(jù)業(yè)務(wù)對口原則，主要參會單位負(fù)責(zé)將會議通知傳達(dá)至各參會分會場；同時，按要求填寫好視頻會議使用申請表，將申請 表和會議通知一并提交廳信息中心。（二）省

3、市（或省市縣）視頻會議由省XXX廳召集。會議主辦單位負(fù)責(zé)對視頻會議通知進(jìn)行審核，提前3個工作日將會議通知下發(fā)至各參會單位（特別緊急會議可根據(jù)實際情況另行辦理），按要求填寫好視頻會議使用申請表，將申 請表和會議通知一并提交廳信息中心。（三）市縣視頻會議由設(shè)區(qū)市 XXX局召集，會議召開要求向省廳信息中心報備，具體申請工作可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H參照省市視頻會議召集模式制定。（四）如有外單位需要借用我廳視頻會議系統(tǒng)，需經(jīng)廳 信息中心審核，會廳辦公室并呈報分管廳領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可 使用。四、視頻會議的管理（一）視頻會議召開前，會議主辦單位（或主要參會單 位）應(yīng)提前1個工作日做好會場布置，打印好參會人員席位 牌，

4、按要求擺放好，可以根據(jù)需要制作會場橫幅。如會議因 故推遲或取消，主辦單位應(yīng)及時告知各參會單位及參會人員，并告知省廳信息中心取消會議。（二）視頻會議召開前，各會場視頻會議管理員要提前 做好視頻會議設(shè)備的調(diào)試工作：1、視頻會議召開前一天，省廳統(tǒng)一組織各參會會場進(jìn) 行設(shè)備調(diào)試，主要調(diào)試各參會會場音頻、視頻、雙流等是否運行正常，具體調(diào)試時間將通過“XX視頻”（群號：X X）工作群通知各參會單位。2、視頻會議召開當(dāng)天，各會場系統(tǒng)管理員必須于會議 召開前1小時將視頻會議相關(guān)設(shè)備打開 （如會議召開時間為 上午8點-9點，則在前一天設(shè)備調(diào)試完后，無需關(guān)閉設(shè)備， 待第二天開會使用），等候省廳第二次聯(lián)調(diào)，如發(fā)現(xiàn)突

5、發(fā)問 題及時報告會議主辦單位和省廳信息中心的系統(tǒng)管理員。3、各會場系統(tǒng)管理員要按照會議的議程對與會發(fā)言者的座位進(jìn)行預(yù)先定位， 以便在會議期間能夠迅速切換視頻鏡 頭；各會場的初始攝像畫面應(yīng)面對會場中央，兼顧整個會場。4、 各分會場要將會場麥克風(fēng)默認(rèn)設(shè)置為“本地靜音” ， 當(dāng)會議召開者點名發(fā)言時才將麥克風(fēng)打開， 保證各地會場安 靜。（三）會議期間，各會場系統(tǒng)管理員必須在控制室堅守 崗位，主會場系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)會議需要，及時切換會場畫 面，了解各分會場的情況；各分會場應(yīng)實時監(jiān)控設(shè)備運行狀 況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調(diào)整本會場的鏡頭和麥克 風(fēng)；會議過程中，分會場如遇到突發(fā)掉線故障應(yīng)主動進(jìn)行重 連或

6、呼叫主會場，查明問題，及時解決。（四）主會場系統(tǒng)管理員要認(rèn)真做好會議的同步錄制， 做好會議電子數(shù)據(jù)備份。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對外公布會議 錄播資料。（五）會議結(jié)束，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接，各分會 場系統(tǒng)管理員在會議中斷后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備，并 做好會議相關(guān)記錄。五、人員保障（一）省廳信息中心配備兩名技術(shù)人員作為視頻會議管 理員，互為 AB崗，負(fù)責(zé)全省視頻會議系統(tǒng)的運行、維護(hù)和 日常管理。（二）具有視頻分會場的廳屬單位， 各設(shè)區(qū)市、縣（市、 區(qū)）XXX局要指定兩名系統(tǒng)管理員，互為 AB崗，負(fù)責(zé)視 頻會議系統(tǒng)的運行、維護(hù)和日常管理。（三）各單位系統(tǒng)管理員如出現(xiàn)調(diào)離、換崗、休假、辭 職、退休等

7、缺崗現(xiàn)象，應(yīng)及時補(bǔ)充，同時將名單報送省廳信 息中心備案，其他非授權(quán)人員嚴(yán)禁擅自操作視頻會議設(shè)備。六、技術(shù)保障（一）省廳信息中心負(fù)責(zé)全省視頻會議系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè) 計、建設(shè)和升級改造工作；負(fù)責(zé)組織全省視頻會議系統(tǒng)管理 員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)指導(dǎo)各分會場做好視頻系統(tǒng)的管理和 運維工作；負(fù)責(zé)省廳大樓視頻設(shè)備的日常運維和管理工作。（二）設(shè)區(qū)市XXX局信息中心負(fù)責(zé)組織轄區(qū)內(nèi)系統(tǒng)管 理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)指導(dǎo)縣（市、區(qū)）分會場做好視頻 系統(tǒng)的管理和運維工作； 負(fù)責(zé)局本級視頻設(shè)備的日常運維和 管理工作。（三）廳屬單位、縣（市、區(qū)）XXX局視頻會議系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本單位視頻設(shè)備的日常運維和管理工作。系統(tǒng)管理員要熟練掌握各視頻設(shè)備軟硬件操作，不得隨意更改終端設(shè)備的物理連線和配置參數(shù)。如遇特殊情況需要移機(jī)，要求 提前向省廳信息中心申請，移機(jī)后及時與省廳進(jìn)行連調(diào)測 試。（四）各單位系統(tǒng)管理員要對設(shè)備定期檢查保養(yǎng)，每月 對視頻及相關(guān)設(shè)備做一次徹底檢查，發(fā)現(xiàn)故障立即排除，如 發(fā)現(xiàn)視頻硬件設(shè)備故障，無法維修，要及時匯報省廳信息中 心，及時報