DCC文件管控作業(yè)培訓教材-課件

1、ISO9001:2008、ISO14001:2015、TS16949:2009DCC文控中心文件管控作業(yè)培訓教材1ppt課件ISO9001:2008、ISO14001:2015、TS1綱 要文控職責文控范圍文件級別受控文件類型文件編制、審批權限文件編號文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程文件分類整理、檢索、保存記錄的填寫、整理、檢索、保存2ppt課件綱 要文控職責2ppt課件文 控 職 責 對公司/部門文件的編制、審核、批準、發(fā)放、保管、使用、更改、標識、回收和作廢等全過程進行控制，確保各相關場所使用的文件均為有效版本。按規(guī)章辦事；按文件控制程序處理文件, 并按要求分發(fā)文件到每個部門；控制文件及

2、編號；確保所有發(fā)出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章復印無效；確保現(xiàn)場所使用的文件均為有效版本，作廢文件撤出現(xiàn)場；對部門文件進行分類整理、檢索、保存；3ppt課件文 控 職 責 對公司/部門文件的編制、審核、批準、發(fā)放范圍APPLICATION申請/編制APPROVAL批準ISSUANCE發(fā)行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK檢查/審核文件控制范圍4ppt課件范圍APPLICATION申請/編制APPROVALISSU需形成文件的信息&證據(jù)5ppt課件需形成文件的信息&證據(jù)5ppt課件文件級別1) 手冊(manual-MA)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康

3、 主要功能是將管理層的方針及目標以文件形式告訴全體員工或顧客2) 程序文件(procedure-PR)文件控制程序 是指導員工如何進行及完成手冊內(nèi)容所表達的方針及目標的文件3) 支持文件 (work instruction-WI)SOP，SIP，崗位要求 詳細說明特定作業(yè)是如何運作的關系4) 記錄表格(record-RE) 是用于證實產(chǎn)品或服務是如何依照所定要求運作的文件6ppt課件文件級別1) 手冊(manual-MA)質(zhì)量、環(huán)境、受控文件類型手冊程序文件操作規(guī)程作業(yè)指導書企業(yè)標準檢驗標準APQPFMEA表格年度質(zhì)量目標目標、指標及管理方案年度培訓計劃崗位職責要求工程/工藝更改書外部客戶文件

4、年度內(nèi)外審資料年度管理評審7ppt課件受控文件類型手冊7ppt課件文件編制、審批權限具體參照本司文件編制及管理實施辦法規(guī)定執(zhí)行8ppt課件文件編制、審批權限具體參照本司文件編制及管理實施辦法規(guī)文件編號原則第一、二級文件編碼規(guī)則 9ppt課件文件編號原則第一、二級文件編碼規(guī)則 9ppt課件文件編號原則10ppt課件文件編號原則10ppt課件文件編號原則第三級文件編碼規(guī)則 具體參照本司文件編制及管理實施辦法規(guī)定執(zhí)行11ppt課件文件編號原則第三級文件編碼規(guī)則 具體參照本司文件編制及管理文件編號原則12ppt課件文件編號原則12ppt課件文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程13ppt課件文件發(fā)行、修訂

5、、作廢、遺失處理流程13ppt課件記錄填寫、整理、檢索記錄: 記錄是記載過程狀態(tài)和過程結果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分. 所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。 根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。質(zhì)量記錄： 質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。質(zhì)量記錄是對產(chǎn)品達到所要求的質(zhì)量和質(zhì)量體系有運行的證實。 對需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列兩種類型： 1)與質(zhì)量體系運行有關的記錄，包括： “質(zhì)量體系審核報告；質(zhì)量成本報告； 設計評審報告； 設計驗證記錄； 設計更改記錄；工藝更改記錄；合同評審

6、記錄；質(zhì)量培訓、考核記錄等等。 2)與產(chǎn)品有關的記錄，包括： 產(chǎn)品鑒定報告； 產(chǎn)品審核報告： 產(chǎn)品驗證報告； 質(zhì)量檢驗記錄； 產(chǎn)品試驗記錄； 不合格品處置報告； 產(chǎn)品讓步記錄，等等。 14ppt課件記錄填寫、整理、檢索記錄:14ppt課件質(zhì)量記錄的作用 ： A.質(zhì)量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時、真實的質(zhì)量記錄，信息管 理就沒有實際義意。 B.質(zhì)量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結果的文件。 C.質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個組織質(zhì)量保證的證實文件。 D.質(zhì)量記錄為采取預防措施和糾正措施提供了依據(jù)。 E.質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。記錄填寫：記錄的填寫要求及時,真實,準確,按規(guī)定進行填寫.字

7、跡清晰,不得涂改;若有填錯,用線或/線劃掉,在旁邊重新填寫上正確數(shù)值,并簽上修 改人名字,填寫修改日期.當出顯記錄空白欄目無內(nèi)容可填寫時,要求在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄已被關注,只是無內(nèi)容可填.如何是縱向幾行均無內(nèi)容可填寫,用一斜線代之.記錄的簽署(檢測人,審核人,批準人)均應簽署全名,盡可能清晰易辨不允許有姓無名或有名無姓存在.15ppt課件質(zhì)量記錄的作用 ： 15ppt課件記錄整理、保存、檢索： 記錄是一種特殊類型的文件。故記錄的整理、保存、檢索可按照文件要求進行分級整理保存，按照記錄控制程序和記錄控制一覽表中規(guī)定的保存年限進行保存。16ppt課件記錄整理、保存、檢索：16ppt課

8、件文件分類整理、檢索、保存17ppt課件文件分類整理、檢索、保存17ppt課件18ppt課件18ppt課件整理（SEIRI）： 區(qū)分必需與非必需品，把非必需品處理，在崗位上只放必須品。6S 管理19ppt課件整理（SEIRI）：6S 管理19ppt課件因缺乏整理造成的浪費空間浪費資金浪費時間浪費人力資源浪費如何進行整理？區(qū)分必需品與非必需品。將必需品的適量降到最低程度；處理非必需品；20ppt課件因缺乏整理造成的浪費空間浪費如何進行整理？區(qū)分必需品與非必需整頓（SEITON）： 把區(qū)分好的東西分區(qū)作好標識，必需品定置存放，在30秒內(nèi)找到要找的東西；21ppt課件整頓（SEITON）：21ppt

9、課件整理不好造成的浪費A.尋找時間的浪費；B.停止和等待的浪費；C.認為本單位沒有而盲目購買所造成的浪費；D.計劃變更而產(chǎn)生的浪費；E.交貨期延遲而產(chǎn)生的浪費。22ppt課件整理不好造成的浪費A.尋找時間的浪費；22ppt課件尋找物料百態(tài)圖23ppt課件尋找物料百態(tài)圖23ppt課件如何進行整頓？徹底地進行整理確定放置場所規(guī)定擺放方法進行標識色線的含義有以下幾種：黃線，它是屬于那種可移動的設置，也是一種臨時的擺設；白線就是作業(yè)區(qū)；紅線就是不良區(qū)跟不良品。綠色：料區(qū)、成品區(qū)24ppt課件如何進行整頓？徹底地進行整理色線的含義有以下幾種：24ppt清掃（SEISO）：將崗位保持在無垃圾、無灰塵、干凈

10、整潔的狀態(tài)；25ppt課件清掃（SEISO）：25ppt課件清潔（SEIKETSU）：將前3S進行到底，并且制度化、管理透明化；素養(yǎng)（SHITSUKE）：對于規(guī)定的事，嚴格遵守、嚴格執(zhí)行；安全（SAFETY）：生產(chǎn)安全，人人有責；安全生產(chǎn)、預防為主。26ppt課件清潔（SEIKETSU）：26ppt課件文件的分類整理原則和方法一級分類： 按照各部門所產(chǎn)生的不同性質(zhì)的文件分部門來分類或以各部門的字母來代表（公司編號表） 二級分類： 按照文件類型來劃分；例如：通知，會議記錄，申請書，檢驗標準，檢驗報告、培訓計劃等等，按照不同的類目進行分類；三級分類： 按照文件年份來劃分，分月進行分類整理； 例如：

11、2010年入庫記錄（1月份入庫記錄，2月份入庫記錄）；2010年原材料檢驗報告（1月份檢驗報告，2月份檢驗報告或再細分：1月份油漆類檢驗報告，1月份樹脂類檢驗報告）27ppt課件文件的分類整理原則和方法一級分類：27ppt課件實施6S前后文件柜28ppt課件實施6S前后文件柜28ppt課件實施6S前后辦公桌29ppt課件實施6S前后辦公桌29ppt課件30ppt課件30ppt課件五. 文件控制程序1. 掌握體系文件總體分類方針、目標手冊程序文件作業(yè)指導書類文件相關記錄2. 熟悉體系文件的編制、審核、批準規(guī)定手冊、程序文件-由管代組織編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準。作業(yè)指導書類文件-由各部門

12、負責編制本部門相關的管理或作業(yè)指導文件，部門負責人審核，總經(jīng)理批準。 技術研發(fā)部負責產(chǎn)品標準、崗位操作法、工藝作業(yè)指導書、檢驗計劃等技術文件的編制，部門負責人審核，副總經(jīng)理批準。31ppt課件五. 文件控制程序1. 掌握體系文件總體分類31ppt課件3. 文件的發(fā)放和回收蓋有紅色“受控”印章的受控文件，未經(jīng)批準不得私自借閱、復?。患夹g類文件由知識產(chǎn)權部統(tǒng)一發(fā)放和管理，其他體系運行的相關文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放與管理；手冊、程序文件由總經(jīng)理確定發(fā)放范圍，技術類文件由副總經(jīng)理確定，其它支持性文件由編制部門確定發(fā)文部門填制文件分發(fā)與回收記錄，由部門接收人簽收并負責文件去向；各部門受到文件資料后編制并及時

13、更新部門受控文件記錄一覽表，檢查部門文件的有效性，確保各相關場所使用有效版本的文件；當各部門有人員離崗時需辦理交接手續(xù)，保證文件順利交接、流通順暢；若部門或個人需要受控文件，需提出書面申請，經(jīng)權限范圍批準后再由發(fā)文部門發(fā)放并登記。32ppt課件3. 文件的發(fā)放和回收32ppt課件4. 文件的更改當文件需要修改時，提出人需先填寫文件更改申請/通知單，說明更改原因，由原文件審批人進行審批；文件更改后，需提交原審核、批準人進行審核批準，并按原文件的文件分發(fā)與回收記錄進行發(fā)放。同時需收回作廢文件，并告知文件使用人更改處；5. 文件的管理各部門體系文件（新編或修訂）審核批準后，原版文件交總經(jīng)辦存檔，由總

14、經(jīng)辦統(tǒng)一編制公司內(nèi)部質(zhì)量環(huán)境體系文件一覽表；各部門體系管理專員負責本部門文件資料的建檔、保管和收發(fā)工作，要防止文件受潮、損壞或丟失，確保文件整潔、完好和易于檢索查閱。33ppt課件4. 文件的更改33ppt課件六. 記錄控制程序1. 記錄的管理品管部負責統(tǒng)一登記公司體系質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表，各部門分別登記部門受控文件記錄一覽表。部門若有記錄表格需要增加、減少或修改時，經(jīng)負責人批準后，需同時提交新的記錄表格到品管部備案并修訂質(zhì)量環(huán)境體系記錄一覽表。品管部對各部門記錄進行不定期抽查，并填寫記錄檢查表2. 記錄的填寫為保證記錄的真實、準確和可追溯性，記錄一般不允許隨意涂改。如系筆誤或經(jīng)證實原始記錄

15、有誤，需要修改記錄時應按照程序規(guī)定執(zhí)行，即在錯誤的內(nèi)容上平行劃兩條線（保證原始記錄可識別），并在其附近空白處填上正確的內(nèi)容并簽名，同時注明更改日期。34ppt課件六. 記錄控制程序1. 記錄的管理34ppt課件3. 記錄的檢索、保存對入庫單、現(xiàn)場記錄表等發(fā)生頻次較多的原始記錄，部門可按月份整理匯總。其余發(fā)生頻次較少的記錄，各部門可安排每年進行一次總的整理。對完善的記錄按時間先后順序裝訂成冊，并在其封面注明記錄全稱、部門別、記錄編號及發(fā)生時間段等。4. 記錄的保存期限和處理記錄保存期限的規(guī)定 內(nèi)審和管理評審記錄保存期限為三年以上，其它記錄：原始記錄為一年以上、報告為二年以上、臺賬為三年以上，其它

16、文件另有規(guī)定者按照規(guī)定執(zhí)行。超過保存期限的記錄，由記錄保管人員填寫文件/銷毀申請表，經(jīng)本部門負責人審核，管理者代表批準后方可進行處理35ppt課件3. 記錄的檢索、保存35ppt課件七. 內(nèi)部審核控制程序1. 目的：驗證質(zhì)量環(huán)境管理體系是否符合標準要求，是否得到有效地保持、實施和改進2. 審核前準備：由總經(jīng)理制定審核組長。審核組長在審核前召開審核小組會議，編制本次內(nèi)審實施計劃，并編制審核檢查表，交管理者代表批準。內(nèi)審實施計劃批準后，至少提前一周發(fā)至審核員和審核部門，受審部門如有異議，應在內(nèi)審前三天內(nèi)通知審核組長調(diào)整。落實管理評審報告中與本部門相關的工作；制定本部門糾正與預防措施并組織實施。36

17、ppt課件七. 內(nèi)部審核控制程序1. 目的：36ppt課件3. 首次會議參加會議人員：總經(jīng)理、管理者代表、內(nèi)審組長及成員、各部門負責人。會議內(nèi)容：由內(nèi)審組長闡明審核的目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和內(nèi)審日程安排，以及其它相關的事宜4. 現(xiàn)場審核內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審實施計劃安排，通過看、問、查的方式，客觀公正的檢查質(zhì)量環(huán)境體系運行的符合性、有效性、適宜性，將體系運行效果及不符合項詳細記錄在審核檢查表中，針對不符合情況具體開具不符合項報告5. 末次會議內(nèi)審組長提交內(nèi)審報告，宣讀發(fā)現(xiàn)的不符合項，并就審核實施情況進行總結評價，就體系存在的問題進行解說，提出相關改進的意見和建議。37ppt課件3. 首次會議37

18、ppt課件八. 管理評審控制程序1. 目的：保證體系運行的適宜性、充分性和有效性，并為體系持續(xù)改進尋求機會。2. 形式管理評審以召開會議的形式進行，由總經(jīng)理主持實施，管理者代表籌劃，各部門主要負責人參與匯報完成?？偨?jīng)理對各部門提出的問題提出解決方案，并明確責任部門、責任人、完成時間等。會后由品管部根據(jù)會議精神發(fā)出管理評審跟進措施表3. 各部門主要職責：準備與本部門相關的管理評審資料，匯報本部門工作；落實管理評審報告中與本部門相關的工作；制定本部門糾正與預防措施并組織實施。38ppt課件八. 管理評審控制程序1. 目的：38ppt課件九. 人力資源控制程序1. 目的：通過對從事影響質(zhì)量環(huán)境工作的

19、人員實施有效管理并提供適宜培訓，確保其能勝任本職工作2. 部門職責：人力資源部負責編制、完善員工手冊，并監(jiān)督實施；人力資源部負責制定年度培訓計劃，并組織或監(jiān)督實施，負責對各類培訓記錄進行存檔、管理；人力資源部根據(jù)公司組織架構情況，協(xié)同各部門編制并及時更新崗位職責權限說明書；3. 需注意的問題：各部門針對各項培訓，做好培訓記錄及有效性評估后需及時反饋到人力資源部存檔管理；對于特殊工種人員需定期評定相關資質(zhì)，確保關鍵工序的控制管理39ppt課件九. 人力資源控制程序1. 目的：39ppt課件十. 糾正與預防控制程序1. 目的：查明并消除質(zhì)量環(huán)境管理體系運行和產(chǎn)品生產(chǎn)全過程中已發(fā)現(xiàn)或潛在的不合格原因，采取措施，防止不合格繼續(xù)發(fā)生，確保體系有效運行和持續(xù)改進。2. 工作程序措施的制定與實施確定完成日期措施的制度化文件化措施有效性的驗證、評審執(zhí)行措施跟蹤記錄不合格原因的分析與調(diào)查糾正及預防措施要求的發(fā)出數(shù)據(jù)及信息的定期收集發(fā)現(xiàn)不合格確定責任方40ppt課件十. 糾正與預防控制程序1. 目的：措施的制定與實施確定十一. 法律法規(guī)控制程序1. 目的：收集與評價環(huán)境法律法