農(nóng)科院會議管理方案01729（下）

1、活動前期活動中期活動后期整體安排第三方聯(lián)絡(luò)住宿安排相關(guān)支持活動管理活動管理圖片僅供參考VIP專家10%，安排在大床間，專屬VIP接待，并享受酒店24小時人性化頂級服務(wù) 嘉賓，安排在行政樓層標(biāo)準(zhǔn)間or大床間，享受四或五星級酒店專業(yè)化服務(wù) 用餐：西式自助餐、中西自助餐、中式圍桌、西式桌餐用餐：除指定活動時間，所有來賓可在所入住酒店餐廳用餐，均配備用餐標(biāo)準(zhǔn)布置：活動酒店布置接待臺1個，作為24小時會務(wù)組，24時后轉(zhuǎn)為房間 易拉寶2個分別為日程表及相關(guān)事宜通知表各1個，以便通知與會人員 乘車、購票等臨時性信息 其他酒店設(shè)置24小時服務(wù) 活動前期活動中期活動后期10月22日接機歡迎酒會10月23-26日

2、主會場分會場10月23-26日用餐管理11月27日離店送機活動管理活動管理接機分別在首都機場1、2號和3號航站樓接待工作職責(zé)1. 專門團隊（10名專業(yè)人員組成）負責(zé)接機工作 2. 領(lǐng)隊根據(jù)航班登記表，隨時察看來賓航班到達情況 3. 3名工作人員分別在機場2個出口和大廳吸引與會來賓4. 2名工作人員專門負責(zé)引領(lǐng)來賓 5. 另2名工作人員將來賓帶領(lǐng)至?xí)h專用車 6. 1名工作人員跟車，并發(fā)車后向酒店負責(zé)人報告預(yù)計到達時間和到達人數(shù)及類別，通知酒店 做好準(zhǔn)備為其辦理入住手續(xù) 7. 接機時間為8:00am-20:00pm,此時間內(nèi)，會務(wù)組根據(jù)航班情況每小時發(fā)22座中巴車一趟，33座考斯特，3輛車交替往

3、返于酒店和機場 8. 此外，會務(wù)組將安排4輛小轎車，全天在機場等候，服務(wù)于VIP和晚到來賓服裝要求：統(tǒng)一身著大會統(tǒng)一服裝所需物品： 1. 接機牌 2. 車牌 3. 來賓個人信息如（入住酒店、航班信息等）入住職責(zé)：統(tǒng)計及確認所有來賓的住房要求，所有要求均應(yīng)明確：姓名、房型、日期、煙否、付費方式，以便準(zhǔn)確預(yù)訂；收集住宿人性別、出生年月、證件種類/號碼、 號碼等個人信息，以便安排現(xiàn)場快速入住手續(xù)根據(jù)來賓提供的邀請函種類及來賓姓名確認胸卡類別根據(jù)接機時提供的資料，提前準(zhǔn)備來賓房卡，快速辦理入住手續(xù)物品：會議專用接待臺、接待背景板、沿路指示來賓胸卡、房間內(nèi)歡迎信，VIP房間放置果籃活動管理來賓簽到程序：

4、出示邀請函和身份證 提供會務(wù)信息 領(lǐng)取胸卡 房卡 早餐券 胸卡內(nèi)包含：大會指南、大會日程、分論壇登記卡交通職責(zé)：每個酒店分別安排2輛45座大巴車，每15分鐘發(fā)車1輛，另安排一輛大巴等候在酒店/會場門口以備突發(fā)事件會務(wù)組提前確認各酒店停車位2名工作人員在酒店大堂手舉車牌，引領(lǐng)來賓上車2名工作人人員進行酒店外指引1名工作人員跟車，負責(zé)統(tǒng)計車上人數(shù)，報告交通負責(zé)人，同時發(fā)車交通負責(zé)人報告會場接待負責(zé)人車輛編號、預(yù)計到達時間、人數(shù)活動管理活動前期活動中期活動后期10月22日接機歡迎酒會10月23-26日主會場分會場10月23-26日用餐管理11月27日離店送機活動管理1、出示邀請函4、領(lǐng)取資料5、領(lǐng)取

5、紀念品1. 注冊區(qū) 窗口分區(qū)：2個 頂級專家簽到區(qū) 嘉賓簽到區(qū) 3、領(lǐng)取胸卡2、核對信息活動管理簽到會場各樓層平面圖當(dāng)前位置說明道路方向指引大會日程活動主題宣傳欄活動管理大會服務(wù)區(qū)（示意）會場管理：在來賓注冊時發(fā)放分會場登記卡，來賓均可以在簽到處作登記，會務(wù)組人員提前統(tǒng)計座位，進行預(yù)定工作人員使用特制印章蓋在分論壇登記卡的相應(yīng)位置來賓進入分論壇出示登記卡即可進入一旦某論壇場地?zé)o空閑座位，會務(wù)組將及時在公布欄張貼公告人員職責(zé)：1層簽到區(qū)每窗口2名工作人員負責(zé)登記論壇設(shè)置總負責(zé)人員1名、AV人員1名、內(nèi)場管理人員1名、搭建監(jiān)控人員1名、外場管理人員1名物品：在門口放置該論壇日程及講者介紹牌活動管理

6、活動前期活動中期活動后期10月22日接機歡迎酒會10月23-26日主會場分會場10月23-26日用餐管理11月27日離店送機活動管理退房流程：Step1 根據(jù)來賓返程航班時間，在客人離開前30分鐘進行查房Step2 大會專用接待臺交房卡Step3 結(jié)賬Step4 開發(fā)票物品：- 來賓住房表- 來賓返程航班表- 接待臺- 引領(lǐng)手舉牌活動管理人員職責(zé)：- 提醒來賓最遲退房時間- 提醒來賓檢查物品- 安排酒店提前查房- 工作人員督促酒店提供叫早和早餐打包服務(wù)- 大會接待臺配備2名工作人員分別負責(zé)物品查找和監(jiān)控退房手續(xù)- 大會接待臺設(shè)置2名酒店收銀員，負責(zé)收款、開發(fā)票- 接待臺1名酒店總負責(zé)人員集合完

7、成退房手續(xù)、準(zhǔn)備出發(fā)來賓，同時檢查是否有來賓未辦理退房手續(xù)活動管理人員職責(zé)：- 在酒店大堂公布送機車輛時間表，便于來賓盡早安排時間- 酒店聯(lián)絡(luò)人負責(zé)提前協(xié)調(diào)車輛停放場地- 2名工作人員在會議接待處召集來賓集合- 3名工作人員手舉指示牌，指引來賓上車- 安排1名工作人員清點上車人數(shù)，并報告送機負責(zé)人車上人數(shù)和預(yù)計達到機場時間- 來賓到達機場后，工作人員向負責(zé)人報告來賓航班情況，如：是否順利到達機場、來賓人數(shù)、 有無來賓誤機、或突發(fā)事件發(fā)生所需物品：- 來賓返程航班表- 來賓送機記錄表- 手舉指示牌- 車牌活動管理活動管理 機場：接機時，全天候在機場配備22座中巴1輛，以免有延誤的航班 送機時，全

8、天候在酒店門口配備22座中巴1輛，以便緊急開往機場 會議人流控制：使用地毯將主通道標(biāo)出，以免人流混亂擁擠 設(shè)置多方位，多方向指示牌，清晰指引方向 用餐人流控制：中午用餐期間在展覽廳組織娛樂游戲，吸引樓上就餐人流 危機處理誤機：- 在酒店全天配備4輛小轎車，負責(zé)VIP接送或臨時事件發(fā)生- 安排來賓乘坐小轎車，前往機場，到達機場后使用緊急無行李托運通道- 乘坐機場內(nèi)電瓶車，快速到達登機口- 如延誤航班，工作人員立即聯(lián)絡(luò)出票公司改簽航班物品遺留在酒店：- 會務(wù)組提醒酒店將客人遺留物品進行收集，隨時交到會議接待臺- 當(dāng)來賓將物品遺留在酒店，又無法取回時，會務(wù)組將收集遺留物品，通過同城人員或郵寄方式，交

9、還來賓活動管理 危機處理團隊介紹我們的優(yōu)勢高效高性價比專業(yè)客戶溝通協(xié)作和執(zhí)行供應(yīng)鏈管理品質(zhì)保證擁有自主投資的第三方公司，為客戶節(jié)省成本增值服務(wù)專業(yè)的團隊服務(wù)豐富的服務(wù)經(jīng)驗 雅程品牌承諾了品牌反應(yīng)其客戶，消費者和其他利害關(guān)系人之間巨有忠誠度。讓您隨心所欲、隨心應(yīng)變?yōu)槟艏氝x、至誠服務(wù)給您無限樂趣、信心品質(zhì)為您節(jié)省心力、一應(yīng)俱全 團隊組成客戶總監(jiān)個人概況服務(wù)過的主要客戶林鑫建中星微電子、分眾傳媒、北京大學(xué)、清華大學(xué)、Google、西門子、大唐電信、盛世長城、政府會議等1、曾擔(dān)任海南航空公司三亞公司銷售總監(jiān)2、十年公關(guān)服務(wù)經(jīng)驗團隊組成創(chuàng)意總監(jiān)個人概況服務(wù)過的主要客戶陳德利1、7年大型公關(guān)公司活動創(chuàng)

10、意經(jīng)驗2、豐富及多元化行業(yè)的設(shè)計及項目管理經(jīng)驗IBM、Intel、一汽大眾、BMW、信誠保險、海南農(nóng)業(yè)廳等近百種客戶團隊組成策劃主管個人概況服務(wù)過的主要客戶趙子璇IBM、Intel、一汽大眾、東風(fēng)日產(chǎn)、華夏基金、金龍魚、五糧液、中國體育總局、中國杯帆船賽、鄭州日產(chǎn)、Basic、BMW、全順等20余種，大小活動、展會50余次1、曾任職海天網(wǎng)聯(lián)、迪思傳媒集團，4年半大型公關(guān)活動客戶服務(wù)及管理經(jīng)驗。2、很強的客戶溝通、維護、執(zhí)行與活動管理、組織協(xié)調(diào)能力；3、豐富的多行業(yè)傳播活動及策劃、活動統(tǒng)籌、實施能力團隊組成高級策劃經(jīng)理個人概況服務(wù)過的主要客戶卜聰IBM，BMW，OLAY,盛世長城廣告、佳能，施耐德電氣，銀聯(lián)1、從業(yè)經(jīng)驗3年，服務(wù)過眾多國內(nèi)知名公司，及外國客戶2、豐富的展覽項目策劃、實施經(jīng)驗團隊組成高級項目經(jīng)理個人概況服務(wù)過的主要客戶李佳男IBM、施耐德電氣、佳能、BMW等，IT、汽車行業(yè)客戶1、3年相關(guān)行業(yè)工作經(jīng)驗，豐富的活動管理和執(zhí)行能力2、很強的客戶溝通，項目管理能力團隊組成策劃主管助理個人概況服務(wù)過的主要客戶鄧哲裕國家體育局、IBM、佳能、豐田等1、從業(yè)經(jīng)驗