合同管理-西南油氣田

1、狠抓合同管理“頑疾”治理全面提升合同管理水平西南油氣田分公司二一二年八月合同審查查效率顯顯著提高高，單份份合同平平均審查查周期控控制在4天以內(nèi)，事后合合同發(fā)生生率控制制在2%左右，單單份合同同標(biāo)的金金額由93萬元上升升到117萬元，確確保了合合同交易易風(fēng)險、質(zhì)量雙雙受控。2008年西南油油氣田分分公司與與四川石石油管理理局部分分單位重重組整合合一體化化運(yùn)作，合同管管理工作作面臨諸諸多問題題：上市、未未上市單單位管理理水平不不平衡、規(guī)范標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不一一致，合合同審查查周期長長，事后后合同頻頻發(fā)，合合同集中中簽約程程度很低低。針對上述述突出問問題，我我們按照照集團(tuán)公公司合同同管理的的要求，結(jié)合分分公司

2、實(shí)實(shí)際，按按照整體體策劃、分別治治理、上上下聯(lián)動動、齊抓抓共管的的思路，扎實(shí)開開展綜合合治理。三年以來來的不懈懈努力：取得的成成績：事后合同發(fā)生率2%左右我們的主主要做法法一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同三、狠抓過程程管控，切實(shí)提提高合同同系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行效率率四、推行集中中簽約，努力攻攻克小額額合同難難題一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法“頑疾”表象事后合同同審查周期期過長小標(biāo)的合合同過多多負(fù)面后果果不利于合合同交易易風(fēng)險的的有效防防控不利于合合同管理理效率與與質(zhì)量的的提高成因分析相當(dāng)部分的合同管理和承辦人員沒有充分

3、認(rèn)識到上述問題對分公司帶來了嚴(yán)重隱患，因而管理粗放，沿襲一家獨(dú)大的舊的“大甲方”管理思維，沒有嚴(yán)格按照內(nèi)控要求規(guī)范合同簽約行為，沒有對問題進(jìn)行嚴(yán)格考核問責(zé)一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法治理思路對于上述問題的治理，不能“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”，必須實(shí)施整體策劃、系統(tǒng)治理。為此，我們明確了 “五個統(tǒng)一明方向，四項(xiàng)制度樹規(guī)范，兩個報告添措施、三個一樣抓執(zhí)行”的總體思路與方法，使合同管理理念、方法得到進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，為合同管理突出問題的解決奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?！拔鍌€統(tǒng)一一”主要是指指重組整整合后上上市、未未上市單單位合同同管理遵遵循統(tǒng)一一的制度度、統(tǒng)一一的程序序、統(tǒng)一一的系統(tǒng)統(tǒng)、統(tǒng)一一

4、的文本本、統(tǒng)一一的考核核標(biāo)準(zhǔn)的的原則，同步提提升合同同管理能能力。一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法治理方法法一“四項(xiàng)制度度”是指我們們從2009年起相繼繼頒布實(shí)實(shí)施了西南油氣氣田分公公司合同同管理辦辦法、西南油氣氣田分公公司合同同管理系系統(tǒng)操作作規(guī)范、西南油氣氣田分公公司關(guān)于于進(jìn)一步步加強(qiáng)合合同管理理的通知知，今年初初又下發(fā)發(fā)了西南油氣氣田分公公司加強(qiáng)強(qiáng)合同履履行過程程監(jiān)督管管理實(shí)施施方案。四項(xiàng)制制度是我我公司合合同管理理的基本本管理規(guī)規(guī)范和操操作指南南，制度度的執(zhí)行行力度直直接反映映出合同同管理水水平高低低。一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法治理方法

5、法二“兩項(xiàng)報告告制”一是指我我們從2008年開始堅(jiān)堅(jiān)持每年年撰寫西南油氣氣田分公公司合同同管理年年度分析析報告，二是從從2010年開始建建立了合合同管理理月度通通報制度度。西南油氣氣田分公公司合同同管理年年度分析析報告合同管理理月度通通報治理方法法三：一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法“三個一一樣”，即要求求各單位位、各部部門“像治理理安全隱隱患一樣樣治理事事后合同同、像重重視OA系統(tǒng)運(yùn)行行效率一一樣重視視合同系系統(tǒng)運(yùn)行行效率、像細(xì)分分市場一一樣細(xì)分分合同管理?！?，針對各各類問題題產(chǎn)生的的不同成成因，細(xì)細(xì)化措施施，切實(shí)實(shí)增強(qiáng)治治理的針針對性和和有效性性。“三個一一樣”一、實(shí)

6、施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法治理方法法四我們的主主要做法法一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同三、狠抓過程程管控，切實(shí)提提高合同同系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行效率率四、推行集中中簽約，努力攻攻克小額額合同難難題事后合同同類型結(jié)結(jié)構(gòu)二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同成因分析析人為因素素延期申報報合同合同審查查超期客觀因素素多因年度度天然氣氣指標(biāo)批批復(fù)滯后后和因供供氣量嚴(yán)嚴(yán)重不足足不能與與合同相相對人達(dá)達(dá)成一致致但又必必須履行行中石油油的社會會責(zé)任，不能中中斷供氣氣；其他客觀觀因素還還包括計(jì)劃下達(dá)達(dá)延遲、應(yīng)急搶搶險項(xiàng)目目、合同同雙方

7、地地位不平平等且我我方處于于弱勢地地位的合同等等。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同一是從制制度和流流程入手手重點(diǎn)整整治人為為因素產(chǎn)產(chǎn)生的事事后合同同重點(diǎn)針對對事后合合同提出出加快節(jié)節(jié)奏和優(yōu)優(yōu)化流程程的措施施12條對于因搶搶修、搶搶建等客客觀因素素容易形形成事后后合同的的應(yīng)急項(xiàng)項(xiàng)目，必必須按分分公司合合同管理理辦法有有關(guān)“應(yīng)應(yīng)急合同同訂立規(guī)規(guī)定”執(zhí)執(zhí)行。在應(yīng)急項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施施前，由由項(xiàng)目承承辦部門門辦理應(yīng)急合合同項(xiàng)目目審批表表等實(shí)施依據(jù)，形形成干預(yù)預(yù)記錄。并按照照分公司司合同管管理辦法法規(guī)定及及時完善善合同談?wù)勁屑昂灪炗喌仁质掷m(xù)。對于天然然氣銷售售合同，采用提提前簽訂訂框架協(xié)協(xié)議或在在合同文

8、文本中增增加合同同效力延延續(xù)相關(guān)關(guān)約定條條款等方方式，避避免因計(jì)計(jì)劃下達(dá)達(dá)滯后等等原因引引發(fā)事后后合同。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同事后合同同發(fā)生較較多的勘勘探事業(yè)業(yè)部針對對前期勘勘探項(xiàng)目目和部分分科研項(xiàng)項(xiàng)目因計(jì)計(jì)劃下達(dá)達(dá)延遲造造成事后后合同的的問題，在會商商分公司司勘探處處、科技技處后專專門制定定了事后合同同管理措措施，規(guī)定在在簽訂合合同前置置手續(xù)的的辦理中中，如有有計(jì)劃未未下達(dá)而而急需實(shí)實(shí)施的項(xiàng)項(xiàng)目，承承辦部門門可以將將上級會會議紀(jì)要要作為簽簽約依據(jù)據(jù)；勘探探配套和和前期項(xiàng)項(xiàng)目可由由勘探處處出具證證明作為為實(shí)施依依據(jù)先簽簽訂框架架協(xié)議。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同實(shí)

9、例對事后合合同的分分析是報報告的重重要部分分，事后后合同的的成因、新動向向、整改改措施是是否有力力、整改改是否徹徹底都是是分析的的重點(diǎn)內(nèi)內(nèi)容。二是加強(qiáng)強(qiáng)合同分分析從2008年開始，我們每每年編寫寫公司合合同管理理分析報報告，從從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)合同管管理中涉涉及到的的經(jīng)營管管理深層層次的問問題和薄薄弱環(huán)節(jié)節(jié)，從風(fēng)風(fēng)險防范范的角度度出發(fā)，深入探探究從根根本上解解決問題題的有效效辦法，增強(qiáng)工工作的超超前性、預(yù)見性性、主動動性，為為領(lǐng)導(dǎo)決決策提供供參考，促使合合同管理理成果轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化為企企業(yè)管理理成果。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同三是建立立月度合合同管理理專項(xiàng)通通報制度度通報內(nèi)容容當(dāng)月月合同簽簽訂情

10、況況事后后合同發(fā)發(fā)生情況況合同同審查超超期情況況問責(zé)責(zé)和處罰罰下步步改進(jìn)工工作的要要求對發(fā)生問問題較多多的單位位采用約約談主要要領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)送合合同管理理建議書書、整改改專函、與法律律風(fēng)險業(yè)業(yè)績考評評掛鉤等等方式，點(diǎn)面結(jié)結(jié)合，收收效顯著著，各單單位對合合同工作作的重視視和關(guān)注注程度顯顯著提高高。在分公司司通報的的基礎(chǔ)上上，所屬屬各單位位也建立立起了定定期合同同通報制制度，還還把合同同情況通通報列為為每周生生產(chǎn)例會會固定議議題。公司層面面合同管管理專項(xiàng)項(xiàng)通報25期5份合同管理理建議書書約談12家所屬單位位發(fā)出合合同通報報97份處罰相關(guān)關(guān)責(zé)任人人97人/次經(jīng)濟(jì)處罰罰19680元履職問責(zé)責(zé)48人/次二、

11、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同我公司所所屬物資資總公司司，收到到合同管管理建議議書后立立即成立立了專項(xiàng)項(xiàng)整治小小組，由由分管合合同和生生產(chǎn)的副副總經(jīng)理理牽頭，企管法法規(guī)科、勞動工工資科、紀(jì)委監(jiān)監(jiān)察科及及其他相相關(guān)科室室為小組組成員，全面開開展合同同管理突突出問題題整治工工作。實(shí)例今年2月22日該公司司還召開開了合同同管理突突出問題題專項(xiàng)整整治視頻頻會，對對發(fā)生事事后合同同較為嚴(yán)嚴(yán)重的4位同志進(jìn)進(jìn)行了通通報批評評，由發(fā)發(fā)生事后后合同的的單位領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和個個人在會會上作出出了深刻刻檢查，處罰了了包括物物資公司司分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)內(nèi)的19名責(zé)任人人，處罰罰總金額額13400元，其中中處罰單單位領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)個

12、人最最高金額額達(dá)到2200元。整治工作作采取“員工與與領(lǐng)導(dǎo)連連帶，經(jīng)經(jīng)濟(jì)與行行政結(jié)合合、人員員與崗位位并處”的原則則，嚴(yán)格格制度管管理，加加大處罰罰力度，規(guī)范管管理程序序，加強(qiáng)強(qiáng)業(yè)務(wù)培培訓(xùn)，全全面扭轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)合同管管理違規(guī)規(guī)現(xiàn)象。該公司司專門制制定了合同管理理要點(diǎn)及及管理措措施。成立專門門機(jī)構(gòu)實(shí)施整治治工作嚴(yán)格問責(zé)責(zé)物資公司司開展事事后合同同專項(xiàng)整整治工作作二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同四是堅(jiān)持持每年開開展兩次次合同履履行專項(xiàng)項(xiàng)檢查檢查重點(diǎn)事后合同肢解合同合同履行監(jiān)督管理情況合同管理流程執(zhí)行情況合同基礎(chǔ)管理情況同時通過過檢查和和工作調(diào)調(diào)研的機(jī)機(jī)會走進(jìn)進(jìn)基層單單位開展展幫扶工工作。對事后合合

13、同問題題較突出出的合同同承辦部部門進(jìn)行行“一對對一幫扶扶”?；鶎臃从秤场皹?biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)劃分很很實(shí)際、成因分分析很實(shí)實(shí)在、整整改措施施很實(shí)用用”我們能在在短時間間內(nèi)快速速控制住住事后合合同的一一大法寶寶二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同五是開展展形式多多樣的業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)訓(xùn)每年我們要培訓(xùn)合同簽約代理人300人左右利用“每月一講”視頻講座的機(jī)會，在全公司專題講授合同系統(tǒng)操作及合同管理相關(guān)規(guī)定在公司合同業(yè)務(wù)分析會上進(jìn)行合同管理經(jīng)典案例分享匯編各級各類審計(jì)、檢查和內(nèi)控測試中發(fā)現(xiàn)的合同管理問題，對問題進(jìn)行分類和逐一制定整改措施二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同六是將事事后合同同納入合合同管理理能力測測評

14、和法法律風(fēng)險險業(yè)績考考核統(tǒng)一一考評，與單位位業(yè)績獎獎勵和授授權(quán)額度度掛鉤。2011年我公司司所屬37個下屬單單位有26個單位因因不同程程度發(fā)生生了事后后合同，在法律律風(fēng)險業(yè)業(yè)績考評評中被相相應(yīng)扣分分并與該該單位當(dāng)當(dāng)年的業(yè)業(yè)績獎金金掛鉤。有1家單位在在合同管管理能力力測評中中由A級降為B級，合同同簽約授授權(quán)的權(quán)權(quán)限也隨隨之降低低了一個個檔次。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同4288份1508份430份219份通過上述述措施，公司事事后合同同逐年減減少，效效果顯著著。二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同我們的主主要做法法一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法二、突出主觀

15、觀因素，大力治治理事后后合同三、狠抓過程程管控，切實(shí)提提高合同同系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行效率率四、推行集中中簽約，努力攻攻克小額額合同難難題三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率我們2010年施行的的西南油油氣田分分公司關(guān)關(guān)于進(jìn)一一步加強(qiáng)強(qiáng)合同管管理的通通知中明確規(guī)規(guī)定：合同選商商結(jié)束后后3個工作日日必須在合合同系統(tǒng)統(tǒng)申報審審查單份合同同審查期期限要控控制在5個工作日日內(nèi)合同退回回修改時時間控制制在2個工作日日內(nèi)合同審批批完畢5個工作日日內(nèi)必須完成成授權(quán)及及簽訂工工作一抓制度度控制審審查時間間節(jié)點(diǎn)，合同效效率快速速提升三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率二抓優(yōu)化化審查環(huán)環(huán)節(jié)，減減少

16、合同同重復(fù)審審查對于分公公司內(nèi)部部上市與與未上市市單位之之間訂立立的關(guān)聯(lián)聯(lián)交易合合同，統(tǒng)統(tǒng)一由上上市單位位在合同同管理系系統(tǒng)中申申報合同同審查，未上市市單位可可采用書書面會審審方式審審查合同同，以提提高合同同審查效效率。在在符合合合同三項(xiàng)項(xiàng)審查要要求的前前提下，優(yōu)化合合同送審審流程，合同的的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)審審查由順順序?qū)彶椴檎{(diào)整為為同時送送審。減減少與合合同項(xiàng)目目無直接接業(yè)務(wù)關(guān)關(guān)聯(lián)部門門的審查查環(huán)節(jié)，各單位位紀(jì)委（監(jiān)察）部門、審計(jì)部部門作為為合同監(jiān)監(jiān)督管理理部門，不參與與合同管管理系統(tǒng)統(tǒng)中的三三項(xiàng)審查查。同一一部門內(nèi)內(nèi)涉及多多項(xiàng)審查查業(yè)務(wù)的的，指定定一名審審查人員員代表部部門在系系統(tǒng)中審審查。20

17、08年以來：共梳理合合同系統(tǒng)統(tǒng)流程任任務(wù)和規(guī)規(guī)則41398條單份合同同流程任任務(wù)平均均不超過過5條審查人員員最少的的45人，最多多的不超超過8人合同流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的的優(yōu)化精精簡直接接帶來了了合同系系統(tǒng)的順順暢運(yùn)行行和效率率的顯著著提升三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率三抓規(guī)范范合同選選商申報報資料，提高合合同文本本質(zhì)量和和一次審審查合格格率制定西西南油氣氣田分公公司合同同管理系系統(tǒng)操作作規(guī)范規(guī)范合同同系統(tǒng)信信息填報報和上傳傳附件盯住合同同條款的的關(guān)鍵要要素和風(fēng)風(fēng)險控制制節(jié)點(diǎn)，大力推推廣適用用國家和和集團(tuán)公公司標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)合同文文本抓住合同同文本質(zhì)質(zhì)量的牛牛鼻子凡國家、集團(tuán)公公司和分分公司

18、發(fā)發(fā)布有示示范文本本的，必必須使用用示范文文本，沒沒有示范范文本的的，必須須報分公公司法律律股權(quán)處處統(tǒng)一審審查三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率四抓違規(guī)規(guī)通報和和考核問問責(zé)堅(jiān)持問題責(zé)任任未分清清不放過過、問題題未整改改完不放放過、責(zé)責(zé)任人未未受到教教育不放放過、責(zé)責(zé)任人未未受到處處罰不放放過的“四不不放過”原則。2010以來：分公司層層面通報報批評了了68個合同承承辦單位位或?qū)彶椴椴块T，13名合同承承辦人員員各二級單單位發(fā)出出合同通通報336份通報處罰罰相關(guān)責(zé)責(zé)任人253人/次在合同管理理專項(xiàng)通通報中對各單單位合同同審查周周期情況況進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，對對審查周周期超過過10日的合同同

19、、超期期比例、審查滯滯留部門門和人員員、合同同退回修修改天數(shù)數(shù)和次數(shù)數(shù)等進(jìn)行行通報排排名。經(jīng)濟(jì)處罰罰30520元履職問責(zé)責(zé)143人/次三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率五抓信息息溝通形成了電電話催辦辦、短信信提示、審查人人出差及及時委托托代辦、第二審審查人制制度等良良性合同同審查新新秩序。每年通過過短信平平臺催辦辦合同審審查達(dá)5萬余條若第一審審查人因因故不能能及時審審查合同同又未辦辦理合同同委托的的，合同同系統(tǒng)管管理員可可依據(jù)經(jīng)經(jīng)審批的的流程第第二審查查人名單單，將合合同直接接流程補(bǔ)補(bǔ)救到第第二審查查人審查查，確保保合同及及時順暢暢審查形成了前前后流程程的審查查人員之之間互相相

20、溝通審審查信息息，提醒醒及時處處理合同同的良好好工作程程序電話催辦辦、短信信提示第二審查查人制度度審查溝通通2012年6月，平均3.2天176天單份合同同審查周周期大大下降降合同超期期率（審審查周期期超過10天）2012年6月，2.5%2010年7月，38.78%三、狠抓過程程管理，切實(shí)提高合合同系統(tǒng)統(tǒng)運(yùn)行效效率我們的主主要做法法一、實(shí)施整體體策劃，明確合合同綜合合治理思思路與方方法二、突出主觀觀因素，大力治治理事后后合同三、狠抓過程程管控，切實(shí)提提高合同同系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行效率率四、推行集中中簽約，努力攻攻克小額額合同難難題四、推行集中中簽約，努力攻攻克小額額合同難難題傳統(tǒng)簽約模式一事一談、一事一詢

21、、一事一簽、一事一結(jié)忙于詢價、比價、選商、談判、簽約和結(jié)算等具體業(yè)務(wù)，重復(fù)性工作量大、工作效率低；難以體現(xiàn)合同規(guī)模效應(yīng)，不能充分挖掘市場機(jī)會和贏取對企業(yè)最有力的合同交易條件，不利于交易成本的降低?？蚣軈f(xié)議簽約模式通過研究市場、研究需求、集合需求、優(yōu)化需求、優(yōu)化合同相對人隊(duì)伍，強(qiáng)化過程控制，有效規(guī)避合同交易風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃采購、團(tuán)隊(duì)采購的規(guī)模采購模式通過嚴(yán)格的遴選機(jī)制，最終確定的框架協(xié)議相對人在行業(yè)內(nèi)具有很強(qiáng)的實(shí)力地位和競爭優(yōu)勢，與傳統(tǒng)模式下“小而眾”的合同相對人相比，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更優(yōu)品質(zhì)與更低價格的產(chǎn)品與服務(wù)。通過框架架協(xié)議的的簽訂，單份合同同標(biāo)的金金額逐年提高高，規(guī)模模效應(yīng)初初步展現(xiàn)現(xiàn)2009117萬/份110萬/份 93萬元/份20102011實(shí)例合同集中中簽約試試點(diǎn)統(tǒng)一需求求計(jì)劃提提交時間間統(tǒng)一ERP物資編碼碼統(tǒng)一物資資管理流流程三個統(tǒng)一一流程再造造需求計(jì)劃的接收 （上月21日-25日）計(jì)劃的分交 （上月26日-月末）采購策劃的編制及審批 （當(dāng)月1日-5日）合同的談判及申報 (當(dāng)月6日-10日)合同的審批及履行（當(dāng)月11日-15日）ERP采購訂