崗位說明書的編寫

-PAGE11-崗位說明書的編寫陳志勇編制崗位說說明書的的前提———部門門職能說說明書每個(gè)企業(yè)在在編制各各個(gè)崗位位說明書書之前，必必須先按照現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)業(yè)管理要要求，把把企業(yè)的的戰(zhàn)略職職能具體體落實(shí)到到企業(yè)中中各部門門，系統(tǒng)統(tǒng)地界定定企業(yè)各各部門的的關(guān)鍵職能能，完成成企業(yè)現(xiàn)現(xiàn)有部門門的職能能定位，明晰各部門的使命、責(zé)任、主要工作流程以及關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)等，建立起各個(gè)部門職能說明書；將部門擁有的工作業(yè)務(wù)流程在部門職能中逐一列出，建立了部門職能與企業(yè)關(guān)鍵工作流程之間的鏈接，為部門職能的實(shí)現(xiàn)提供了可靠的途徑，為崗位說明書奠下了基礎(chǔ)，同時(shí)還將部門主要工作流程的輸出成果以部門關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）的方式確定下來，引導(dǎo)部門成員圍繞關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)開展工作，為部門績(jī)效管理建立依據(jù)。在這里，筆筆者不對(duì)對(duì)部門職職能說明明書的編編寫進(jìn)行行具體地地闡述，只只對(duì)與本本文有關(guān)關(guān)的內(nèi)容容稍做論論述。部部門是組組織職能能實(shí)現(xiàn)的的基本單單位，而而部門職職能是組組織設(shè)計(jì)計(jì)部門化化的結(jié)果果；部門門職能說說明書是是部門職職能管理理的有效效工具，是組織織職能與與企業(yè)關(guān)關(guān)鍵業(yè)務(wù)務(wù)流程實(shí)實(shí)現(xiàn)的基基礎(chǔ)。部門職職能說明明書可以以根據(jù)企企業(yè)性質(zhì)質(zhì)不同而而不同，但但都必須須包涵基基本內(nèi)容容：部門門使命、部部門主要要職責(zé)、內(nèi)部架構(gòu)圖、職位設(shè)置、職位編制、部門關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)等等，如表1：表1XXX部門職職能說明明書編號(hào)NO：：部門名稱部門負(fù)責(zé)人人崗位直接領(lǐng)導(dǎo)職職位部門職位設(shè)置部門職位編編制職位名稱編制部門使命部門主要職職責(zé)部門關(guān)鍵流流程部門關(guān)鍵業(yè)業(yè)績(jī)指標(biāo)標(biāo)（KPPI）其中，部門門關(guān)鍵業(yè)業(yè)績(jī)指標(biāo)標(biāo)（KPPI）指的是是實(shí)現(xiàn)企企業(yè)的戰(zhàn)戰(zhàn)略目標(biāo)標(biāo)，本部部門應(yīng)承承擔(dān)哪些些指標(biāo)？？大致可可以分為為幾類進(jìn)進(jìn)行闡述述：1、財(cái)務(wù)類類指標(biāo)，如費(fèi)用用預(yù)算達(dá)達(dá)成率、銷售收收入達(dá)成成率、投資收收益率；；2、客戶類類指標(biāo)，如客戶戶滿意度度、客戶投投訴處理理解決的的滿意度度、公共關(guān)關(guān)系效果果評(píng)價(jià)、媒體正正面爆光光次數(shù)等等；3、流程類類指標(biāo)，如差錯(cuò)錯(cuò)率、工作計(jì)計(jì)劃達(dá)成成率、安全性性等；4、學(xué)習(xí)成成長(zhǎng)類指指標(biāo)，如培訓(xùn)訓(xùn)計(jì)劃達(dá)達(dá)成率、員工建建議數(shù)量量與質(zhì)量量等。為什么要編編制崗位位說明書書1、崗位的的含義崗位是指在在一定的的時(shí)間、空空間內(nèi)，由由一名職職工承擔(dān)擔(dān)若干項(xiàng)項(xiàng)任務(wù)，并并具備一一定職務(wù)務(wù)、責(zé)任任和權(quán)限限時(shí)，就就構(gòu)成一一個(gè)崗位位。崗位位是企業(yè)業(yè)組織構(gòu)構(gòu)成即組組織職能能實(shí)現(xiàn)的的最基本本的單位位。一個(gè)個(gè)崗位的的內(nèi)涵應(yīng)應(yīng)該有：：名稱//組織、任任務(wù)、職職責(zé)要求求、溝通通關(guān)系、勞勞動(dòng)強(qiáng)度度、勞動(dòng)動(dòng)條件與與環(huán)境、勞勞動(dòng)資料料與對(duì)象象等；一個(gè)個(gè)崗位對(duì)對(duì)員工的的要求可可分為幾幾個(gè)方面面：工作作能力要要求、知知識(shí)水平平要求、職職業(yè)道德德要求、能能力要求求、身體體素質(zhì)要要求等。具體反映在在一份崗崗位說明明書上，可可按以下下幾點(diǎn)闡闡述:（1）崗位位在組織織中的位位置:它它的直接接上級(jí)、向同一一上級(jí)匯匯報(bào)的人人員、直接下下級(jí)、間接下下級(jí)各是是誰；（2）該崗崗位性質(zhì)質(zhì)：該崗崗位屬于于研發(fā)、銷銷售、行行政、物物流、生生產(chǎn)等；；（3）該崗崗位的主主要活動(dòng)動(dòng)：是服務(wù)務(wù)還是產(chǎn)產(chǎn)品？通通過什么么工作來來提供？？（4）該崗崗位的內(nèi)內(nèi)外聯(lián)系系：即崗位位影響的的范圍（部部門、企企業(yè)、外外界）；；（5）崗位位環(huán)境：主要環(huán)環(huán)境信息息；（6）崗位位人員要要求：學(xué)歷專專業(yè)、能力、技能、經(jīng)驗(yàn)等。2、崗位說說明書對(duì)對(duì)于企業(yè)業(yè)的經(jīng)營(yíng)營(yíng)管理具具有不可可低估的的作用（1）為招招聘、錄錄用員工工提供依依據(jù)：確定崗崗位的任任職條件件、崗位說說明書將將作為簽簽訂勞動(dòng)動(dòng)合同的的附件、作為員員工入職職培訓(xùn)的的教材，并并有助于于節(jié)省新新進(jìn)員工工、上級(jí)級(jí)主管和和培訓(xùn)專專員的時(shí)時(shí)間及精精力。（2）對(duì)員員工進(jìn)行行目標(biāo)管管理：崗位說說明書是是給員工工下達(dá)目目標(biāo)的憑憑證、依據(jù)崗崗位說明明書可清清晰設(shè)計(jì)計(jì)目標(biāo)。（3）崗位位說明書書為崗位位管理、評(píng)評(píng)價(jià)與薪薪酬體系系的合理理化提供供了依據(jù)據(jù)：不同的的崗位有有不同的的職責(zé)，其其對(duì)于一一個(gè)組織織的貢獻(xiàn)獻(xiàn)是不相相同的，崗崗位說明明書為崗崗位評(píng)價(jià)價(jià)提供了了依據(jù)；；崗位說說明書對(duì)對(duì)主要職職責(zé)進(jìn)行行清晰明明了的描描述和界界定，明明確考評(píng)評(píng)內(nèi)容，為為績(jī)效考考核提供供了幫助助；崗位位說明書書為相似似職業(yè)群群建立了了公平的的級(jí)別和和等級(jí)，為為企業(yè)的的整個(gè)薪薪酬管理理體系打打下基礎(chǔ)礎(chǔ)。（4）員工工教育與與培訓(xùn)的的依據(jù)：：對(duì)員工工進(jìn)行培培訓(xùn)是為為了滿足足崗位職職務(wù)的需需要，有有針對(duì)性性地對(duì)具具有一定定文化素素質(zhì)的員員工進(jìn)行行崗位專專業(yè)知識(shí)識(shí)和實(shí)際際技能的的培訓(xùn)，完完備上崗崗任職資資格，提提高員工工勝任本本崗本職職工作的的能力。根根據(jù)崗位位說明書書的具體體要求，對(duì)對(duì)一些任任職條件件不足，但但其它方方面優(yōu)秀秀、符合合公司急急需人才才要求的的員工進(jìn)進(jìn)行教育育和培訓(xùn)訓(xùn)，提升升他本身身的素質(zhì)質(zhì)，最后后使其達(dá)達(dá)到崗位位說明書書的任職職要求。

（5）為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)：?jiǎn)T工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對(duì)象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項(xiàng)工作提供了一個(gè)依據(jù)。如何編寫崗崗位說明明書崗位說明書書具體內(nèi)內(nèi)容的編編寫是牽牽涉面最最廣，涉涉及到所所有員工工，工作作量十分分浩大的的文件整整理匯編編工作，大體可可分為幾幾個(gè)步驟驟來進(jìn)行行：準(zhǔn)備備階段、編編寫、審審核與修修訂、定定稿等。1、準(zhǔn)備階階段（1）組建建編寫小組組：負(fù)責(zé)責(zé)具體編編寫工作作和協(xié)調(diào)調(diào)有關(guān)事事宜。編寫小小組成員員由顧問問公司（如如有外聘聘）、人人力資源源部及其他部部門指定定的人員組組成。對(duì)對(duì)小組成成員具體體要求：：對(duì)企企業(yè)及本本部門的的經(jīng)營(yíng)管管理和業(yè)業(yè)務(wù)狀況況比較了解解、有一定定的影響響力、能能公平公公正地處處理問題題、有一一定的文文字功底底、小組組成員一一般是各各部門的的負(fù)責(zé)人人。（2）組建建領(lǐng)導(dǎo)小小組。負(fù)責(zé)審審核編寫寫的結(jié)果和和解決編編寫中出出現(xiàn)的有有關(guān)問題題，主要由由企業(yè)資資深、高高層管理理人員組組成。2、編寫階階段（1）設(shè)計(jì)計(jì)框架。由編寫寫小組主主要成員員共同設(shè)設(shè)計(jì)出適適合本企企業(yè)的崗崗位說明明書框架架，包括括崗位說說明書的的樣式草草本及相相關(guān)內(nèi)容容（如表表2），并提交交領(lǐng)導(dǎo)小小組審定定。表2崗位說說明書崗位名稱所在部門崗位定員數(shù)數(shù)崗位編號(hào)部門編號(hào)薪酬等級(jí)直接上級(jí)直接下級(jí)崗位圖工作綜述崗位職責(zé)序號(hào)工作項(xiàng)目具體職責(zé)工作權(quán)重%%績(jī)效指標(biāo)12345678工作協(xié)作關(guān)關(guān)系內(nèi)部外部任職資格任職資格項(xiàng)項(xiàng)目要求教育程度專業(yè)（工種種）工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)要求上崗證/資資格證對(duì)身體健康康要求專業(yè)技能技能級(jí)別需求程度的的級(jí)別：很很強(qiáng)-55，強(qiáng)--4，較較強(qiáng)-3，一一般-22，無要要求-11其他工作環(huán)境工作時(shí)間特征征使用的主要要工具設(shè)設(shè)備述職簽字任職人任職人上級(jí)人力資源部（2）組織織培訓(xùn)。針對(duì)崗崗位說明明書的框框架，由由編寫小小組的主主要成員員組織全全體員工工進(jìn)行崗位位說明書書編寫技技能與技技巧的培培訓(xùn)。（3）編寫寫。編寫小小組輔導(dǎo)導(dǎo)或者幫助助崗位任任職人進(jìn)進(jìn)行崗位位說明書書的編寫寫，并完完成初稿稿，提交交部門負(fù)負(fù)責(zé)人進(jìn)進(jìn)行審核核與修訂訂。崗位說明書書內(nèi)容的的具體如如何編寫寫，一般分分為幾大大部分，下面對(duì)其其中部分分內(nèi)容作作簡(jiǎn)要說說明：●基本概況況：崗位名名稱指的的是任職職崗位的的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質(zhì)、突出崗位的職能，如招聘干事、教育干事等；崗位的編號(hào)一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本崗位隸屬的部門名稱；直接上級(jí)指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，一般一個(gè)崗位只有一個(gè)直接上級(jí)崗位；直接下級(jí)指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱；薪酬等級(jí)指根據(jù)崗位評(píng)價(jià)的結(jié)果，按照企業(yè)的管理制度確認(rèn)的薪酬級(jí)別；崗位圖指的是部門內(nèi)部架構(gòu)圖?！窆ぷ骶C述述：即設(shè)置置該崗位位的最重重要的原原因，指指對(duì)本崗崗位職能能進(jìn)行綜綜合、概概括性的的描述，一一般用一一句話，采采用“三段論論”的方式式來描述述，即“依據(jù)//按照………，做做……（行行動(dòng)），達(dá)達(dá)成………結(jié)果”?！駦徫还ぷ髯髅枋觯海簫徫还すぷ髅枋鍪霭üすぷ黜?xiàng)目目、工作作描述、績(jī)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)3部分。其其中工作作項(xiàng)目包包括崗位位關(guān)鍵業(yè)業(yè)務(wù)工作作職責(zé)和和崗位基基礎(chǔ)工作作職責(zé)；；關(guān)鍵業(yè)業(yè)務(wù)工作作職責(zé)指指為發(fā)揮揮本崗位位職能必必須承擔(dān)擔(dān)的具體體業(yè)務(wù)模模塊的工工作職責(zé)責(zé)，崗位位基礎(chǔ)工工作指各各部門為為完善本本崗位的的職能建建設(shè)所承承擔(dān)的共共性工作作；一般情情況下管管理崗位位才有必必要描述述基礎(chǔ)工工作。工工作描述述指對(duì)工工作項(xiàng)目目的具體體內(nèi)容進(jìn)進(jìn)行描述述，一般般也采用用“三段論論”的格式式。工作作權(quán)重指指本項(xiàng)工工作的工工作量占占本崗位位工作總總量的比比例，一一般情況況下可以以用時(shí)間間比例來來代替，所所有工作作的總權(quán)權(quán)重為1100%%?？?jī)效效標(biāo)準(zhǔn)指指衡量本本項(xiàng)工作作完成情情況的指指標(biāo)及標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，主主要從時(shí)時(shí)間、數(shù)數(shù)量、質(zhì)質(zhì)量和成本等等方面來來設(shè)置。●工作協(xié)作作關(guān)系：：工作協(xié)協(xié)作關(guān)系系包括對(duì)對(duì)內(nèi)和對(duì)對(duì)外兩部部分。對(duì)對(duì)內(nèi)主要要指與直直接上級(jí)級(jí)或平級(jí)級(jí)部門//崗位之之間協(xié)作作關(guān)系，一一般填寫寫最常聯(lián)聯(lián)系的33-5個(gè)個(gè)部門或或崗位；；對(duì)外協(xié)協(xié)作關(guān)系系主要從從上級(jí)單單位、政政府有關(guān)關(guān)部門，客客戶及中中介組織織等方面面來描述述?！袢温氋Y格格：任職資資格的內(nèi)內(nèi)容包括括學(xué)歷要要求、專專業(yè)職稱稱、工作作經(jīng)驗(yàn)、職職業(yè)資格格證、專專業(yè)知識(shí)識(shí)、專業(yè)業(yè)技能、專專業(yè)工種種及崗位位對(duì)英語語和計(jì)算算機(jī)方面面的要求求?；颈举Y格指指要完成成本崗位位工作職職能任職職者必須須具備的的資格，本本欄必須須全部填填寫。崗崗位技能能主要從從招聘的的角度出出發(fā)，根根據(jù)崗位位工作的的需要，并并從工作作性質(zhì)和和工作內(nèi)內(nèi)容來判判斷其需需求程度度的級(jí)別別?！衿渌糠址郑喊すぷ鳝h(huán)境境和工作作時(shí)間。工作環(huán)環(huán)境指本本崗位工工作面臨臨的實(shí)際際工作環(huán)環(huán)境，如如崗位是是否面臨臨噪音、粉粉塵、有有毒氣體體、高溫溫等因素素會(huì)帶來來生命安安全、職職業(yè)病等等危害的的威脅；；工作時(shí)時(shí)間主要要是指本本崗位工工作時(shí)間間的規(guī)律律性；使使用的主主要工具具設(shè)備指指完成崗崗位職責(zé)責(zé)所需要要使用的的工具或或設(shè)備。3、審核與與修訂部門負(fù)責(zé)人人對(duì)崗位位說明書書的初稿稿進(jìn)行初步步審核，及時(shí)提提出審核核中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)的問題題；編寫小組組提供崗崗位說明明書的審審核技術(shù)術(shù)和辦法法，負(fù)責(zé)責(zé)審核的的過程輔輔導(dǎo)，解解決項(xiàng)目目小組審審核中遇遇到的技技術(shù)問題題,并負(fù)負(fù)責(zé)收集集審核意意見，并并修訂。4、定稿編寫小組將將已初步步修訂的的崗位說說明書提提交企業(yè)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小小組。領(lǐng)導(dǎo)小小組對(duì)所所有的崗崗位說明明書進(jìn)行行綜合性性全面審審核，提提出審核核意見，并并將審核核中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)的問題題與編寫寫小組共共同探討討，最終終確定修修訂的辦辦法，經(jīng)經(jīng)編寫小小組再修訂后后，崗位位說明書書定稿。崗位說明書書定稿后后，通過過一定的的程序進(jìn)進(jìn)行下發(fā)發(fā)執(zhí)行。崗位說明書書的定期期審查和和保管崗位說明書書并不是一一成不變變的，它它應(yīng)該隔隔一段時(shí)時(shí)間進(jìn)行行一次修修訂，在在應(yīng)用中中動(dòng)態(tài)地地改進(jìn)崗崗位說明明書的內(nèi)內(nèi)容，而且這這種修訂訂是應(yīng)該該和企業(yè)業(yè)的人力力資源規(guī)規(guī)劃結(jié)合合在一起起。這就就是通常常所說的的規(guī)范化化管理的的系統(tǒng)性性。1、常規(guī)性性調(diào)整崗位說明書書一般實(shí)實(shí)行會(huì)審審制度，由由企業(yè)人人力資源源部每年年或定期期組織對(duì)對(duì)崗位說說明書進(jìn)進(jìn)行分級(jí)級(jí)審核，收收集審核核意見，綜綜合分析析后，酌酌情調(diào)整整。2、應(yīng)根據(jù)據(jù)企業(yè)發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略略的調(diào)整整而調(diào)整整在企業(yè)發(fā)展展戰(zhàn)略調(diào)調(diào)整之后后，可能能會(huì)引起起組織結(jié)結(jié)構(gòu)的調(diào)調(diào)整和變變化，那那么這時(shí)時(shí)組織結(jié)結(jié)構(gòu)就變變了，職職能變了了，當(dāng)然然崗位也也變了，會(huì)會(huì)出現(xiàn)一一些新的的崗位，或或者有一一些老崗崗位消失失，或者者有些崗崗位的內(nèi)內(nèi)容職責(zé)責(zé)、工作作負(fù)荷也也會(huì)有所所變化，應(yīng)應(yīng)重新修修訂崗位位說明書書。這項(xiàng)項(xiàng)工作由由人力資資源部主主持，和和相關(guān)的的部門來來研究決決定，研研究以后后要進(jìn)行行總的調(diào)調(diào)整。3、崗位說說明書作作為界定定部門或或崗位職職責(zé)的重重要靜態(tài)態(tài)資料，應(yīng)應(yīng)妥善保保管崗位說明書書一式三三份，任任職人保保管一份份，用于于對(duì)照工工作完成成情況；；直接上上級(jí)保管管一份，用用于檢查查、督導(dǎo)導(dǎo)員工的的工作；；人力資資源部存存檔一份份，用于于了解和和跟蹤各各部門對(duì)對(duì)員工的的績(jī)效評(píng)評(píng)價(jià)等工工作是否否公平、公公正和合合理。崗崗位說明明書作為為企業(yè)文文件，當(dāng)當(dāng)任職人人辭職、辭辭退、調(diào)調(diào)出、離離任時(shí)不不得將其其帶走，應(yīng)應(yīng)移交給給上級(jí)主主管或繼繼任崗位位人員?？傊?，崗位位說明書書的編寫寫工作應(yīng)應(yīng)該首先先得