第一講 應用文書的含義分類及公文的格式

應用文體的基本知識、分類和公文的格式

第一講

應用文體，是機關、團體、企事業(yè)單位和個人，在日常工作、學習和生活中，為辦理公私事務而形成并使用的、具有實用價值和一定慣用文章體式的文字信息載體。法定公文黨的機關公文行政機關公文決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要（1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產黨公文處理條例》）

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要（2000年8月24日國務院《國家行政機關公文處理辦法》）事務文書計劃類：計劃、規(guī)劃、設想、方案、安排、綱要等報告類：總結、述職報告、調查報告等會議類：開幕詞、主持詞、閉幕詞、講話稿、歡迎詞、祝酒詞、會議記錄等

書信類：感謝信、慰問信、賀信倡議書、公開信、求職信等信息類：簡報、啟事、大事記等規(guī)章類：章程、辦法、規(guī)則、規(guī)程、制度、公約、守則等

行政機關公文：

“行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”

行政公文的特點

一、公文的特點

(一)法定性公文的作者，必須是依法成立并能以自己的名義行使職權和承擔義務的機關、組織（團體、企事業(yè)單位等）。機關領導人也可以以個人名義制發(fā)公文。

中華人民共和國最高人民法院公告

《最高人民法院關于如何處理農村五保對象遺產問題的批復》已于2000年6月30日由最高人民法院審判委員會第121次會議通過?，F(xiàn)予公告，自2000年8月3日起施行。

中華人民共和國最高人民法院二○○○年七月二十五日中華人民共和國主席令第一號根據(jù)中華人民共和國第十屆全國人民代表大會第一次會議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國國務院總理

中華人民共和國主席胡錦濤二00三年三月十六日(二)權威性公文傳達的是制發(fā)機關的決策和意圖，體現(xiàn)制發(fā)機關的意志和權力，在法定的時間和空間范圍內，具有極強的權威性和約束力。成文下達后，有關單位和個人必須遵照執(zhí)行。

(三)程序性公文的發(fā)文辦理程序：擬稿—審核—簽發(fā)—復核—繕印—用印—登記—分發(fā)擬稿要做到：主題明確、符合政策、情況確需、注重實效、結構嚴謹、表述準確、標點正確、直述不曲。公文送領導人簽發(fā)之前，應由辦公廳(室)做好審核工作。審核的重點是：是否確需行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求、公文格式是否符合有關規(guī)定。

簽發(fā)：屬兩個以上機關聯(lián)合行文，應經各發(fā)文機關或相關單位的領導簽署意見。文件簽發(fā)人要簽署自己的意見、姓名和時間。文稿經負責人或領導人簽發(fā)成定稿后，方可據(jù)此印制文件正本。

公文的收文辦理程序：簽收—登記—審核—擬辦—批辦—承辦—催辦等簽收：在文件投遞單上簽名或蓋章。（明確雙方文件交接的責任）登記：將收文的相關情況在文件登記本上加以登記，便于文件的查閱、統(tǒng)計、檢查和催辦。審核：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定等。擬辦：由文秘部門向主管領導提出的初步辦理文件的意見。批辦：領導人對有關文件如何實施的意見。承辦：承辦部門對文件所要求的事項加以落實。催辦：催促公文的辦理。(四)規(guī)范性公文的體式，必須符合《國家行政機關公文處理辦法》（簡稱“辦法”）和《國家行政機關公文格式》（簡稱“格式”）規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。

二、應用文書的作用

(一)領導和指導作用公文傳達的是黨和國家的方針政策、法律法規(guī)、決定決策等，對下級機關的工作產生領導和指導作用。如《**市農業(yè)委員會關于發(fā)展我市觀光旅游農業(yè)的意見》

(二)行為規(guī)范作用相當一部分公文體現(xiàn)了機關和組織對人們行為的要求，要求人們堅決執(zhí)行。如《關于深化學校治安綜合治理工作的通知》(三)宣傳和教育作用傳達貫徹黨和國家的方針政策是應用文書、行政公文擔負的重要任務。如《廣東省人民政府關于加強水污染防范工作的通知》

(四)協(xié)調知照作用許多工作要通過公文進行聯(lián)系、協(xié)調而得到及時處理。有許多信息資料通過公文往來獲得。知照性公文，主要是告知對方有關事項，起知照作用。如《關于商請派車運送民工的函》關于商請派車運送民工的函××省交通廳：為做好今年的春運工作，及時運送在我省工作的各省民工回家過年，我們組織了民工運送專門車隊，但由于我們運輸能力有限，車輛不夠，不能滿足民工的需求，特請貴省派出大型客車20輛，與我省組成運送民工車隊，負責運送貴省在我省工作的民工。妥否？請盡快函復。廣東省交通廳

××××年×月×日

(五)依據(jù)和憑證作用公文反映制發(fā)機關的意圖，受文機關則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。如《國務院關于實行公民身份證制度的決定》有些公文，如會議紀要等，則具有憑證作用。公文不僅傳達了發(fā)文機關的意圖，同時是證實這一意圖的最好憑證“一字入公文，九牛拽不出”公文的以上作用是相互聯(lián)系的。一種公文可同時兼有各種作用。行政公文的分類

行文關系上行文

下行文

泛行文平行文

上行文

下級機關向所屬上級機關的行文，如報告、請示等。向同級機關或不相隸屬的機關的行文，如函等。上級機關向所屬下級機關的行文，主要有命令（令）、決定、通報、通知、批復、意見等。面向全社會、沒有特定的主送機關的行文，如公告、通告等。從處理要求上分，公文又可作多種劃分：處理要求時間處理要求保密處理要求特急件急件平件

機密件普通件國家行政機關公文格式

××××××文件0000001

機密★×年

×××關于××××××××××××××的通知各市人民政府、省直屬機關各單位：

××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××

××××××××××

×××××××××

×××××××××××××××××××

×府字〔2008〕3號

特急××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××

××××××××××

××

××××××××

。

附件：1、×××××××2、×××××××

××省人民政府二OO八年三月二日（××××××）

主題詞：××××××××

抄送：×××.××省人民政府辦公廳2008年×月×日印發(fā).(共印120份）

聯(lián)合行文印章公文格式要素：眉首、主體、版記

一、眉首（文頭）部分

公文的文頭，包括：份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項內容。

（一）份數(shù)序號

份數(shù)序號，又稱份號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。（二）秘密等級和保密期限

秘密等級（密級）是指公文內容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如“機密★5年”

（三）緊急程度

緊急程度（急度）是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。

（四）發(fā)文機關標識（文件名稱）發(fā)文機關標識（文件名稱），由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。

（五）發(fā)文字號

發(fā)文字號是指某一公文在發(fā)文機關一個年度內發(fā)文總號中的實際順序號。

◎發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、序號三部分組成。

◎

發(fā)文字號的書寫順序是：先寫發(fā)文機關代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學院在2006年度內制發(fā)的第14號文件。年份，要用阿拉伯數(shù)字完整書寫，用括號括起來。括號須用方括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。

◎發(fā)文字號的作用：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。

指出下列各發(fā)文字號的毛病，并予以改正：×府辦字[2006]十四號×府辦字（2006）14號×府辦字[06]14號×府辦字[二00六]14號[2006]×府辦字第14號×府辦字[2006]14（六）簽發(fā)人

上報的公文需在首頁標識簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”是指批準發(fā)出公文的機關領導人，標明在發(fā)文字號右側空兩字位置處。二、主體

二、主體部分：包括標題、主送機關、正文、附件、成文日期、公文生效標識（印章）、附注等。

1、標題

三要素：發(fā)文機關名稱＋發(fā)文事由＋公文種類

例：

A、完整式：

《國家稅務局關于加強批發(fā)扣稅工作的請示》

（三要素全具備）

B、省略式：

《關于開展2007年度科研課題立項申報工作的通知》

（事由＋文種）

C、特殊式：

《梅州市交通局通告》（發(fā)文機關＋文種）

《通知》

（文種）

“中共中央關于經濟體制改革的決定”關于撥款幫助我鎮(zhèn)在建交通路段的請示嘉應學院關于表彰××同學的決定發(fā)文機關事由文種關于開展2007年度科研課題立項申報工作的通知關于開展2007年度科研課題立項申報工作的通知關于開展2007年度科研課題立項申報工作的通知《國家行政機關公文處理辦法》：“標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！笨闭`：國務院關于“九五”期間深化科學技術體制改革的決定關于舉行一二九運動紀念活動的通知×××人民政府關于批轉《全省落實林業(yè)生產責任制工作座談會紀要》的通知轉發(fā)市人民政府實施同一屠宰定點的若干規(guī)定的通知

2、、主送機關——公文的主要受理機關

◎如主送機關不止一個時，應按性質、級別或慣例依次排列。

◎普發(fā)性下行文，主送機關較多，可使用泛稱，如“市府直屬各單位”、“各系、室，各部門”?！蛏闲形牡闹魉蜋C關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。

◎一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。

3、正文：公文正文基本內容模塊及結構模式開頭（是由）＋事項＋結尾

4、附件——公文正文附屬材料的順序和名稱的標注?！蚋郊仨殞懨魉絻热莸臉祟}或名稱?！蚋郊舨恢挂患?，則應標序號。序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：⒈××××”）?！蚋郊Q后不加標點符號。◎

“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。

5、成文日期◎一般文件，以領導人簽發(fā)的日期為準；◎聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；◎會議通過的公文，以通過日期為準；◎要用小寫漢字，將年、月、日標全；

◎

“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數(shù)字書寫。如：二O一二年二月六日

指出下列成文時間寫法的毛病，并予以改正：1、2006年10月13日2、2006年十月十三日3、二零零六年拾月13日6、公文生效標識◎除會議紀要和以電報形式發(fā)出的公文外，都應加蓋印章。

◎蓋章要端正規(guī)范。上不壓正文，下要壓成文時間（騎年蓋月）。

◎聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應蓋章。發(fā)文機關——是公文的作者或發(fā)出單位?！虬l(fā)文機關要寫全稱或規(guī)范化簡稱?！蛉羰锹?lián)合行文，主辦機關排列在前。

7、附注三、版記（文尾）部分文尾部分主題詞抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期頁碼

（三）文尾部分：包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等。

1、主題詞——是指標識公文主題、文件類別的經過規(guī)范化處理的名詞或名詞性詞組。

（1）要掌握選詞原則。

◎要選用最能反映公文主題內容的詞語。

◎一份文件的主題詞，一般不超過5個。

◎其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。

◎在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文種的詞。

◎各主題詞之間空1格，不寫標點符號。

◎如:《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞“水利”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上文種名稱“通知”。

（2）要使用主題詞表。國務院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務院公文主題詞表》(1997年12月修訂),由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞，詞表分為三個層次:

第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經濟”、“財政”、“金融”類等。

第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。

第三層是類屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。

2、抄送機關——指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關。應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關之間用逗號隔開。

3、印發(fā)機關、印發(fā)日期和印數(shù)印發(fā)機關，即印發(fā)公文的機關，要寫全稱。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準。印數(shù)，是指公文的實際印制份數(shù)。（四）

公文的用紙及印裝

◎規(guī)定公文用紙一般采用國際標準A4型紙。

◎A4型紙公文用紙版心尺寸156mm×225mm。

◎公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm±1mm

◎公文用紙訂口（左白邊）：28mm±1mm

◎發(fā)文機關標識使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

◎一般每面排22行，每行排28個字。◎公文標題用2號小標宋體字，主題詞用3號黑體字，秘密等級、緊急程度用3號黑體字，發(fā)文字號、簽發(fā)人、正文、主送機關、抄送機關、附件、印發(fā)機關、附注等用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

××××文件×××〔2005〕1號

簽發(fā)人：×××特急機密★一年00001關于××××請示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××公文的字體字號3號仿宋體字文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mm×15mm（高×寬）3號楷體字2號小標宋體字3號黑體字××××××××××××。（發(fā)至××級）二○○三年二月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××辦公室2005年4月20日印發(fā)－2－3號黑體字3號仿宋體字4號半角白體阿拉伯數(shù)碼

3號仿宋體字

附件：1.×××××2.×