金利教育裝備公司公文檔案、印章及介紹信管理辦法

公文檔案、印章及介紹信管理辦法第一章公文、檔案管理總則為了加強檔案的收集、整理、管理和利用工作，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。本辦法所稱檔案指公司設立以來在一切生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的對公司有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、合同、圖片、聲像資料、電子資料等不同形式的歷史記錄。公司各類檔案是公司發(fā)展過程中各項活動的真實記錄和反映，是全體員工的智慧結晶，全公司各部室和員工都有保護義務。為了維護檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司綜合管理部對各部室的檔案資料進行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有。公司檔案管理部門及職責綜合管理部負責公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。公司各部門、個人根據(jù)管理辦法定期或不定期將需歸檔文件交綜合管理部統(tǒng)一立卷歸檔，除財務部因業(yè)務需要可以留存部門檔案外，任何部門和個人不得自行留存檔案管理的職責（1）負責公司各類文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。（2）堅持平時整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。（3）歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。（4）保管好公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。（5）按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠快速、準確地查詢所需檔案。（6）根據(jù)檔案實際情況設定保密級別，絕密檔案為、只對個別公司領導公開的檔案為★★★★、只對本部門公開的檔案為★★★、只對公司內部公開的檔案為★★。歸檔范圍公司資料歸檔范圍的定義公司資料歸檔范圍是指公司在各項工作中形成的具有保存價值，或者相關政府部門下發(fā)的與公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)。2.公司資料歸檔范圍具體包括：（1）股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。（2）各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。（3）公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。（4）各項規(guī)章制度。（5）向上級請示的文件以及上級批復的各類文件。（6）各種綜合的或項目的可行性研究、考察等報告。（7）工程建設底圖、藍圖及文字材料。（8）經(jīng)批復的工程設計圖紙及文字材料。（9）各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。（10）宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影像音資料。（11）本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品、牌匾，包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（12）各項財產(chǎn)權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。（13）本公司編輯、出版的刊物。（14）有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。（15）銷售合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。歸檔要求凡公司發(fā)出的文件，由綜合管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。2.當一項工作已完成時，由經(jīng)辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交綜合管理部檔案專管員歸檔。（1）無論是內部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內原稿統(tǒng)一由綜合管理部負責歸檔，任何部門及個人不得自行留存。（2）管理性文件材料應在辦理完畢一周內及時歸檔。（3）因手續(xù)不完備或事情未完畢無法當日歸檔的，要約定歸檔日期并在登記薄上明確記錄，督促歸檔。（4）項目證件辦理完畢后一周內歸檔，綜合管理部負責督辦。（5）工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在項目工程交付使用后及時歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。（6）員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸檔。（7）會計文件材料應在會計年度后由財務部門整理歸檔。（8）變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料、公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。（9）電子資料應在事情完畢后，一周內由綜合管理部負責備份歸檔。3.編制交接表，當一項資料由經(jīng)辦人交檔案專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。4.正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。5.歸檔的影像音資料要寫上文字說明。6.歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。（五）檔案的借閱與復制1.經(jīng)有權審批人批準后，可辦理檔案調閱手續(xù)。檔案調閱遵循授權有限的原則：（1）董事長、總經(jīng)理有權審批調閱公司所有檔案。（2）副總經(jīng)理有權審批調閱分管工作的相關檔案。（3）部門負責人有權審批調閱本部門相關檔案。2.調閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經(jīng)有權簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合管理部負責催還。3.調閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換等損壞檔案行為。4.確因工作需要復制、翻制檔案內容的，必須經(jīng)過批準后方可實施。5.原則上不允許外單位調閱檔案。如確因工作需要調閱的，調閱人必須持有本公司證明文件，并報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查閱或復制。（六）檔案的保密管理1.檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。2.凡是調閱檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。3.借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。4.股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會成員查閱。其他人員需查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。（七)檔案的整理、保管和統(tǒng)計1.檔案必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內部的有機聯(lián)系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。2.檔案必須用科學的方法保管和保護，最大限度地延長檔案的使用壽命。3.檔案庫房要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、卡、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質的檔案及時修補和復制。5.認真做好檔案統(tǒng)計工作。對檔案的收進、調借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴格登記，所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。（八）檔案的鑒定和銷毀1.

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內對本公司工作查考有利用價值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時間內，對本公司有查考利用價值的資料，為短期保存。2.對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)綜合管理部負責人簽字后，連同銷毀檔案的書面報告報總經(jīng)理簽字審批。3.檔案銷毀的具體工作由綜合管理部承辦。銷毀檔案時，要有兩人鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”，并簽名蓋章；在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”（九）印章及介紹信管理辦法印章具有合法性、權威性，因而也具有憑證和效力作用。在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，作用重大，用途廣泛；介紹信是公司對外聯(lián)系工作、商洽事務等派出人員持有的憑證。為做好印章及介紹信的管理，特制定本制度。第二章印章管理（一）印章分類：1.公司級印章：公司對外統(tǒng)一使用的印章，具有公司最高法律效力。包括：公司公章、財務專用章、合同專用章、法人手章。2.公司級部門章：僅限于公司內部使用（二）印章的規(guī)格、顏色公司一級印章及部門二級印章，按國家規(guī)定式樣和規(guī)格刻制，為圓形紅色印章（法人手章為藍色文形）。（三）印章管理1.各部門的印章，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由綜合管理部統(tǒng)一刻制，未經(jīng)允許私刻印章者，除追究當事人責任外，同時追究部門領導責任。2.公司公章、合同專用章由綜合管理部管理，指定專人保管。3.公司級財務專用章、法人手章由財務部門管理。4.所有印章都應在綜合管理部備案，建立公司印章檔案。（四）印章保管制度1.印章要設專人管理，印章必須存放在安全地方，印章管理員不得擅自將印章轉給他人代管或借給他人使用。2.印章不得擅自拿出辦公室，管理人員外出時，由領導批準交由他人代為管理。3.不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對文件、材料錯蓋或多蓋了章，應及時收回并銷毀。4.凡合同頁數(shù)超過三張，需加蓋騎縫章。5.發(fā)現(xiàn)印章丟失或有異?，F(xiàn)象，應保護現(xiàn)場，報告領導，迅速查明情況，及時處理。必要時報告公安部門協(xié)助處理或向當?shù)毓矙C關登記備案，聲明作廢。6.管理人員應該經(jīng)常檢查印章，保持印章清潔，保證印章字跡和圖案清晰。7.印章屬公司保密范圍，嚴防被盜或盜用。（五）印章的使用1.申請、審批凡經(jīng)綜管理部蓋公司章或合同章的部門或個人，必須填寫《印章使用登記簿》，以“公司管理權限及職責”為用印審批原則，經(jīng)分管領導或總經(jīng)理批準后，印章管理員方可履行用印手續(xù)。具體權限如下：審批人員審批權限原則總經(jīng)理關于工程、招標、土地、財務、行政等，涉及公司重大事件的文件、方案、合同等具體權限依公司管理權限確定裝備部負責人關于公司營銷業(yè)務、施工業(yè)務類文件商務管理部負責人關于公司采購類文件人力資源部負責人關于公司人資工作類文件財務部負責人關于公司日常財務類文件綜管部負責人關于公司日常行政類文件，如會議紀要、內部通知、公司證照使用等凡蓋部門章的文件，需經(jīng)部門負責人批準后方可使用。2.審閱印章管理員應對蓋章的文件進行審閱，如發(fā)現(xiàn)問題或疑點，應及時請示領導，切記因懶散或顧及情面不審閱文稿而草率用印。3.登記用印應履行登記手續(xù)，建立詳細的用印登記表，以備核查。借用如有特殊情況需借用公司印章，需填寫《印章借用登記簿》，明確借用人、用途、歸還時間，借用必須經(jīng)總經(jīng)理親筆簽字（緊急情況可電話同意后補簽字）。借用過程中發(fā)生的一切問題由借用部門負責。歸還時如發(fā)現(xiàn)印章受損，由借用部門負責賠償。（六）印章的銷毀印章新刻或改刻后，舊章交至綜合管理部統(tǒng)一保管。印章銷毀由綜管部進行，印章銷毀時需填寫《印信銷毀申請表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后，銷毀。第三章介紹信的管理介紹信的管理1.公司介紹信由綜管部統(tǒng)一管理，指定專人保管。2.介紹信必須編號，包括封皮、正文及存根。編號需登記，年度內編號不得出現(xiàn)重號、漏號等現(xiàn)象。封皮編號格式為:“蒙恒泰介字年－流水號（編號起始頁）”，例如2010年第一本介紹信（共計26頁）的編號為蒙恒泰介字2010－1（1－26）；2010年第二本介紹信（共計26頁）的編號為蒙恒泰介字2010－2（27－50）3.使用過的介紹信存根由綜管部統(tǒng)一保管。介紹信的使用介紹信申請、審批、登記程序同印章管理。保管期限1.介紹信存根及《介紹信使用登記薄》保管期為一年，為備核查。已過保管期的，可考慮銷毀。2.每年6月底前將上一年度需要銷毀的存根及登記薄，填寫《印信銷毀申請單》，經(jīng)合管理部負責人簽字后，方可銷毀。3.本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行，原制度及與之不符的制度同時廢止。附件：1.印章及介紹信使用流程2.印章/介紹信使用登記簿3.印章備案表4.印信銷毀申請表附件檔案調閱單檔案名稱審 批調閱人檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期年月日經(jīng)收人簽字件數(shù)共計件宗件印信銷毀申請單銷毀日期印信模式負責人意見監(jiān)銷人執(zhí)行人印章備案表印章備案表預留印鑒式樣預留印鑒式樣印章及介紹信使用流程使用流程所屬部門/負責人工作時限注意事項申請申請?zhí)顚憽队≌绿顚憽队≌?介紹信使用登記簿》審批審批不批準批準不批準批準用印/開具