進出口貿(mào)易作業(yè)標準辦法

77/77進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊（范例A）進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊（范例A）(第一部分)

□預(yù)備工作營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需預(yù)備(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)住思?、標頭、陳列箱、講明書等資料，應(yīng)立即預(yù)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需預(yù)備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)。5.如需采購部有關(guān)科長配合預(yù)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期?！蹩蛻舢斎展ぷ?如需到機場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應(yīng)于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡(luò)班機確定到達時刻。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3如客戶需要巡游名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?！蹩蛻魜砉井斎?.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員預(yù)備。3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?！蹩蛻艚忧I(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶選擇樣品。2.經(jīng)客戶選擇的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以C＆F或CIF條件采購者，應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特不要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當日未能決定采購，須待數(shù)日接著洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所選擇出來的樣品，留條叮囑樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復選擇。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即叮囑樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復，如不能即時答復，也應(yīng)向客戶講明緣故并告以何時答復。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。□整理O／C或報價單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當日或限期內(nèi)將O／C單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經(jīng)理核閱后，按O／C所需份數(shù)多加二份。如系C＆F或CIF時，O／C上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對O／C是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份O／C請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，O／C或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量，必須在當日內(nèi)完成?！蹰_境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之O／C，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔O／C及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采納下列方式：(1)刻章。

(2)打字。

(3)由營業(yè)助理書寫清晰。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出"訂單更改通知"，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明"本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢"，并于存檔O／C聯(lián)及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立立即裝運聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開不家工廠時，須用特不編號，舉例如下：KR－1021(此為改開訂單號碼)

K－1021(此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特不注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦qｕｏｔａ才可出口。7.印刷品清款時，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US＄5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業(yè)助理負責，但裝押助理協(xié)助催貨。進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊（范例A）(第二部分)

須經(jīng)確認的樣品、印刷品

1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、標紙、標頭經(jīng)境外客戶確認通過后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存，如有電話通知工廠，應(yīng)補寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認通過的樣品，應(yīng)通知有關(guān)外務(wù)員或科長，明確規(guī)格以便驗貨?！躜炟?.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌，或因地區(qū)偏遠無法前往承制廠商驗貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務(wù)人員不能決定可出貨時，外務(wù)人員來電或來函通知營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時，應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報告表，向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費。3.所有訂單的驗貨聯(lián)均由治理中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗貨，自行找裝運聯(lián)或留底聯(lián)。□申請境外(內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據(jù)及護照影本送交會計制單(申請書為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點支付的契約影印本交會計。

(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領(lǐng)。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單，送交有關(guān)會計簽收一份，另一份交稽核?！鯇悠诽幚?.出貨樣品：營業(yè)助理必須取得，并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。

2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。

3.承辦助理收到新樣品，應(yīng)從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。

4.有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。

5.如需向資料中心借出樣品時，應(yīng)填寫"樣品外借申請單"連同彩色照片呈總經(jīng)理核準后方可借出。

6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明"不可陳列"字樣，先交治理中心銷案后，再由治理中心送交承辦助理保管?！踝N境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收"營業(yè)部訂單貨款支付核準單"須詳細核對單價、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交治理中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。

2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50％(包括送倉庫貨)。如工廠急需貨款，也應(yīng)先開來保證票?！踅拥絆／C與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的O／C與境內(nèi)訂單時，應(yīng)核對O／C與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯誤或有疑問時，應(yīng)立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。□簽收L／C影本1.押匯科長收到L／C后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之O／C上登記L／C號碼，S／D、V／D以及金額后，交裝押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C可能發(fā)生的問題如下：(1)收到L／C時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。

(2)收到L／C當天時，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。

(3)通常L／C是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。

(4)如本地無直接船可到達的港口，需看L／C是否能夠轉(zhuǎn)船，如不能夠

需請示主管經(jīng)理，必須特不注意出口港不能指定為天津。

(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。

(6)核對交易條件系為FOB、CIF、C＆F是否相符。

(7)L／C內(nèi)容有無錯不字。

(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特不指定船公司。

(9)如同一客戶有數(shù)張L／C時須看有無規(guī)定可予合并。

(10)如L／C直接由境外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。

(11)如遠期付款之L／C應(yīng)查看利息，是否由買方負擔，如否應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。

(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。

進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊（范例A）(第三部分)

裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)：(1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、

凈重、毛重、體積、未能如期交貨緣故后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)

調(diào)安排出貨。(2)如每一ITEM超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄

交交外務(wù)員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉庫者：填"送倉裝船通知單"，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。

第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關(guān)科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到L／C后才通知生產(chǎn)者，收到L／C當日即發(fā)出裝船

通知單上注明"L／C已收到"船期通常以S／D期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者，當收到客戶確認或回電時，由營業(yè)助理填寫確認函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，以便向"經(jīng)濟部"商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協(xié)調(diào)報關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)?！醮哓?.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時，應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常專門多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的苦惱?！跏盏絺}庫送來的進貨單1.裝押助理收到進貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂"營業(yè)部訂單貨款支付核準單"。3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應(yīng)扣運費。□簽訂S／O1.依據(jù)出貨明細表及境內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。

2.向擬裝運之船公司或報關(guān)行查詢是否確實簽到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇｏｒｄｅｒ)。

3.船期如有提早或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。

4.打S／O時須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)立即補上，以免報關(guān)行在船公司重打，白費時刻。

5.簽S／O的時刻應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。

6.如裝整臺貨柜時，物資實際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。

□結(jié)關(guān)前1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提早將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應(yīng)在明細表上注明)。

2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。

3.須緊密注意倉庫出貨時刻、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點，等確定時應(yīng)立即通知報關(guān)行。

4.于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細表之正確項目、數(shù)量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細表上注明。

5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份，并于其中三份抬頭改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財務(wù))連同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報關(guān)行，一份交會計科長，其中另一份Iｎｖｏｉｃｅ自行留底。

6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及可能入帳日期，應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天，如有延誤應(yīng)寫緣故。

7.送貨當天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時刻，卡車號碼及到達時刻，等確定時立即通知報關(guān)行。

8.結(jié)關(guān)當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報關(guān)。

9.貨如未依時刻送達，所發(fā)生海關(guān)費用及規(guī)費應(yīng)有記錄，并于簽訂單支付核準單時填上應(yīng)扣數(shù)目，注意清款時扣除。

10.裝押助理如當日有結(jié)關(guān)之貨，須算所有貨確實到達并報關(guān)完畢，才可下班。

11.裝押助理必須待進貨柜場的貨確實已送達無誤才可制"營業(yè)部訂單貨款支付核準單"。

12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開當天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。

13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達貨柜場，而有需退物資稅或關(guān)稅者，清款時一律臨時保留50％，并于貨款支付核準單上注明此點。進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊（范例A）(第四部分)

結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報關(guān)行及船公司，貨是否確實出口無誤，如確實無誤，將出口明細表一份交承辦會計，另一份送治理中心，并將營業(yè)部訂單貨款支付核準單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報備。3.于CBC到達后，如要辦理經(jīng)濟部產(chǎn)地證明書，須附上Iｎｖｏｉｃｅ一份，工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份，及CBC副本一份送交報關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿B／L前須將S／O留底正確無誤一份交報關(guān)行，以便到船公司拿B／L時核對。5.在收到B／L時趕忙核對材數(shù)與運費和內(nèi)容有無錯誤，是否符合。(Bｉllｏｆｌａｎｄｉｎｇ)6.B／L如須預(yù)付運費，應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費支付核準單交有關(guān)會計，如經(jīng)理不在，為爭取時刻，可憑裝押助理簽名，即送會計付款，事后由會計送各經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補簽。7.將押匯文件備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細表Iｎｖｏｉｃｅ，B／L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長，將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯，出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核，時刻由結(jié)關(guān)日起不得超過七天，如有延誤需寫緣故，并須扣各經(jīng)理薪金，并處罰裝押助理。8.押準文件存檔聯(lián)及寄交客戶聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后分不寄出并在存檔聯(lián)上注明"歸檔"，交收發(fā)中心。9.押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條，出貨明細表，Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有關(guān)會計?！醮騉OL視客戶或經(jīng)理需要，裝押助理應(yīng)按所辦客戶，會同營業(yè)助理打OOL三份，一份由裝押助理留存，兩份轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份，另一份呈閱主管經(jīng)理?！跏盏絺}庫存貨周報表倉儲科須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報表送交行政助理，行政助理于午前送交裝押助理，裝押助理收到后須填妥L／C期限欄及裝船日期欄，并核對數(shù)量、嘜頭、廠商無誤后交營業(yè)助理核對，于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理，如倉庫存貨周報表上有錯誤時須趕忙去電話與倉儲科長聯(lián)系查明?！跎暾圠ｏｃａｌL／C1.向押匯科長取表填妥，即送主管經(jīng)理，總經(jīng)理簽名核準交匯科長申請，在開發(fā)本地信用狀申請書上須注明開給哪家工廠，手續(xù)費是否從工廠扣除。

2.押匯時LｏｃａｌL／C影本一份需送交科長。□貨完全出清時

1.境內(nèi)訂單裝運聯(lián)待貨完全出清不再使用時，自行銷毀。

2.L／C影本待貨完全出清不再使用時，應(yīng)立即交匯科長，定期焚毀?！鹾撕瀳箨P(guān)費1.核對嘜頭、件數(shù)是否無誤，并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報關(guān)費欄登記該批報關(guān)費，以免報關(guān)行重復清款。

2.報關(guān)費如超出規(guī)定費用時，應(yīng)簽請經(jīng)理核準。進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例B)

□組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。圖18.2.1組織系統(tǒng)圖□業(yè)務(wù)流程

1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。

2.客戶開發(fā)。

3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。

4.報價。

5.訂單確認。

6.開立境內(nèi)訂單。

7.生產(chǎn)督促及L／C催開。

8.出貨。

9.押匯(出貨通知)。

10.付款?！鯓I(yè)務(wù)處理細則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：①臨時編號。

②品名、規(guī)格、包裝。

③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。

④開發(fā)成本。

⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。

⑥制造商報價。

⑦可能銷售對象及地區(qū)。

⑧預(yù)估售價。

⑨預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，給予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分不代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分不代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表〃2〃〃7〃

〃3〃〃8〃

〃4〃〃9〃

〃5〃③第二位數(shù)填1代表

〃2〃

〃3〃

〃4〃

〃5〃

〃6〃

〃7〃

〃8〃

〃9〃2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)打算，打算內(nèi)容包括：①制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。

②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。

③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。

④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。

⑤其他。(2)客戶開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)打算，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個月的營業(yè)打算(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作打算(附表18.2.4)。3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價的電報及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，今后文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿?；睾蚧仉姼北敬婵蛻魴n(附表18.2.6)。(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，差不多處理的電報或信件，依客戶不歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶不歸入客戶檔。4.報價：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價之電報或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，選擇產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理核可后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。(2)報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單：(1)業(yè)務(wù)科依據(jù)S／C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。

(2)訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)

人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。

(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)S／C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。7．生產(chǎn)督促及催開L／C：(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務(wù)會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。

(2)業(yè)務(wù)科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。

(3)收到客戶開來之L／C，應(yīng)立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的S／C內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改L／C，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。8．出貨：(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船可能表，同時聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。

(2)裝船可能表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關(guān)行簽SHIPPINGORDER(S／O)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。

(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報關(guān)行修改，并通知報關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達本公司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文抄寫。9．押匯(出貨通知)：(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與L／C條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行差不多撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實書。海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPINGADVICELETTER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六聯(lián)，裝船可能表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分不填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1．付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船可能表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。(2)會計復核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口差不多押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。第二章進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊一、進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例A)□預(yù)備工作營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需預(yù)備(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)?、標紙、標頭、陳列箱、講明書等資料，應(yīng)立即預(yù)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需預(yù)備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)。5.如需采購部有關(guān)科長配合預(yù)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期?！蹩蛻舢斎展ぷ?如需到機場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應(yīng)于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡(luò)班機確定到達時刻。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3如客戶需要巡游名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?！蹩蛻魜砉井斎?.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員預(yù)備。3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?！蹩蛻艚忧I(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶選擇樣品。2.經(jīng)客戶選擇的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以C＆F或CIF條件采購者，應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特不要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當日未能決定采購，須待數(shù)日接著洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所選擇出來的樣品，留條叮囑樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復選擇。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即叮囑樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復，如不能即時答復，也應(yīng)向客戶講明緣故并告以何時答復。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成?！跽鞳／C或報價單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當日或限期內(nèi)將O／C單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經(jīng)理核閱后，按O／C所需份數(shù)多加二份。如系C＆F或CIF時，O／C上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對O／C是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份O／C請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，O／C或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量，必須在當日內(nèi)完成?！蹰_境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之O／C，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔O／C及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采納下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營業(yè)助理書寫清晰。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出“訂單更改通知”，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明“本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢”，并于存檔O／C聯(lián)及資料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立立即裝運聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開不家工廠時，須用特不編號，舉例如下：KR－1021(此為改開訂單號碼)K－1021(此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特不注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦qｕｏｔａ才可出口。7.印刷品清款時，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US＄5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業(yè)助理負責，但裝押助理協(xié)助催貨。□開妥境內(nèi)訂單1.境內(nèi)訂單開妥后，須校對與O／C上所列之包裝、數(shù)量是否相符。2.開妥境內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后：(1)留底聯(lián)存查。(2)工廠聯(lián)、簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交治理中心。(3)裝運聯(lián)連同O／C一份交裝押助理保存出貨用。(4)簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時，由治理中心篩選，如該訂單單項金額超過US$2000元或8萬元以上，通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負責簽回(如金額未超過以上金額不必硬性簽回)，如超過美金5000元者，務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。(5)治理中心收到簽回聯(lián)時，核對單價、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應(yīng)由治理中心通知各承辦助理再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品價格。3.營業(yè)助理收到出貨樣品時，須詳查出貨樣品的質(zhì)量規(guī)格是否符合客戶要求，如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管，否則即刻請示主管經(jīng)理如何處理，驗貨聯(lián)由主管經(jīng)理核閱后收回保留。(1)東北部地區(qū)助理取回出貨樣品，仍交由治理中心銷案后，自行保管。(2)送倉庫的出貨樣品也需取回，但貴重及體積太大的，助理可自行決定是否取回。4.工廠收到訂單要求承辦助理改價，須由經(jīng)理決定不可自作主張?！跛魅悠房蛻粑从嗁彛髽悠返捻椖繎?yīng)請示主管經(jīng)理會同采購有關(guān)科長向何家工廠索取樣品，并填妥樣品索取函，以三聯(lián)交收發(fā)中心，以一聯(lián)留底。客戶已訂購者，應(yīng)按O／C境內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。3.索取樣品如急迫時，以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。4.重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時，應(yīng)即填寫“重要樣品逾期追問單”，交有關(guān)采購科長采取緊急措施。5.對外務(wù)人員交辦的事項，應(yīng)隨時督促如期完成，如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理。6.收到工廠樣品后應(yīng)立即詳細檢查是否完好無缺，如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄，并叮囑注意改善及小心包裝。7.向工廠索取樣品時，要注明該工廠產(chǎn)品的編號，如無工廠編號，須附上草圖或相片。8.向工廠索取樣品時，請勿寫客戶及地區(qū)名稱。9.外借樣品申請單上一律附上2〃×3〃相片留底。10.內(nèi)借(暫借)樣品應(yīng)于資料中心登記。11.凡一個ITEM拍成一張的相片均以2〃×3〃為主。附件：索取樣品職責的劃分：(1)舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得，請科長提供資料，由助理接著索取，到完成為止。(2)新樣品一律由科長負責索取，所謂新樣品包括：①客戶送來的樣品(圖片)本地無生產(chǎn)者。②客戶送來的樣品(圖片)本地已有生產(chǎn)，而本公司尚無者。③舊樣品但有部分更改者?！跫臉悠方o客戶依收到工廠所寄來的樣品上，貼妥本公司標簽，寫上ITEMNO品名：1.如以海郵(SEAPARCELPOST)或空郵(AIRPARCELPOST)寄出者，應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標簽及SAMPLEINVOICE五聯(lián)，在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包裹組寄出，將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)交收發(fā)歸檔，第五聯(lián)自存。(1)如樣品數(shù)量過多或價值過高，而交涉仍需付樣品費者，應(yīng)于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費。(2)每三個月依自存的第五聯(lián)SAMPLEINVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用，打DEBITNOTE用會計科長名義向客戶索取。(3)寄境外包裹，由各助理自行包好，裝入箱內(nèi)。并將有關(guān)文件附入箱內(nèi)，交辦事員寄出。(4)如寄出SAMPLE有需辦出口配額(qｕｏｔａ)者，承辦助理應(yīng)特不注意事先辦理。2.如以航空貨運方式寄出，應(yīng)打SAMPLEINVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實之價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶，第二聯(lián)由航空貨運公司簽名后交秘書室收發(fā)人員歸檔。第三、四、五聯(lián)于押匯科長處蓋公司負責人章及發(fā)票章，交航空貨運公司，第六聯(lián)自存。收到航空貨運公司提單應(yīng)即核對航空運費，客戶地址及班機是否正確，如有錯誤，應(yīng)即通知航空貨運公司更正。將航空提單其中一聯(lián)交稽核，以便每月由稽核與航空貨運公司計算傭金時核對，其余交秘書室存檔，如航空運費為本公司支付，須等客戶確實收到貨品時才可簽付運費。3.所有寄出境外的樣品，須由經(jīng)理過目，再行寄出?！蹩蛻魜黼妬砗瘉順悠?.收到客戶來電來函，應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。2.收到客戶寄來擬在京仿制的樣品，或寄來的目錄相片，其開發(fā)報價等，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理，若有成交訂單者，請公司予以獎勵。3.主管經(jīng)理外出時，營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能辦理之事先行處理，等主管經(jīng)理返公司后，再呈報處理通過，如系緊急事項，應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò)，以便迅速處理?！蹴毥?jīng)確認的樣品、印刷品1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、標紙、標頭經(jīng)境外客戶確認通過后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存，如有電話通知工廠，應(yīng)補寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認通過的樣品，應(yīng)通知有關(guān)外務(wù)員或科長，明確規(guī)格以便驗貨。□驗貨1.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌，或因地區(qū)偏遠無法前往承制廠商驗貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務(wù)人員不能決定可出貨時，外務(wù)人員來電或來函通知營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時，應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報告表，向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費。3.所有訂單的驗貨聯(lián)均由治理中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗貨，自行找裝運聯(lián)或留底聯(lián)?！跎暾埦惩?內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據(jù)及護照影本送交會計制單(申請書為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點支付的契約影印本交會計。(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領(lǐng)。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單，送交有關(guān)會計簽收一份，另一份交稽核。□對樣品處理1.出貨樣品：營業(yè)助理必須取得，并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。3.承辦助理收到新樣品，應(yīng)從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。4.有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。5.如需向資料中心借出樣品時，應(yīng)填寫“樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經(jīng)理核準后方可借出。6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明“不可陳列”字樣，先交治理中心銷案后，再由治理中心送交承辦助理保管?！踝N境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”須詳細核對單價、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交治理中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50％(包括送倉庫貨)。如工廠急需貨款，也應(yīng)先開來保證票?！踅拥絆／C與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的O／C與境內(nèi)訂單時，應(yīng)核對O／C與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯誤或有疑問時，應(yīng)立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。□簽收L／C影本1.押匯科長收到L／C后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之O／C上登記L／C號碼，S／D、V／D以及金額后，交裝押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C可能發(fā)生的問題如下：(1)收到L／C時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。(2)收到L／C當天時，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。(3)通常L／C是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。(4)如本地無直接船可到達的港口，需看L／C是否能夠轉(zhuǎn)船，如不能夠需請示主管經(jīng)理，必須特不注意出口港不能指定為天津。(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。(6)核對交易條件系為FOB、CIF、C＆F是否相符。(7)L／C內(nèi)容有無錯不字。(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特不指定船公司。(9)如同一客戶有數(shù)張L／C時須看有無規(guī)定可予合并。(10)如L／C直接由境外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。(11)如遠期付款之L／C應(yīng)查看利息，是否由買方負擔，如否應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理?！跹b船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)：(1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、體積、未能如期交貨緣故后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。(2)如每一ITEM超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄交交外務(wù)員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉庫者：填“送倉裝船通知單”，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫“重要訂單逾期追問單”交有關(guān)科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到L／C后才通知生產(chǎn)者，收到L／C當日即發(fā)出裝船通知單上注明“L／C已收到”船期通常以S／D期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅｄｅｌｉｖｅｒｙ)3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者，當收到客戶確認或回電時，由營業(yè)助理填寫確認函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，以便向“經(jīng)濟部”商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協(xié)調(diào)報關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。□催貨1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時，應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常專門多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的苦惱?！跏盏絺}庫送來的進貨單1.裝押助理收到進貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”。3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應(yīng)扣運費。□簽訂S／O1.依據(jù)出貨明細表及境內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。2.向擬裝運之船公司或報關(guān)行查詢是否確實簽到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇｏｒｄｅｒ)。3.船期如有提早或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。4.打S／O時須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)立即補上，以免報關(guān)行在船公司重打，白費時刻。5.簽S／O的時刻應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。6.如裝整臺貨柜時，物資實際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。□結(jié)關(guān)前1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提早將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應(yīng)在明細表上注明)。2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。3.須緊密注意倉庫出貨時刻、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點，等確定時應(yīng)立即通知報關(guān)行。4.于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細表之正確項目、數(shù)量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細表上注明。5.打PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ六份，并于其中三份抬頭改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財務(wù))連同PａｃｋｉｎｇLｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報關(guān)行，一份交會計科長，其中另一份Iｎｖｏｉｃｅ自行留底。6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及可能入帳日期，應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天，如有延誤應(yīng)寫緣故。7.送貨當天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時刻，卡車號碼及到達時刻，等確定時立即通知報關(guān)行。8.結(jié)關(guān)當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報關(guān)。9.貨如未依時刻送達，所發(fā)生海關(guān)費用及規(guī)費應(yīng)有記錄，并于簽訂單支付核準單時填上應(yīng)扣數(shù)目，注意清款時扣除。10.裝押助理如當日有結(jié)關(guān)之貨，須算所有貨確實到達并報關(guān)完畢，才可下班。11.裝押助理必須待進貨柜場的貨確實已送達無誤才可制“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”。12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開當天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達貨柜場，而有需退物資稅或關(guān)稅者，清款時一律臨時保留50％，并于貨款支付核準單上注明此點。□結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報關(guān)行及船公司，貨是否確實出口無誤，如確實無誤，將出口明細表一份交承辦會計，另一份送治理中心，并將營業(yè)部訂單貨款支付核準單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報備。3.于CBC到達后，如要辦理經(jīng)濟部產(chǎn)地證明書，須附上Iｎｖｏｉｃｅ一份，工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份，及CBC副本一份送交報關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿B／L前須將S／O留底正確無誤一份交報關(guān)行，以便到船公司拿B／L時核對。5.在收到B／L時趕忙核對材數(shù)與運費和內(nèi)容有無錯誤，是否符合。(Bｉllｏｆｌａｎｄｉｎｇ)6.B／L如須預(yù)付運費，應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費支付核準單交有關(guān)會計，如經(jīng)理不在，為爭取時刻，可憑裝押助理簽名，即送會計付款，事后由會計送各經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補簽。7.將押匯文件備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細表Iｎｖｏｉｃｅ，B／L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長，將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯，出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核，時刻由結(jié)關(guān)日起不得超過七天，如有延誤需寫緣故，并須扣各經(jīng)理薪金，并處罰裝押助理。8.押準文件存檔聯(lián)及寄交客戶聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后分不寄出并在存檔聯(lián)上注明“歸檔”，交收發(fā)中心。9.押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條，出貨明細表，Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有關(guān)會計?！醮騉OL視客戶或經(jīng)理需要，裝押助理應(yīng)按所辦客戶，會同營業(yè)助理打OOL三份，一份由裝押助理留存，兩份轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份，另一份呈閱主管經(jīng)理?！跏盏絺}庫存貨周報表倉儲科須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報表送交行政助理，行政助理于午前送交裝押助理，裝押助理收到后須填妥L／C期限欄及裝船日期欄，并核對數(shù)量、嘜頭、廠商無誤后交營業(yè)助理核對，于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理，如倉庫存貨周報表上有錯誤時須趕忙去電話與倉儲科長聯(lián)系查明。□申請LｏｃａｌL／C1.向押匯科長取表填妥，即送主管經(jīng)理，總經(jīng)理簽名核準交匯科長申請，在開發(fā)本地信用狀申請書上須注明開給哪家工廠，手續(xù)費是否從工廠扣除。2.押匯時LｏｃａｌL／C影本一份需送交科長?！踟浲耆銮鍟r1.境內(nèi)訂單裝運聯(lián)待貨完全出清不再使用時，自行銷毀。2.L／C影本待貨完全出清不再使用時，應(yīng)立即交匯科長，定期焚毀?！鹾撕瀳箨P(guān)費1.核對嘜頭、件數(shù)是否無誤，并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報關(guān)費欄登記該批報關(guān)費，以免報關(guān)行重復清款。2.報關(guān)費如超出規(guī)定費用時，應(yīng)簽請經(jīng)理核準。二、進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例B)□組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。圖18.2.1組織系統(tǒng)圖□業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。4.報價。5.訂單確認。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及L／C催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。□業(yè)務(wù)處理細則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：①臨時編號。②品名、規(guī)格、包裝。③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。④開發(fā)成本。⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。⑥制造商報價。⑦可能銷售對象及地區(qū)。⑧預(yù)估售價。⑨預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，給予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分不代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分不代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表〃2〃