歸檔文件整理細則講義課件

歸檔文件整理細則講義歸檔文件整理細則講義12000年底,國家檔案局出臺了新的行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》,規(guī)定對“應作為文書檔案保存的紙質文件材料”不再立卷,以單份文件為單位進行整理。這一規(guī)則的出臺將結束長達幾十年、甚至可一直追溯到元代的文書立卷制度,在檔案界引起了強烈反響。省檔案局根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，制定了新檔發(fā)[2003]3號《××省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》。2000年底,國家檔案局出臺了新的行業(yè)標準《歸檔文件整理2一、適用范圍及時間1、

范圍：本《細則》適用于省各機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的文書材料的整理歸檔。適用于文書檔案,不涉及其它檔案(如:專門、聲像、科技檔案等)

2、

時間；本《細則》從2003年3月1日起執(zhí)行。根據(jù)省實際，2002年（含2002年）之后形成的歸檔文件可按《細則》執(zhí)行。2001年之前形成的檔案，仍執(zhí)行原標準。

3、術語

歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。(通俗講就是將機關具有保存價值的文件作為文書檔案管理的文件材料)。一、適用范圍及時間1、

范圍：本《細則》適用于省各機關、團3二、歸檔文件整理過程1：裝訂2：分類3：排列4：編號5：編目6：裝盒二、歸檔文件整理過程1：裝訂41.準確界定“件”的范圍“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,指“純自然件”。還有”合成自然件”,指文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件（復制件包括復印件以及手工謄寫的抄件等）,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,復文在前，來文在后來（來文與復文從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函等）；漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文文本在前，外文文本在后；報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。1.準確界定“件”的范圍“件”是歸檔文件的整理5（一）、裝訂《細則》規(guī)定:“歸檔文件應按件裝訂”。裝訂中有三個問題需要明確。（一）、裝訂《細則》規(guī)定:“歸檔文件應按件裝訂”。裝61.確定裝訂順序裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后,轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。特殊情況,復印件、定稿過厚，也可單獨作為一件，但必須排列在一起;須保留的歷次修改后的草稿，也可各為一件排列在一起?！盀橐患笔侵肝募嶓w上裝訂在一起,編目時也只體現(xiàn)一條條目。發(fā)文簽批單一般附在文件正本之后,定稿之前。收文處理單一般附在文件正本之上，發(fā)文簽批單和收文處理單不能作為一件對待。1.確定裝訂順序裝訂時,正本在前,定稿在后;正72.裝訂方式和要求裝訂形式與裝訂材料使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的要求。（1）、裝訂文件前的處理工作：首先是歸檔文件應齊全完整。其次對破損的文件應進行修整，字跡模糊或已褪變的文件應予復制。

2.裝訂方式和要求裝訂形式與裝訂材料使用的書寫材料、紙張8（2）、裝訂前應將“件”內的每頁按一定的方式對齊。便于利用。采取左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采取左側裝訂的，應將左、下側對齊。歸檔文件一般都要求切邊和貼邊。裝訂要結實美觀,無壓頁掉字現(xiàn)象。

（3）、檔案裝訂可采用線裝、封套裝、不銹鋼夾、粘貼等形式?，F(xiàn)在使用當中普遍采用三種裝訂方法：A、左上角裝訂，采用包角使用方法，左上側對齊，借閱時裝封套。B、左側對齊裝訂，用不銹鋼訂裝訂，左下側對齊。C、左側對齊裝訂，用線訂裝訂，左下側對齊。（2）、裝訂前應將“件”內的每頁按一定的方式對齊。便于利用。9（二）、分類一般有3種分類方法:A、按年度-保管期限分類。B、按年度-保管期限-問題分類。C、按年度-保管期限-機構分類。（二）、分類一般有3種分類方法:101、對于內設機構比較少，每年形成檔案文件數(shù)量少的單位可采用年度-保管期限分類法。如：地區(qū)安監(jiān)局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局、科協(xié)等單位形成文件量少采用年度-保管期限分類法。1、對于內設機構比較少，每年形成檔案文件數(shù)量少的單位可采用年112、對于內設機構比較多，每年形成數(shù)量較多的單位可采用年度-保管期限-問題分類或年度-保管期限-機構分類法。如：A、地區(qū)國土資源局科室多文件量大，分內收發(fā)和外收發(fā)，沒分機構，各科室按同一個發(fā)文字號發(fā)文，每年有上千份文件歸檔，可采用年度-保管期限-問題分類。B、地區(qū)地稅務局內設機構比較健全穩(wěn)定，職能分工明確的，按年度-保管期限-機構分類法，當然也可以按機構一年度一保管期限分類。（這種分類法歸檔文件目錄較多，有幾個機構就有多少個永久、30年、10年目錄。）一般情況下在地直單位和縣級單位采用年度-保管期限分類法。大部分單位適用于第一種分類法。2、對于內設機構比較多，每年形成數(shù)量較多的單位可采用12（三）、排列歸檔文件應在分類方案的最后一級類目（保管期限）內，依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，按件的時間先后順序排列。黨政檔案文件分開排列，在實際中可以靈活掌握排列方法，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（三）、排列歸檔文件應在分類方案的最后一級類目（保管期限）131.不同保管期限的文件，按永久、長期、短期分別排列。

2.分類方案的最低一級類目中的歸檔文件，按事由結合時間、重要程度排列。同一事由中的文件，先按文件形成時間的先后順序排列，同一時間的文件再按重要程度排列；不同事由之間，按事由辦結時間的先后順序排列。這樣對提高查全率、方便實體存取有很大幫助。這里的“事由”指某一具體事由或具體問題,不同于分類中所指問題。1.不同保管期限的文件，按永久、長期、短期分別排列。

143、同一保管期限歸檔文件排列（1）、按文件的責任者、所反映的問題進行排列。（2）、同一事由內歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，或按文件的重要的程度排列。（3）、按不同事由形成時間的先后順序排列。（4）、按事由的重要程度排列。如：綜合工作排在前面、具體業(yè)務排在后面（5）、按事由具有的共同屬性分別集中排列。如：各科室文件3、同一保管期限歸檔文件排列（1）、按文件的責任者、所反15（6）、按照不同問題分別集中排列。如：機關人事部門—干部調配—職稱評定—出國審查等所屬的不同是由形成的文件分別集中排列。（7）、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（8）、上級黨—本級黨—上級行政—本級紅頭—聯(lián)合發(fā)文—傳真電報—黑頭文—地直單位，按時間順序排。（6）、按照不同問題分別集中排列。如：機關人事部門—干部調配164、不同問題（或機構）的文件，按分類方案所體現(xiàn)的問題（或機構）間的順序排列。一個機構形成的文件集中排列，同一責任者文件按時間先后順序排列。5、所有歸檔文件的排列以文件落款時間為準。

6、因故未及時整理歸檔的零散文件，可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后，并將該情況在備考表中加以說明。4、不同問題（或機構）的文件，按分類方案所體現(xiàn)的問題（或機構17（四）、編號歸檔文件應安排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。編號是指將歸檔文件在全宗內的位置標識為符號,并以歸檔章的形式在文件上注明。（指歸檔文件排列的順序號）

（四）、編號歸檔文件應安排列順序逐件編號，在文件首頁上端的181.室編件號的編制

分類排列完成后,按順序給每份文件一個流水號,就是室編件號。室編件號應在分類方案的最低一級類目內，按件的排列順序編制小流水號。就是在同一保管期限、年度、機構（問題）編制小流水號。1.室編件號的編制

分類排列完成后,按順序給每份文件一192、館編件號的編制檔案進館時由檔案館編制。3、蓋章及歸檔章中各項目的填寫歸檔章的格式，長45MM，寬敞16MM，分為均勻的6格，各項在歸檔章的位置不得打亂（如圖3、4）。2、館編件號的編制檔案進館時由檔案館編制。20（全宗號）（年度）（室編件號）（機構）（保管期限）（館編件號）歸檔文件整理細則講義課件21122002年1永久（Y）歸檔文件整理細則講義課件22歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置,如沒有空白或不便蓋章時,可在首頁前附空白紙蓋章。歸檔章的必備項目包括全宗號、年度、保管期限、和件號。各項目填寫要求如下:

歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置,如沒有空白或不便蓋23(1)全宗號:填寫同級檔案館給立檔單位的代號,沒有的可不填。

(1)全宗號:填寫同級檔案館給立檔單位的代號,沒24(2)年度:要求以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,《細則》中均要求“填寫文件形成年度”,實踐證明,表述為“填寫文件分類所屬年度”更確切。如,跨年度形成的文件應歸入辦結年,標年度時也應標辦結年度,如2000年召開會議,1999年的會議通知放在2000年;年會議召開年度一并整理時,在年度一欄中一定要填“2000年”,而不能按“文件形成年度”填寫“1999年”。

(2)年度:要求以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,25

(3)保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱,2006年以前使用1987年的《文書檔案保管期限表》即“永久”、“長期”或"“短期”、2007年以后使用國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》“永久”、“30年”或“10年”。

(3)保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱,2026(4)機構(問題):此項為可選項,如把機構(問題)作為分類類目時則必填,否則可不填。（5）、件號:歸檔文件的排列順序號,包括室編件號和館編件號。室編件號:如“（四）第1”中所述。

館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫,檔案移交進館前經再鑒定,如變動較大,需按進館時要求重新編制件號,即為館編件號。

(4)機構(問題):此項為可選項,如把機構(問27（五）、編目（1）、專指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按分類方案和室編件號順序，逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目，通過檢索復文實現(xiàn)對來文的檢索。目錄格式與原卷內文件目錄相比，僅2個項目有變動：（五）、編目（1）、專指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按分類28A、順序號變?yōu)榧?歸檔整理時填寫室編件號和館編件號。B、頁號變?yōu)轫摂?shù),填寫該份文件總頁數(shù)。另外日期項要求以8位阿拉伯數(shù)字標注,如2001年1月1日為20010101或20010101。其它各項目填寫與立卷時要求相同。A、順序號變?yōu)榧?歸檔整理時填寫室編件號和館編件號29歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面,目錄成冊的方式視文件多少和利用需要而定,可與分類方案一致、一個流水號一本,也可有所不同,一種期限一年一本或數(shù)年一本,或三種期限一年合訂一本等等,不同流水號間以口取紙或在表格右上方加注的方式來區(qū)分。目錄封面設全宗名稱、年度、期限、機構(問題)等項目,其中全宗名稱填寫立檔單位全稱或規(guī)范化簡稱,其它項目視目錄成冊方式選擇填寫。

歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面,目錄成冊的方式視文30（2）歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、提名、日期、頁數(shù)和備注頁。（2）歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、提名、日期、頁數(shù)和311、

件號：在機關檔案部門整理歸檔編制目錄時，件號是指室編件號，室編件號以求與檔案室整理體系相吻合。

2、

責任者：制發(fā)文件的組織或個人。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人。填寫此項時一般應用全稱或標準通用的簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡稱。

1、

件號：在機關檔案部門整理歸檔編制目錄時，件號是指室編件323、

文號：文件的發(fā)文字號。填寫時照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。如填寫不下可回行填寫。

4、

題名：文件標題。文件一般只有一個題名（正題名），填寫目錄題名時應照實抄錄。在正題名能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。沒有題名，或題名含義不清時，可根據(jù)文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。3、

文號：文件的發(fā)文字號。填寫時照實抄錄，代字、年度、順序335、

日期：文件的形成日期。具體填寫日期項時應以8為阿拉伯數(shù)字標注年月日。為避免日期項占用的列寬過長，影響其他項目的填寫，也可將表示月日的數(shù)字回行填寫，即填寫為兩行，如20020805或填寫成20020805。

6、

頁數(shù)。頁數(shù)填寫一件文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表所疊后，仍按未折疊前的頁面計算頁數(shù)。

7、

備注：注釋文件需說明的情況。5、

日期：文件的形成日期。具體填寫日期項時應以8為阿拉伯數(shù)34（3）歸檔文件目錄的格式，按《實施細則》規(guī)定的標準執(zhí)行。目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。歸檔文件目錄一律打印一式兩份。分別單獨裝訂成冊，形成歸檔文件目錄，以便移交檔案館和留存辦單位檔案部門查閱使用。（如圖5）

（3）歸檔文件目錄的格式，按《實施細則》規(guī)定的標準執(zhí)行。目錄35歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1塔城地區(qū)塔地檔塔城地區(qū)2008年20094檔案局

[2009]度機關檔案等級02135號評定工作情況通報歸檔文件目錄件號責任者文號題36（4）歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方式，按保管期限分別裝訂成冊，每本目錄中用口取紙來區(qū)分不同年度或機構，或者在目錄表格的右肩上標注年度或機構名稱來加以區(qū)分。

（5）歸檔文件目錄的封面格式：目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構等項。其中全宗名稱欄填寫立檔單位的全稱或規(guī)范化的簡稱。封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標準A4型。（如圖6）（4）歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方37歸檔文件目錄全宗名稱塔城地區(qū)檔案局年度2008年

保管期限30年

機構歸檔文件目錄38（六）、裝盒裝盒是歸檔文件整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項目兩項內容。裝盒的要求：不同年度和不同保管期限的歸檔文件均不得放入同一個檔案盒內。分機構的情況下，不同機構形成的歸檔文件不得放入同一個檔案盒內。

（六）、裝盒裝盒是歸檔文件整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件39裝盒注意的問題：裝盒應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，裝盒后站立放置時，不至于使文件彎曲受損。檔案盒質量要求符合國家標準,由檔案管理部門監(jiān)制,經特殊處理采用無酸紙，不易變形受壓強，不腐蝕檔案文件。檔案盒格式：檔案盒封面應標注全宗名稱。檔案盒的外形尺寸（長×寬為310mm×220mm），盒脊厚度一般為20mm、30mm、40mm等。

裝盒注意的問題：裝盒應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，裝盒后站40裝盒應視文件的厚度選擇薄厚適宜的檔案盒,并嚴格按照排列的先后順序進行,一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可,同一事由的文件不必裝入同一盒內。但有一點需特別注意,即應將不同類別的文件裝入不同盒中,具體講就是:不同年度、不同期限的文件不應裝人同一盒中,按機構(問題)分類時,不同機構(問題)的文件不應裝人同一盒中。裝盒應視文件的厚度選擇薄厚適宜的檔案盒,并嚴格按照排列的41盒內應附備考表（如圖）,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明。檔案盒封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱,盒脊各檢索項包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。其中期限以漢字全稱表示,起止件號分室編和館編兩欄,室編欄內填寫盒內排在最前和最后的文件的室編件號,館編欄進館時按要求填寫,其它各項目的填寫要求與歸檔章中相同。盒內應附備考表（如圖）,置于所有歸檔文件之后,用以對42案盒脊根據(jù)擺放方式的不同，設置盒脊項目的位置也不同（如圖）盒脊設置了全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，還設置了機構選擇項。其中起止號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“——”號連接。盒號即檔案盒排列的順序號。盒號一般按照保管期限混年流水號，以4位數(shù)為限斷號。檔案盒的制成材料：檔案盒應采用無酸紙制作，以避免長期保存時，檔案盒紙板中的酸性物質影響盒內文件壽命。案盒脊根據(jù)擺放方式的不同，設置盒脊項目的位置也不同（如圖）盒43備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖七）。備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、441

盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

2

整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

3

檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

4

日期：歸檔文件整理完畢的日期。

5、移交：各立檔單位應按有關規(guī)定，向各級綜合檔案館移交歸檔文件。移交時，需移交相應的歸檔文件目錄外，采用計算機管理檔案的單位還需要同時移交一套歸檔文件數(shù)據(jù)軟盤或光盤目錄。

1

盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷45至此,整理工作全部完成,按順序上架排列就可以了。新整理方法不僅易于掌握、操作簡便,而且文件辦理完畢后可隨時裝訂、蓋章并填寫歸檔章中除件號以外的其它項目,然后分開期限保存起來,次年初只需把文件簡單排序、編流水件號,就可以打印目錄、安裝了計算機管理軟件的單位,可將文件條目隨時錄人微機中,實現(xiàn)了文擋一體化的單位還可以將公文處理的結果直接為檔案所用,次年初統(tǒng)一調整排序,由軟件自動生成、打印歸檔文件目錄即可。這樣就可以將整理工作化整為零,大大減輕突擊整理的負擔。至此,整理工作全部完成,按順序上架排列就46三、歸檔文件整理說明

歸檔文件整理完畢，應按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明立檔單位基本情況和歸檔文件整理情況，內容包括單位名稱、成立時間、內部機構設置情況、分類方案、歸檔文件采用的裝訂方式、歸檔文件的總數(shù)量、不同類別與不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和歸檔整理完成時間。

最后將歸檔文件整理說明放入全宗卷內。

三、歸檔文件整理說明

歸檔文件整理完畢，應按年度填寫“47歸檔文件整理細則講義課件48歸檔文件整理細則講義課件49歸檔文件整理細則講義課件50歸檔文件整理細則講義課件51歸檔文件整理細則講義課件52歸檔文件整理細則講義課件53歸檔文件整理細則講義課件54歸檔文件整理細則講義課件55歸檔文件整理細則講義課件56歸檔文件整理細則講義課件57歸檔文件整理細則講義課件58歸檔文件整理細則講義課件59歸檔文件整理細則講義課件60歸檔文件整理細則講義歸檔文件整理細則講義612000年底,國家檔案局出臺了新的行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》,規(guī)定對“應作為文書檔案保存的紙質文件材料”不再立卷,以單份文件為單位進行整理。這一規(guī)則的出臺將結束長達幾十年、甚至可一直追溯到元代的文書立卷制度,在檔案界引起了強烈反響。省檔案局根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，制定了新檔發(fā)[2003]3號《××省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》。2000年底,國家檔案局出臺了新的行業(yè)標準《歸檔文件整理62一、適用范圍及時間1、

范圍：本《細則》適用于省各機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的文書材料的整理歸檔。適用于文書檔案,不涉及其它檔案(如:專門、聲像、科技檔案等)

2、

時間；本《細則》從2003年3月1日起執(zhí)行。根據(jù)省實際，2002年（含2002年）之后形成的歸檔文件可按《細則》執(zhí)行。2001年之前形成的檔案，仍執(zhí)行原標準。

3、術語

歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。(通俗講就是將機關具有保存價值的文件作為文書檔案管理的文件材料)。一、適用范圍及時間1、

范圍：本《細則》適用于省各機關、團63二、歸檔文件整理過程1：裝訂2：分類3：排列4：編號5：編目6：裝盒二、歸檔文件整理過程1：裝訂641.準確界定“件”的范圍“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,指“純自然件”。還有”合成自然件”,指文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件（復制件包括復印件以及手工謄寫的抄件等）,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,復文在前，來文在后來（來文與復文從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函等）；漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文文本在前，外文文本在后；報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。1.準確界定“件”的范圍“件”是歸檔文件的整理65（一）、裝訂《細則》規(guī)定:“歸檔文件應按件裝訂”。裝訂中有三個問題需要明確。（一）、裝訂《細則》規(guī)定:“歸檔文件應按件裝訂”。裝661.確定裝訂順序裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后,轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。特殊情況,復印件、定稿過厚，也可單獨作為一件，但必須排列在一起;須保留的歷次修改后的草稿，也可各為一件排列在一起?！盀橐患笔侵肝募嶓w上裝訂在一起,編目時也只體現(xiàn)一條條目。發(fā)文簽批單一般附在文件正本之后,定稿之前。收文處理單一般附在文件正本之上，發(fā)文簽批單和收文處理單不能作為一件對待。1.確定裝訂順序裝訂時,正本在前,定稿在后;正672.裝訂方式和要求裝訂形式與裝訂材料使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的要求。（1）、裝訂文件前的處理工作：首先是歸檔文件應齊全完整。其次對破損的文件應進行修整，字跡模糊或已褪變的文件應予復制。

2.裝訂方式和要求裝訂形式與裝訂材料使用的書寫材料、紙張68（2）、裝訂前應將“件”內的每頁按一定的方式對齊。便于利用。采取左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采取左側裝訂的，應將左、下側對齊。歸檔文件一般都要求切邊和貼邊。裝訂要結實美觀,無壓頁掉字現(xiàn)象。

（3）、檔案裝訂可采用線裝、封套裝、不銹鋼夾、粘貼等形式?，F(xiàn)在使用當中普遍采用三種裝訂方法：A、左上角裝訂，采用包角使用方法，左上側對齊，借閱時裝封套。B、左側對齊裝訂，用不銹鋼訂裝訂，左下側對齊。C、左側對齊裝訂，用線訂裝訂，左下側對齊。（2）、裝訂前應將“件”內的每頁按一定的方式對齊。便于利用。69（二）、分類一般有3種分類方法:A、按年度-保管期限分類。B、按年度-保管期限-問題分類。C、按年度-保管期限-機構分類。（二）、分類一般有3種分類方法:701、對于內設機構比較少，每年形成檔案文件數(shù)量少的單位可采用年度-保管期限分類法。如：地區(qū)安監(jiān)局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局、科協(xié)等單位形成文件量少采用年度-保管期限分類法。1、對于內設機構比較少，每年形成檔案文件數(shù)量少的單位可采用年712、對于內設機構比較多，每年形成數(shù)量較多的單位可采用年度-保管期限-問題分類或年度-保管期限-機構分類法。如：A、地區(qū)國土資源局科室多文件量大，分內收發(fā)和外收發(fā)，沒分機構，各科室按同一個發(fā)文字號發(fā)文，每年有上千份文件歸檔，可采用年度-保管期限-問題分類。B、地區(qū)地稅務局內設機構比較健全穩(wěn)定，職能分工明確的，按年度-保管期限-機構分類法，當然也可以按機構一年度一保管期限分類。（這種分類法歸檔文件目錄較多，有幾個機構就有多少個永久、30年、10年目錄。）一般情況下在地直單位和縣級單位采用年度-保管期限分類法。大部分單位適用于第一種分類法。2、對于內設機構比較多，每年形成數(shù)量較多的單位可采用72（三）、排列歸檔文件應在分類方案的最后一級類目（保管期限）內，依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，按件的時間先后順序排列。黨政檔案文件分開排列，在實際中可以靈活掌握排列方法，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（三）、排列歸檔文件應在分類方案的最后一級類目（保管期限）731.不同保管期限的文件，按永久、長期、短期分別排列。

2.分類方案的最低一級類目中的歸檔文件，按事由結合時間、重要程度排列。同一事由中的文件，先按文件形成時間的先后順序排列，同一時間的文件再按重要程度排列；不同事由之間，按事由辦結時間的先后順序排列。這樣對提高查全率、方便實體存取有很大幫助。這里的“事由”指某一具體事由或具體問題,不同于分類中所指問題。1.不同保管期限的文件，按永久、長期、短期分別排列。

743、同一保管期限歸檔文件排列（1）、按文件的責任者、所反映的問題進行排列。（2）、同一事由內歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，或按文件的重要的程度排列。（3）、按不同事由形成時間的先后順序排列。（4）、按事由的重要程度排列。如：綜合工作排在前面、具體業(yè)務排在后面（5）、按事由具有的共同屬性分別集中排列。如：各科室文件3、同一保管期限歸檔文件排列（1）、按文件的責任者、所反75（6）、按照不同問題分別集中排列。如：機關人事部門—干部調配—職稱評定—出國審查等所屬的不同是由形成的文件分別集中排列。（7）、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（8）、上級黨—本級黨—上級行政—本級紅頭—聯(lián)合發(fā)文—傳真電報—黑頭文—地直單位，按時間順序排。（6）、按照不同問題分別集中排列。如：機關人事部門—干部調配764、不同問題（或機構）的文件，按分類方案所體現(xiàn)的問題（或機構）間的順序排列。一個機構形成的文件集中排列，同一責任者文件按時間先后順序排列。5、所有歸檔文件的排列以文件落款時間為準。

6、因故未及時整理歸檔的零散文件，可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后，并將該情況在備考表中加以說明。4、不同問題（或機構）的文件，按分類方案所體現(xiàn)的問題（或機構77（四）、編號歸檔文件應安排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。編號是指將歸檔文件在全宗內的位置標識為符號,并以歸檔章的形式在文件上注明。（指歸檔文件排列的順序號）

（四）、編號歸檔文件應安排列順序逐件編號，在文件首頁上端的781.室編件號的編制

分類排列完成后,按順序給每份文件一個流水號,就是室編件號。室編件號應在分類方案的最低一級類目內，按件的排列順序編制小流水號。就是在同一保管期限、年度、機構（問題）編制小流水號。1.室編件號的編制

分類排列完成后,按順序給每份文件一792、館編件號的編制檔案進館時由檔案館編制。3、蓋章及歸檔章中各項目的填寫歸檔章的格式，長45MM，寬敞16MM，分為均勻的6格，各項在歸檔章的位置不得打亂（如圖3、4）。2、館編件號的編制檔案進館時由檔案館編制。80（全宗號）（年度）（室編件號）（機構）（保管期限）（館編件號）歸檔文件整理細則講義課件81122002年1永久（Y）歸檔文件整理細則講義課件82歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置,如沒有空白或不便蓋章時,可在首頁前附空白紙蓋章。歸檔章的必備項目包括全宗號、年度、保管期限、和件號。各項目填寫要求如下:

歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置,如沒有空白或不便蓋83(1)全宗號:填寫同級檔案館給立檔單位的代號,沒有的可不填。

(1)全宗號:填寫同級檔案館給立檔單位的代號,沒84(2)年度:要求以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,《細則》中均要求“填寫文件形成年度”,實踐證明,表述為“填寫文件分類所屬年度”更確切。如,跨年度形成的文件應歸入辦結年,標年度時也應標辦結年度,如2000年召開會議,1999年的會議通知放在2000年;年會議召開年度一并整理時,在年度一欄中一定要填“2000年”,而不能按“文件形成年度”填寫“1999年”。

(2)年度:要求以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,85

(3)保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱,2006年以前使用1987年的《文書檔案保管期限表》即“永久”、“長期”或"“短期”、2007年以后使用國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》“永久”、“30年”或“10年”。

(3)保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱,2086(4)機構(問題):此項為可選項,如把機構(問題)作為分類類目時則必填,否則可不填。（5）、件號:歸檔文件的排列順序號,包括室編件號和館編件號。室編件號:如“（四）第1”中所述。

館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫,檔案移交進館前經再鑒定,如變動較大,需按進館時要求重新編制件號,即為館編件號。

(4)機構(問題):此項為可選項,如把機構(問87（五）、編目（1）、專指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按分類方案和室編件號順序，逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目，通過檢索復文實現(xiàn)對來文的檢索。目錄格式與原卷內文件目錄相比，僅2個項目有變動：（五）、編目（1）、專指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按分類88A、順序號變?yōu)榧?歸檔整理時填寫室編件號和館編件號。B、頁號變?yōu)轫摂?shù),填寫該份文件總頁數(shù)。另外日期項要求以8位阿拉伯數(shù)字標注,如2001年1月1日為20010101或20010101。其它各項目填寫與立卷時要求相同。A、順序號變?yōu)榧?歸檔整理時填寫室編件號和館編件號89歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面,目錄成冊的方式視文件多少和利用需要而定,可與分類方案一致、一個流水號一本,也可有所不同,一種期限一年一本或數(shù)年一本,或三種期限一年合訂一本等等,不同流水號間以口取紙或在表格右上方加注的方式來區(qū)分。目錄封面設全宗名稱、年度、期限、機構(問題)等項目,其中全宗名稱填寫立檔單位全稱或規(guī)范化簡稱,其它項目視目錄成冊方式選擇填寫。

歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面,目錄成冊的方式視文90（2）歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、提名、日期、頁數(shù)和備注頁。（2）歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、提名、日期、頁數(shù)和911、

件號：在機關檔案部門整理歸檔編制目錄時，件號是指室編件號，室編件號以求與檔案室整理體系相吻合。

2、

責任者：制發(fā)文件的組織或個人。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人。填寫此項時一般應用全稱或標準通用的簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡稱。

1、

件號：在機關檔案部門整理歸檔編制目錄時，件號是指室編件923、

文號：文件的發(fā)文字號。填寫時照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。如填寫不下可回行填寫。

4、

題名：文件標題。文件一般只有一個題名（正題名），填寫目錄題名時應照實抄錄。在正題名能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。沒有題名，或題名含義不清時，可根據(jù)文件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加“[]”號填寫在目錄中。3、

文號：文件的發(fā)文字號。填寫時照實抄錄，代字、年度、順序935、

日期：文件的形成日期。具體填寫日期項時應以8為阿拉伯數(shù)字標注年月日。為避免日期項占用的列寬過長，影響其他項目的填寫，也可將表示月日的數(shù)字回行填寫，即填寫為兩行，如20020805或填寫成20020805。

6、

頁數(shù)。頁數(shù)填寫一件文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表所疊后，仍按未折疊前的頁面計算頁數(shù)。

7、

備注：注釋文件需說明的情況。5、

日期：文件的形成日期。具體填寫日期項時應以8為阿拉伯數(shù)94（3）歸檔文件目錄的格式，按《實施細則》規(guī)定的標準執(zhí)行。目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。歸檔文件目錄一律打印一式兩份。分別單獨裝訂成冊，形成歸檔文件目錄，以便移交檔案館和留存辦單位檔案部門查閱使用。（如圖5）

（3）歸檔文件目錄的格式，按《實施細則》規(guī)定的標準執(zhí)行。目錄95歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1塔城地區(qū)塔地檔塔城地區(qū)2008年20094檔案局

[2009]度機關檔案等級02135號評定工作情況通報歸檔文件目錄件號責任者文號題96（4）歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方式，按保管期限分別裝訂成冊，每本目錄中用口取紙來區(qū)分不同年度或機構，或者在目錄表格的右肩上標注年度或機構名稱來加以區(qū)分。

（5）歸檔文件目錄的封面格式：目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構等項。其中全宗名稱欄填寫立檔單位的全稱或規(guī)范化的簡稱。封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標準A4型。（如圖6）（4）歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面。目錄編制成冊的方97歸檔文件目錄全宗名稱塔城地區(qū)檔案局年度2008年

保管期限30年

機構歸檔文件目錄98（六）、裝盒裝盒是歸檔文件整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項目兩項內容。裝盒的要求：不同年度和不同保管期限的歸檔文件均不得放入同一個檔案盒內。分機構的情況下，不同機構形成的歸檔文件不得放入同一個檔案盒內。

（六）、裝盒裝盒是歸檔文件整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件99裝盒注意的問題：裝盒應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，裝盒后站立放置時，不至于使文件彎曲受損。檔案盒質量要求符合國家標準,由檔案管理部門監(jiān)制,經特殊處理采用無酸紙，不易變形受壓強，不腐蝕檔案文件。檔案盒格式：檔案盒封面應標注全宗名稱。檔案盒的外形尺寸（長×寬為310mm×220mm），盒脊厚度一般為20mm、30mm、40mm等。

裝盒注意的問題：裝盒應視文件的厚度選