2022年3月文檔管理個人總結(jié)范文

第PAGE3頁共NUMPAGES3頁2021年?3月文檔管?理個人總結(jié)?范文在不?久前我還苦?于不知這方?面的工作總?結(jié)怎么寫，?但經(jīng)過一番?詳細的思考?，我理清了?思路。在這?里，我們對?如何進行文?檔管理分三?個階段來闡?述。1、?生成期文件?的管理生?成期的文件?，處于制作?、接收、處?理與發(fā)出的?過程中，需?要檢閱文件?或發(fā)給其他?部門及外單?位。因此，?需要建立非?文件負責(zé)人?也能隨時找?出文件的管?理系統(tǒng)。對?此類文件的?管理，可建?立以下一個?流程：文件?→文件套→?雜志匣→文?件柜。按?事由用文件?夾對文件進?行分類;按?照一件事一?個文件套的?原則，每個?人準備若干?個文件套;?按類別或內(nèi)?容將使用中?的文件整理?到文件套;?可以用文件?套的顏色對?文件類別進?行區(qū)分。將?文件套收集?到輕便雜志?匣中;把文?件套整齊地?擺放在輕便?雜志匣里并?立于桌面上?;責(zé)任人外?出或離職時?，務(wù)必將輕?便雜志匣放?到“使用中?文件柜”上?;用標簽紙?制作雜志匣?的標簽，可?做到整潔美?觀并易于分?類;由于可?看到文件夾?的標簽，還?易于檢索;?每個人都應(yīng)?該備有“使?用中的輕便?雜志匣”，?并在標簽處?填入人名。?將輕便雜志?匣放在文件?柜里;將辦?公室用的文?件柜的部分?空間劃分出?來，作為“?使用中的文?件柜”，可?使辦公室每?個人每天的?工作一目了?然，方便工?作交接及管?理，并可臨?時性地存放?文件資料;?使用開放式?文件架，檢?索、管理都?很方便，避?免文件私有?化。2、?保存期文件?的管理有?些保管在辦?公室里的文?件過了幾年?后利用率就?會下降，這?樣的文件可?分為保存型?文件和保管?型文件。對?此類文件建?議建立一個?“保存中心?”的形式進?行文件的永?久保存和定?期保存。保?存型文件在?性質(zhì)上分為?永久保存和?定期保存兩?類，把需要?定期保存的?文件轉(zhuǎn)移到?保存型文件?盒，保存型?文件夾，保?存型文件箱?中，并標明?“作廢日期?”，文件保?存到期后立?即廢棄、扔?掉或銷毀。?而對于需永?久保存的文?件資料，可?以仍舊使用?原有的保管?型文件夾、?紙型文件盒?等原型保管?文件夾，不?過，如果使?用保存型文?件夾將會更?經(jīng)濟一些。?如果把利用?率低的保存?型文件仍舊?放在辦公室?，將造成辦?公室的擁擠?膨脹，浪費?空間，防礙?高效的管理?。因此，建?議選擇經(jīng)濟?的地方建立?“保存中心?”。3、?文件的廢棄?保管型文?件隨著時間?的流逝，其?利用價值會?降低，如果?不及時清理?，就會泛濫?成災(zāi)。堅決?要扔掉不需?要與過期的?文件，減少?文件的數(shù)量?，有效利用?辦公空間，?節(jié)約費用。?參照之前所?述的文件管?理方法，對?于文件的廢?棄，可按照?一下的方法?進行(1?)、按文件?進行廢棄;?(2)、?按文件夾進?行廢棄;?(3)、按?項目進行廢?棄;(4?)、按顏色?進行廢棄。?隨著計算?機和現(xiàn)代通?信技術(shù)相結(jié)?合的信息技?術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅?猛發(fā)展，電?子文件大量?產(chǎn)生。對于?電子文件的?管理，需要?注意以下幾?個方面。?1、對電子?文件要進行?分門別類地?管理，要進?行科學(xué)的分?類。通過分?類、標引、?組合，使電?子文件存儲?處于一種有?序狀態(tài)。?2、對電子?文件要定期?、及時的進?行備份。以?避免由于技?術(shù)故障導(dǎo)致?的文件丟失?。3