公文寫作(12.08)課件

公文寫作個險部2014年12月8日

目錄

一、公文概述

二、行文規(guī)則三、常用公文種類及寫法四、公文寫作的基本要求五、公文寫作的十一種常用語言一、公文概述

（一）定義公文，顧名思義，就是公務(wù)文書，是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。保險企業(yè)的公文是在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式（語言文字規(guī)范、文種使用規(guī)范、公文格式規(guī)范、公文辦理程序規(guī)范）的公務(wù)文書.一、公文概述（三）公文分類使用范圍：專用公文和通用公文

其中，通用公文按法規(guī)地位有法定公文和日用公文兩種。行文關(guān)系：上行公文、下行公文、平行公文、通行公文四種。內(nèi)在屬性：規(guī)范性公文、指令性公文、指導(dǎo)性公文、知曉性公文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文、記錄性公文等8類。一、公文概述制發(fā)機關(guān)：黨內(nèi)公文、行政公文、社會團體公文、聯(lián)合行文4類。辦理時間：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文3類。機密程度：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文4類。二、行文規(guī)則（一）行文規(guī)則的意義行文規(guī)則能確保公文得到及時有效的處理。二、行文規(guī)則（二）普遍適用的基本規(guī)則按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則授權(quán)行文的規(guī)則聯(lián)合行文的規(guī)則一般情況下不越級行文的規(guī)則不越權(quán)行文的規(guī)則“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則三、常用公文種類及寫法

省公司《細(xì)則》上：決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要9種。同2000年國務(wù)院發(fā)布的《辦法》相比，缺少命令、議案、公告、通告四個文種；如果同中央辦公廳1996年發(fā)布的《條例》(1996年5月3日印發(fā)）相比，又缺少了“決議”、“指示”、“公報”、“規(guī)定”、“條例”五個文種，多了“公告”、“通告”二個文種。多了“公告”、“通告”二個文種。國務(wù)院的《辦法》、中央辦公廳的《條例》我們都應(yīng)遵照執(zhí)行。三、十五種常用公文種類及寫法

（二）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；下發(fā)規(guī)章制度；傳達要求下級公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用人員。通知可分為“批示性通知”、“一般性通知”、“指示性通知”、“會議性通知”、“任免通知”等五種。三、常用公文種類及寫法（3）指示性通知。對下級公司某一項工作有所指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時通知。這類通知，要求使下級機關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，為什么要解決這些問題，采取什么措施來解決這些問題。（4）會議通知。本公司或某個部室要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)公司，這就是會議通知。要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點，攜帶材料以及其它有關(guān)事宜。（5）任免通知。做為一級保險公司在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級公司知道時，要發(fā)任免通知。這種通知寫法比較簡單，一般只要寫清任免的時間、機關(guān)或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。三、十五種常用公文種類及寫法

轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題寫法：發(fā)文機關(guān)+批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）+原件標(biāo)題+文種注意：（1）省略“關(guān)于”（2）多層轉(zhuǎn)發(fā)應(yīng)省去中間搭橋部分（3）轉(zhuǎn)發(fā)的文件是法規(guī)性文件，應(yīng)加《》。（4）原件是通知，應(yīng)省略文種。三、十五種常用公文種類及寫法注意問題：（1）通知一般都要有一個符合“三要素”的標(biāo)題，即發(fā)文機關(guān)、事由、文種。使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。通常保險公司發(fā)的一些通知類公文，由于有文件版頭，也可以把發(fā)文機關(guān)省略，只寫“事由”和“文種”兩個要素。（2）通知的標(biāo)題下面，正文之前，要寫明被通知的單位。（3）如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字。三、常用公文種類及寫法

（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。通報是做為一級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)以及好壞典型事例告知所屬下級單位的文件。通報的寫法不同于決定、報告、通知、指示等公文，是屬于敘事的寫法。三、常用公文種類及寫法常見的寫法有三種：（1）概括一個短時期的工作進展情況。這種通報可以分條專題敘述。（2）專題通報。這種通報可以按事情演變過程分段敘述。（3）表彰或批評一人一事。這種通報可以分節(jié)敘述通報的主要內(nèi)容和目的，一般包括：導(dǎo)語：用簡練的文字概括通報的中心內(nèi)容。主體：詳細(xì)敘述該人該事的基本情況和事實，也可穿插介紹調(diào)查、處理的情況。結(jié)論：對該人該事的評價或處理意見，并引申出應(yīng)當(dāng)吸取的經(jīng)驗和教訓(xùn)，提出對有關(guān)下屬單位和人員的要求，或推廣，或提防。三、常用公文種類及寫法報告這種公文通常分為三部分：開頭：總述開展工作的主要背景、主要作法或存在的主要問題等主體：一般分為四個方面：一、情況；二、經(jīng)驗；三、問題；四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告也可分為四個方面：一、情況；二、原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。結(jié)尾部分：常針對報告中反映的情況和意見等，請求領(lǐng)導(dǎo)審核批示，如寫“以上報告是否妥當(dāng)，請批示”、“特此報告”、“當(dāng)否，請指示”一類詞語結(jié)束正文。呈轉(zhuǎn)性的報告，常寫“以上報告如無不妥，請予批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等。三、十五種常用公文種類及寫法（五）請示。適用于向上級單位或部門請求指示、批準(zhǔn)。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文。三、常用公文種類及寫法

（六）批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項。批復(fù)是下行公文，是上級機關(guān)對下級機關(guān)的請示給予答復(fù)時所使用的一種文體。批復(fù)的內(nèi)容一般包括兩個方面：一是告知情況，正文開頭一般要引述下級來文日期、文號和標(biāo)題，告知收文情況，如“你公司×××文已收悉，經(jīng)研究批復(fù)如下：”。二是表明態(tài)度，同意或不同意，然后寫明同意的關(guān)鍵內(nèi)容；如不同意，則要陳述不同意的主要原因。三、十五種常用公文種類及寫法

（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。意見是一級公司對某項事業(yè)或工作提出改進措施和建議而形成的一種公文。其特點：（1）現(xiàn)實性。（2）建議性。（3）可行性。（4）實在具體。三、十五種常用公文種類及寫法

（九）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。有些中小型會議，在開過后并不作正式?jīng)Q定或決議，但對會上所討論的問題，在取得一致意見后，需要貫徹執(zhí)行，或印發(fā)成文件。在這種情況下，就需要寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要一般包括兩個部分：第一部分是會議情況簡述，主要是簡要敘述開會目的、時間、地點、參加會議人員和討論的問題以及討論的情況。第二部分是內(nèi)容紀(jì)要，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話摘要，歸納與會代表經(jīng)過討論并取得一致意見的有關(guān)問題。三、常用公文種類及寫法寫會議紀(jì)要要注意這樣幾個問題：（1）闡述要清楚，交代要具體。（2）觀點要鮮明，是非要分明。（3）整理要忠實，要點要突出。（4）語言要簡練，判斷要準(zhǔn)確。（5）條理要清楚，概括要完整。四、公文寫作的基本要求

要符合黨和國家的方針、政策、法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。公文的撰寫和修改必須及時、迅速，防止拖拉、積壓。詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動。要符合保密制度的規(guī)定。文約事豐，短小精悍。文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅）發(fā)文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體簽發(fā)人的字體：字體字號與發(fā)文字號相同（3號或4號仿宋體）標(biāo)題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。主送機關(guān)的字體：一般采用3號或4號仿宋體正文的字體：常用3號或4號仿宋體附件的字體：常用3號或4號仿宋體作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

四、公文寫作的基本要求

日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）

注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體

主題詞的字體：常用3號或4號黑體[公文寫作]公文格式排版中的字體要求[公文寫作]

抄送機關(guān)的字體：與正文的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

印發(fā)說明的字體：與抄送機關(guān)的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文

主標(biāo)題（又稱一級標(biāo)題）為二號宋體（加粗）四、公文寫作的基本要求

開端用語。根據(jù)、據(jù)、依據(jù)、按照、遵照；為、為了、由于、對于、關(guān)于、茲有、定于等，多用于文件的開端，引出下文。稱謂詞。在表述指代關(guān)系的稱謂時，一般用下列專用詞離語：五、公文寫作的十一種常用語言

第一人稱：用本、我，后面再加上指代的單位簡稱，如本公司、我公司、本部、我部等；第二人稱：用貴、你，后面再加上指代的單位簡稱，如貴局、貴行、你司等等；第三人稱：此處“該”字用的最為廣泛，如該同志、該廠、該產(chǎn)品等。稱謂在公文中正確使用，可以使文件簡明、語氣莊重五、公文寫作的十一種常用語言

引敘用語。前接、頃接，據(jù)報、據(jù)查、據(jù)悉、據(jù)了解，收悉、閱悉、電悉、近悉、謹(jǐn)悉、敬悉、欣悉等等。追述詞。經(jīng)辦、經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、經(jīng)過、通過、復(fù)經(jīng)等，用以引出被追敘的事實。如：《中國人壽山東省分公司個人代理人管理辦法》已經(jīng)總經(jīng)理室研究通過，現(xiàn)印發(fā)執(zhí)行。五、公文寫作的十一種常用語言

期請用語。請、懇請、函請、務(wù)請、擬請、特請，希、望、希望、企盼等，用于向收文者表示請示與希望。如，望遵照執(zhí)行；務(wù)請貴司屆時派員參加。使用之目的在于造成機關(guān)之間的相互敬重、和諧、合作的氣氛，從而建議正常的工作關(guān)系。協(xié)商用語。當(dāng)否、妥否、可否，是否可行，如無不妥、如無不當(dāng)?shù)龋糜谡髑髮Ψ揭庖姾头从?，具有探詢之意。這類詞，一般用在上行、平行文中，在使用時要看準(zhǔn)對象，命令用語。著、著令、特命、責(zé)成、令其、著即等，用以增強文件的權(quán)威性與嚴(yán)肅性，引起閱文者的高度重視。五、公文寫作的十一種常用語言

教囑用語。遵照執(zhí)行、參照實行、按此辦理、如實呈報、責(zé)令等，與命令用語用法類似。表態(tài)用語?？尚?、不可行、不妥、照辦、同意、擬同意，這些都是針對對方的請示、問函，表明明確意見時的用語。使用時要注意分清下行文、平等文。