秘書工作環(huán)境課件

第四章秘書工作環(huán)境

教學目的和要求：

了解秘書工作環(huán)境的含義、特點和類型

理解秘書宏觀、中觀、微觀工作環(huán)境的內(nèi)涵及其作用教學重點和難點：秘書工作環(huán)境（宏觀中觀、微觀）的內(nèi)涵教學方法：

講解法、討論法、啟發(fā)法教學課時：

兩課時第四章秘書工作環(huán)1問題1.請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？（提示：工作場所、工作設(shè)施、辦公用品……)2.你認為在秘書的工作環(huán)境中最重要的是什么?問題1.請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？2

秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的,是多方面,多層次,多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這3影響秘書工作的環(huán)境有:宏觀環(huán)境中觀環(huán)境微觀環(huán)境影響秘書工作的環(huán)境有:4

第一節(jié)秘書工作的宏觀環(huán)境一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點

涵義

秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。

第一節(jié)秘書工作的宏觀環(huán)5

秘書工作環(huán)境特點

1.復雜和多樣性。社會與自然環(huán)境，物質(zhì)與精神環(huán)境，宏觀、中觀與微觀環(huán)境。

2.差異性。各國、各地區(qū)、各單位工作環(huán)境。

3.變異性。社會變遷，環(huán)境的變化。秘書工作環(huán)境特點6環(huán)境的這些特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；2.秘書工作必須適應環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導致秘書工作發(fā)展變化；4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的這些特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相7二、秘書工作的宏觀環(huán)境

宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應的不可控制的環(huán)境。秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：

政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。

二、秘書工作的宏觀環(huán)境8

第二節(jié)秘書工作的中觀環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境指

秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要的影響。第二節(jié)秘書工作的中觀環(huán)境9企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。幾種形式有：有限責任公司，國營獨資公司，股份有限公司。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)10

任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為：

高級管理人員中級管理人員操作執(zhí)行人員任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為11在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高12

第三節(jié)秘書工作的微觀環(huán)境

微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響二、辦公室環(huán)境的管理原則三、辦公室的空間設(shè)計四、辦公室的視覺環(huán)境管理五、辦公室的聽覺環(huán)境管理六、辦公室的空氣環(huán)境管理七、辦公室的保健與安全環(huán)境第三節(jié)秘書工作的微觀環(huán)境微觀環(huán)境，13一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響

辦公室環(huán)境包括：

第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家具的布置；第二、辦公室的視覺環(huán)境,它包括色彩,光線;第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音；第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛；第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。

一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響辦公室環(huán)境包括：14

辦公室環(huán)境秘書工作效率的影響1.作業(yè)方面2.生理方面3.心理方面辦公室環(huán)境秘書工作效率的影響15

1.作業(yè)方面辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應都有直接影響。比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。1.作業(yè)方面16

2.生理方面環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。2.生理方面173.心理方面辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應。這種心理反應自然降低工作效率。心理厭煩導致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。

3.心理方面18案例有意思的辦公室

美國一家家具公司，利用先進的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受100%的新鮮空氣和自然光。有趣的是，根據(jù)美國《商業(yè)周刊》報道，這家公司的生產(chǎn)率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的員工，在離職兩星期后自動回來報到，原因是他們“無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。案例有意思的辦公室19

二、辦公室環(huán)境的管理原則

辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計，組織和控制，使其達到最符合秘書工作的需要，進而提高工作效率，完成組織欲達到的使命。在對辦公環(huán)境進行管理的過程中，要堅持以下4個原則：

二、辦公室環(huán)境的管理原則201.方便即辦公室的布局應該力求方便省時，如相關(guān)的部門及設(shè)備應盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進行；2.舒適整潔即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序。1.方便213.和諧統(tǒng)一即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設(shè)備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。4.安全即布置辦公室時要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息如紙質(zhì)文件存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源、電線、器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等。

3.和諧統(tǒng)一22辦公室環(huán)境布置的原則與要求辦公室環(huán)境管理的根本目的在于提高工作效率。具體原則是：

布置原則具體要求1.利于溝通整體布局要求：盡可能采用一大間辦公室，通風、采光良好，整齊清潔，采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。部門位置：根據(jù)工作需要和工作職能布局，相關(guān)部門應置于相鄰地點，工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動，接待室的位置常置于入口處主管位置：位置位于員工的后方，其辦公區(qū)域保留適當?shù)脑L客空間，和秘書保持最緊密的工作聯(lián)系辦公桌椅：大小適中、相同，最好選擇旋轉(zhuǎn)椅，盡可能一個方向擺放，每個位置之間有充足的通道和充分的工作空間，自然光來自桌子的左上方和斜后上方辦公柜：盡可能靠墻，也可背對背放置當隔斷使用。辦公柜、檔案柜高度、顏色相同，盡可能靠近使用者。辦公設(shè)備等：充分的電源插座，并安裝在隱蔽安全的角落，公告板置于不致引起職工分散精力及造成擁擠之處2.協(xié)調(diào)舒適3.便于監(jiān)督辦公室環(huán)境布置的原則與要求布置原則具體要求1.利于溝通整體布23三、辦公室的空間設(shè)計

所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。辦公室空間設(shè)計包括以下方面：三、辦公室的空間設(shè)計所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省24

1.各職能部門的場地設(shè)計

主管辦公區(qū)域里需保留適當?shù)脑L客空間，同時又要和秘書保持最緊密的聯(lián)系，以便于工作上的交流與溝通。與公眾接觸頻繁的部門應設(shè)置于入口處，或者通向走廊，以減少穿過公開工作區(qū)的次數(shù)，如前臺文秘安置在入口處，以便接待來訪客人，而不至于干擾其他工作部門。業(yè)務處理者安置在中央，位置次序面對同一方向，直線式組合，便于交接文件和溝通聯(lián)系。審計部門位于離行政區(qū)較遠的地方，有利于工作的保密與高度集中。主管的工作區(qū)域位于工作區(qū)域的后方，以便控制和監(jiān)督，同時不因主管的接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。1.各職能部門的場地設(shè)計25辦公室空間設(shè)計的具體程序1．對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工之間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。2．按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。一般而言，每人的辦公空間，大者可3—10平方米，普通者1.5—8平方米。3．選配相應得家具、桌椅。4．繪制辦公室座位布置圖，依圖布置。5．辦公設(shè)備安放提出合理化建議（優(yōu)化設(shè)備，光源（百葉窗）、辦公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、檔案柜、屏風、空調(diào)、電腦、傳真機、復印機）辦公室空間設(shè)計的具體程序1．對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以26

2.工作中心的設(shè)計

特殊工作中心，指特殊用途或?qū)ｉT業(yè)務的工作中心，它包括：⑴接待中心該中心是公司機關(guān)和外界接觸的媒介，故布置應井然有序。

設(shè)計要點：遠離公司機關(guān)主要部門，以免訪客的干擾；放置公司簡報或其它閱讀資料的地方，應光線充足以利閱讀。⑵計算機中心

布置要點：注意適當?shù)臐穸群蜏囟?，相對濕度?0℅—60%之間，溫度在18℃—20℃之間。

對幾種辦公室設(shè)計的評價：2.工作中心的設(shè)計271.采光通風良好2.員工面對同一方向，光線來自桌子的斜后方，不直接面對窗戶3.公共空間和私人空間相對獨立4.直線對稱布置5.桌椅統(tǒng)一大小6.家具顏色和諧7.使用辦公室隔斷，盡可能讓個人空間不受干擾。1.采光通風良好281、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏風當墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風3、主管位于員工后方，易于觀察工作地點發(fā)生的事情。和秘書距離較近，便于工作上的交流。4、采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。5、檔案柜當做隔斷使用。1、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。29主管的位置相對獨立，其辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間主管的位置相對獨立，其辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間301、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠2、檔案柜也可背對背放置，當做隔斷使用。

1、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠2、檔案柜也可背對背放313.開放式辦公場地的布局

開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦公室。

其特點：⑴沒有個人辦公室，工作空間的位置通過安排可活動的物件來確定；⑵每次進行工作間布局規(guī)劃時，并不考慮窗戶或其它常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的；⑶工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務，而不是由他們的位置來確定的，如高級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同形狀的辦公桌，除此以外，幾乎沒有可以看得見的等級標志。3.開放式辦公場地的布局開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦32德國：開放式辦公室德國：開放式辦公室334.開放式辦公房間的空間設(shè)計的優(yōu)點

⑴降低能源成本和建筑成本；⑵減少占地面積；⑶降低了重新布局的成本；⑷由于拆除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往障礙減少了這有利于排除心理障礙4.開放式辦公房間的空間設(shè)計的優(yōu)點34根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干個辦公室好得多，更利用采光、通風、監(jiān)督、溝通等。根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干35兩種辦公室布局方法的比較布置類型優(yōu)點缺點開放式辦公室靈活應變，工作位置隨需要而調(diào)整節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用，能容納更多的員工易于溝通，便于交流易受監(jiān)督，員工的行動易得到上司的督察容易集中化服務和共享辦公設(shè)備難保機密難集中注意力，員工易受電話、人員走動等干擾房間易有噪音，如說話聲、打電話和操作設(shè)備聲印象他人員工難于找到屬于自己的私人空間封閉式辦公室易于集中注意力，便于從事細致活專業(yè)工作易于保證工作的機密性比較安全、可以鎖門易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用的空間費用高，門、窗等占用空間難于監(jiān)督工作人員的活動難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨兩種辦公室布局方法的比較布置類型優(yōu)點缺點開36四、辦公室的視覺環(huán)境管理

辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。

1.覆蓋物

它包括墻壁，天花板，地面，門窗，支柱等上面的覆蓋物。⑴有效的使用顏色。⑵地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的，和諧的環(huán)境。四、辦公室的視覺環(huán)境管理辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室372.照明指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。⑴光線的量。光線的量一般用w(瓦)代表。⑵光線的質(zhì)。

⑶光的設(shè)計。2.照明指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)38五、辦公室的聽覺環(huán)境管理

1.消除噪音的來源。2.用吸音的材料以減少噪音的影響。3.適量音樂的播放。五、辦公室的聽覺環(huán)境管理1.消除噪音的來源。39

六、辦公室的空氣環(huán)境管理

溫度

濕度

空氣流通空氣的凈化

六、辦公室的空氣環(huán)境管理溫度40七、辦公室的保健與安全環(huán)境

保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有不可忽視的意義和重要性。秘書人員保持良好的健康的身體，足以促進工作效率的提高。“健全的精神寓于健全的身體中”

七、辦公室的保健與安全環(huán)境保健，又叫健康保護。辦公室41

組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有：1.定期健康檢查。2.灌輸衛(wèi)生知識。3.采行疾病預防。4.保持環(huán)境整潔。5.推行健身運動。6.舉辦康樂活動。組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有42

要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理：1.防盜。2.防火。3.防止意外傷亡。要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理：43作業(yè)請根據(jù)下列所給條件設(shè)計一間既高效、又舒適安全的辦公室布置方案，并說明設(shè)計的思路。

1.面積、設(shè)備及工作人員要求辦公室面積：14平方米。辦公人員：經(jīng)理1人，秘書1人，下屬3人。辦公設(shè)備：文件柜2個,公用復印機一臺,5張辦公桌,隔離屏風等

2.個人辦公需求經(jīng)理：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客）秘書：兩項（個人任務，接受上司安排的任務）下屬：單項（個人任務）

3.個人空間需求經(jīng)理：辦公桌應該離秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾。秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間

作業(yè)請根據(jù)下列所給條件設(shè)計一間既高效、又舒適安全的辦公室布置44第四章秘書工作環(huán)境課件45第四章秘書工作環(huán)境課件46第四章秘書工作環(huán)境課件47第四章秘書工作環(huán)境課件48第四章秘書工作環(huán)境課件49復印機復印機50傳真機傳真機51投影機投影機52第四章秘書工作環(huán)境課件53第四章秘書工作環(huán)境課件54第四章秘書工作環(huán)境課件55個人工作區(qū)域領(lǐng)導工作區(qū)域辦公環(huán)境公用工作區(qū)域秘書承擔的辦公環(huán)境管理區(qū)域公共設(shè)備區(qū)休息區(qū)會議室接待室等場所領(lǐng)導辦公環(huán)境秘書承擔的辦公環(huán)境管理區(qū)域公共設(shè)備區(qū)休56辦公桌折射你的職場個性辦公桌折射你的職場個性57三、美化環(huán)境1、辦公室綠化辦公室的綠化是不容忽視的。其不僅能點綴美化環(huán)境，而且可以調(diào)節(jié)周圍的小氣候，因為植物通過光合作用，能有效吸收對人體有害的二氧化碳，同時釋放出氧氣，有效的調(diào)節(jié)室內(nèi)空氣，特別適用于一些比較封閉的室內(nèi)辦公室。三、美化環(huán)境58另外，綠化辦公室還有助于員工提高工作效率。調(diào)查表明，當人看到繁茂的綠葉時，往往會讓其勃勃的生機所觸動，從而產(chǎn)生奮發(fā)向上的積極念頭；而且很多花卉都有宜人的馨香，易使人的嗅覺得到某種良性刺激，促使大腦皮層興奮，從而影響人的心理、情緒和行為舉止。因此，在室內(nèi)放置幾小盆花草，可使人心曠神怡，從而提高工作效率。另外，綠化辦公室還有助于員工提高工作效率。調(diào)查表明，當人看到59第四章秘書工作環(huán)境課件602、辦公室裝飾布置辦公室，不宜采用過多的裝飾品，但是采用若干的美術(shù)作品和工藝品裝飾，又會給辦公室?guī)碣p心悅目的效果，也會給在其中工作的員工和來訪者充滿生機和寧靜祥和的印象，而不會使辦公室布置過于死板。辦公室裝飾，最簡單的做法就是在辦公室內(nèi)懸掛一些裝飾畫，而這些裝飾畫將有利于改變辦公室單調(diào)的格局。懸掛的裝飾畫應該高檔而顯得有品位，低劣的繪畫、明星印燙畫、以及顏色過于鮮艷的廉價作品，都會使辦公室的環(huán)境顯得浮躁和不雅觀。2、辦公室裝飾61第四章秘書工作環(huán)境課件62第四章秘書工作環(huán)境課件63第四章秘書工作環(huán)境課件64第四章秘書工作環(huán)境課件65辦公桌整理1、備齊辦公桌上的必需品把你工作所需的文具和工具列出來,確定這些東西整齊擺放在辦公桌上，而且每一樣東西都是可以使用的。一個規(guī)范的辦公室，基本應配備以下兩類辦公用品：辦公用紙：信紙、復寫紙、航空信紙、備忘錄紙、問候便條、信封、筆記本和便箋。其他文具類辦公用品：鉛筆、圓珠筆、簽字筆、鋼筆、熒光筆；橡皮檫、涂改修正液；墨水、膠水、紅藍印臺、紅印泥盒；裝訂機、訂書機、切紙機、計算器；訂書針、圖釘、回形針、大頭針、紙夾、剪刀、裁紙刀、削鉛筆刀；日歷、臺歷、橡皮印章、名片盒、文件夾、文件袋、歸檔夾、檔案柜（文件柜）；標簽紙、透明膠紙、橡皮筋、尺等等?？傊?，辦公用品的選購原則是：一切以方便工作，提高效率，同時又令辦公環(huán)境美觀整齊為宜。

66第四章秘書工作環(huán)境課件67電話電話應該放在觸手可及的地方，這樣電話鈴一響，你可以迅速拿起話筒。如果需要站起身才能夠接聽電話，或者電話裝在不順手的地方，比如你習慣用左手，但電話卻安裝在右邊，使用都是極其不方便的。

683、參考書常用的參考書應該放在桌面，或者放在容易存取的抽屜中。4、電腦不要讓待復信件、報告或者備忘錄將你的鍵盤覆蓋，也不要在一的電腦屏幕周圍貼滿亂七八糟的小紙貼。3、參考書695、文具用品盒將鋼筆、鉛筆、膠水、直尺等常用的文具一起放入伸手可及的文具用品盒內(nèi)。5、文具用品盒706、文件夾將你的文檔歸類，并存放在不同顏色的文件夾中，然后在每個文件夾上標上明確的標簽，如有待整理的口授記錄放在帶有紅色標簽的紅色文件夾里，擬訂領(lǐng)導簽字的項目文件放在帶有藍色標簽的藍色文件夾里、未完成的方案可以放在帶有黃色標簽的黃色文件夾里，讀過的材料以及其他材料可以選擇放在帶有黑色標簽的黑色文件夾里等等。6、文件夾717、辦公桌抽屜抽屜中存放小件物品，易于弄亂，因此，應先將其整理集中在一個盒子里，再存放到抽屜中。對于一些易粘的物品，如膠水、膠帶或其他膠質(zhì)材料要連同它們的盒子一起有序的存放在抽屜中，否則其很容易就將抽屜中的其他物品粘在一塊。如果辦公桌備有一個帶鎖的抽屜，你可以用其來存放有保密要求的東西；其余不帶鎖的，你則可以用來存放信箋、復寫紙、并適當堆疊這些紙張，以做到易于取用。私人物品可以放在抽屜的最低層，因為那里最少使用，這樣只有一小部分的工作空間用來存放與工作無關(guān)的物品。提醒：仔細檢查抽屜里每一樣東西，及時清除沒有價值的東西，使里面的東西井然有序。7、辦公桌抽屜72踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。11月-2211月-22Tuesday,November8,2022弄虛作假要不得，踏實肯干第一名。01:15:5101:15:5101:1511/8/20221:15:51AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。11月-2201:15:5101:15Nov-2208-Nov-22重于泰山，輕于鴻毛。01:15:5201:15:5201:15Tuesday,November8,2022不可麻痹大意，要防微杜漸。11月-2211月-2201:15:5201:15:52November8,2022加強自身建設(shè)，增強個人的休養(yǎng)。2022年11月8日1:15上午11月-2211月-22追求卓越，讓自己更好，向上而生。08十一月20221:15:52上午01:15:5211月-22嚴格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。十一月221:15上午11月-2201:15November8,2022重規(guī)矩，嚴要求，少危險。2022/11/81:15:5201:15:5208November2022好的事情馬上就會到來，一切都是最好的安排。1:15:52上午1:15上午01:15:5211月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。11月-2211月-2201:1501:15:5201:15:52Nov-22務實，奮斗，成就，成功。2022/11/81:15:52Tuesday,November8,2022抓住每一次機會不能輕易流失，這樣我們才能真正強大。11月-222022/11/81:15:5211月-22謝謝大家！踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。11月-2211月-273

第四章秘書工作環(huán)境

教學目的和要求：

了解秘書工作環(huán)境的含義、特點和類型

理解秘書宏觀、中觀、微觀工作環(huán)境的內(nèi)涵及其作用教學重點和難點：秘書工作環(huán)境（宏觀中觀、微觀）的內(nèi)涵教學方法：

講解法、討論法、啟發(fā)法教學課時：

兩課時第四章秘書工作環(huán)74問題1.請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？（提示：工作場所、工作設(shè)施、辦公用品……)2.你認為在秘書的工作環(huán)境中最重要的是什么?問題1.請你描述秘書的工作環(huán)境是怎樣的？75

秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這個環(huán)境叫秘書工作環(huán)境。秘書工作環(huán)境是客觀存在的,是多方面,多層次,多種因素的總和。秘書工作功效會受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有的有利于秘書工作，因此必須采取保護，使秘書工作適應這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應秘書工作的要求，從而提高秘書工作效率。秘書工作是在一定的環(huán)境中進行的。這76影響秘書工作的環(huán)境有:宏觀環(huán)境中觀環(huán)境微觀環(huán)境影響秘書工作的環(huán)境有:77

第一節(jié)秘書工作的宏觀環(huán)境一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點

涵義

秘書工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。

第一節(jié)秘書工作的宏觀環(huán)78

秘書工作環(huán)境特點

1.復雜和多樣性。社會與自然環(huán)境，物質(zhì)與精神環(huán)境，宏觀、中觀與微觀環(huán)境。

2.差異性。各國、各地區(qū)、各單位工作環(huán)境。

3.變異性。社會變遷，環(huán)境的變化。秘書工作環(huán)境特點79環(huán)境的這些特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相互作用的過程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；2.秘書工作必須適應環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導致秘書工作發(fā)展變化；4.秘書工作對環(huán)境有能動作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的這些特點，深刻的影響秘書工作與環(huán)境之間相80二、秘書工作的宏觀環(huán)境

宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測和適應的不可控制的環(huán)境。秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：

政治法律環(huán)境，經(jīng)濟環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。

二、秘書工作的宏觀環(huán)境81

第二節(jié)秘書工作的中觀環(huán)境秘書工作的中觀環(huán)境指

秘書所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對秘書工作有著重要的影響。第二節(jié)秘書工作的中觀環(huán)境82企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。幾種形式有：有限責任公司，國營獨資公司，股份有限公司。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)83

任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為：

高級管理人員中級管理人員操作執(zhí)行人員任何一個公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為84在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高級管理人員作具體的決策，由中級管理人員組織實施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔負起一個企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門。在企業(yè)中，董事會定期開會制定決策，決策以后由高85

第三節(jié)秘書工作的微觀環(huán)境

微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)境，是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響二、辦公室環(huán)境的管理原則三、辦公室的空間設(shè)計四、辦公室的視覺環(huán)境管理五、辦公室的聽覺環(huán)境管理六、辦公室的空氣環(huán)境管理七、辦公室的保健與安全環(huán)境第三節(jié)秘書工作的微觀環(huán)境微觀環(huán)境，86一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響

辦公室環(huán)境包括：

第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家具的布置；第二、辦公室的視覺環(huán)境,它包括色彩,光線;第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音；第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛；第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。

一、辦公室環(huán)境的種類及對秘書工作效率的影響辦公室環(huán)境包括：87

辦公室環(huán)境秘書工作效率的影響1.作業(yè)方面2.生理方面3.心理方面辦公室環(huán)境秘書工作效率的影響88

1.作業(yè)方面辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應都有直接影響。比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。1.作業(yè)方面89

2.生理方面環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。2.生理方面903.心理方面辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應。這種心理反應自然降低工作效率。心理厭煩導致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。

3.心理方面91案例有意思的辦公室

美國一家家具公司，利用先進的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受100%的新鮮空氣和自然光。有趣的是，根據(jù)美國《商業(yè)周刊》報道，這家公司的生產(chǎn)率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的員工，在離職兩星期后自動回來報到，原因是他們“無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。案例有意思的辦公室92

二、辦公室環(huán)境的管理原則

辦公環(huán)境的管理是指對辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計，組織和控制，使其達到最符合秘書工作的需要，進而提高工作效率，完成組織欲達到的使命。在對辦公環(huán)境進行管理的過程中，要堅持以下4個原則：

二、辦公室環(huán)境的管理原則931.方便即辦公室的布局應該力求方便省時，如相關(guān)的部門及設(shè)備應盡可能安排在相鄰的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的協(xié)調(diào)和同步進行；2.舒適整潔即無論是辦公室，辦公桌椅，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西。辦公文具的擺放要井然有序。1.方便943.和諧統(tǒng)一即辦公桌椅，文件柜，辦公自動化設(shè)備等的大小，格式，顏色等協(xié)調(diào)統(tǒng)一，這不僅能增加辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。4.安全即布置辦公室時要留意附近的辦公環(huán)境和辦公室存放財物的安全條件；信息如紙質(zhì)文件存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障；電器的電源、電線、器物的擺放是否對人員造成生理上的危害等。

3.和諧統(tǒng)一95辦公室環(huán)境布置的原則與要求辦公室環(huán)境管理的根本目的在于提高工作效率。具體原則是：

布置原則具體要求1.利于溝通整體布局要求：盡可能采用一大間辦公室，通風、采光良好，整齊清潔，采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。部門位置：根據(jù)工作需要和工作職能布局，相關(guān)部門應置于相鄰地點，工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動，接待室的位置常置于入口處主管位置：位置位于員工的后方，其辦公區(qū)域保留適當?shù)脑L客空間，和秘書保持最緊密的工作聯(lián)系辦公桌椅：大小適中、相同，最好選擇旋轉(zhuǎn)椅，盡可能一個方向擺放，每個位置之間有充足的通道和充分的工作空間，自然光來自桌子的左上方和斜后上方辦公柜：盡可能靠墻，也可背對背放置當隔斷使用。辦公柜、檔案柜高度、顏色相同，盡可能靠近使用者。辦公設(shè)備等：充分的電源插座，并安裝在隱蔽安全的角落，公告板置于不致引起職工分散精力及造成擁擠之處2.協(xié)調(diào)舒適3.便于監(jiān)督辦公室環(huán)境布置的原則與要求布置原則具體要求1.利于溝通整體布96三、辦公室的空間設(shè)計

所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。辦公室空間設(shè)計包括以下方面：三、辦公室的空間設(shè)計所謂辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省97

1.各職能部門的場地設(shè)計

主管辦公區(qū)域里需保留適當?shù)脑L客空間，同時又要和秘書保持最緊密的聯(lián)系，以便于工作上的交流與溝通。與公眾接觸頻繁的部門應設(shè)置于入口處，或者通向走廊，以減少穿過公開工作區(qū)的次數(shù)，如前臺文秘安置在入口處，以便接待來訪客人，而不至于干擾其他工作部門。業(yè)務處理者安置在中央，位置次序面對同一方向，直線式組合，便于交接文件和溝通聯(lián)系。審計部門位于離行政區(qū)較遠的地方，有利于工作的保密與高度集中。主管的工作區(qū)域位于工作區(qū)域的后方，以便控制和監(jiān)督，同時不因主管的接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。1.各職能部門的場地設(shè)計98辦公室空間設(shè)計的具體程序1．對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工之間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。2．按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。一般而言，每人的辦公空間，大者可3—10平方米，普通者1.5—8平方米。3．選配相應得家具、桌椅。4．繪制辦公室座位布置圖，依圖布置。5．辦公設(shè)備安放提出合理化建議（優(yōu)化設(shè)備，光源（百葉窗）、辦公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、檔案柜、屏風、空調(diào)、電腦、傳真機、復印機）辦公室空間設(shè)計的具體程序1．對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以99

2.工作中心的設(shè)計

特殊工作中心，指特殊用途或?qū)ｉT業(yè)務的工作中心，它包括：⑴接待中心該中心是公司機關(guān)和外界接觸的媒介，故布置應井然有序。

設(shè)計要點：遠離公司機關(guān)主要部門，以免訪客的干擾；放置公司簡報或其它閱讀資料的地方，應光線充足以利閱讀。⑵計算機中心

布置要點：注意適當?shù)臐穸群蜏囟?，相對濕度?0℅—60%之間，溫度在18℃—20℃之間。

對幾種辦公室設(shè)計的評價：2.工作中心的設(shè)計1001.采光通風良好2.員工面對同一方向，光線來自桌子的斜后方，不直接面對窗戶3.公共空間和私人空間相對獨立4.直線對稱布置5.桌椅統(tǒng)一大小6.家具顏色和諧7.使用辦公室隔斷，盡可能讓個人空間不受干擾。1.采光通風良好1011、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏風當墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風3、主管位于員工后方，易于觀察工作地點發(fā)生的事情。和秘書距離較近，便于工作上的交流。4、采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。5、檔案柜當做隔斷使用。1、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。102主管的位置相對獨立，其辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間主管的位置相對獨立，其辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間1031、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠2、檔案柜也可背對背放置，當做隔斷使用。

1、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠2、檔案柜也可背對背放1043.開放式辦公場地的布局

開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦公室。

其特點：⑴沒有個人辦公室，工作空間的位置通過安排可活動的物件來確定；⑵每次進行工作間布局規(guī)劃時，并不考慮窗戶或其它常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制，而是以信息流和工作運轉(zhuǎn)的自然路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排的；⑶工作人員的地位更多地是由分配給他們的任務，而不是由他們的位置來確定的，如高級管理人員可以有較大的辦公室及不同顏色，不同形狀的辦公桌，除此以外，幾乎沒有可以看得見的等級標志。3.開放式辦公場地的布局開放式辦公場地又叫自由式的聚集辦105德國：開放式辦公室德國：開放式辦公室1064.開放式辦公房間的空間設(shè)計的優(yōu)點

⑴降低能源成本和建筑成本；⑵減少占地面積；⑶降低了重新布局的成本；⑷由于拆除了辦公室的隔屏，管理者與被管理者的交往障礙減少了這有利于排除心理障礙4.開放式辦公房間的空間設(shè)計的優(yōu)點107根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干個辦公室好得多，更利用采光、通風、監(jiān)督、溝通等。根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干108兩種辦公室布局方法的比較布置類型優(yōu)點缺點開放式辦公室靈活應變，工作位置隨需要而調(diào)整節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用，能容納更多的員工易于溝通，便于交流易受監(jiān)督，員工的行動易得到上司的督察容易集中化服務和共享辦公設(shè)備難保機密難集中注意力，員工易受電話、人員走動等干擾房間易有噪音，如說話聲、打電話和操作設(shè)備聲印象他人員工難于找到屬于自己的私人空間封閉式辦公室易于集中注意力，便于從事細致活專業(yè)工作易于保證工作的機密性比較安全、可以鎖門易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用的空間費用高，門、窗等占用空間難于監(jiān)督工作人員的活動難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨兩種辦公室布局方法的比較布置類型優(yōu)點缺點開109四、辦公室的視覺環(huán)境管理

辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物的顏色和照明。

1.覆蓋物

它包括墻壁，天花板，地面，門窗，支柱等上面的覆蓋物。⑴有效的使用顏色。⑵地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁，天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的，和諧的環(huán)境。四、辦公室的視覺環(huán)境管理辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室1102.照明指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。⑴光線的量。光線的量一般用w(瓦)代表。⑵光線的質(zhì)。

⑶光的設(shè)計。2.照明指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)111五、辦公室的聽覺環(huán)境管理

1.消除噪音的來源。2.用吸音的材料以減少噪音的影響。3.適量音樂的播放。五、辦公室的聽覺環(huán)境管理1.消除噪音的來源。112

六、辦公室的空氣環(huán)境管理

溫度

濕度

空氣流通空氣的凈化

六、辦公室的空氣環(huán)境管理溫度113七、辦公室的保健與安全環(huán)境

保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有不可忽視的意義和重要性。秘書人員保持良好的健康的身體，足以促進工作效率的提高?！敖∪木裨⒂诮∪纳眢w中”

七、辦公室的保健與安全環(huán)境保健，又叫健康保護。辦公室114

組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有：1.定期健康檢查。2.灌輸衛(wèi)生知識。3.采行疾病預防。4.保持環(huán)境整潔。5.推行健身運動。6.舉辦康樂活動。組織應如何推行對秘書人員的保健方法呢？其主要方法有115

要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理：1.防盜。2.防火。3.防止意外傷亡。要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理：116作業(yè)請根據(jù)下列所給條件設(shè)計一間既高效、又舒適安全的辦公室布置方案，并說明設(shè)計的思路。

1.面積、設(shè)備及工作人員要求辦公室面積：14平方米。辦公人員：經(jīng)理1人，秘書1人，下屬3人。辦公設(shè)備：文件柜2個,公用復印機一臺,5張辦公桌,隔離屏風等

2.個人辦公需求經(jīng)理：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客）秘書：兩項（個人任務，接受上司安排的任務）下屬：單項（個人任務）

3.個人空間需求經(jīng)理：辦公桌應該離秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾。秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間

作業(yè)請根據(jù)下列所給條件設(shè)計一間既高效、又舒適安全的辦公室布置117第四章秘書工作環(huán)境課件118第四章秘書工作環(huán)境課件119第四章秘書工作環(huán)境課件120第四章秘書工作環(huán)境課件121第四章秘書工作環(huán)境課件122復印機復印機123傳真機傳真機124投影機投影機125第四章秘書工作環(huán)境課件126第四章秘書工作環(huán)境課件127第四章秘書工作環(huán)境課件128個人工作區(qū)域領(lǐng)導工作區(qū)域辦公環(huán)境公用工作區(qū)域秘書承擔的辦公環(huán)境管理區(qū)域公共設(shè)備區(qū)休息區(qū)會議室接待室等場所領(lǐng)導辦公環(huán)境秘書承擔的辦公環(huán)境管理區(qū)域公共設(shè)備區(qū)休129辦公桌折射你的職場個性辦公桌折射你的職場個性130三、美化環(huán)境1、辦公室綠化辦公室的綠化是不容忽視的。其不僅能點綴美化環(huán)境，而且可以調(diào)節(jié)周圍的小氣候，因為植物通過光合作用，能有效吸收對人體有害的二氧化碳，同時釋放出氧氣，有效的調(diào)節(jié)室內(nèi)空氣，特別適用于一些比較封閉的室內(nèi)辦公室。三、美化環(huán)境131另外，綠化辦公室還有助于員工提高工作效率。調(diào)查表明，當人看到繁茂的綠葉時，往往會讓其勃勃的生機所觸動，從而產(chǎn)生奮發(fā)向上的積極念頭；而且很多花卉都有宜人的馨香，易使人的嗅覺得到某種良性刺激，促使大腦皮層興奮，從而影響人的心理、情緒和行為舉止。因此，在室內(nèi)放置幾小盆花草，可使人心曠神怡，從而提高工作效率。另外，綠化辦公室還有助于員工提高工作效率。調(diào)查表明，當人看到132第四章秘書工作環(huán)境課件1332、辦公室裝飾布置辦公室，不宜采用過多的裝飾品，但是采用若干的美術(shù)作品和工藝品裝飾，又會給辦公室?guī)碣p心悅目的效果，也會給在其中工作的員工和來訪者充滿生機和寧靜祥和的印象，而不會使辦公室布置過于死板。辦公室裝飾，最簡單的做法就是在辦公室內(nèi)懸掛一些裝飾畫，而這些裝飾畫將有利于改變辦公室單調(diào)的格局。懸掛的裝飾畫應該高檔而顯得有品位，低劣的繪畫、明星印燙畫、以及顏色過于鮮艷的廉價作品，都會使辦公室的環(huán)境顯得浮躁和不雅觀。2、辦公室裝飾134第四章秘書工作環(huán)境課件135第四章秘書工作環(huán)境課件136第四章秘書工作環(huán)境課件137