辦會(活動)工作流程

辦會（活動）工作流程事前策劃事前策劃一、依據(jù)領導指示，擬定方案1、商擬會議（活動）形式、主題、日程、成效（目的）；2、確定會議(活動）時間地點、參會人員；3、會議籌備工作分工;4、邀請單位、發(fā)言人員、新聞報道、會務工作等;前期協(xié)調5、經(jīng)費預算。前期協(xié)調二、請示領導，依據(jù)審批的方案再行經(jīng)費請示，制發(fā)通知1、會議（活動）名稱、內(nèi)容、參加人員、時間地點、期限、報到時間地點、車輛如何停放。2、可用電話通知、網(wǎng)絡發(fā)布、短信提示等方式，要求回執(zhí)或回復。如需在會上發(fā)言的,要及早通知對方，并要求反饋發(fā)言材料.請區(qū)四套班子領導要提前排定。三、文稿預備（預備備份）1、擬稿：會議議程、主題報告、領導講話、發(fā)言材料匯編；2、收集:閱歷材料、會議資料；3、編寫:主持詞、會議（活動））、簽到表;4、制作文稿：統(tǒng)一制作各類文稿，打印、校對、裝訂、裝袋；5、制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證、停車證。四、參會人員組織1—mail、傳真、電話）；2、參會人員到達時間、車次、返程車次時間;3、接送:確定接待規(guī)格、接送領導及車輛；4、將參會人員合理分組（一人一崗，不離不越）；5、匯合參會人員情況，制《*＊會議參會人員名單》,分送主席臺。6、如報告會，要考慮聽眾不足的補救措施.五、會場預備引導牌、會標徽記、座席形狀、席卡、座次布置(左為上）、音響效果、速記、錄音攝像、照明通訊、網(wǎng)絡狀況、茶水煙盤、花卉布置、采暖降溫(供水）、會場衛(wèi)生；筆記本電腦、照相機、u就可能出現(xiàn)的情況，比如天氣、人數(shù)過多等原因事先做好預案。六、后勤預備1/吃飯人數(shù)，伙食標準、食物衛(wèi)生、就餐桌次；涉及大領導，要事先詢問飲食偏好和禁忌，預先確定菜單。著重考慮駕駛員用餐。2、?。悍块g分配（朝向、樓層、環(huán)境）；3（著重是否統(tǒng)一動身);著重把握出席領導的車牌，并考慮停車總量。4、活動:會議間隙布置參觀、文娛活動。5、休息室；6、現(xiàn)金、贈送的禮品。七、會前檢查現(xiàn)場組織檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障、設備調試.現(xiàn)場組織八、會間服務1、簽到（文件袋—內(nèi)含會議文件、文具，會議禮品分發(fā)）;2、引領：禮儀小姐或會議工作人員引導參會貴賓就座；3、布置會議記錄、錄音、攝影攝像、安全保衛(wèi)等工作;4、依據(jù)議程組織調度人員、車輛、物資、器材等入場、出場，確保會議環(huán)環(huán)相扣;5、會前迎候、會后送別，把握領導動向。會后總結會后總結九、會后會務工作印發(fā)要及時）2、寫會議總結、決議、傳達提綱；3、依據(jù)需要收集新聞報道；4、