辦公系統(tǒng)常見問題及對策

辦公系統(tǒng)常見問題及對策一、公文處理方面公文文種使用混亂常見錯誤自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種，常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等，這些可以用于個人對公或者對私行文，但不能用于機關(guān)行文。誤用文種。把屬于機關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如《XX公司XXXX年工作要點》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“XX公司關(guān)于印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)干部能上能下實施細(xì)則的通知”?；煊梦姆N。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用，特別是“請示”與“報告”混用的情況出現(xiàn)比較多?！罢埵尽焙汀皥蟾妗被煊谩！罢埵尽边m用范圍：①明文規(guī)定必須上報請上級機關(guān)審核批準(zhǔn)才能辦理的事項；②遇到新情況新問題，但又無明確規(guī)定和依據(jù)，需上級明確指示后才能解決的事項；③對現(xiàn)行政策法規(guī)不甚了解或因特殊情況而難于執(zhí)行，有待上級明確答復(fù)才能執(zhí)行的事項；④有意見分歧，待上級裁定才能辦理的事項；⑤請示應(yīng)一事一請，不能多事一請?！皥蟾妗边m用范圍：①制度要求和明文規(guī)定必須向上級匯報本單位工作進(jìn)展不須上級答復(fù)的月報、季報、年報等；②答復(fù)上級機關(guān)的詢問或匯報上級機關(guān)批辦文件及其他事項的結(jié)果；③向上級反映工作動態(tài)或貫徹上級要求情況；④向上級機關(guān)提出建議和意見、設(shè)想等（但不要夾帶請示）。改進(jìn)方法嚴(yán)格按照2012年中辦、國辦印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》所規(guī)定的公文種類及范圍撰寫公文，具體文種及范圍如下：（1） 決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。（2） 決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（3） 命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（4） 公報。適用于公布重要決定或者重大事項。（5） 公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（6） 通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（7） 意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（8） 通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（9） 通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（10）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（11） 請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（12） 批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（13） 議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（14） 函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（15） 紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）違反公文行文規(guī)則常見錯誤（1） 應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文，咱們有基層單位前段時間就項目建設(shè)工作向市委行文，市委又批到政府，搞得咱們工作很被動；（2） 應(yīng)該一個基層單位單獨行文的搞成幾個基層單位聯(lián)合行文；（3） 抄送給領(lǐng)導(dǎo)個人；（4） 抄送給下級部門；（5） 轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題累贅、冗長。改進(jìn)方法行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不能越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。（1）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。嚴(yán)格區(qū)分工作所屬范疇，正確確定主送單位。黨群工作主送單位為市委，其他方面工作主送單位為市政府或相關(guān)市直部門。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不能在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不能以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不能以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。（2）向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。涉及多個基層單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，各基層單位之間應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致的，未協(xié)商一致不能向下行文；擅自行文的，應(yīng)當(dāng)糾正或者撤銷。（3） 同級機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不能聯(lián)合行文。（4） 基層單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)原則上不能對外正式行文。（5） 轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題擬定，可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件等辦法，避免相同詞語在標(biāo)題中重復(fù)出現(xiàn)。轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題簡化法：①直接轉(zhuǎn)發(fā)原發(fā)文件，要把內(nèi)容交待清楚（現(xiàn)在比較側(cè)重用這個方法）；②概括轉(zhuǎn)發(fā)；③借用轉(zhuǎn)發(fā)：如《公司關(guān)于任命XXX同志為XX公司副總經(jīng)理的通知》轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題為《轉(zhuǎn)發(fā)公司關(guān)于XXX同志任職的通知》。（三）公文行文格式混亂公司系統(tǒng)各類公文除有特殊要求外，原則上采用統(tǒng)一格式，具體為：標(biāo)題：二號華文中宋簡體副標(biāo)題：三號仿宋GB2312職務(wù)、署名：小三號楷體GB2312正文：三號仿宋GB2312正文一級標(biāo)題：三號黑體正文二級標(biāo)題：三號楷體GB2312全文行間距：段落固定值28磅（四）堅決避免行文錯誤糾正錯字別字文稿中出現(xiàn)錯字、別字，也是比較常見的。下面列舉一些經(jīng)常并用錯、用混的字。（1） “的”“地”“得”從語法上講，定語后用“的”，狀語后用“地”，補語后用“得”。如“勤勞的人民”、“詳細(xì)地匯報”、“打掃得干干凈凈”。（2） “做”與“作”二者意思相近，常常被混用。至于如何準(zhǔn)確區(qū)分，沒有比較權(quán)威的規(guī)定。一般來說，書面色彩較重的詞語，尤其是成語，多寫成“作”如：作案、作弊、作罷、作對、作廢、作秀、作戰(zhàn)、弄虛作假、裝腔作勢、胡作非為、大有作為、所作所為、以身作則等。對于通過抽象行為實現(xiàn)的動作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往雙音節(jié)動詞，如：作調(diào)查、作檢討、作報告、作斗爭、作出決定、作出處理、作出判斷等。后面是名詞或名詞性語素時，特別是具體東西的制造，強調(diào)通過具體行為實現(xiàn)的動作，應(yīng)寫成“做”，如：做飯、做夢、做賬、做作業(yè)、做學(xué)問、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手腳、做衣服、做模型、做好事、做出貢獻(xiàn)、做出成績、做出榜樣等。另外，還有一些固定或約定俗成的詞和用法，比如：作文、作畫、作風(fēng)、作家、作業(yè)、作為、創(chuàng)作、操作、制作；做法、做主、當(dāng)做、用做、叫做、少說多做。（3） “長”與“常氣長：指時間、空間的長度。常用詞：長久、長期、長效、長治久安、浩氣長存、長此以往、警鐘長鳴、萬古長青。常：指平常、經(jīng)常。常用詞：常態(tài)、常住、常年（亦可寫為“長年”）、常備、常抓不懈、老生常談、四季常青。（4） “分”與“份”。分：指成分、限度。常用詞：分量、分內(nèi)、分外、分子、過分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整體中的一部。常用詞：份額、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式兩份。（5） “備”與“倍”。備：完全、都的意思。常用詞：備受歡迎、備感親切、關(guān)懷備至。倍：加倍的意思。常用詞：干勁倍增、倍加珍惜、事半功倍。（6） “截止”與“截至氣普遍存在以“截止”替代“截至”。“截止”、“截至”都是動詞，都有“到為止”的意思。區(qū)別在于：⑴表意不同?！敖刂埂笔侵福ǖ揭欢ㄆ谙蓿┩Ｖ?，使終止、結(jié)束的意思，如“報名截止日期為7月18日”?！敖刂痢笔侵附刂沟剑硞€）時候，多指一個過程、一件事情暫告一段落，并不意味終止或結(jié)束，如“截至XX年12月31日，北京市政府舉辦了12期經(jīng)濟論壇”。⑵用法不同?！敖刂埂笔遣患拔飫釉~，不能直接帶賓語，必須輔之以其他動詞才能跟賓語，如“截止到”、“截止日期為”，或作為動名詞在句子中充當(dāng)輔助賓語，如“報名日期到......截止氣“截至”可以直接帶賓語，且不能充當(dāng)輔助賓語，不能用“截止”替代。以上列舉了一些技術(shù)上的錯別字，還有很多是粗心大意引起的、低級的文字性錯誤，希望以后在文件起草時認(rèn)真校對檢查。理順邏輯關(guān)系公文中常見的邏輯錯誤可概括為以下幾種：（1） 事物關(guān)系混淆。如“組織公司青年黨員和干部員工開展**活動”，公司青年黨員也是干部員工，干部員工中包含青年黨員，因此青年黨員和干部員工存在交叉關(guān)系，不能同時在文件中并列出現(xiàn)。（2） 語言詞不達(dá)意。如“對一些違反規(guī)定的單位和個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理”，這句話原本想表達(dá)凡是違反規(guī)定的單位和個人都要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，可字面意思是只對其中一些單位和部門進(jìn)行處理，量詞使用錯誤導(dǎo)致語言表述不準(zhǔn)確。（3） 邏輯順序不當(dāng)。如“各級黨組織要積極發(fā)現(xiàn)、信任、提拔、培養(yǎng)中青年干部”中，如果沒有“培養(yǎng)”就沒有“提拔”，應(yīng)該改為“發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔、信任”，才能準(zhǔn)確體現(xiàn)干部成長的正確順序。不同公文，有不同內(nèi)容要求，其具體結(jié)構(gòu)自然有所側(cè)重，公文寫作中最常見的二種組合有：①“為什么（是什么）——怎么辦”組合，多見于通知等文體中。這種組合一般為兩個部分：第一部分說明事情的原因(現(xiàn)狀)，第二部分提出解決問題的辦法或者要求，這是目前咱們行文的主要方式，請示、報告、函等，都可采用這種方式，讓收文單位一目了然，明白你表達(dá)的中心思想是什么。以辦理項目建設(shè)手續(xù)為例，需要向市政府或者主管部門發(fā)請示，可以這么寫，先介紹項目基本情況、建設(shè)的意義、目前的進(jìn)展情況等，然后轉(zhuǎn)入問題分析，然后說出請求事項就水到渠成了。②“為什么(怎么辦)一一怎么樣”組合，多用于工作總結(jié)。前一部分是敘述原因或做法，后一部分是敘述成效(或兩者替換位置)。(4)內(nèi)容自相矛盾。在同一文件中出現(xiàn)相反的自相矛盾的內(nèi)容。如“公司成立近十多年來”，近十年是不到十年，十多年是超過十年，這兩個相沖突的內(nèi)容同時在一個公文中，造成了語義的自相矛盾。內(nèi)容表達(dá)清晰數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。數(shù)字單位和小數(shù)點位數(shù)應(yīng)當(dāng)前后一致。概數(shù)用漢字，中間不加頓號，如“三五個”、“七八十種”、“十之八九”等。名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時說明以下簡稱為“***”，再次使用時用簡稱。公文中的人名。一般公文正文人的姓名為兩個字的，中間不能加格，如“小明”，但在公文其他地方，如簽名、列序表或者成立組織機構(gòu)列出成員名單中，成員名字是兩個字的可以空格。在正文中名與名之間一般用逗號隔開，在列序表或者成立組織機構(gòu)列出成員名單中可以用空格的方式排列。（3） 量詞。計量單位要使用法定計量單位。如：平方米、公頃、公里等。4.5%-6%不要寫成5-6%，50萬-100萬不要寫成50-100萬。非本世紀(jì)的年代，應(yīng)將所屬世紀(jì)寫出。如：20世紀(jì)90年代以來。（4） 時間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫明具體的年、月、日。除成文日期外，年月曰也應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。“2015年”不能簡寫成“15年”，“2014-2015年”不能簡寫成“2014-15年”。星期、農(nóng)歷用漢字，“星期三”不能寫成“星期3”。盡量不用“今年”、“明天”、“下個月”等概念。（5） 標(biāo)點符號。有將間隔號“?”寫為點號“.”的，如“5-12汶川地震”寫為“5.12汶川地震”,“蘭州市志?交通志”寫為“蘭州市志.交通志”。還有的連接號使用不規(guī)范，如“2015年2月2-6日”，使用連接號，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。杜絕常識錯誤常識性錯誤主要集中在幾方面：①政治概念混淆。如將現(xiàn)階段“全面建成小康社會”誤寫為“全面建設(shè)小康社會”；②所涉及的人物職務(wù)寫錯或排序錯誤；③專有名詞的錯誤使用。（五）審批單的填寫公司各類審批單較多，主要有發(fā)文、印章、合同、報銷等，請各部門、各基層單位嚴(yán)格按照審批單的要求將各項內(nèi)容填寫完整。以發(fā)文審批單為例，在到行辦核稿前應(yīng)將擬辦單位及負(fù)責(zé)人以下內(nèi)容填寫完整（主題詞不用填，抄送和附件根據(jù)實際需要填寫），經(jīng)常有人將最主要的主送單位和標(biāo)題省略掉?；鶎訂挝辉凇皵M辦單位”一欄可寫簡稱。二、信息采寫方面（一）信息采寫常見問題稿件數(shù)量少10月以來，公司總共收到信息稿件43篇（以信息稿件審核單為準(zhǔn)），其中房地產(chǎn)公司8篇，土地開發(fā)公司7篇，南山路公司5篇，董辦、環(huán)保水務(wù)公司、瑞景公司、廣告公司各3篇，重離子公司、檢測公司各2篇，黨辦、紀(jì)檢部、財務(wù)部、擔(dān)保公司、瑞新公司各1篇，其他單位0報送。報送不及時大多數(shù)稿件往往在事件發(fā)生三天之后才將信息稿件審核單送至公司行政辦公室，極大影響了信息的時效性。要素不齊全個別稿件內(nèi)容過于簡單。記敘事件過程、人物活動蜻蜓點水，結(jié)構(gòu)上不協(xié)調(diào)，背景內(nèi)容多于實質(zhì)內(nèi)容。無關(guān)內(nèi)容多一些稿件過于講究文學(xué)色彩，如一篇稿件第一段是這樣寫的：“2015年10月14日下午，天氣晴朗，萬里無云，陽光和煦，曉風(fēng)和暢，***小區(qū)建成，第一批業(yè)主齊聚小區(qū)，等待辦理交房手續(xù)。一些建材、家電經(jīng)銷商也趕來推銷產(chǎn)品，現(xiàn)場熱鬧非凡?！边@段話對天氣、壞境等與事件沒有直接關(guān)系的背景內(nèi)容交代過多。表述不客觀有的稿件有較多描述參與事件人物心理活動的語言，造成新聞內(nèi)容不客觀。如一篇稿件的結(jié)尾寫道：“培訓(xùn)結(jié)束后，新員工們滿懷著對未來的美好希望和美麗憧憬，奔赴于各個工作崗位，在這新的天地里，他們將會用青春熱情澆筑自己的參天夢想，齊心唱響公司的希望之歌?！庇械母寮鍪录倓偨Y(jié)束，在最后一段往往有事件開展之后當(dāng)即產(chǎn)生積極影響的內(nèi)容，給人造成刻意夸大效果的印象。特色不鮮明很多基層單位信息稿件沒有突出主業(yè)，如黨風(fēng)廉政建設(shè)方面的信息，內(nèi)容空泛，千篇一律，缺少內(nèi)涵，缺乏與自身業(yè)務(wù)的聯(lián)系。選題意識弱沒有選題計劃，坐等新聞。工作中缺乏觀察，缺少對工作的深入思考。只注重會議、大型活動的采寫，對項目進(jìn)展情況、工作中出現(xiàn)的亮點視而不見。（二）改進(jìn)方法擴大信息范圍，主動選題練筆當(dāng)前信息關(guān)注點集中在改革轉(zhuǎn)型、城市建設(shè)、民生工程、精準(zhǔn)扶貧、節(jié)能環(huán)保、基層黨建等方面，在選題上要向這些方面靠攏，有計劃、按節(jié)點、成系列地采寫相關(guān)內(nèi)容。信息來源主要有：會議、各類公文、領(lǐng)導(dǎo)活動、項目情況、信訪處理、調(diào)研活動等，內(nèi)容上反映項目取得的突破性進(jìn)展、可借鑒的成功經(jīng)驗、對問題的深度思考，少一些歌功頌德、少一些一般性工作。在采寫黨群工作、文化活動的稿件時，要注重同公司的主要業(yè)務(wù)相結(jié)合，采寫項目情況的稿件時，注重同企業(yè)精神和企業(yè)文化相結(jié)合。內(nèi)容詳略得當(dāng)，新聞要素齊全新聞采寫要做到要素齊全。新聞要素一般包括六要素：何時（When）、何地（Where）、何人（Who）、何事（What）、為何（Why）、過程如何（How）,用英文字頭簡稱“5W1H”。在記敘事件時，要突出主線，闡明事件的主要環(huán)節(jié)，條理清晰，避免成為流水賬；在記敘人物的時候，突出主要人物，寫清主要人物職務(wù)，并根據(jù)主要人物職務(wù)進(jìn)行排序。對一般人物一筆帶過。表述客觀真實，杜絕主觀臆測在寫事件帶來的影響時，做到求真務(wù)實，多敘述事件的實際作用，對一些階段性的規(guī)模不大的項目，少一些像“為全市****做貢獻(xiàn)”之類的大話虛話；在寫人物對事件的態(tài)度時，盡量以對語言和行為的描寫代替直接的心理描寫。標(biāo)題言簡意賅，突出中心內(nèi)容標(biāo)題所敘述的事實要與信息內(nèi)容一致，突出精華、突出新鮮事實、突出重要事實。要短小精悍，開宗明義，少用修飾性的詞語，新聞稿標(biāo)題是要用最精煉的語言概況本文主要內(nèi)容。把握文章結(jié)構(gòu)，寫好新聞稿件新聞一般由標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、背景和結(jié)語組成。但不是每篇新聞都具有這5個部分，有的新聞就沒有導(dǎo)語和背景。常見的幾種新聞結(jié)構(gòu)有：①金字塔式結(jié)構(gòu)。把最重要的內(nèi)容放在新聞的最前面，隨后按重要性依次排列其他內(nèi)容。它的優(yōu)點是能迅速地把最新鮮、最重要的事實，開門見山地告訴讀者，使讀者一目了然，節(jié)省閱讀。②倒金字塔式結(jié)構(gòu)。把最重要、最精彩的內(nèi)容放在前面,按時間順序，依次敘述。③車輻式結(jié)構(gòu)。以一個中心事件或事物為綱，其他事實像車輻一樣輻射出去。宜于報道比較散的事件。④并列式結(jié)構(gòu)。把眾多主要事實并列敘述。適合報道事實各部分的重要性相等或相似的新聞，多見于公報式新聞。此外，基層單位報送給集團公司、擬在集團公司