《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫

PAGEPAGE6《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫20217方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。清潔劑擦拭。辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時(shí)要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦習(xí)慣。書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。地毯。每天打掃辦公室和會(huì)客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。(5(6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。面，最好不用。廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時(shí)要特別細(xì)心，因?yàn)橐獾匾坏沽酥?。辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好座談會(huì)。答：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會(huì)面時(shí)，文員如何接待與應(yīng)對(duì)？答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請(qǐng)稍等一下?！?2)然后請(qǐng)來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。(3)向上司匯報(bào)：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。(4)如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，給下面的情境設(shè)計(jì)禮貌用語。問人姓氏說(貴姓)(2)仰慕已久說(久仰)(3)長(zhǎng)期未見說(久違)(4)請(qǐng)人解答說(請(qǐng)教)(5)求人辦事說(拜托)(6)請(qǐng)改文章說(斧正)(7)求人指點(diǎn)說(賜教)(8)身體不適說(欠安)(9)看望別人說(拜訪)(10)請(qǐng)人接受說(笑納)(11)希望照顧說(關(guān)照)(12)贊人見解說(高見)(13)歸還物品說(奉還)(14)請(qǐng)人赴約說(賞光)(15)需要考慮說(斟酌)面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，請(qǐng)你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對(duì)之策。答：(1)辦公室的一項(xiàng)基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理對(duì)于徐市長(zhǎng)和楊副市長(zhǎng)交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。由他人完成楊副市長(zhǎng)交辦的事項(xiàng)。李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長(zhǎng)交代的緊急材料寫作任務(wù)。(4如果可能，可以順帶把實(shí)際參與查找人員的名字講一下。物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。如何接受對(duì)方的名片？答：(1)好不要捏到名片上的字，以示尊重。地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字，不可輕率錯(cuò)讀，可誠(chéng)懇地請(qǐng)教對(duì)方：“很冒“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。何向上司傳話？答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫：“某公司張總，為好的便條對(duì)折折好。(2)走入會(huì)客室，在上司背后說一聲：“對(duì)不起，打攪一下”。(3)上司回頭時(shí)，遞上便條與鉛筆。(4)退一步，等候指示。A4B4A410015(1=50025/部門余額設(shè)計(jì)一份電話記錄表答：來 電 人 姓 名 ：

單 位 部 門 ： 職務(wù)： 電話號(hào)碼： 來電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分通話地點(diǎn)來電人地點(diǎn)受話人 地 點(diǎn) ：

通 話 要 點(diǎn)1. 2. 3. 結(jié)束時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分處理要點(diǎn)1.交 進(jìn)行處理2.請(qǐng) 盡快回電3.約定 再來電話記錄人設(shè)計(jì)一份歸檔文件目錄答：業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)→要做好來賓邀請(qǐng)工作→發(fā)放請(qǐng)柬→現(xiàn)場(chǎng)的布禮程序→做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。設(shè)計(jì)一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)的籌備流程答：主題的確定→時(shí)間的選擇→地點(diǎn)的確定→人員的安排→材料的準(zhǔn)備→發(fā)送請(qǐng)柬→準(zhǔn)備胸卡和名簽→準(zhǔn)備好視聽設(shè)備→制定預(yù)算計(jì)劃。設(shè)計(jì)接待方案答：(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會(huì)談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？答：(1)固執(zhí)任理、可能帶來危險(xiǎn)的來訪者直接沖突。如果是女性；女文員可能會(huì)使她平靜下來；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來幫忙。騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；②公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；益。文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用；回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)，如果是與備案；盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用；(5示感謝。文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5示感謝。答：(1)要建立器具和備用